La gestione documentale nella CN-ER Modello Progetto di

La gestione documentale nella CN-ER Modello Progetto di Pilotaggio

Un modello per la CN-ER • Elaborato nell’ambito della CN-ER, in collaborazione con il Polo Archivistico Regionale e con il supporto del Centro di Competenza, il modello è stato condiviso nell’ambito della Comunità Tematica Gestione Documentale… • …ed è ora a disposizione di tutti gli enti della CN-ER per: – orientare al meglio l’azione di dematerializzazione e conseguire risultati sostenibili e duraturi – consentire lo sviluppo congiunto di applicazioni e servizi a vantaggio dell’intero sistema – individuare standard (tecnologici e non), prassi e linee guida in grado di indirizzare il lavoro e la pratica quotidiana

Il modello concettuale di riferimento Il sistema di gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell’ente, a supporto di tutti i processi

Il modello concettuale di riferimento • Obiettivo: gestire l’intero ciclo di vita dei documenti entro l’ente • il modello è incentrato sulla gestione unitaria dell’Archivio Corrente di ogni singolo ente. L'intera produzione documentale dell'ente viene organizzata in un sistema unitario che consente di descrivere i legami tra i documenti e la loro gestione all'interno dell'archivio corrente (classificazione, repertori, fascicoli, ecc. ). • il modello si applica: – ai documenti interni prodotti all’interno dell’ente – ai documenti in ingresso / in uscita che vengono ricevuti ed inviati a soggetti terzi in varie modalità • il sistema di gestione informatica dei documenti comprende servizi di ERMS (per i documenti d’archivio) e servizi di EDMS (volti ad agevolare la produzione dei documenti). La scelta strategica del modello è di rendere possibile anche la gestione di fascicoli in cui siano inseriti documenti in fase di formazione

Vantaggi • Lavorare per costruire una gestione documentale unitaria, attraverso l’implementazione del modello e l’utilizzo di soluzioni e strumenti a ciò preposti, significa garantire: – La corretta acquisizione dell’archivio dell’ente della documentazione all’interno – La gestione del patrimonio documentale nel tempo – La fruibilità e ricercabilità di tutti i documenti e fascicoli dell’Ente – La conservazione a norma e a lungo termine dei documenti informatici – La possibilità di utilizzare l’archivio corrente come un vero e proprio sistema informativo a supporto di tutti i processi (operativi, decisionali, di pianificazione, di controllo, ecc. )

Obiettivo ambizioso: come realizzarlo? Persone: Comunità Tematica «Strumenti» : DOC/ER e PAR-ER 6 Linee Guida e metodologia Sperimentazioni: Parma e Ravenna

Gli strumenti a disposizione • Per l’implementazione del modello è a disposizione degli enti il Sistema Doc/er (*), un middleware di servizi in grado di interfacciare i sistemi di protocollo (attraverso delle specifiche interfacce) e, potenzialmente, qualunque repository documentale, nonché integrare le filiere di produzione documentale verticale, al fine di costruire un sistema di gestione documentale unitario. • dal Sistema doc/er è inoltre possibile accedere a diversi servizi, tra cui quello di invio in conservazione al Polo Archivistico Regionale. (*) il Sistema Doc/er è stato sviluppato in evoluzione al middleware Docarea, risolvendo alcune della criticità presenti e implementando nuove funzionalità

Sistema doc/er I servizi a catalogo illustrano l’intera gamma di funzionalità (potenziali) necessarie alla gestione dell’intero ciclo di vita del documento. I servizi sono contemplati anche in un’ottica di utilizzo parziale delle funzionalità disponibili, in base alle specifiche caratteristiche di ciascun ente. I servizi verranno sviluppati in relazione alle esigenze degli enti. I primi a disposizione saranno: • invio in conservazione • collegamento con il timbro digitale

