ЛЕКЦИЯ 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ

ЛЕКЦИЯ 1. РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ СОВРЕМЕННОЙ ЭКОНОМИКОЙ И БИЗНЕСОМ .

ПЛАН 1. Информационная система(ИС): понятие, место в системе управления, функции 2. Информация как предмет и продукт работы ИС 3. Понятие автоматизированной ИС (АИС), этапы развития, принципы построения.

1. Информационная система(ИС): понятие, место в системе управления, функции

Общее понятие «информационная система» (ИС) n ИС существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно экономические процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие ИС. n В общем случае, под информационной системой (ИС) будем понимать коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке данных об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функции управления.

Информационный подход к системе управления бизнесом n В соответствии с информационным подходом система управления включает объект управления и субъект управления. Информация о внешней среде n Оба компонента управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. О Субъект управления – управленческий аппарат n Прямая связь выражается потоками (формулируется цель) директивной информации от субъекта управления к объекту управления, она П порождается в соответствии с целями Объект управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, Воздействие внешней среды об окружающей среде. n Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений.

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарага, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему (ИС) экономического объекта. Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой внедрение ЭВМ в процесс обработки данных. Традиционная ИС стала качественно меняться. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации, соответственно в ней стала выделяться подсистема, которая при обработке информации использует средства вычислительной и организационной техники.

Понятие «автоматизированная информационная система» (АИС) n При переходе на автоматизированную систему Информация о внешней среде обработки информации возникает необходимость отбора информации, которая может Субъект управления – подвергнуться компьютерной управленческий аппарат обработке и выделение ее в (формулируется цель) обособленную информационную систему, которую мы назовем автоматизированной О 1 АИС О 2 П 2 информационной системой П 1 (АИС), она в дальнейшем и станет объектом нашего изучения. Объект управления Воздействие внешней среды

Назначение и свойства ИС Назначение ИС заключается в описании экономического объекта, которое выражается через экономические показатели. К основным задачам ИС относятся: n выявление источников информации; n сбор, регистрация, обработка и выдача информации, что характеризует состояние производства и управления; n распределение информации между руководителями, подразделениями и исполнителями в соответствии с их участием в управлении. Важнейшее свойство ИС — единство управленческой информации, что определяет единое информационное обеспечение системы управления.

Функции ИС n вычислительная — своевременно и качественно выполняет обработку информации во всех аспектах, которые интересуют систему управления; n следящая — отслеживает и формирует всю необходимую для управления внешнюю и внутреннюю информацию; n запоминающая ‑ обеспечивает беспрестанное накопление, систематизацию, сохранение и восстановление всей необходимой информации; n коммуникационная — обеспечивает передачу нужной информации в заданные пункты; n информационная — реализует быстрый доступ, поиск и выдачу необходимой информации;

n регулирующая — осуществляет информационно- управляющее влияние на объект управления и его звена при отклонении их параметров функционирования от заданных значений; n оптимизационная — обеспечивает оптимальные расчеты в меру изменения целей, критериев и условий функционирования объекта управления; n прогнозная — определяет основные тенденции, закономерности и показатели развития объекта управления; n аналитическая — определяет основные показатели технико-экономического уровня производства и хозяйственной деятельности; n документационная — обеспечивает формирование всех учетно-отчетных, планово-директивных, конструкторско-технологических и других форм документов.

Краткое содержание процесса управления В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и операционные. На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Таблица 1. 1. Взаимосвязь уровней и функций управления Уровень Планирование Учет Анализ и управления регулирование Стратегический Значительное Отсутствует Значительное Тактический Умеренное Значительный Умеренное Операционный Незначительное Значительный Отсутствует

Взаимосвязь основных этапов управления экономическим объектом n Современные ИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего руководства представляют системы поддержки принятия решений (СППР), способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе представлять прогнозные планы.

2. Информация как предмет и продукт работы ИС

Понятие «информация» n По определению ГОСТ под информацией следует понимать совокупность полезных сведений, являющихся объектом сбора, регистрации, хранения, передачи и преобразования. Это понятие в полной мере можно отнести к экономической информации, если уточнить, что это совокупность полезных сведений, отображающих различные хозяйственные процессы в производстве материальных благ.

Продолжение Формой воплощения и передачи информации является сигнал (буква, цифра, звук, импульс и т. д. ). В переводе с латинского языка слово "информация" обозначает "сообщение". Сигнал и сообщение являются важными понятиями теории информации. Согласно теории информации не всякое сообщение является информационным, оно является информацией только тогда, когда сообщения: n несут новые знания относительно конкретного объекта; n ориентированы на определенного субъекта, способного их воспринимать; n своевременны с точки зрения решаемой субъектом в данный момент задачи.

