ЛАБОРАТОРИЯ МОДУЛЬНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ Электронное хранение банковских документов Выполнение

ЛАБОРАТОРИЯ МОДУЛЬНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ Электронное хранение банковских документов Выполнение в банке требований Указания № 2346 -У Банка России от 25. 11. 2009 г. (c учетом требований Указания № 2683 -У от 02. 09. 2011 г. ) Елена Окулова, руководитель Московского ПВЦ © ЗАО «ЛМА» , 2010 -2013

План выступления • ВВЕДЕНИЕ. О нас. • ЧАСТЬ 1. Электронное хранение документов в банке и финансовобухгалтерский документооборот • ЧАСТЬ 2. Интерфейсы системы • ЧАСТЬ 3. Проект внедрения системы на базе ТПР АБЭД 2

ЛАБОРАТОРИЯ МОДУЛЬНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ Санкт-Петербург (с 1998 г. ) ПВЦ ЦР Минск (с 1996 г. ) ПВЦ ЦР Москва (с 2011 г. ) ПВЦ Витебск (с 1994 г. ) ЦР ЦР ЦР ПВЦ – Проектно-внедренческий центр ЦР – Центр разработок 3

Системы внедрены 4

Прикладные направления для банков (1) • ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ БАНКОВСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ БАНКА – Система управления административно-технологическими процессами и документами банка (см. пример на следующем слайде); – Система электронного финансово-бухгалтерского документооборота (готовые коллекции бизнес процессов: бухгалтерская отчетность, поручения на продажу валюты, отчетность по эмиссионно-кассовым операциям, управление лицевыми счетами, отчетность SWIFT, документы коллегиальных органов, бюджетные формы, бухгалтерские документы, документы депозитария, обеспечение работы банкоматов и другие…); – Система электронного документооборота (канцелярия, КИД, согласование проектов документов, ОРД, мониторинг…). 5

Прикладные направления для банков (2) • БИЗНЕС-АРХИВ БАНКА – организация хранения в электронном виде документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций (выполнение требований Указания ЦБ РФ 2346 -У) – системы управления нормативной документацией банка – хранение электронных копий бумажных документов (например, хозяйственных договоров) – система обеспечения работы ведомственного архива банка 6

Прикладные направления для банков (3) • БЕЗБУМАЖНЫЙ БАНК – КРЕДИТОВАНИЕ специализированные решения для построения документальной части «кредитной фабрики» : – Оперативный архив клиентских досье розничного бизнеса банка; – Оперативный архив клиентских досье корпоративного бизнеса банка; – «Безбумажный банк – кредитование» (комплексное решение для корпоративных клиентов, СМБ, «тяжелой» розницы); – Система мониторинга предметов залога; – Система обеспечения работы кредитного комитета. 7

Прикладные направления для банков (4) • АРХИВНО-ЛОГИЧЕСТИЧЕСКИЕ УСЛУГИ: – Строительство архивно-логистических центров банка; – Внеофисное хранение документов банка; – Аутсорсинг процессов обработки клиентских досье розничных клиентов банка; – Аутсорсинг процессов ведомственного хранения документов банка; – Аутсорсинг работы (хранение и процедуры проверки) с отчуждаемыми носителями в задачах выполнения банком требований Указания ЦБ РФ 2346 -У. 8

ЧАСТЬ 1. Электронное хранение документов в банке и финансово-бухгалтерский документооборот

Электронный документ: факты применения • Старейшему электронному документу – 10 лет • Храним документы со сроками хранения до 75 лет включительно • Удалось избавиться от более 90 типов банковских бумажных документов • Один из самых старых архивов электронных документов пережил смену трех поколений средств ЭЦП • И… смену трех поколений программновычислительных средств 10

Электронный документ: структура Электронный документ как логический объект Содержание: структурированные либо неструктурированные данные Реквизиты: набор характеристик, определяемый типом электронного документа Экземпляры ЭЦП: каждый экземпляр обладает собственным набором реквизитов и цифровой сигнатурой, выработанной средством ЭЦП по установленной стратегии подписывания. 11

Указание ЦБ РФ 2346 -У • • Хранение ДЭВ на отчуждаемых носителях Обеспечение целостности (хэш-сумма) Соблюдение правил архивного дела Ежегодная проверка дисков (15%) Запись документов «день-в-день» Строго регламентированные форматы Справки и механизмы сверки 12

Жизненный цикл ДЭВ 13

Потребление и преобразование 14

Обработка ДЭВ 15

Формирование электронных дел 16

Запись на отчуждаемые носители 17

Передача в архив 18

Что храним по 2346 -У? • • • Ведомость остатков по счетам кредитной организации Лицевые счета Отчет о прибылях и убытках Платежные документы, изначально созданные в электронном виде (банк-клиент, интернет-банк …) Мемориальные ордера Кассовые документы без подписи клиента Ведомости открытых и закрытых счетов Кассовые журналы прихода/расхода Реестр операций с валютой и чеками Реестр платежей для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей Распоряжение на начисление процентов по вкладам 19