Diversi scenari a disposizione degli enti • Il modello è aperto: pur definendo un modello comune, ciascun Ente è infatti libero di gestire la propria documentazione in base alle proprie peculiari esigenze – Ente con Doc. Area: potranno evolvere il modello preesistente con i servizi aggiuntivi erogati da Doc/e. R – Enti senza Doc. Area ma che hanno proceduto autonomamente a dotarsi di una propria soluzione documentale: il modello permette di salvaguardare le soluzioni esistenti presso gli enti sfruttando anche solo alcuni dei servizi di Doc/er • Il modello si presta ad essere implementato presso realtà estremamente differenti tra loro, che dispongono di sistemi di gestione informatica dei documenti differenti e presentano esigenze diverse. • Sono stati individuati quattro modelli gestionali di utilizzo applicativo di DOC/ER Un unico modello Più declinazioni applicative disponibili

Scenario A (1/2) Utilizzo Minimo di DOC/ER • situazione di partenza: l’ente dispone di un proprio sistema di gestione informatica dei documenti centralizzato. Le varie applicazioni presenti entro l’ente utilizzano i servizi di gestione informatica dei documenti e riversano i documenti in un unico Repository Aziendale. • utilizzo di DOC/ER Proposto: si propone un utilizzo minimo di DOC/ER, che minimizza gli impatti sul sistema informativo dell’ente salvaguardando gli investimenti intrapresi. In questo modello vengono utilizzati solo i servizi del Catalogo e il Middleware (per consentire l’interfacciamento fra tali servizi e gli applicativi chiamanti). Non viene utilizzato il Repository in quanto l’ente mantiene il proprio sistema documentale.

Scenario A (2/2) Caso A: Utilizzo Minimo di DOC/ER

Scenario B (1/3) Integrazione Forte/Debole degli Applicativi situazione di partenza: ente in cui non è stata realizzata una gestione documentale unitaria. Alcune applicazioni dell’ente dispongono di un Repository Documentale specifico per quella data applicazione; altre applicazioni sono integrate al sistema di protocollo che funge anche da sistema documentale. In questi enti il sistema di protocollo gestisce solo alcune filiere documentali

Scenario B (2/3) Caso B. 1: Integrazione Forte Utilizzo di DOC/ER Proposto • L’applicativo da integrare non ha un proprio Sistema Documentale, ma attraverso il Middleware viene collegato al sistema di gestione documentale presente nell’ente • L’applicativo così integrato può utilizzare i servizi di gestione documentale dell’ente e, in questo modo, produrre, gestire e organizzare i propri documenti che confluiscono nel Repository documentale dell’Ente • il Middleware viene utilizzato permettere ai diversi applicativi dell’ente di interfacciarsi al catalogo servizi DOC/ER e al Repository Documentale dell’ente.

Scenario B (3/3) Caso B. 2: Integrazione Debole Utilizzo di DOC/ER Proposto • Gli applicativi da integrare hanno un proprio Sistema Documentale. • Viene realizzato un processo di riversamento della documentazione in modalità asincrona che si occuperà di inserire e mantenere sincronizzati sul repository documentale tutti i documenti e i fascicoli creati o aggiornati sul programma chiamante. • In questa modalità attraverso il Middleware l’ente riesce a gestire un Repository Documentale Unico, sul quale confluiscono i documenti già presenti nel Repository documentale dell’ente e i documenti gestiti autonomamente dagli applicativi.

Scenario C (1/2) Caso C: Enti aderenti a Docarea • situazione di partenza: ente ha adottato il modello DOCAREA. Il Middleware Docarea permette l’interfacciamento tra i servizi di gestione documentale e il Repository Documentale dell’Ente

Scenario C (2/2) Caso C: Enti aderenti a Docarea • Utilizzo di DOC/ER Proposto: In DOC/ER il Middleware viene potenziato di ulteriori servizi, che permetteranno agli enti di migliorare la propria gestione d’Archivio, fermo restando il ruolo del Middleware e le sue modalità di utilizzo.

Obiettivi del Pilota • Sperimentare la soluzione Doc/er (installazione e collaudo) in ambienti di test collegando i servizi messi a disposizione dalla CNER attraverso Doc/er • Aggiornare la documentazione a corredo della soluzione Doc/er, • Dispiegare la soluzione in un gruppo ristretto di enti (primo dispiegamento) • Produrre il “kit riuso”. Documentazione tecnica e organizzativa, formativa a supporto di tutti gli enti che vogliano implementare il modello.

