КУРС ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Для студентов заочного отделения Форма проверки

КУРС ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Для студентов заочного отделения Форма проверки знаний –зачет

Стандартизация управленческих документов Установлены следующие категории стандартов: ГОСТ государственные стандарты ОСТ отраслевые стандарты РСТ республиканские стандарты

Виды документов и их классификация Все документы делятся на 2 большие группы 1. Документы по общим и административным вопросам. 2. Документы по функциям управления Документы классифицируются: По наименованиям (приказы протоколы, акты…) По месту составления (внутренние, внешние) По форме (индивидуальные (докладные записки) и трафаретные) По срокам исполнения (срочные и несрочные) По происхождению (служебные, личные) По виду оформления (подлинные, копии, выписки, дубликаты) По средствам фиксации (письменные, графические, фотодокументы)

Правила оформления управленческих (организационно распорядительных ) документов Постановлением Госстандарта ФР от 3 марта 2003 г. № 65 ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6. 30 2003 «унифицированная система организационно распорядительной документации» . Этот стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к бланкам. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа Документы оформляются на бумаге 2 х форматов А 4 и А 5 (Если текст не превышает 7 строк используют А 5)

Перечень реквизитов • • • • • • • • 1. Государственный герб Российской Федерации 2. Герб субъекта Российской Федерации 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 4. Код организации — автора документа 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 7. Код формы документа 8. Наименование организации — автора документа 9. Справочные данные об организации — авторе документа 10. Наименование вида документа 11. Дата документа 12. Регистрационный номер документа 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14. Место составления или издания документа 15. Адресат 16. Гриф утверждения документа 17. Резолюция 18. Заголовок к тексту 19. Отметка о контроле 20. Текст документа 21. Отметка о наличии приложения 22. Подпись 23. Гриф согласования документа 24. Визы согласования документа 25. Оттиск печати 26. Отметка о заверении копии документа 27. Отметка об исполнителе 28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документа • • • 1 17, 19 заголовочная часть 18, 20, 21 содержательная часть 22 30 оформляющая часть

Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)

Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка по ГОСТ Р 6. 30 2003

Оформление реквизитов заголовочной части документов • 01. Изображение Государственного герба РФ помещают на документах в соответствии с положением о гербе РФ • 02 Изображение герба субъекта РФ на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов • 03. Эмблема организации ли товарный знак размещают на левом верхнем углу или по центру верхней части документа размером не более 2, 5*х2, 5 в соответствии с уставом или положением Одновременно не допускается размещение герба и эмблемы • 04. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа, из 8 знаков • 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица в соответствии с документами выданными налоговой инспекцией

06. (ИНН/КПП) идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет 10 и 9 знаков выдается налоговыми органами 07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа Введен в действие постановлением Госстандарта РФ от. 30. 12. 93 № 299. (Состоит из 7 знаков и контрольного числа по общероссийскому классификатору, только на документах, имеющих унифицированную форму Например: Код КЧ наименование документа 0211231 2 Устав 08. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование организаций субъектов РФ, где в качестве государственных используются и русский и национальный, печатают на 2 -х языках

09. Справочные данные по организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации, используется в служебных письмах, банковские реквизиты –только на гарантийных письмах 10. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно распорядительных документов. В письме наименование вида документа не ставится. 11. Дата документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания(принятия решения), для акта –дата события. Если авторами документа является несколько организаций , то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания. 15. 10. 2006 или 2006. 10. 15 (г. не ставится) 12. Регистрационный номер документа цифровое обозначение каждому входящему и исходящему документу – порядковый номер 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа , на который дается ответ

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения. 15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно правовое управление Главному специалисту А. С. Сидорову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир» Малый Путенковский переулок, 1/2, ГСП, Москва, 103806 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Гуляеву А. Н. ул. Мира, д. 11, кв. 12, Новосибирск, 630102

16. Гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. Допускается в реквизите гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Сибстальконструкция» Личная подпись В. И. Петров 10. 06. 2004

17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т. п. , зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА 18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Приказ (о чем? ) «Об итогах работы за первое полугодие 2004 года» ; Протокол (чего? ) заседания педагогического совета. Точку в конце заголовка не ставят. В формате А 5 заголовок не нужен. 19. Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Ставится штамп либо пишется цветным карандашом. 20. Текст, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Шрифт в таблицах

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА 22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. !!! 23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления профессионального образования Министерства образования и науки РФ Личная подпись Е. Я. Бутко 12. 03. 2004

Грифы согласования располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. Примечание. В реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласования должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» , надпись от руки «Зам. » или косую черту перед наименованием должности. 24. Согласование документа ( в пределах одной организации) оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Возможны несогласия. !!! Например: Начальник экономического отдела Личная подпись. АИ. Ващук 20. 06. 2004

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник экономического отдела Личная подпись А. И. Ващук 20. 06. 2004 Замечания излагаются на отдельном подписываются и прилагаются к документу. листе, Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа подлинник которого отправляется из организации визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25. Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Заверяет подлинность подписи на документах Например: Начальник управления Печать Личная подпись Г. В. Сидоров 26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляют заверительную надпись «Верно» , наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись А. С. Смирнов 10. 02. 2004

27. Отметка об исполнителе: фамилию и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: В. А. Аксенов 22 50 32 28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело» ; в) номер дела, в котором будет храниться документ. 29. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней правой части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс. 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к изготовлению документов. При оформлении реквизитов документа необходимо знать, что текст документов печатается на бланках формата А 4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А 5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов (адресат, гриф утверждения, отметка о наличии приложения, гриф согласования) отделяют друг от друга полутора двумя межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя тремя межстрочными интервалами. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и после дующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа . Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему: • от границы левого поля. печатают реквизиты: заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись и гриф согласования, заверительную надпись Верно, а также слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; • отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начала абзацев в тексте; • отступив 32 печатных знака, печатают реквизит адресат; • отступив 40 печатных знаков, печатают реквизит гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу; • отступив 48 печатных знаков, печатают расшифровку подписи в реквизите подпись.

Требования к бланкам Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации. Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

6. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Адрес Наименование организации Номер телефона Главе администрации Ф. И. О Уважаемый ____________ Сибирская инженерно техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы. Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек» , генеральный директор В. Г. Иноземцев Приложения: 1. Бизнес план фирмы «Сибинтек» , количество листов. 2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2004 г. 3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономическихсвязей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2004 г.

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться. Герб Наименование организации Директору завода «Спецжелезобетон» Борисову В. А. копия: главе администрации Петрову К. К. копия: начальнику ГНИ по Тагинскому району Антонову В. Ф. Текст Генеральный директор Личная подпись Петруненков А. А. Печать

Расположение реквизитов документов и границ зон на формате А 4 углового бланка по ГОСТ Р 6. 30 2003

Тема 2. Современное деловое письмо – должно занимать не более страницы и посвящено 1 вопросу. Деловые документы не материал для чтения , а информация , которая должна побуждать к определенным поступкам. Письма в основном отражают не индивидуальные , а групповые интересы. 2. 2 Правила оформления делового письма. Согласно ГОСТ 6. 30 2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, но не всегда используется полный набор реквизитов

для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема, или товарный знак организации); 2) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций); 3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН); 4) идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП); 5) наименование организации (полное или сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата документа; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах ответах); 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12) текст; 13) отметка о наличии приложения; 14) подпись; 15) фамилия и номер телефона исполнителя; 16) идентификатор электронной копии документа; 17) резолюция; 18) отметка о контроле; 19) отметка о поступлении.