В АРХИВЕ НАДО ХРАНИТЬ ВСЕ ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАЦИОННОГО ДНЯ БАНКА • ПРОСТО СВЕСТИ БАЛАНС • АБС МНОГО, НО ВСЕ ДОКУМЕНТЫ В ОДНОМ АРХИВЕ • УДОБНО И ГИБКО ПРЕДОСТАВЛЯТЬ ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ • СОХРАНЯЕТСЯ ИСТОРИЧНОСТЬ ФОРМ • БОЛЬШОЙ СРОК ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 20

Типовое прикладное решение Архив бухгалтерских электронных документов (ТПР АБЭД) • • Сокращение количества «хранимой бумаги» Ускорение сверки документов опердня Снижение затрат на поиск Снижение рисков утери и искажения инфо. Унификация и централизация работы с ЭД Повышение безопасности работы Контроль работы филиалов Решение отработано в проектах с 2000 года! 21

Архитектура ТПР АБЭД 22

Архитектура ТПР АБЭД на IBM File. Net (Content Manager) 23

Архитектура ТПР АБЭД на IBM File. Net 24

Архитектура ТПР АБЭД на IBM File. Net 25

Ролевая модель ТПР АБЭД «коробочная» настройка • • Главный бухгалтер Бухгалтер Операционист Делопроизводитель структурного подразделения Сотрудник архивной службы Контролер бизнес-процессов Информационно-технологический администратор Администратор безопасности 26

Расчет окупаемости внедрения ТПР АБЭД (для нагрузки 30 000 документов/день) Система окупается за 3 месяца с даты перевода системы в промышленную эксплуатацию Месяц Бумажное хранение, руб. 1 2 1 304 416 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 304 416 1 304 416 1 304 416 12 Переход на электронное хранение, руб. «электронное «бумажное» » 1 304 416 1 225 000 1 304 416 550 000 всего 2 529 416 1 854 416 1 304 416 За год, руб. ~15 653 000 1 304 416 1 100 000 494 000 494 000 494 000 2 404 416 494 000 494 000 494 000 11 234 248 Разница затрат, руб. Расшифровка затрат при электронном хранении -1 225 000 Покупка лицензий -1 775 000 Покупка серверов Оплата работ по внедрению. Перевод системы в промышленную -2 875 000 эксплуатацию -2 064 584 Ежемесячные затраты на -1 254 168 амортизацию КТС и ПО, -443 752 оплата труда персонала, 366 664 сопровождение 1 177 080 компанией 1 987 496 разработчиком, 2 797 912 сопровождение сервером 3 608 328 и Oracle и затраты на основной персонал банка 4 418 744 27

ТАК ДИСКИ ИЛИ ЭД? ДИСКИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ PRO § Формально выполнить требования ЦБ РФ § Просто внедрить § Легко сопровождать PRO CON § Пользоваться неудобно (никому не нужен) § Нет поддержки будущих изменений со стороны ЦБ РФ (переход к ЭД) § Удобно использовать § Предварительная обработка документов (проведение по маршруту) § Задел на будущие изменения 2346 -У § Легко сводить баланс § Легко давать доступ § Много АБС – архив один! CON § Не поддерживается ЦБ РФ 28

ТАК ДИСКИ ИЛИ ЭД? ДИСКИ + ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ = ТПР АБЭД 29

ТПР АБЭД – больше, чем архив 2346 -У Имеются готовые коллекции финансовобухгалтерского электронного документооборота: • • • Пакет « 2346 -У» Формы бухгалтерской отчетности Поручения на продажу валюты Отчетность по эмиссионно-кассовым операциям Управление лицевыми счетами Отчетность SWIFT Документы коллегиальных органов Бюджетные формы Бухгалтерские документы Документы депозитария Обеспечение работы банкоматов Заявки на доступ и … 30

ЧАСТЬ 2. Интерфейсы системы

Электронный документ 32

Типы документов 33

Управление набором реквизитов 34

Справочник соответствий кодов формы типам ЭД 35

Ведение справочника подразделений 36

Контроль полноты формирования архива (сверка с АБС) 37

Ведение справочника номенклатуры дел 38

Ведение аудита действий пользователей 39

Ведение справочника пользователей 40

Поиск документов 41

Свод документов дня 42

Справка о бухгалтерских документах 43

Массовое подписание документов 44

Поручение на продажу валюты 45

Распоряжение на перевод денежных средств 46

ЧАСТЬ 3. Проект внедрения системы на базе ТПР АБЭД (пример)

