ЛЕКЦИЯ 14 КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ u 14

ЛЕКЦИЯ 14 КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ u 14. 1. Сущность контроля u 14. 2. Виды контроля u 14. 3. Процесс контроля u 14. 4. Требования, предъявляемые к контролю Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 1

14. 1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ Контроль как вид управленческой деятельности объективно необходим для системы управления и является её неотъемлемой частью. В процессе управления контроль завершает весь процесс, начатый выработкой и постановкой цели, дает начало новым управленческим действиям. Эффективный контроль предполагает постоянное взаимодействие со всеми другими функциями управления. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 2

Определения, характеризующие сущность контроля Сущность контроля вид управленческой деятельности (функция управления) проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления проверка исполнения принятых решений или обязанностей, которые возложены на должностное лицо или организацию сопоставление фактического состояния функционирования системы с заданными целями и критериями процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей неотъемлемая часть системы управления Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 3

u Контроль призван давать информацию о положении дел в организации в целом или на отдельном участке. u Контроль имеет двоякое значение. С одной стороны, он нацелен на своевременное выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации. С другой стороны, он нацелен на оценку добросовестности исполнителей. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 4

Необходимость контроля в организации Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации Контроль предупреждает о возникновении кризисных ситуаций Необходимость контроля Контроль помогает вовремя обнаружить и исправить свои ошибки Контроль выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 5

14. 2. ВИДЫ КОНТРОЛЯ Существуют разнообразные виды контроля. Различают внутренний (внутрихозяйственный) контроль и внешний. Виды внутрихозяйственного контроля в организации Внутрихозяйственный контроль заработной платы приемочный операционный производственный контроль поставок маркетинговый за исполнением трудовой и технологической дисциплины Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 6

Виды внешнего контроля организации Внешний контроль банковский бюджетный валютный государственный за сертификацией продукции таможенный налоговый экспортный экологический Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 7

По времени осуществления и назначению можно выделить три разновидности контроля. Разновидности контроля в организации предварительный разновидности контроля текущий Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 заключительный или итоговый 8

u Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Его задача – проверить готовность организации к началу работы, в том числе введены ли в практику определенные правила, процедуры и линии поведения, предназначенные для выполнения планов. Предварительный контроль осуществляется по трем направлениям. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 9

Первое направление предварительного контроля – проверка учредительных документов и управленческих решений. При этом необходимо выяснить: - соответствуют ли они по форме и содержанию установленным требованиям; - утверждены ли надлежащим образом; - разъяснены ли всем причастным к ним лицам. Кроме того на данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инструкции, сформулированы и доведены до подчиненных цели организации и т. п. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 10

Второе направление предварительного контроля –оценка персонала. При этом проверяются деловые и профессиональные знания и навыки кадров, их соответствие установленным требованиям. Во многих организациях предварительный контроль персонала продолжается и после приема на работу, в ходе дополнительного обучения. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 11

Третье направление предварительного контроля – состояние материальных и финансовых ресурсов организации. Очевидно, что сделать качественную продукцию из плохого сырья или материалов невозможно. Поэтому необходимо установить стандарты минимально допустимых уровней их качества и не допускать отклонений ниже допустимых пределов. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 12

u Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Он проводится с целью выявления отклонений от заданных режимов функционирования. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, деятельность организации. u Обычно текущий контроль ведется по промежуточным целям, с тем, чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 13

u Заключительный или итоговый контроль проводится после того, как работа выполнена. Его задача - сопоставление реально достигнутых результатов с имеющимися нормативами или заданными параметрами. В процессе этого контроля выявляется, находятся ли отклонения в пределах допустимого. u Вторая задача заключительного контроля состоит в том, чтобы точнее увязать мотивационные вознаграждения с достижением определенных результатов. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 14