Особенности экономической информации Экономическая информация обладает рядом особенностей, которые накладывают отпечаток на организацию системы ее преобразования. n 1. Источники возникновения экономической информации независимо от ее видов общие - это процессы расширенного воспроизводства. n 2. В основной массе экономическая информация имеет дискретную, т. е. прерывную по времени форму представления в виде буквенно-цифровых знаков. n 3. Экономическая информация довольно длительного хранения, период хранения зависит от длительности отражаемых в ней процессов. Hапример, сведения о заработной плате работающих необходимо хранить 75 лет.

Продолжение n 4. Экономическая информация должна быть обработана в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций и преобладающая ее часть подвергается не случайной, а регулярной обработке. n 5. Для экономической информации характерны: большой объем исходной первичной информации, многократность группировки и цикличность обработки.

Уровни представления информации n Информация может рассматриваться на синтаксическом, семантическом и прагматическом уровнях представления. n Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п. n Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. n Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

Количественная мера информации n С понятием информации связана количественная мера информации. n На синтаксическом уровне принято употреблять термин «данные» , для которых используется понятие объема данных (число экземпляров документов, количество документострок, записей файлов, символов, байтов и т. п. ). n Данные — это «сырье» для получения информации согласно определенным целям обработки. Понятие «данные» стало применимым в концепции баз данных и означает набор конкретных значений, параметров, характеризующих объект, условие, ситуацию или любые другие факторы. n Данные становятся информацией только тогда, когда пользователь задает им определенную структуру, то есть осознает их смысловое содержание.

Продолжение n Термин «информация» означает устранение неопределенности путем преобразования данных. Противоположный по смыслу термин — «энтропия» , являющаяся мерой этой неопределенности. Информативность сообщений тем выше, чем более определенным становится для получателя информации состояние системы. Семантическая мера информации — «содержательность» основана на наличии тезауруса системы. Тезаурус содержит взаимоувязанные понятия, термины, определения, согласованные структуры данных логического уровня представления (базы данных, формы документов, технико-экономические показатели). Тезаурус выражает «знания» о системе. Новая информация воспринимается через тезаурус, который может пополняться новыми элементами. При этом информативность сообщений зависит во многом от получателя, способного расширить свой тезаурус.

Продолжение На прагматическом уровне в современном индустриальном информационном обществе информация рассматривается как важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации: n полнота информации для реализации управляющего воздействия; n точность и достоверность информации; n актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

Принципы, обеспечивающие потребительские свойства информации n Первый принцип - минимум первичной информации, максимум производной - предполагает путем использования многообразных методов обработки получать большое число экономических показателей на основе однократно введенных в систему данных. n Второй принцип требует, чтобы экономическая информация была ориентирована на цели и задачи управления предприятием, то есть ее получение должно приобрести строго целевой характер, что уменьшит избыточность данных в информационной системе и повысит ее экономичность.

n Третий принцип предполагает строить систему экономической информации так, чтобы была возможность получать данные не только о тех процессах, которые можно непосредственно наблюдать, но и о таких процессах, которые не поддаются непосредственному наблюдению, но их можно спрогнозировать путем применения специальных методов обработки. n Четвертый принцип ориентирует службы экономической информации не ограничиваться ролью следящей системы, а брать на себя определенные функции регулирования и управления. n Пятый принцип предполагает, что служба экономической информации создает необходимое информационное обеспечение для разработки моделей оптимального функционирования объекта управления.

3. Понятие автоматизированной ИС (АИС), этапы развития, принципы построения.

Предпосылки перехода к АИС Характерными чертами современного этапа функционирования экономической системы являются: n появление новых субъектов хозяйственной деятельности; n рост информационной нагрузки на управленческий персонал; n глобализация экономической деятельности. Все эти факторы актуализируют проблему комплексной автоматизации управленческой деятельности на основе современных ИT и средств телекоммуникаций.

Продолжение Решение этой проблемы потребовало новых подходов к автоматизации управленческой деятельности. Эти подходы находят воплощение в концепции информационных технологий (ИT). Современные ИТ непосредственно влияют на качество управленческих решений, на разработку планов, а часто и на способы производства продуктов и оказания услуг

Продолжение. Основные принципы ИT заключаются в: n массовом внедрении ПЭВМ — установке их на рабочих местах управленческого персонала; n создании комплексной технологии обработки информации в условиях использования БД, баз знаний (БЗ), сетей ЭВМ; n создании средств компьютерного моделирования системы обработки данных с применением банка моделей и банка алгоритмов; n разработке средств общения конечных пользователей с ПЭВМ на основе АРМ, что предусматривают наличие экспертных систем (EC).

Понятие АИС и ее организационных компонентов На базе ИТ создаются автоматизированные информационные системы (АИС). Автоматизированная информационная система — система, которая реализует ИT в сфере управления при совместной работе управленческого персонала и комплекса технических средств. АИС реализует принципиально новую платформу управления, что основывается на интеграции управленческой информации с помощью механизма общей информационной связи данных, который включают в обработку с целью получения информации для управления.