Проект «Архив 2346 -У» • Проект «Электронное хранение бухгалтерских документов в соответствии с Указанием Банка России № 2346 -У» • Цель проекта: построение на базе ТПР «АБЭД» и внедрение в банке автоматизированной системы «Архив бухгалтерских электронных документов» (АС АБЭД) • Выгоды от достижения цели проекта: – сокращение операционных расходов Банка; – оптимизация бизнес-процессов операционных и бухгалтерских подразделений Банка в части формирования и хранения бухгалтерских документов на бумажных носителях и формирования сшивов документов дня; – снижение рисков утраты бухгалтерских документов или их умышленного/неумышленного искажения; – отработка технологий работы с ЭД без бумажного аналога (официальные электронные документы). 48

Определить перечень документов • В рамках проекта «Архив 2346 -У» предусмотреть перевод на целевой процесс хранения следующих типов документов: – – – Книга регистрации открытых счетов Ведомости открытых /закрытых счетов Ведомость остатков по счетам кредитной организации Лицевые счета Отчет о прибылях и убытках Составленные от имени Банка платежные поручения на перечисление: удержаний по исполнительным документам; НДФЛ. Платежные поручения, поступившие от клиентов с использованием автоматизированной системы "Банк-Клиент". Документы по операциям с использованием пластиковых карт: Платежные поручения Мемориальные ордера Банковские ордера 49

Определение целевого бизнес-процесса • В рамках проекта изменить бизнес-процесс формирования и хранения бухгалтерских документов в части печати, подписания и хранения. • Целевой бизнес-процесс должен обеспечить: – формирование бухгалтерских документов в электронном – – виде; отказ от вывода на печать бухгалтерских документов; подписание бухгалтерских документов, сформированных в электронном виде, электронной цифровой подписью; запись бухгалтерских документов, подписанных ЭЦП, на отчуждаемые машинные носители; хранение отчуждаемых машинных носителей в соответствии с правилами организации архивного дела. 50

Фиксация целевого бизнес-процесс 51

Определить целевые АБС и способы интеграции с ней • Файловый обмен, если: – Большие объемы данных – Низкое качество каналов связи – Разовая процедура выгрузки документов за день • Веб-сервисы, если: – – – Много АБС Внедрена интеграционная шина Приемлемое качество каналов связи Он-лайн пополнение архива Он-лайн использование архива • SPECIAL, если: – Трудности с реализацией других способов – Эксклюзивные АБС и их количество – Особенности реализации архитектуры 52

Выбрать способ разметки документов в АБС • Для типизации «электронный/бумажный документ» предназначена разметка документов, предназначенных для выгрузки в АС АБЭД: • операция исполняется операционным работником, • в рамках операции работнику предоставляется возможность пометить документ доп. реквизитом, определяющим необходимость отправки данного документа в АС АБЭД 53

Определение реквизитного состава для каждого типа документов • Для каждого типа документов, подлежащих хранению в электронном виде уточняется состав всех реквизитов: служебных и прикладных • Определяются коды форм для каждого типа документов и способ обработки при загрузке • Определяются служебные реквизиты, необходимые для специализированной обработки документа и не выводимы на печатную форму 54

Потребление справочников о подразделениях и пользователях • Эталонный источник потребления справочников • Формат справочников • Регламент потребления • Разрешения конфликтов • Историчность 55

Определение правил потребления документов и информации от АБС • Выгрузка документов дня • Выгрузка отчетных форм • Формирование и выгрузка реестров сверки 56

Пример правил выгрузки документов дня • Автоматизированная выгрузка документов инициируется ответственным работником • Для выгрузки отбираются все документы – дата валютирования, указанная в документе, соответствует операционному дню, указанному ответственным работником, – статус документа соответствует статусу «крыж» или выше, – для документа установлен доп. реквизит «Выгрузка в электронный архив» — документ помечен к выгрузке вручную или – для документа установлен доп. реквизит «Способ Получения» в одном из следующих значений «Интернет» , «Электронный» , «Мобильный» 57

Пример правил выгрузки документов дня (продолжение) • Формирование реквизитного набора для выгружаемых документов происходит в соответствии с согласованной спецификацией информационного взаимодействия АБС и АС АБЭД • При наличии в документах (банковский или мемориальный ордер) нескольких проводок происходит формирование реквизитного набора отдельно для каждой проводки. По результатам формирования получается несколько реквизитных наборов по числу проводок, различающихся реквизитами, относящимися к дебетуемому счету и кредитуемому счету, а также суммы. Остальные реквизиты сформированных наборов совпадают, за следующим исключением: – в реквизите doc. ID в качестве уникального номера документа указывается строка «nnnnnn-k» , где nnnnnn — внутренний номер документа, k — порядковый номер проводки, – в реквизите operation. ID каждого реквизитного набора указывается внутренний номер документа 58

