Лекція 1. НЕ 1. 1 1. 2. Управління проектами в системі менеджменту організації. Обґрунтування проекту 1. 2. 3. 4. Мета, завдання, предмет та об'єкт дисципліни. Основні риси проекту. Види проектів, їх характеристика. Учасники проекту. Фази життєвого циклу проекту. Характеристика управління проектами. Піраміда проектного менеджменту: механізми, інстру менти, методи, засоби, функції. Сутність, мета та завдання ініціалізації проекту. Структура та зміст проектного завдання. 1
Мета вивчення дисципліни «Управління проектами» – формування належних практичних умінь і навичок застосування універсального інструментарію розробки та реалізації універсальних проектів Завдання вивчення дисципліни «Управління проектами» – l забезпечення науково-методичного інструментарію управління проектами організації; l розвиток якостей дослідників-науковців; l отримання навичок роботи у команді, обґрунтування та прийняття управлінських рішень та формування проектів їх реалізації, набуття майстерності презентації. 2
Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, пов'язаних ресурсами, виконавцями та термінами, відповідно оформлених і направлених на зміну об'єкта управління, що забезпечує ефективність розв'язання основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період. l l l l Проектне управління пов’язане з необхідністю розв'язання таких питань: як спланувати та скоординувати реалізацію проекту; як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту; як краще розпорядитись власними коштами; як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат; як створити команду працівників для реалізації проекту; як мотивувати персонал до ефективної діяльності; як уникнути конфліктів у команді проекту. 3
ІСТОРІЯ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ l l l l l 1937 р. Л. Гулік (США) розробив матричну організацію УП 1956 р. Компанія “Дюпон де Немур” створила групу для розробки методів УП 1957 р. Келлі Валкер розробив метод критичного шляхуз програмною реалізацією на ЕООМ 1957 -58 рр. Програма “Поларис” – система мережевого планування 1959 р. Комітет Андерсона NASA запропонував системний підхід до УП за стадіями ЖЦ 60 -ті рр. – розвиток методів сіткового планування 70 -ті – розвиток системного підходу 80 -ті рр. - УП стало сферою професійної діяльності 90 -ті рр. – широке використання інформаційних систем 2000 -ні рр. а) модель зрілості УП; б) глобальні стандарти УП; в) галузеві сертифікати УП; г)програмне забезпечення УП; д) управління портфелями й проектами; е) 3 -тє і 4 -те видання РМВОК - англ. A Guide to the Project Management Body of Knowledge або PMBOK Guide довідник, який містить набір процесів, що зазвичай визнані та забезпечують виконання завдань управління проектами незалежно від галузі та організації, орієнтований на тих, хто складатиме екзамен на сертифікат PM 4
5
6
Розрізняються типи проектів: організаційні, економічні, соціальні, технічні, змішані. l l l Організаційні проекти зазвичай пов'язані з реформуванням підприємств, створенням нової організації, підприємства, суб'єкта господарювання, проведенням якого-небудь заходу (конференції, форуму, симпозіуму, семінару та ін. ) Їх основні риси: цілі проекту визначені, однак вони важко вимірювані кількісно, так як спрямовані на організаційне поліпшення системи; термін виконання та тривалість здійснення задаються попередньо; ресурси виділяються у міру можливості; витрати на проект піддаються ретельному контролю з точки зору економічності їх здійснення, часто потрібно коректування в процесі реалізації проекту. 7
Економічні проекти пов'язані з реструктуризацією підприємств, санацією, приватизацією, вдосконаленням податкової системи, митних правил і т. п. Їх особливості в наступному: l l l попередньо намічаються головні, кінцеві цілі, які в ході реалізації проекту можуть коригуватися; намічені терміни реалізації проекту і окремих його складових часто коригуються; витрати визначаються приблизно, але контролюються постійно і жорстко. 8
Соціальні проекти пов'язані з вирішенням соціальних проблем. Це може бути вдосконалення соціального забезпечення, пенсійного законодавства, ліквідація наслідків природних явищ і соціальних потрясінь. Їх специфіка: • цілі намічаються в загальному, але в міру розробки проекту, досягнення проміжних результатів коригуються, при цьому кількісна та якісна оцінка проектів нерідко утруднена; • як терміни, так і загальна тривалість проекту чітко не можуть бути визначені і носять імовірнісний характер; • витрати на проект в основному залежать від бюджетних можливостей республіканських (федеральних) і регіональних, місцевих органів влади; • ресурси на проект виділяються в міру необхідності, але в рамках можливого. Проекти цього типу володіють найбільшою невизначеністю. 9