К справочным данным об организации относятся, во первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке, электронный адрес. Их также необходимо указывать на бланке письма. Согласно ГОСТ Р 6. 30 2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит» Главному специалисту А. Н. Смирнову Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности, адресата. Например: Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Ю. В. Гусеву

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем инициалы и фамилия, и только потом — адрес организации. Например: Директору ЗАО «Кристалл» Г. Н. Некрасову Скатертный пер. , 22 Москва, 103030 Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» ( «об» ). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например; Об организации выездной торговли Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Отметка о наличии приложения Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложение: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например: Приложение: информационный материал о международной выставке в 3 экз. Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. Письмо без подписи не имеет юридической силы.

Образец оформления служебного письма с расположением реквизитов: Герб РФ Адресат Наименование организации Наименование структурного подразделения (при необходимости) Справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП от №_____ на ____№ от Заголовок письма* (начинается с «О» или «Об» ) Текст Должность Личная подпись Инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона угловым

Некоторые виды писем 1. Письма-просьбы. Используются выражения Просим оказать содействие… Просим выслать в наш адрес…… Просим принять участие…… Прошу принять меры…. . Прошу принять к сведению…. Прошу довести до сведения…. Прошу ликвидировать задолженность…

2. Письма ответы (отказы) Логическая схема письмаотказа: А)повторение просьбы, Б)обоснование причины отказа

3. Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А 5. Используют следующие выражения Направляем информацию…. Возвращаем справочный материал… Возвращаем подписанный с нашей стороны договор…. Посылаем справочную литературу…. .

4. Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. . . от. . . , а также. . . , которую просим считать его неотъемлемой частью.

5. Письмо-напоминание Письмо напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Приведем вариант письма напоминания. Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стекло плитки составляет. . . Срок оплаты истекает. . . 6. Информационные письма. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

Приведем пример текста информационного письма: О публикации статей В соответствии с планом изданий в 2003 г. институтом будет из даваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди» . Просим направлять статьи объемом не более. . . страниц до. . . 2002 г. 7. Письма приглашения. . Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам Пример: Глубокоуважаемый Александр Васильевич! 16 апреля 2004 г. в 12 часов в конференц зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии электропередачи. Направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу. . . Приложение: проект линии электропередачи на 32 л. в 1 экз. Председатель ученого совета академии Личная подпись П. Н. Сергеев Секретарь ученого совета Личная подпись Л. Д. Сухов

8. Письма-предложения. Письмо предложение может представлять собой, к примеру, заявление предприятия продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. 9. Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. 10. Письма-подтверждения. Письмо подтверждение содержит сообщение о получении какого либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п. ) или о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т. п. ) остается в силе.

Объяснение мотивов в письме может быть со слов В связи с отсутствием финансовой помощи… В связи со сложившейся экономической ситуацией… В порядке проведения совместной работы… В соответствии с Вашим письмом… В соответствии с протоколом В ответ на Ваше обращение… В подтверждение нашей договоренности… В целях усиления ответственности… На Ваше обращение… Заключительные слова письма могут быть Убедительно просим Вас выделить…. Убедительно просим направить в наш адрес информацию. Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить за задержку с ответом. Надеемся что наша просьба будет выполнена.

Международные письма • Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в российской переписке необходимо оформить 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. таблицу). Реквизиты писем в России Реквизиты международных писем 1. Государственный герб РФ или герб субъекта РФ 2. Код организации 3. 3. ОГРН 4. 4. ИНН/КПП 5. Наименование организации 6. Справочные данные об организации 7. Дата документа 8. Регистрационный номер документа 1. Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и т. д. 2. Ссылка на индексы отправителя 3. Дата письма 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)

Реквизиты писем в России Реквизиты международных писем 9. Ссылка на регистрационный номер и 5. Указание на конкретное лицо «К дату документа сведению» 10. Адресат 6. Вступительное обращение 11. Заголовок к тексту 7. Заголовок к тексту 12. Текст документа 8. Основной текст письма 13. Отметка о наличии приложения 9. Заключительная формула 14. Подпись вежливости 15. Отметка об исполнителе 10. Подпись 16. Идентификатор электронной копии 11. Указание на приложение документа 12. Указание на рассылку копий 17. Резолюция данного письма 18. Отметка о контроле 19. Отметка о поступлении