Пример правил выгрузки документов дня (продолжение) • Подготовленные реквизитные наборы, содержащие: • реквизиты документов, • отчетные формы, • реестр сверки • Выгружаются в файлы в формате XML. • Сформированные файлы помещаются в каталог ограниченного доступа файлового ресурса – файловый обменник 59

Пример правил выгрузки отчетных форм • Автоматизированная выгрузка отчетных форм инициируется ответственным работником после закрытия операционного дня • Отчетные формы упаковываются в base 64 в xml-файл с реквизитами и передаются по регламенту ночью на следующую за закрытием операционного дня • Список поисковых реквизитов отчетных форм соответствует согласованной спецификации информационного взаимодействия АБС и АС АБЭД. 60

Пример правил формирования и выгрузки реестров сверки • Формирование и выгрузка реестров сверки выполняется автоматически при выгрузке документов дня • Реестр представляет собой xml–файл. В реестре отражаются реквизиты, идентифицирующие отчеты и документы, выгруженные в файлы для АС АБЭД за операционный день • Файл с реестром сверки должен помещается под уникальным именем в заданный настройкой каталог ограниченного доступа – файловый обменник. 61

Итоговый бизнес-процесс (пример) 62

Загрузка данных • По расписанию АС АБЭД забирает из файлового обменника xml-файлы, выгруженные АБС, и разбирает их на документы • При загрузке данные, полученные из АБС, приводятся к формату электронного документа следующего вида и размещаются в хранилище: 63

Постановка на маршрут • В АС АБЭД для каждого типа документов согласно матрице документов-ролей настроен маршрут обработки. • Маршрут обработки подразумевает последовательное подписание ДЭВ в одной, двух, трех или четырех точках с использованием ЭЦП уполномоченными работниками: исполнителями, контролерами, I-ой и II-ой подписью. • При загрузке документов АС АБЭД определяет маршрут обработки документа по служебным реквизитам. • После постановки на маршрут документ направляется на обработку в первую точку – исполнителю. 64

Обработка документов на маршруте • Уведомления о ключевых событиях этапов бизнеспроцесса направляются пользователям по электронной почте – Сверка выполнена успешно/есть незагруженные документы администратору – Вашей обработки ожидают документы – подписантам – Контроль полноты выполнен успешно – оператору записи и контролерам (для формирования справки) – Найденные неподписанные документы – Завершена запись электронного дела • Рассылка уведомлений выполняется по расписанию или при наступлении событий. Список рассылки настраивается администратором 65

Подписание электронных документов • В процессе обработки документы последовательно подписываются ЭЦП пользователями в точках маршрута. • Для подписания используется процедура пакетной обработки, позволяющая пользователю достаточно быстро подписать большие порции документов. • Подписание выполняется в день Т+1 (в день, следующий за операционным, после закрытия). • Перед подписанием бухгалтерских документов пользователи имеют возможность сформировать отчет по количеству и итоговой сумме документов. 66

Мониторинг за ходом бизнес-процесса • Мониторинг и контроль хода процесса обработки документов выполняет пользователь, ответственный за запись документов дня на диски. • Для контроля полноты формирования архива предназначен сеанс просмотра реестров сверки. • Для мониторинга процесса подписания предназначен сеанс мониторинга и поиск неподписанных документов. • Контроль полноты позволяет выявить незагруженные документы, и , как следствие файлы. • Мониторинг позволяет выявить пользователей, вовремя не выполняющих подписание. 67

Запись ЕХ, передача в Архив • После завершения рабочего дня T+1, оператор записи выявляет филиалы, не полностью выполнившие обработку и исключает их документы из записи ЕХ документов. • Бухгалтерские документы и отчетные формы записываются на разные диски в день Т+1 и Т+2 соответственно. • После записи дисков печатается ярлыки на диски и сдаточная опись. В опись включены ЕХ, запись которых была выполнена. • ЕХ по описи передаются в Архив Банка. 68

ЛАБОРАТОРИЯ МОДУЛЬНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ Электронное хранение банковских документов ЗАО «ЛМА» 197110, Санкт-Петербург, ул. Красного Курсанта, д. 25 лит. В, бизнес-центр «Ай. Ти-Парк» . Тел. : +7 (812) 309 -25 -94, +7 (812) 610 -55 -64. Факс: +7 (812) 610 -55 -65. 115191, Москва, Гамсоновский пер. , д. 2, стр. 1, бизнес-центр «Центр-Т» . Тел. : +7 (495) 668 -06 -61, +7 (499) 703 -15 -46. Факс: +7 (495) 781 -97 -35 E-mail: office@labma. ru Internet: http: //www. labma. ru Контактное лицо: Окулова Елена Игоревна E-mail: e. okulova@labma. ru