Координация n Координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность управления. n Главная задача координации обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.
Координация n Для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т. д. n С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех функций процесса управления, а также действий руководителей.
Контроль n n n Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей. Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации. Контроль на предприятии должен быть направлен на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное устранение. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Главными инструментами выполнения этой функции являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ.
Контроль Деятельность менеджера ориентирована n на анализ процесса работы подчиненных над выполнением поручений и заданий (контроль процесса деятельности), а в более широком плане — анализ характера исполнения ими должностных обязанностей n на контроль полученных результатов деятельности подчиненных.
Цели контроля n n n своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления
Задачи контроля n n n n диагностика состояния дел на предприятии; обратная связь с работниками; информирование работников; ориентирование деятельности; побуждение или мотивация; организация деятельности подчиненных; изучение и распространение передового опыта.
Этапы контроля 1. 2. Выработка или установление стандартов и критериев Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами 1. 2. 3. 4. 3. Определение масштаба допустимых отклонений и принцип исключения Измерение результатов Передача и распространение информации Оценка информации о результатах Принятие необходимых корректирующих действий n n n Ничего не предпринимать Устранить отклонение Пересмотреть стандарты
Аспекты технологии контроля 1. Первый определяет процесс выбора концепции контроля и включает систему, процесс или частные проверки; определение предмета и цели контроля; определение контролирующего органа. 2. Второй включает процесс определения норм контроля и содержит этические, правовые, производственные и другие нормы. 3. Третий включает в себя процесс определения объема и области контроля (полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый, контроль качества продукции, производительности труда) 4. Четвёртый объединяет в себе методы или виды контроля, например, предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др. 5. Пятый представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
Негативные проявления контроля n тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе; n контроль является признаком разницы в статусе; он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке n контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют; n так контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» гденибудь в другом месте; n контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает; n контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными
Правила уменьшения негативных последствий контроля n n n сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс; сотрудник должен знать, что именно контролируется; контролировать следует открыто; осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями; при организации контроля следует ограничиваться существенными моментами; осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении; при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля. надо постоянно иметь в виду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию; контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса; необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель; следует делегировать ответственность.
Виды контроля: общий и функциональный n n Общий — контроль управляемой системы в целом Функциональный — контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка
Виды контроля по стадиям выполнения задания n Предварительный – Диагностический – Терапевтический Текущий n Промежуточный n Заключительный n
Предварительный контроль n Контроль на начальной стадии выполнения задания. n Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ n При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов. n Предварительный контроль имеет две разновидности: – диагностический — контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке. – терапевтический — контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
Текущий и промежуточный контроль n n Текущий контроль Играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения. Объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его — их непосредственный руководитель. Позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Промежуточный контроль — контроль в середине выполнения задачи или работы.
Заключительный контроль n n Осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Цель заключительного контроля — предотвращение ошибок в будущем Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность, так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления на предприятии. Недостаток - его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем.
Плановый и внезапный контроль Плановый — контроль, осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально. n Внезапный — контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. n
Внутренний и внешний контроль n n Внутренний — система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия. Осуществляется силами самого предприятия. Внешний — контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка и т. д.
Эффективность контроля Эффективный контроль должен быть направлен на: – выполнение обязательств – предотвращение недостатков – снижение затраты на контроль.
Эффективность контроля Эффективно поставленный контроль обязательно должен: – иметь стратегическую направленность, т. е. быть целеустремленным – ориентироваться на результаты – соответствовать характеру деятельности предприятия – быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, упреждающим, объективным (справедливым), компетентным, деловым, доброжелательным Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота.
Ошибки менеджеров при реализации функции контроля n n Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда. Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе. Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем. И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.
Скачать презентацию Координация n Координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность управления
Координация и контроль.ppt