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6. 30 2003 по разному установлены правила оформления полей документа. В международных стандартах оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле — 20 мм; верхнее — 10, текстовая область для формата А 4 — 183 х 280 ОТЛИЧИЯ : В отличие от русского языка Инициалы пишутся всегда перед фамилией. При написании почтового адреса используется последовательность: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Подпись обычно размещается под заключительной фразой вежливости. Приложения указываются подписью в нижнем левом углу.

Организационно распорядительные документы. 1. Организационные (уставы, положения, правила , инструкции, определяющие порядок работы и статус предприятия) 2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения ) 3. Информационно справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные, протоколы) 4. Документы по личному составу(приказы, трудовые договора, трудовые книжки, личные дела карточки Т 2) 5. Коммерческие документы (контракты коммерческие договора)

УСТАВ это правовой акт определяющий права, функции, структуру организации в сфере деятельности. Устав должен иметь: Наименование организации Наименование вида документа Дату Гриф утверждения Отметку о регистрации Место издания (город) Текст Подписи

Текст устава состоит из разделов 1. Общие положения 2. Цели, задачи, предмет деятельности 3. Правовой статус 4. Организационная структура (структурные подразделения , их взаимодействия) 5. Финансово материальная база 6. Учет и отчетность 7. Контроль за финансово хозяйственной деятельностью 8. Права и обязанности участников 9. Порядок ликвидации и реорганизации

ПОЛОЖЕНИЕ это нормативный акт, определяющий порядок образования, функции подразделения. Положения бывают типовые (разрабатываемые отраслевыми органами) и индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия) Положение должно иметь: Вид документа Дату Заголовок к тексту Гриф утверждения Текст Подписи составителей Печать(при необходимости)

ИНСТРУКЦИЯ это нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, и иные вопросы деятельности предприятий и должностных лиц. Инструкции бывают типовые и индивидуальные Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом. Имеет те же реквизиты что и положение , и еще добавляются реквизиты наименование организации и номер. Инструкция вводится в действие приказом и оформляется как приложение к приказу.

Должностная инструкция нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности, ответственность сотрудника предприятия. Содержит разделы 1. Общие положения (порядок назначения на должность) 2. Функции (направления деятельности работника) 3. Должностные обязанности (конкретные виды работ) 4. Права ( необходимые для выполнения обязанностей) 5. Ответственность 6. Служебное взаимодействие (круг служебных связей)

ПРИКАЗ это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Они бывают по основной деятельности и по личному составу. Должен иметь: Название вида документа, номер, дату, заголовок к тексту, текст , подпись. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января месяца по декабрь. Состоит из констатирующей (основание издание приказа) и распорядительных частей «ПРИКАЗЫВАЮ» кому, что сделать до какого срока, в последнем пункте контроль за исполнением.

Образец приказа

Последовательность информации в распорядительной части приказа может быть различной, например: • • 1. Исполнитель, задание, срок: 2. Задание, исполнитель, срок: 3. Исполнитель, срок, задание: 4. Срок, задание, исполнитель: • В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. . . » .

При оформлении совместного приказа • наименования организаций располагаются на одном уровне; • наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается в центре • приказ подписывается руководителями организаций одновременно • датой регистрации приказа является дата его подписания • Номер приказа состоит из двух номеров организаций подписывающих , данный документ, через косую черту • Приказываем – пишется во множественном числе • Подписи на одном уровне • приказ оформляется в нескольких подлинных экземплярах (по количеству организаций);

Выписка приказа • В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии. • Распоряжения оформляются по аналогии с приказами.

