Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных общегосударственных правил оформления документов. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная-с процессом движения кадров в организации. Документирование движения кадров – неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Под движением кадров специалисты понимают: l прием на работу; l перевод на другую работу; l увольнение; l предоставление отпусков; l командирование.

Прием на работу Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить приеме на работу, (ст. 65 Трудового кодекса РФ): l Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность l Трудовая книжка l Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования l Документы воинского учета l Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний l ИНН l Справка о прохождении медосмотра

Схема приема на постоянную работу нового сотрудника Резюме Заявление Анкета Трудовой договор (контракт) Приказ о приеме Запись в трудовой книжке Оформление личной карточки и личного дела Открытие лицевого счета

Р Е З Ю М Е

Директору_______ (наименование организации) от Фамилия, Имя, Отчество Адрес дата: 00. 0000 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня на работу на должность ___________(указывается должность) в _________________. (отдел, цех) Подпись: ______ Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда 00. 0000 (подпись) И. О. Фамилия

Анкета — составляется собственноручно при оформлении на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР Дата_____ №_____ Предприятие (организация)___________ (наименование) В лице_____________________, (должность, Ф. И. О. ) именуемое в дальнейшем «Предприятие» , и_______, ( Ф. И. О. ) именуемый в дальнейшем «Работник» , заключили настоящий контракт о нижеследующем: 1. Работник________________(Ф. И. О. ) принимается на работу__________(наименование структурного подразделения) по профессии, должности _____; (полное наименование профессии, должности квалификации ________; (разряд, квалификационная категория) 2. Контракт является: договором по основной работе договором по совместительству 3. Вид контракта: на неопределенный срок (бессрочный) на определенный срок_____________ (указать причину заключения срочного контракта) на время выполнения определенной работы_______ (указать какой) 4. Срок действия контракта: начало работы_______________ окончание работы ______________. 5. Срок испытания: а) без испытания; б)_____________. (продолжительность испытательного срока) 6. Работник должен выполнять следующие обязанности: Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы. 7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего

8. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда: 9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21. 04. 93 № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации» ________ 10. Особенности режима рабочего времени: неполный рабочий день____________ неполная рабочая неделя____________ почасовая работа _____________. 11. Работнику устанавливается: должностной оклад (тарифная ставка) __ руб. в месяц или __ руб. за 1 час работы, надбавка (доплата и другие выплаты)_________(указать вид доплат, надбавок) руб. (в % к ставке, окладу). 12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью: основной ________рабочих дней; дополнительный ______рабочих дней. 13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда 14. Юридические адреса и подписи сторон Предприятие Работник Адрес Паспортные данные Телефон Должность Подпись И. О. Фамилия М. П.

В трудовую книжку вносятся: — сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; — сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение; — сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п. ); — сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. 1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: • анкета, автобиография, резюме; • личное заявление о приеме на работу; • копии документов об образовании; • рекомендации и характеристики; • медицинские справки; • трудовой договор; • выписка из приказа о приеме на работу; • выписки из протоколов об избрании на должность; • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность; • личная карточка. 2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности: • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д. ; • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д. ); • копии документов об образовании, повышении квалификации; • аттестационные листы; • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; • акты, уведомления и т. д. 3. Документы о прекращении трудового договора.

Увольнение работника Заявление работника об увольнении Приказ об увольнении Запись в трудовой книжке Запись в личной карточке ф. №Т-2 и/или личном деле Закрытие лицевого счета по заработной плате

Директору__________ (наименование организации) от Фамилия, Имя, Отчество должность Дата: 00. 0000 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с____________________ указывается причина увольнения с _________________ указывается дата увольнения Подпись: И. О. Фамилия

l l l l трудовой договор (контракт); приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1); личная карточка (форма № Т-2); учетная карточка научного работника (форма № Т-4); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); табель учета использования рабочего времени (форма № Т -13); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); личные заявления работников предприятия; графики отпусков; докладные записки; акты.

Унификация в документоведении - это сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления. l Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. l

• • • • "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1 а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2 ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5 а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6 а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8 а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9 а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10 а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11 а