Контроль в системе менеджмента • • • 1. Понятие и виды контроля 2. Процесс осуществления контроля 3. Требования, предъявляемые к процессу контроля «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их» . И. Цзинь Книга перемен.
Понятие контроля Контроль- процесс обеспечения достижения организационных целей. ¢ Функция контроля включает действия, которые менеджеры предпринимают для обеспечения того, чтобы фактические конечные результаты совпали с запланированными.
Разное 3
Необходимость контроля обусловлена • • • 1. Неопределенностью внешней среды (планы составляются на определенное время, за которое могут произойти серьезные изменения, которые корректируют цели); 2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Если ошибки в планах не исправить вовремя- возможны кризисы. Многие ошибки выявляются после начала работ. 3. Определение наиболее эффективных направлений деятельности.
Виды контроля • • • Предварительный Текущий Заключительный
Предварительный • Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Используется в трех сферах: чел. ресурсы, материальные и финансовые ресурсы. • Человеческие ресурсы: деловые качества, профессиональные знания и умения и т. п. • Материальные – выработка стандартов минимально допустимых отклонений в области качества и т. п. • Фин. ресурсы- бюджет и т. п. Самый распространенный документ предварительного контролябизнес-план
Текущий и заключительный • Текущий – контроллинг – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ (после какого-то этапа). Пример- рейтинговая оценка качества. • Заключительный – сравнение фактических результатов с запланированными.
Процесс контроля Выработка стандартов и критериев СРАВНЕНИЕ Принятие корректирующих действий
Выработка стандартов и критериев (показателей результативности) Стандарт - конкретная цель, которая поддается измерению. ¢ Особенности: - наличие временных рамок, в которые должна быть выполнена работа. ¢ Пример: Повышение объема продаж до 4 млн. руб. к концу года (временные рамки- год, критерий число). ¢
СРАВНЕНИЕ а) установление масштаба допустимых отклонений (+ -). Основан на принципе исключительности: система контроля должна сработать только тогда, когда заметны значительные отклонения от стандарта, т. к. иное дорого. l б) непосредственно измерение результатов. (система измерения должна соответствовать измеряемому виду деятельности). До начала работ необходимо: 1. Выбрать единицу измерения (шт, чел. , руб. и т. п. ) 2. Определить частоту и точность измерений (чем чаще- тем дороже система) l
Принятие корректирующих действий Возможные варианты этого этапа: - ничего не предпринимать, все хорошо; - устранить отклонения (то есть понять, в чем причина и устранить ее); - пересмотр стандартов (в ходе работы выяснилось, что стандарт недостижим).
ОШИБКИ КОНТРОЛЯ Контроль, ограничивающийся инцидентами Тотальный контроль Поверхностный (формальный) контроль Скрытый контроль Контроль любимого участка Тайные дела № Контроль из недоверия
СПОСОБЫ КОНТРОЛЯ
Требования, предъявляемые к процессу контроля o o o 1. Учет поведенческих факторов. Например, преподаватель будет ставить более высокие оценки, если его контролируют. 2. Стратегическая направленность контроля (то есть, он должен быть ориентирован на главные цели). 3. Контроль должен быть ориентирован на результат (не может быть контроля ради контроля). 4. Простота и доступность. 5. Эффективность (затраты не должны превышать результаты)
Роберт Престас «Организационное общество» ►- «продвигающиеся наверх» -те, кто понимает и принимает все ценности организации; ► - «индифферентные» -те, кто отвергает ценности организации и находит личное удовлетворение вне работы; ► - «амбивалентные» -те, кто желает пользоваться благами организации, но не отвечает ее требованиям.
Подходы к эффективности • Целевой подход –взгляд на эффективность, который подчеркивает центральную роль достижения цели как критерия для оценки эффективности; • Теория систем- предполагает выделение основных элементов «вход-процесс-выход» в рассматриваемой системе и необходимость ее адаптации к условиям системы более высокого порядка; • Многопараметрических подход к эффективностипредполагает удовлетворение потребностей работников и групп, которые участвуют в деятельности организации.
Питер Сендж «Пятая дисциплина» 1990 г. • Главный критерий возможности развития и эффективности организации – наличие сотрудников, способных к постоянному переобучению и самообразованию. – Организация называется «обучающей» , она может преодолеть все кризисы и неблагоприятные условия.