Л Е К Ц И Я № 21 Тема 8. «РАЗРАБОТКА И ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ» Занятие 1. «Информационно-коммуникационные технологии, применяемые в управленческой деятельности»
УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ: Введение 1. Виды информационных технологий, применяемых в организации управления. 2. Средства совершенствования управленческих функций и тенденции их развития. Заключение ЛИТЕРАТУРА: 1. Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения. Учебник. – М. : Дело, 2006. – 440 с. 2. Балдин К. В. Теоретические основы принятия управленческих решений. М. : Издательский дом, 2005, - 503 с. 3. Горбовцов Г. Я. Методы принятия решений. М. : МЭСИ, 1999. 4. Ларичев О. И. Теория и методы принятия решений. 3 - е. изд. , перераб. М. : Университетская книга, 2008. 5. Тимашков П. С. Математические методы принятия решений. М. : МЭСИ, 2003.
ВВЕДЕНИЕ Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах. Информационные технологии управления в их современном понимании представляют собой весьма важную и сложную область управленческой теории и практики. В связи с этим руководители, либо должностные лица, принимающие участие в принятии и реализации решений обязаны в системном плане изучить возможности современных информационных технологий в привязке к конкретным видам управленческой деятельности. Основными целями лекции являются: раскрытие сущности применения информационных технологий при разработке и реализации управленческих решений.
1. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ Использование информационных технологий управления включает две стадии развития: Сектор А Информационные технологии в организации управления в Сектор Б Внешние информационные технологии Внутренние информационные технологии Сектор С организации
Стадии развития информационных технологий Первая стадия - внутренняя система организации информационных технологий управления. Сюда входят применение информационных технологий с целью автоматизации технологических процессов и процессов управления, включая бухгалтерский учет и делопроизводство. Вторая стадия - внешняя система организации информационных технологий управления; использование информационных технологий и коммуникаций с целью расширения сферы деятельности компании на рынках финансов, труда и капитала, организации новых видов бизнеса и интеграции в мировое информационное и экономическое пространство. Данная стадия включает электронный маркетинг, управление инвестициями и финансами компаний, осуществление электронной коммерции, электронных платежей, и транснациональных коммуникаций. Информационные технологии в организации управления могут развиваться симметричным и асимметричным образом. Взаимосвязи, характеризующие развитие внутренних и внешних информационных технологий в организации управления, являются интегральными показателями эффективности управления организационной структурой.
Эффективность использования информационных технологий Интегральная эффективность использования информационных технологий в организации управления компанией (Эит) может быть выражена формулой: где кс) - интегральная эффективность использования информационных технологий в организации управления; jf(A) – степень использования внутренних информационных технологий в организации управления; jf(B) - степень использования внешних информационных технологий в организации управления; р – степень пересечения внутренних и внешних информационных технологий в организации управления. При р = max использование информационных технологий в организации управления соответствует диверсификации основной деятельности компании и превращению ее в «киберкомпанию» (виртуальную компанию) с новыми функциями. Процесс развития информационных технологий в организации управления приводит к институциональным преобразованиям компании и обеспечивает ее переход в качественно новое состояние.
Основные понятия информационных технологий в организации управления информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации; информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы; информационные ресурсы - отдельные документы (массивы документов) в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах); информация о гражданах (персональные данные) - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ;
Основные понятия информационных технологий в организации управления средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий - программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи; словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики; положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию; собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами; владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных Законом; массовая информация определяется как предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы;
Основные понятия информационных технологий в организации управления пользователь (потребитель) информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею; информационные продукты (продукция) - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей; информационные услуги - действия субъектов (собственников и владельцев) по обеспечению пользователей информационными продуктами; международный информационный обмен - передача и получение информационных продуктов, а также оказание информационных услуг через Государственную границу Российской Федерации; средства международного информационного обмена – информационные системы и сети, сети связи, используемые при международном информационном обмене; информационная сфера (среда) - сфера деятельности субъектов, связанная с созданием, преобразованием и потреблением информации; информационная безопасность - состояние защищенности информационной среды общества, обеспечивающее ее формирование, использование и развитие в интересах граждан, организаций, государства.
Задачи, решаемые использованием современных информационных технологий в организации управления - управлять системой принятия решений; - управлять выпуском и качеством продукции; - управлять материальными ресурсами; - управлять знаниями и информационной средой федерального ведомства или конкретной компании; - автоматизировать процессы управления; - автоматизировать делопроизводство, документооборот и бухгалтерский учет; - обеспечить создание интегрированных баз данных и баз знаний как локального, так и глобального масштаба (вплоть до мирового); - обеспечить сокращение персонала и повышение производительности труда; - обеспечить интеграцию всех звеньев управления как высших, так и уровня компании; - создать новую информационную культуру деятельности; - автоматизировать обработку данных и обеспечить соответствующий прогноз и мониторинг основных экономических и иных показателей экономического состояния государства, региона, организации, фирмы.