• Приказы по личному составу хранятся 75 либо 5 лет. Правила индексации не установлены нормативными актами, целесообразно выделить несколько групп: • Приказы с буквой К о движении кадров • Приказы с буквами КМ – о командировании • С буквой О о предоставлении отпусков • С буквой П о поощрении • С буквой В о взыскании

РЕШЕНИЕ документ принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. (принимаются на собрании акционеров, советом директоров и т. д. ) Должно иметь: Название документа, дату , номер, наименование коллегиального органа, заголовок (при решении одного вопроса), текст, подписи. Имеет Констатирующую и распорядительную части «РЕШИЛИ»

Образец решения

ПРОТОКОЛ Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, заседаниях. Должен иметь –наименование организации, вид документа, дату, номер, указание места издания, заголовок к тексту(название органа проводящего заседание), текст, подписи. Заголовок в протоколе располагается центрованно относительно реквизитов бланка. Состоит из 2 х частей Вводная и основная. Вводная оформляется: Председатель, секретарь, Присутствовали (если более 10 , то указывается количество), Приглашенные ( если из других организаций указывается организация и должность) Основная часть по схеме СЛУШАЛИ : , ВЫСТУПИЛИ: , ПОСТАНОВИЛИ:

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1, 5 межстрочных интервала.

Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа • • Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают прописными буквами центрованно относительно текста, после них ставят двоеточие. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлогов о или об и включает должности, фамилии и инициалы докладчиков (в родительном падеже) • Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от первого положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и пишут содержание доклада в форме прямой речи

1. СЛУШАЛИ: Иванов А. И. — текст сообщения прилагается. ВОПРОСЫ: Сазонов Е. М. , главный инженер — учтены ли претензии заказчиков, высказанные в прошлом году? , Ответ — да, проанализированы и учтены все претензии заказчиков. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и печатают содержание выступления в форме косвенной речи Принимаемые коллегиально решения, как правило, требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали»

АКТ документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий конкретные факты действия. Разновидности (акт приема работ по договору, акт приема передачи документов, акт списания материалов, акт проверки и т. д. АКТ должен иметь Наименование организации(подразделения), вид документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для внешних актов) , приложения(при наличии копий подтверждающих документов) В водной части указывается основание его составления В основной цели и задачи, сроки работы, результаты

Образец акта

ДОКЛАДНАЯ (Служебная)ЗАПИСКА документ адресованный руководству, содержащий изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями. Должна иметь Наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер не обязателен, заголовок к тексту, текст, подпись.

Образец докладной (служебной)записки

Объяснительная записка

РАСПОРЯЖЕНИЕ правовой акт для разрешения оперативных вопросов, издается руководителем. Распоряжения составляются аналогично приказам. В распорядительной части указывают «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец распоряжения

СПРАВКА это документ, содержащий описание или подтверждение фактов, событий. Справка должна иметь Наименование вида документа, дату, номер (при необходимости), текст, подпись, печать. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. Текст справки начинается с указания в именительном падеже Фамилии имени и отчества. Справка составляется в 1 экземпляре.

Образец справки ЗАО «ТЕАТР ЛУНЫ» Отдел учета и Адрес телефон распределения жилья СПРАВКА О 1. О 2. ОЗ № 3 Одинцова Ольха Олеговна работает постановщиком «Театра Луны» с окладом 5200 руб. Директор подпись И. О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И. О. Фамилия

Телеграмма Печатается через 2 интервала и между словами пропуск в 2 знака, без предлогов, союзов и знаков препинания (если необходимы то печатаются словами зпт, квч кавычки, скб скобки, тчк

ДОГОВОР (контракт) • документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких либо отношений. В • В договоре отражаются: • Характер сделки, условия, сроки, цена, качество(продукции, товара), оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров. • В договоре должны быть: • Формулировка прав и обязанностей сторон • Предусмотрена возможность расторжения любой из сторон • Разборчиво подпись синими чернилами на каждом листе.

