Лекция 15 Управление и мониторинг проекта Управление расписанием

Лекция 15. Управление и мониторинг проекта. Управление расписанием и работа с изменениями. 1

1. Управление расписанием. 2. Работа с контрольными событиями. 3. Управление изменениями проекта. 2

Взаимосвязь групп процессов управления Процессы инициации Процессы планирования Процессы исполнения Процессы контроля Процессы завершения 3

Управление расписанием Методы и средства Входы • анализ исполнения; • программы управления проектами; • выравнивание ресурсов; • план управления проектом • анализ сценариев • расписание проекта «что если» ; • информация об исполнении работ • активы процессов организации • адаптация опережений и задержек; • методы сжатия Расписания. Выходы • результаты измерения исполнения работ; • запросы на изменение; • обновленный план управления проектом Управление расписанием – процесс мониторинга статуса проекта для оценки его исполнения и управления изменениями базового расписания. 4

Работа с контрольными событиями Контрольное событие – это важный момент или событие проекта Функции контрольных событий: 1. Мониторинг процесса выполнения операций. 2. Мотивация команды. 5

Порядок мониторинга контрольных событий 1. Перед началом выполнения операций, соответствующих контрольному событию: убедиться, что команда знает, чего нужно достичь, и как будет оцениваться исполнение. 2. За две недели до контрольного события: проверить наличие информации и документов, необходимых для успешного выполнения работ. 3. За несколько дней до контрольного события: убедиться ещё раз в том, что контрольное событие будет достигнуто согласно расписания. В противном случае, принять необходимые меры. 4. Если контрольное событие достигнуто согласно расписания: проверить, действительно ли цель достигнута. Можно сделать это поводом для поздравления членов команды - это укрепляет командный дух. 5. Если отмечается отклонение от сроков достижения контрольного события: спрогнозировать, как это повлияет на другие части проекта. Спланировать мероприятия по возврату проекта в рамки расписания. 6

Пример управления расписанием для большого проекта: условия Проект «Внутренняя реорганизация страховой компании» : • Перестроить организацию в соответствии со статегией ориентации на клиента • Заменить устаревшее программное обеспечение новейшими разработками • Переопределить информационные потоки согласно выбранному ПО. 18 месяцев 23 подпроекта 7

Пример управления расписанием для большого проекта: мероприятия 1. Составлен список контрольных событий для каждого подпроетка. 2. Запланированы еженедельные собрания по каждому подпроекту. 3. Дважды в месяц новая оценка сроков контрольных событий направляется ответственному сотруднику. 4. Ответственный сотрудник информирует ПМ об отклонениях. 5. Каждый месяц анализ рисков каждого подпроекта направляется риск-менеджеру. 8

Пример управления расписанием для небольшого проекта Проект «День открытых дверей в институте Геофизики» (срок – 3 месяца) 1. Определить список контрольных событий. 2. На основе анализа критического пути выявить самые значимые контрольные события. 3. Запланировать еженедельные собрания для контроля за сроками. 4. Составлять список первоочередных задач на неделю. 5. Еженедельно пересматривать риски. 9

Алгоритм управления изменениями 1. Разработать стандартную форму изменений. 2. Разработать процедуру принятия изменений в проекте: определить процесс принятия решений с назначением ответственных. 3. Изучить изменение на предмет его влияния на другие части проекта 4. Принять, отклонить или отложить внесение изменения с внесением соответствующих корректировок в документы проекта. 5. Если клиент не является частью компании, направить ему заявку на изменение для рассмотрения и одобрения. 10

Примерная форма заявки на изменения 1. Дата 2. Описание необходимого изменения 3. Полезность этого изменения 4. Причины, вызвавшие изменение 5. Имя человека, предлагающего изменение 6. Виза менеджера проекта: согласен/не согласен 7. Влияние на другие части проекта 8. Риски, связанные с этим изменением 9. Требуется ли послать заявку клиенту? 10. Оценка затрат и объема работ 11. Возможное влияние на расписание 12. Кто будет оплачивать реализацию изменения? 11

Пример работы с изменениями в проекте Машиностроительный завод Bento PC – производитель сборочных систем модульным способом. Проект «Линия для сборки датчиков дыма» Начальная стоимость проекта – 4. 1 миллиона евро По завершению проекта зарегистрировано 18 изменений, стоимость составила 5. 7 миллионов евро (+40%). 12