2. СРЕДСТВА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ И ТЕНДЕНЦИИ ИХ РАЗВИТИЯ Разработка информационных технологий, создание и внедрение их на основе информационных систем широко осуществляется за рубежом и в России во всех отраслях бизнеса, начиная с розничной торговли и заканчивая производством продуктов высоких технологий, в правительственных учреждениях и некоммерческих организациях. Для информационных систем нового поколения характерно: с одной стороны, увеличение индивидуальных компьютеризованных рабочих мест, а с другой - усиление интеграции всех элементов информационных систем, включая и станции-клиенты в единую среду. По прогнозам, в ближайшее десятилетие более 90 % автоматизированных рабочих мест руководителей будут интегрированы в информационные системы. Развитие современных информационных технологий и технических средств, обеспечивающих их реализацию, создает все новые возможности по обеспечению процессов управления информационными системами различного функционального назначения. Повышаются требования к качественным характеристикам предоставления управленцам информации
Средства совершенствования управленческих функций Управленческие операции Категории средств оргтехники Документирование информации 1. Изготовление до. Чертежные устройства, диктофоны, магнитофоны, пишущие кументации. машинки, ПЭВМ. 2. Копирование и Копировально-множительная аппаратура, печатное оборудование размножение. (ксероксы, сканеры, принтеры, факсы) 3. Оформление. Оргтехника для обработки корреспонденции. 4. Хранение доку. Средства группирования и сшивания документов, картотеки, ментации. устройства для хранения магнитных лент, дискет, компакт-дисков, микрофильмов. Передача информации 1. Передача Звуковая сигнализация, радио- и телефонная связь, компьютерная устной информации. связь и телефония, телефакс. 2. Передача Визуальная сигнализация, промышленное телевидение, изобра-жения. дисплейфон, компьютерные сети. 3. Передача доку. Средства транспортировки документов, телеграфная и ментации. фототелеграфная аппаратура, электронная почта. Обработка информации 1. Первичный счет. Датчики, счетчики, регулирующие устройства. 2. Преобразование Расшифровочные и сортировальные машины, программные информации. средства. 3. Вычислительные Ручные счетные приборы, счетные клавишные и электроннооперации. вычисли-тельные машины. 4. Логические опе. Аналого-математические машины и устройства, моделирующие
Требования, предъявляемые к современным информационным системам управления Обобщение вместо обилия цифр. Руководитель хочет видеть общую картину, даже если данные неполны, неточны, искажены и противоречивы. Традиционная же система теряет способность к обобщению при первой же неточности или проблеме в данных. Более того, с каждым новым действием ошибка накапливается, а установить ее происхождение становится все более затруднительно; Сценарии развития ситуации. Поняв динамику основных показателей, руководитель хочет понять, какими рычагами он может управлять и к чему приведут те или иные действия. А методы ситуационного моделирования, которые необходимо для этого применять, до последнего времени были облечены в очень и очень дорогие программные продукты; Рекомендации по оптимальным вариантам управления. Какой вариант предпочесть, учитывая всю совокупность внешних факторов и прогнозы их развития? Задачи оптимизации всегда отличались огромной трудоемкостью, кроме тог, они требуют многочисленных настроек для каждой конкретной задачи (формализация цели управления, выбор системы критериев и принципов оптимальности управления, выбор метода оптимизации);
Требования, предъявляемые к современным информационным системам управления Оценка рисков и расчет шансов на успех тех или иных решений. Можно, конечно, оценивать шансы «на глазок» , но работа на международном рынке и привлечение инвестиций требуют соблюдения мировых нормативов (прежде всего - требований Базельского комитета) по расчету различных видов рисков; Мгновенная реакция системы. Даже если система управления может решать любую из перечисленных выше задач, но требует такого времени на обработку каждого запроса, что результат устаревает до его получения - такая система не адекватна потребностям современного управления; Текущая ситуация в динамике, включая прогноз ее развития. А методы прогнозирования (которых известно сегодня более 200) отличаются крайне капризным нравом и устойчиво работают только в узком диапазоне внешних условий; Мобильность системы. Доступ ко всем ресурсам системы должен обеспечиваться из любой точки, где в данный момент находится руководитель, - из рабочего кабинета, из транспортного средства, из другой точки Земного шара и т. д.