Договор должен иметь Наименование документа Дата Номер Место составления Заголовок Текст Подписи с указанием должностей Печати организаций.

ДОВЕРЕННОСТЬ документ о предоставлении права доверенному лицу на совершении каких либо действий. Они бывают служебные и личные. Служебная оформляется от организации и подписывается руководителем. Если срок личной в доверенности не указан сохраняет силу в течении года. Личная доверенность оформляется на стандартных листах А 4, А 5 и включает Наименование документа, для какой организации написан , дату выдачи, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении.

Образец доверенности

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ правовой акт руководителя по вопросу приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ издается на основании заключения трудового договора. А при увольнении на основании письменного заявления работника и указания руководителя. На основании приказа делается запись в трудовой книжке и заполняется личная карточка. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы начинаются глаголом НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ, ОСВОБОДИТЬ

Образец приказа

Фамилию печатают прописными буквами, а имя и отчество строчными Виза ознакомления поступающего на работу проставляют на оборотной стороне приказа, пример ЗАО РЯБИНА ПРИКАЗ 12. 04. 2007 № 65 Г. Омск ГРИГОРЬВУ Валентину Львовну принять экономистом с 14. 02. 2007 с окладом согласно штатному расписанию Основание : договор Директор Н. И. Петров

Приказ о переводе на другую работу (Образец)

Приказ о предоставлении отпуска

Трудовой договор Фиксирует соглашение сторон об установлении трудовых взаимоотношений и регулирующих их. Договор составляется в 2 х экземплярах, может быть заключен на неопределенный срок или не более чем на 5 лет. В договоре могут быть предусмотрены условия об испытании, о неразглашении служебной тайны, отработать после обучения определенный срок. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон.

Договор – должен иметь наименовании организации, наименование документа, дату, номер, место составления, текст, подписи, печать • • • В тексте договора Наименование работодателя ФИО работника Место работы( ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ) Начало работы Наименование должности Права и обязанности работника и работодателя Характеристики условий труда Компенсации и льготы Режим труда и отдыха Оплата труда условия социального страхования

Личная карточка Документ составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем. ЭТО ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ ПО УЧЕТУ ПЕРСОНАЛА форма Т 2, заводится на всех работников принятых на работу временно и постоянно. Заполняется на основании документов –приказ по личному составу, трудовая книжка, паспорт, военный билет, страх. свид во пенсионного страхования, документ об образовании, ИНН, и сведений сообщаемым о себе работником. Должна иметь подписи работника кадровой службы и самого работника на кого заведена карточка.

Образец личной карточки

7 раздел Поощрения и награды 8 раздел Отпуск 9 раздел Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством 10 раздел Дополнительные сведения 11 раздел Основание увольнения Дата увольнения, приказ, номер Работник кадровой службы _____ подпись Работник _____ подпись

Входящие и исходящие документы

Поступившие документы проходят обработку Предварительное рассмотрение Регистрацию Рассмотрение документов руководством Направление на исполнение Контроль исполнения Подшивку в дело.

Номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения Бывают типовые , примерные (для однородных по характеру деятельности предприятий , имеющих разную структуру)и конкретные

Подготовка дел к передаче в архив Дело совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку, работа по которым завершена. Каждый документ , помещенный в дело должен быть правильно оформлен(иметь дату подпись и т. д.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Дела просматриваются полистно, срок хранения устанавливается по номенклатуре • На предприятии создается приказом руководителя –Экспертная комиссия не менее 3 х человек – определяет сроки хранения документов, готовятся документы к архивному хранению и списываются (уничтожаются). В результате работы Экспертной комиссии документы подразделяются на 3 группы документы передаваемые в архив( со сроком хранения свыше 10 лет), документы для дальнейшего использования со сроком менее 10 лет и документы подлежащие уничтожению

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

• Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: • по основной (производственной) деятельности; • по личному составу предприятия. • В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела