КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ Понятия и категории Сущность

КОНТРОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ Понятия и категории: Сущность функции контроля. Необходимость контроля в управлении. Виды контроля: предварительный, текущий и заключительный. Этапы контроля. Внутренний и внешний контроль. Управление по отклонениям. Факторы значимости контроля в динамичных средах. Пути повышения эффективности контроля.

Сущность и необходимость контроля. Контроль является неотъемлемым атрибутом функционирования любой социальной системы. Контроль – процесс, обеспечивающий достижение целей организации, необходимый для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут неразрешимыми Осуществление контроля – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Факторы, которые определяют необходимость контроля. Неопределенность будущей ситуации. Запланированные цели и задачи – это сценарии желаемого будущего. Но есть много разных обстоятельств и причин, которые могут воспрепятствовать реализации подобных сценариев. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация должна обладать возможностью и способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Поддержание успеха организации является обязательным условием ее дальнейшего развития. Но только сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, можно ответить на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям? » Следовательно, один из важных элементов контроля заключается в определении наиболее результативных направлений организационной деятельности.

Формы контроля Как правило, во временном измерении контроль выражается в трех формах: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала какой-либо деятельности. По своему содержанию он означает оценку соответствия поставленных целей и возможностей их достижения. Объектами организационного контроля в данном случае являются: а) трудовые ресурсы, когда проводится глубокий анализ деловых и профессиональных знаний, а также навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей со стороны работников. б) материальные ресурсы как объект контроля должны соответствовать не только целям, задачам, трудовым ресурсам и другим возможностям организации, но и установленным внутренним, а также внешним нормам и нормативам. в) финансовые ресурсы контролируются на этой стадии в такой специфической форме как бюджет, т. е. сопоставление доходов и расходов. Руководить – это значит не мешать хорошим людям работать. П. Капица

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе какой-либо деятельности. Его объектом могут быть работники организации, материальные и финансовые ресурсы, ход их использования, экономико -правовые и управленческие отношения, возникающие при этом. Заключительный контроль проводится после того, как завершена работа по получению намеченного результата. Его главное назначение – упреждающий характер для нежелательных явлений и процессов, которые выявлены. Большое значение заключительный контроль имеет для мотивации труда работников.

Этапы реализации Последовательность реализации функции контроля состоит из трех этапов и выглядит следующим образом. 1. Разработка количественно выраженных параметров контроля (стандартов, нормативов и других показателей). По своей сути это конкретные цели, вытекающие из самого управленческого процесса. Все стандартизированные показатели для контроля выбираются из многочисленных целей и стратегии развития организации. 2. Сравнение полученных результатов с установленными стандартами. На этом этапе контролирующий орган должен определить, насколько реальные результаты соответствуют запланированным, и что не менее важно, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные установленные отклонения. 3. Организация конкретных мер по результатам сопоставления. В данном случае возможны три сценария действий: – оставить все без изменения, если нет существенных отклонений; – изыскать необходимые ресурсы для устранения выявленного отклонения; – при необходимости пересмотреть установленные контрольные показатели как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Внутренний и внешний контроль Процесс контроля по своей направленности можно классифицировать как внутренний и внешний. Внешний контроль проводится, как правило, работниками, не входящими в состав данного подразделения или организации. Он может осуществляться как обычными специалистами, так и теми, для которых контроль основной вид деятельности. Если наверху беспорядок, то внизу кавардак. Р. Уотермен • В рамках внутреннего контроля исполнители сами определяют механизм сопоставления полученных результатов с запланированными и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность. В принципе, это есть самоконтроль.

Как внешний, так и внутренний контроль имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому для успешной реализации целей очень важно соблюдать пропорцию между внутренним и внешним контролем, которая зависит от ряда обстоятельств: • • от стиля руководства организацией; от личностных и профессиональных особенностей работников организации (возраста, пола, уровня образования и др. ); от микроклимата в организации; от принятой системы мотивации за результаты деятельности.

Управление по отклонениям основывается на использовании процедуры контроля и в настоящее время получил широкое применение во многих организациях. Суть управления по отклонениям состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых служат основой принятия управленческих решений Причинами отклонения от нормативов могут быть различного рода непредвиденные ситуации, возникающие в процессе выполнения плана. Управление по отклонениям способствует установлению высокой трудовой и исполнительской дисциплины, развитию профессионализма, высокой организационной культуры.

В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и возможными негативными последствиями. Прежде всего, оно культивирует у руководителей и исполнителей слишком формализованный подход к делу. Такой метод управления мало ориентирован на развитие творчества, мыслительных способностей, интеллектуализации всего организационного процесса. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений, т. е. можно говорить о значительной доли консерватизма и бюрократизма в управлении.

Правила контроля Для того чтобы повысить эффективность контроля необходимо руководствоваться следующими правилами: • установленные стандарты, нормы и нормативы должны быть реальными, т. е. достижимыми; • эффективный контроль предполагает развитые коммуникации, чтобы в случае сложностей можно было их решить в короткие сроки; • контроль не должен быть чрезмерным и мелочным. Его объектом являются основные стадии процесса и результат; • в организации должны быть жесткие, но достижимые стандарты. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, мотивация работников становится минимальной; • мотивация должна быть основным инструментом достижения установленных стандартов.

Свойства контроля Эффективный контроль должен обладать рядом свойств Стратегический характер Ориентация на результаты Экономичность, эффективность Контроль Конструктивность Простота Эластичность Своевременность