Технічні проекти пов'язані з розробкою нового продукту (конструкції, виду, типу) Їх особливості: l головна кінцева мета проекту чітко визначена, хоча у міру реалізації окремі підцілі можуть уточнюватися; l терміни завершення, тривалість проекту чітко визначаються заздалегідь, їх намагаються дотримуватися, але не виключаються і коректування; l чітке планування витрат; l обмеження при плануванні проекту і його реалізації пов'язані з лімітом виробничих потужностей. 10
Проекти поділяються на класи: Монопроект окремий проект різного типу, виду і масштабу. Мультіпроект комплексний проект, що складається з декількох монопроектов. Мегапроект це цільові програми розвитку регіонів, галузей. Він включає кілька мульти і монопроектов. Життєвий цикл проекту – це час від першої затрати до останньої вигоди проекту. Він відображає розвиток проекту, роботи, які проводяться на різних стадіях підготовки, реалізації та експлуатації проекту. Підходи при поділі реалізації проекту на фази. 1 й l аналіз проблем, l розробка концепції та детальному поданні проекту, l використання результатів його реалізації, l ліквідації об’єктів проекту. 2 й Пропонується розглядати три фази проекту – концептуальну, контрактну, і фазу реалізації проекту. 3 й Програмою промислового розвитку ООН запропоновано своє бачення проекту як циклу, що складається з трьох окремих фаз – передінвестиційної, інвестиційної та експлуатаційної. 11
Склад учасників проекту, їх ролі, розподіл функцій і відповідальності залежать від типу, виду, масштабу й складності проекту, а також від фаз його життєвого циклу. l l l l l Спонсор (куратор) проекту (Project Sponsor) — особа усередині або поза організацією, що забезпечує фінансові ресурси проекту. Замовник (Project Customer) — особа (організація), яка приймає результати роботи і платить за її виконання. Користувач продукту проекту (User) — особа усередині або поза організацією, яке використовуватиме результати проекту. Зацікавлені сторони в проекті (Stakeholders) — учасники проекту. Виконуюча організація (Performing organization) — організація, співробітники якої безпосередньо залучені у виконання проектних робіт. Члени проектної команди (Project team members) — група, що виконує роботу за проектом. Впливові особи (Influencers) — особи або групи осіб, які прямо не будуть розпоряджатися або використовувати результати проекту, але через своє положення в організації можуть вплинути, позитивно або негативно, на просування проекту. Проектний офіс (Project Management Office) — підрозділ, що прямо або побічно відповідає за результат проекту. Команда управління проектом — частка проектної команди, що 12 бере участь в управлінні.
13
Характеристика управління проектами. Піраміда проектного менеджменту: механізми, інструменти, методи, засоби, функції Приклад організації проекту 14
Рівні організаційної структури проекту та відповідні їм типи управлінських рішень 15
Роль різних рівнів організаційної структури проекту у прийнятті рішень на різних стадіях проектного циклу 16
Проектна команда – це сформовані групи, де виконавці закріплені за проектом на період його життєвого циклу і повністю підпорядковані менеджеру проекту Проектне управління має наступні переваги: l l l l підвищується відповідальність за кінцеві результати роботи; забезпечується оперативне виконання декількох складних проектів; забезпечується пріоритет загальних, глобальних цілей організації над частковими, локальними цілями функціонального характеру; децентралізується вирішення оперативних завдань, що дозволяє забезпечити гнучке й оперативне реагування на зміну зовнішніх і внутрішніх умов; скорочуються терміни розробки проектів; підвищується оперативність вирішення поточних питань; підвищується ступінь збалансованості програми робіт з ресурсним забезпеченням проекту; підвищується об'єктивність оцінки учасників проекту і т. п. 17
Найкращим типом організаційної структури управління для проектної роботи є проектна матрична структура, У табл. наведений приклад матриці відповідальності. Ролі у прикладі вказують на вид участі підрозділу у роботі: В В відповідальний виконавець; В виконавець; П приймання робіт; К консультації. 18
Приклад матриці відповідальності для структурних підрозділів замовника Умовні позначення: (+) відповідальний виконавець; (+/ ) бере участь у розробці; ( /+) узгоджує вихідний результат. 19
4. Сутність, мета та завдання ініціалізації проекту. Структура та зміст проектного завдання Процеси управління проектами можуть бути поділені на шість основних груп, що реалізують різні функції управління: 1) процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту; 2) процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення; 3) процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану; 4) процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних дій; 5) процеси управління - визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження і застосування; 6) процеси завершення формалізація виконання проекту і підведення його до упорядкованого фіналу. 20
Крім того, процеси управління проектами зв'язані своїми результатами результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого. І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. 21
Взаємозв'язки процесів. Усередині кожної групи процеси управління проектами зв'язані один з одним через свої входи і виходи. Входи документи або документовані показники, згідно яким процес виконується. Виходи документи або документовані показники, що є результатом процесу. Методи і засоби механізми, по яких вхід перетворюється у вихід. Початкова фаза проекту розпочинається з процесу формування його концепції та її обґрунтування. Розробка концепції проекту передбачає виконання наступних основних робіт: l обґрунтування цілей проекту на основі вивчення ринку та аналізу виробничих можливостей; l попередню оцінку капітальних витрат на проект та прогноз оборотного капіталу; l оцінку тривалості проекту; l прогноз збільшення капіталу від реалізації проекту; l визначення джерел та розмірів фінансування; l визначення основних характеристик проекту тощо. 22
Передпроектне дослідження повинне дати відповіді на наступні питання: 1. l l l l Технічна можливість виконання проекту: особливі вимоги до місця реалізації та порівняння з потенційними місцями проекту (клімат, власність на землю і т. ін. ); наявність або можливість забезпечення машинами та обладнанням, виробнича потужність; гнучкість обладнання в розрахунку на диверсифікацію виробництва; наявність необхідної інфраструктури; кваліфікаційні вимоги до управлінського апарату та обслуговуючого персоналу; вимоги до інших ресурсів; планові терміни. 23
2. Економічна можливість виконання проекту l l l очікуваний збут, поділений на найважливіші групи продуктів та регіональні ринки (експорт або внутрішній ринок); витрати на створення підприємства, очікувані річні поточні витрати, в тому числі умовно-постійні адміністративноуправлінські витрати і т. д. ; розвиток ринку робочої с та ринків сировини, основних та додаткових матеріалів; можливі інвестори (власний капітал, кредити банків і т. д. ); фінансовий результат проекту. 24
Техніко-економічний аналіз розбивають на такі пункти: 1. Передісторія та зародження проекту. Зазначається ім'я та адреса ініціатора проекту, галузь і ціль підприємницької діяльності, орієнтація проекту на внутрішній ринок або на експорт, політико економічна підтримка проекту; 2. Ринок збуту та виробничі потужності. Аналізується річний попит для всієї економіки та регіону, досліджується тенденція розвитку на ринку збуту, виробнича програма, експорт та імпорт продукції галузі; 3. Ринки матеріалів та інших ресурсів. Розглядаються питання наявності сировини, основних та допоміжних виробничих матеріалів, комплектуючих виробів, наявність комунікацій, тенденції розвитку на ринках закупівель (ціни та обсяги), конкретизується необхідність у ресурсах тощо; 4. Місцезнаходження. Необхідно представити точні дані про місцезнаходження, клімат, можливості забезпечення землею, відстань до ринків сировини та інших закупівельних ринків, відстань до ринків збуту, потенціал робочої с в регіоні, транспортну систему; 5. Техніка проекту. Вибраний спосіб виробництва, необхідне обладнання, інженерне забезпечення; 6. Юридична форма та організаційна структура, а також інші витрати на організацію; 7. Потреба в робочій силі для проекту, при цьому виділяють кваліфікованих та некваліфікованих робочих та менеджерів; 8. Визначення термінів реалізації проекту. Визначається тривалість різних етапів проекту та тривалість можливих випробувань. 25
Фінансовий аналіз може складатися з таких етапів: 1. Спільне представлення грошових потоків надходжень та виплат проекту; 2. Представлення джерел фінансування (власний та позиковий капітал); 3. Складання планових балансів для зовнішнього представлення, планування ліквідності; 4. Розрахунок економічної ефективності; 5. Оцінка проекту за допомогою стандартних критеріїв інвестиційних розрахунків. 26
Питання для перевірки викладеного матеріалу l l l l Охарактеризуйте, що таке проект як явище. В чому полягає суть проекту? Чим викликана необхідність розглядати проект як об’єкт управління? Обґрунтуйте, в яких аспектах необхідно розглядати проект як об’єкт управління. Охарактеризуйте елементи оточення проектів. Чим викликана необхідність класифікувати будь який проект? Кого слід вважати зацікавленими сторонами проектів? Від чого залежить склад зацікавлених сторін кожного конкретного проекту? Наведіть приклад проекту, в якому серед зацікавлених сторін відсутні ті, які відшкодовують всі витрати з проекту та дають прибуток від викори стання продукту проекту. Поясніть, в чому полягає суть життєвого циклу проекту. Чому і навіщо реалізовують проектну діяльність? Поясніть, як відрізнити проектну діяльність від непроектної. Охарактеризуйте, як пов’язана проектна діяльність з реалізацією стратегії розвитку соціально економічної системи. Наведіть приклад того, як продукт проекту може завдяки своїм унікальним властивостям створити гармонізовану цінність для всіх його зацікавлених сторін. Поясніть, як визначається технічна та економічна можливість виконання проекту. 27
Дякую за увагу! 28