Realizzare lo scenario proposto dalla CNER Il sistema di gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell’ente, a supporto di tutti i processi

Per realizzare gli obiettivi: • Analizzare la situazione di partenza per individuare il modello di riferimento confrontandola con i modelli proposti dalla CNER (scenario A B o C)

Per realizzare l’obiettivo • Analizzare l’infrastruttura tecnologica dell’ente o degli enti che si accingono a introdurre Doc/er per implementare il giusto modello di Gestione Documentale – Scegliere il tipo di ERMS/DBMS – Definire l’infrastruttura tecnologica con policy di sicurezza – Verificare la compatibilità del/dei software di Protocollo Informatico e delle filiere verticali di produzione documentale (Gestione Atti, Suap e Commercio, etc. ) agli standard della CN-ER 20

Per realizzare l’obiettivo • Analizzare la situazione organizzativa interna e il grado di diffusione dell’informatica per la produzione e gestione della documentazione amministrativa – Quanti utenti accedono ai sistemi e quindi verranno coinvolti dall’introduzione dei servizi offerti da Doc/er – Il grado di diffusione della Firma Digitale per la produzione degli atti e della PEC per la spedizione (il passaggio potrebbe essere un momento ottimo per introdurre iter completamente digitali) – Considerare e analizzare i luoghi fisici in cui la documentazione informatica prodotta dall’ente viene attualmente conservata (il passaggio potrebbe essere un ottimo momento per ridefinire le politiche di produzione e archiviazione dei documenti) 21

Scenario di partenza del progetto Pilota a Parma • LTT s. r. l. – società in house di 50 enti della provincia di Parma – oltre a gestire la connettività per tutti gli enti, offre anche servizi tecnologicamente avanzati • 30 enti della provincia di Parma fruiscono in ASP del sistema di protocollo informatico e della gestione degli atti amministativi • L’infrastruttura tecnologica adottata rispettava il modello DOCAREA quindi: – E’ stato adottato Hummingbird per la gestione dei documenti prodotti da tutti gli enti – I software scelti dai comuni erano certificati dal progetto Docarea 22

Scenario di partenza del progetto Pilota 23

Primi risultati • Abbiamo potuto verificare le seguenti caratteristiche generali di DOC/ER: – piena compatibilità del sistema con le interfacce DOCAREA: è possibile utilizzare indistintamente le nuove interfacce e quelle DOCAREA da parte di tutti gli applicativi integrati (ivi inclusi gli applicativi di protocollo); – compatibilità del sistema con gli ambienti Linux e Windows; – possibilità di utilizzare diversi sistemi EDMS/ERMS per l’archiviazione dei documenti: nel caso specifico è stato utilizzato Hummingbird ed Alfresco; – compatibilità del documentale Hummingbird di DOCAREA con Doc/er: è stato necessario un semplice upgrade della base dati per renderlo disponibile con il sistema Doc/er. 24

Obiettivo da raggiungere 25

Obiettivi finali • Estendere a tutti i 30 enti l’utilizzo dei servizi di Doc/er partendo da: – Invio in conservazione a PARER dei documenti dall’ente prodotti – Uso del Timbro Digitale – Collegamento del protocollo a SUAP e Gestione Commercio in attesa della predisposizione del SIEDER • Implementare un’infrastruttura aperta anche agli altri enti che volessero portare presso la server farm di LTT i propri archivi collegando anche altri software, purché abbiano in linea con gli standard CN-ER 26

Obiettivi finali • Creare un network di persone e di enti che traggono vantaggio dal lavorare assieme per fare in modo che le esperienze di uno diventino innovazione per tutti. • Condividere un’infrastruttura tecnologica per risparmiare risorse e ottimizzare le operazioni di aggiornamento e mantenimento degli archivi informatici • Condividere piattaforme e standard per porre le basi di una vera cooperazione applicativa che renda più agevole lo scambio e l’interscambio di dati e documenti fra le pubbliche amministrazioni. 27 dott. ssa Alice Ceriati – Laboratorio di Telematica per il Territorio srl

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 28

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 29

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 30

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 31

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 32

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 33

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 34

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web 35

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web Inserimento da interfaccia Doc/er 36

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web Inserimento da interfaccia Doc/er 37

Ambiente Linux –Alfresco e Sicr@ web Inserimento da interfaccia Doc/er 38

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 39

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 40

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 41

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 42