Продолжение Организационной формой совместной работы управленческого персонала и комплекса технических средств является автоматизированное рабочее место специалиста (АРМ). Оно является структурносоздающим элементом АИС на основе ИT. n АРМ специалиста представляет собой проблемно- ориентированную диалоговую человеко-машинную систему, программно-технические средства которой поддерживают деятельность пользователя при выполнении его профессиональных функций. n АРМ специалиста требует создания системной технологии, предусматривающей непосредственное участие пользователя в обработке данных.

Основные функции АИС должен обеспечивать: n постоянное наблюдение за текущим состоянием объекта управления и его характеристик; n адаптацию, то есть приспособление к принятой технологии бизнеса; n поддержку профессиональной деятельности управленческих работников; n осуществление сбора и анализа данных для управления с целью получения необходимой отчетности; n реализацию системы подсказок и рекомендаций для пользователей; n эффективное хранение данных в БД и возможность доступа к ним любого конечного пользователя со своего рабочего места; n взаимодействие пользователей между собой на основе безбумажной технологии.

Принципы создания АИС Как всякая сложная система АИС должна создаваться по строго определенным принципам, отражающим ее цели и обеспечивающим эффективность ее функционирования, ниже перечислены основные из них. n 1. Принцип первого руководителя, который требует, чтобы АИС ориентировалась, прежде всего, на функции и задачи первого руководителя, который несет главную ответственность за принятие решений и должна создаваться и функционировать под его непосредственным руководством. n 2. Принцип новых задач, состоящий в том, что при создании и развитии АИС основное внимание следует уделять тем задачам, которые ранее не решались или решались в неполном объеме из- за сложности и большого числа логических и вычислительных операций: оптимизационные задачи, задачи прогнозирования и т. п.

n 3. Системный подход, который предполагает изучать каждый объект во взаимосвязи и взаимодействии как внутренних, так и внешних отношений. n 4. Принцип объективной экономической целесообразности АИС, который предполагает заинтересованность в ней отдельных специалистов и организаторов производства. Они оценивают эту систему с точки зрения повышения производительности управленческого труда, уменьшения затрат времени на рутинные расчеты и принятия более обоснованных решений, базирующихся на четких количественных расчетах.

n 5. Принцип максимальной разумной типизации проектных решений, сущность которого заключается в использовании метода типовых проектных решений (ТПР). ТПР способствуют сокращению времени, затрачиваемого на разработку, позволяют вести их высокопрофессиональными специалистами и специализированными коллективами разработчиков (особенно программистов), дает возможность ускорить разработки новых систем, базируясь на уже отработанных и апробированных решениях. 6. Принцип непрерывного развития заключается в возможности расширения круга задач, которые могут решаться по мере развития и совершенствования производства и управления. При этом должна быть обеспечена гибкость и возможность адаптации АИС в новых условиях функционирования.

n 7. Принцип технологического единства и комплексности АИС, который предполагает, что на каждом из уровней управления обработка данных должна представлять собой законченный технологический процесс. n Он достигается: - комплексностью задач и рабочих программ, которые обеспечивают функциональное, математическое и программное единство технологического процесса обработки данных; - единством информационной базы, которое предполагает однократность ввода исходных данных, применение единых классификаторов, унифицированных форм носителей информации и единой системы технико-экономических показателей и интегрированной системы баз данных.

Этапы развития АИС, предназначенные для решения задач управления производством и другими сферами бизнеса, прошли три стадии развития. n АИС первого поколения (в США – системы обработки данных, в Украине – «АСУ позадачный подход» ) для каждой задачи формировали отдельно данные в виде файловых структур, создавали индивидуальную модель. В этих системах отсутствовала объединенная общей идеологией БД фирмы, присутствовали в информационном обеспечении отдельные позадачные БД. n В АИС второго поколения используются информационное обеспечение – БД. В США такие системы получили название управленческие ИС (IMS), а в Украине – ИС концепции БД. n Третье поколение АИС строится как системы поддержки принятия решений – СППР, которые в англоязычной литературе обозначаются DSS (Decision Support Systems). Такие системы имеют не только общую базу данных, а и общую базу моделей для решения задач управления, они содействуют поиску эффективных решений.

Контрольные вопросы 1. Что такое информационная система в общем понимании? 2. Какую роль играет АИС в ИС предприятия? 3. Какое место занимает ИС в контуре управления? 4. Что такое информация и с каких позиций она рассматривается? 5. Какими свойствами обладает информация? 6. Каковы особенности экономической информации и как они влияют на систему обработки данных? 7. Какое соотношение между понятиями «информация» и «данные» ? 8. Какие меры количественного измерения информации Вы знаете? 9. Чем определяется содержательность информации и что такое «тезаурус» 10. Какими потребительскими свойствами должна обладать информация? 11. На каких фундаментальных принципах должна строиться система экономической информации? 12. Что такое автоматизированная информационная система (АИС)? 13. Какие требования предъявляются к АИС? 14. Что такое автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста? 15. По каким принципам должна создаваться АИС? 16. Какие этапы прошло АИС в своем развитии?