14. 3 ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ Этапы в процедуре контроля в организации 1. Выработка стандартов или критериев оценки 2. Сопоставление реальных результатов со стандартами Менеджмент Этапы контроля ЛЕКЦИЯ 14 3. Принятие необходимых корректирующих действий 15

u На первом этапе необходимо установить стандарты или конкретные цели. Для этого, исходя из целей и стратегий организации необходимо разработать конкретные показатели результативности. u Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. u В качестве такого показателя может быть размер прибыли, доля фирмы на рынке, объем продаж и т. п. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 16

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Менеджеру предстоит определить: 1) насколько достигнутые результаты соответствуют целям ; 2) выяснить причины отклонений и дать им оценку, с тем чтобы в дальнейшем принять конкретные меры и изменить ситуацию. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 17

На третьем этапе процесса контроля предстоит принять решение: необходимо ли действовать, предпринимать какие – то шаги. Варианты действий менеджера по результатам контроля ничего не предпринимать Варианты действий устранить отклонение пересмотреть стандарт Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 18

u Если отклонения от стандартов вызывают у менеджера необходимость действовать, то важно принять меры по устранению причин этих отклонений. Например, изменить организационные структуры, сократить или заменить персонал, внедрить в производство новые виды продукции, пересмотреть стандарты, планы, мотивацию работников и т. п. u Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей в организации. Его главная цель состоит в том, чтобы побудить их избегать ошибок, недобросовестного отношения к работе, обмана и т. п. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 19

u Сам факт измерения результативности влияет на поведение людей. Сотрудники всячески подчеркивают работу в тех областях, где проводятся измерения (контроль), и пренебрегают той, где подобного контроля не производится. Такой тип поведения называется ориентированным на контроль. u Учитывая особенности поведения работников, менеджер должен так организовать систему контроля, чтобы исключить «показное» отношение к работе. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 20

Для повышения эффективности контроля необходимо: 1) устанавливать осмысленные и позитивно воспринимаемые сотрудниками стандарты (критерии); 2) практиковать двухстороннее общение сотрудников и контролеров, с тем чтобы при возникновении у подчиненных каких–либо проблем с системой контроля они могли открыто обсудить их; Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 21

3) избегать чрезмерного контроля, т. е. не перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе контроль будет поглощать все их внимание и отвлекать от результативной работы; 4) устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация); 5) вознаграждать за достижение стандарта, (установленной результативности). Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 22

14. 4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К КОНТРОЛЮ u Контроль в организации проводится для успешного решения поставленных задач, для достижения результатов. u Для того, чтобы контроль выполнял свое предназначение он должен отвечать определенным требованиям. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 23

Требования, предъявляемые к контролю ориентированным на результаты, то есть на решение главных задач, стоящих перед организацией экономичным (выгода от контроля должна превышать затраты на его проведение) простым, соответствующим тем целям, для которых он предназначен контроль должен быть объективным (недопустимо использовать контроль для выяснения отношений между работниками) своевременным, организованным в то время, когда это необходимо в интересах дела гибким, позволяющим приспосабливаться к происходящим изменениям Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 24

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ 1. Контроль – это вид управленческой деятельности. Это неотъемлемая часть процесса управления. Он не только завершает весь процесс, но и дает начало новым управленческим действиям. 2. Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации на достижение целей. 3. Контроль осуществляется в виде предварительного, текущего и заключительного или итогового. Каждый из них имеет свои особенности и целевую направленность. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 25

4. В процедуре контроля выделяется три четко выраженных этапа: 1) 2) 3) выработка стандартов или критериев; сопоставление сними реальных результатов; принятие необходимых корректирующих действий. 5. Контроль оказывает сильное воздействие на поведение людей в организации. Его главная цель состоит в том, чтобы побудить их к эффективной работе, к соблюдению установленных стандартов, правил, процедур и т. п. Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 26

ЛИТЕРАТУРА 1. Цыпкин Ю. А. и др. Менеджмент: Учеб. пособие для вузов. / Под ред. проф. Цыпкина Ю. А. – М. : ЮНИТИ – ДАНА, 2001 – 439 с. 2. Переверзев М. П. и др. Менеджмент: Учебник. Под общ. ред. проф. М. П. Переверзева. – М. : ИНФРА – М, 2002 – 288 с. с Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 27