Технологии управления на базе ситуационных центров Ситуационные центры обеспечивают два качественных аспекта обработки и предоставления информации: многоэкранностью пользовательского информационного поля и применением для обработки информации высокоинтеллектуальных информационных технологий. Типичный ситуационный комплекс выглядит приблизительно так: множественные экраны пестрят графиками, таблицами и диаграммами, отображая состояние объектов корпорации в разных регионах. В зависимости от характера поступающей оперативной информации фрагменты диаграмм окрашиваются в различные цвета, используются множественные зрительные образы выдаваемой оперативной информации. В том числе используются специальные цветные и графические образы для индикации критических фаз управленческой ситуации. Результаты действий операторов-управленцев также отображаются на центральных экранах, что позволяет топ-менеджерам оценивать динамику устранения сбоев в функционировании управляемой системы. Данные о наиболее серьезной проблеме проецируются на огромный центральный экран, обеспечивая возможность коллективного анализа ситуации. Ситуационные центры, активно используемые на высшем уровне государственного управления, превратились также в инструмент оперативностратегического управления крупным бизнесом.
Состав и задачи ситуационного центра Ситуационный центр - комплекс специально организованных рабочих мест для персональной и коллективной аналитической работы группы руководителей. Основной задачей ситуационного центра является поддержка принятия стратегических решений на основе визуализации и углубленной аналитической обработки оперативной информации. Эффективность ситуационных центров выражается в том, что они позволяют подключить к активной работе по принятию решения резервы образного и ассоциативного мышления. Представление ситуации в виде образов как бы «сжимает» информацию, обеспечивая обобщенное восприятие происходящих событий. Информационная поддержка Методы прогнозирования Построение экспрессмодели ситуации Методы ситуационного моделирования Выработка управленческих решений Методы оптимизации Ситуационный центр Методы работы с неполными и неточными данными Контроль исполнения решений Формирование и уточнение целей управления Методы оценки рисков
Методы поддержки принятия управленческих решений Методы прогнозирования. Используемые в традиционных пакетах методы (трендовые, статистические, Бонкса-Дженкинса и др. ) имеют узкие границы применимости и неадекватны в кризисных условиях. В ситуационном центре применяются более 200 видов алгоритмов прогнозирования, среди которых наиболее хорошо себя проявили следующие: нейронные сети, MESA, фрактальные методы, стохастики и интегрированные методы (так называемые комитеты). Среди программных пакетов, реализующих эти методы, на российском рынке наиболее известны Brain Maker Pro, The Al Trilogy (компонент Neuro. Shell), MESA-96, Meta Stock, Super Charts. Методы ситуационного моделирования. Моделирование сложных экономических, политических, социальных ситуаций с обратными связями и большим числом управляющих параметров требует специализированных инструментальных пакетов, включающих внутренний язык описания моделей, средства численного моделирования, оптимизаторы и развитый интерфейс. Лидерами в этой области являются пакеты i. Think и Powersim, широко применяемые в практике ситуационных центров (в том числе и в России).
Методы поддержки принятия управленческих решений Методы работы с неточными, неполными, зашумленными, противоречивыми и искаженными данными. Ухудшение качества данных и снижение их достоверности в условиях кризиса приводят к неконтролируемому накоплению ошибок при обработке данных и потере контроля над ситуацией. Специалисты по ситуационным центрам для обработки неполных и неточных данных применяют аппарат нечеткой логики и нечеткой алгебры, реализованный в пакетах Cubi. Calc и Fuzi. Calc. Методы оптимизации. Как известно, задача поиска наилучшего решения относится к числу NP-полных задач (трудно решаемых задач), требующих иногда полного перебора вариантов. В практике ситуационных центров наилучшим образом себя зарекомендовали генетические алгоритмы, использующие методы эволюционных вычислений для ускоренной «селекции» лучших решений. Лидером в этой области стал пакет Gene Hunter (разработанный специалистами из МГУ). Методы оценки рисков. Профессиональная оценка рисков требует: - во-первых, соблюдения нормативных документов и, - во-вторых, применения специфического математического аппарата. В западных ситуационных центрах для оценки рисков применяют дорогостоящие специализированные пакеты. В России хорошо себя зарекомендовал отечественный пакет Альфа-Риск.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ В лекции рассмотрены: сущность современных информационных технологий и технических средств разработки и реализации управленческих решений. Умение пользоваться современными интеллектуальными системами или, что еще ценнее, возможность модифицировать одну из существующих интеллектуальных систем с учетом специфики условий функционирования конкретной администрации, либо другого коллективного или индивидуального ЛПР, делает ЛПР не только более вооруженным при необходимости объяснения логики принятия решений, но и позволяет повысить их качественный уровень.