Контроль как функция управления В условиях рыночной

Контроль как функция управления

В условиях рыночной экономики роль достоверной учётной и отчётной информацией о деятельности хозяйственных субъектов высока. Эта информация необходима как внутренним пользователям (администрация, руководитель подразделения), так и внешним (государственные органы, поставщики, банки, собственники предприятия). Достоверность информации обеспечивается контролем. Контроль в экономическом значении означает наблюдение и управление.

Контроль – это • систематический процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и нормативным показателям; • процесс обеспечения достижения организацией своих целей; • процесс мониторинга деятельности, для обеспечения гарантии того, что она ведется как запланировано, и исправления любых существенных отклонений; • система мер, целью которой является совместный и управляемый поиск наиболее эффективного достижения цели, предупреждения потерь, распространения передового опыта.

Контроль как функция менеджмента – это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях. – это система проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениям, которая позволяет видеть отклонения от намеченных целей и принимать при необходимости корректирующие меры.

Понятие контроля В узком В широком смысле: Функция Проверка соблюдения управления деятельности и выполнения чего-либо поставленных задач, или кого- планов и решений либо

Причины необходимости контроля 1. Неопределённость, сложность и динамичность среды. 2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред. 3. Поддержание успеха путём сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям. 6

Задачи созданной обратной связи: • определение достигнутого уровня; • анализ причин отклонения от намеченных ориентиров; • решение о внесении необходимых изменений в деятельность организации; • оценка роли контроля принятии решений; • анализ позитивных и негативных воздействий контроля; • накопление опыта для последующей выработки целей.

Функции контроля üинформационная; üпрофилактическая; üмобилизирующая; üвоспитательная.

КОНТРОЛЬ – одна из важнейших функций руководителя. Поэтому залогом успешного и эффективного для управления коллективом контроля является его правильная организация и этичное проведение. Вопреки сложившемуся мнению, контроль не должен быть репрессивным. Наоборот, он должен подчеркивать значимость контролируемой деятельности! Долгое отсутствие контроля и интереса со стороны руководителя может сигнализировать подчиненному о малой значимости и ненужности выполняемой им работы. КОНТРОЛЬ – это услуга, которую управляющий должен оказывать своим подчиненным. В потребности контроля со стороны подчиненного выражается его стремление к признанию результатов труда и качества работы стремление впрямую контактировать с руководителем желание, чтобы его воспринимали как ответственного работника

Классификация видов контроля По характеру По методу По цели субъектов проверки документов По охвату По проверкой и источникам обследованием информации

1 По характеру субъектов ВНЕШНИЙ ВНУТРЕННИЙ осуществляется в рамках внутреннего руководством или контроля исполнители специальными сами следят за своей сотрудниками — работой и ее контролерами результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность

2. По охвату проверкой и обследованием ПОЛНЫЙ ЧАСТИЧНЫЙ контроль над контроль над всеми определенным объектами, объектом, субъектами, субъектом и сферами сферой деятельности деятельностью

3. По времени проведения ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ предупреждение установление нарушений не результативности, целесообразности, законченности, необычности действий ТЕКУЩИЙ экономичности, и решений выявление и целесообразности, скрытие своевременное упущений и недостатков пресечение нарушений и отклонений

4. По источникам информации ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ (ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ) проверка правильности составления проверка соответствия документов фактических данных с данными бухгалтерского учета

5. По цели РЕВИЗИЯ АУДИТ это система независимая контрольных действий, ТЕМАТИЧЕС проверка с целью осуществляемая по КАЯ СЛЕДСТВИЕ СЛУЖЕБНОЕ выражения заданию руководителя ПРОВЕРКА процессуальные РАССЛЕДОВА выше стоящей НИЕ мнения о действия, в ходе организации налоговых изучение одной из которых ведётся по достоверност и других органов. В сторон финансово и -хозяйственной устанавливается инициативе ходе ревизии бухгалтерско деятельности виновность руководителя устанавливается й предприятия отдельных лиц предприятия. законность, (финансовой) (сохранность Поводом является целесообразность, отчётности. материалов) факты достоверность злоупотреблений совершённых операций, должностных лиц а также действий должностных лиц, участвующих в операциях.

Основные виды контроля в организации предварительный, текущий и заключительный

Предварительный контроль включает введение в практику определенных правил, процедур и линий поведения. Они вырабатываются для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Необходимо составлять четкие должностные инструкции, эффективно доводить цели до подчиненных, набирать кадры, квалификация которых соответствует их обязанностям Сферами предварительного контроля являются: 1)трудовые ресурсы 2) материальные ресурсы 3) финансовые ресурсы

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом являются подчиненные сотрудники, контроль традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль осуществляется после того как работа выполнена. Сразу по завершении контролируемой деятельности или по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Функции заключительного контроля: 1 ) дает организации информацию, необходимую для планирования дальнейших действий; 2) обеспечивает измерение результативности и определяет необходимое вознаграждение сотрудников.

Формы контроля • Аттестация • Контроллинг • Аудит • Корректировка • Бюджетирование • Мониторинг • Выборка • Надзор • Дефектовка • Опробирование • Диспетчеризация • Отбраковка • Досмотр (осмотр) • Рейтинг • Запрос • Тест • Зачет • Цензура • Идентификация • Фильтрация • Инспекция • Экзамен • Испытание

Формы контроля СПЕЦИАЛИЗ ГОСУДАРСТ НЕЗАВИСИ ИРУЕМЫЙ ВЕННЫЙ МЫЙ ВНЕВЕДОМ (АУДИТ) СТВЕННЫЙ ОБЩЕСТВЕН ВНУТРИВЕДОМ НЫЙ СТВЕННЫЙ ВНУТРИХОЗЯЙ СТВЕННЫЙ

Технология контроля Выбор Определени концепции е цели Объёмы и контроля: области Нормы Методы система, целесообраз контроля: процесс или ность, полный, этические, предваритель частные правильност сплошной, правовые, ный, текущий, проверки; ь, эпизодический производств заключительн предмет и регулярность , выборочный, енные и т. п. ый цель контроля; и финансовый и контролирующ эффективно пр. ий орган сть контроля 22

Стандарты представляют собой специфические цели, прогресс в отношении достижения которых может быть измерен

Общая схема процесса контроля Цели Сопоставление Достигнуты Да Ничего фактических ли станд. не делать результатов со стандартами. Нет Допустимо Да Ничего Измерение ли отклон. не делать Стандарты фактических результатов Нет Допустимы Да Идентифициро- ли станд. вать причину вариации Нет Ревизия стандартов Исправить ситуацию

Этапы процесса контроля Обратная связь Уточнение нормативов результатов Если не соответствуют 1. 2. 3. 4. Установление Измерение Сравнение Осуществление нормативных фактических результатов с корректирующих показателей результатов нормативами воздействий Если соответствуют 4. Обратная связь Отсутствие корректирующих воздействий

Нормативные показатели разрабатываются в соответствии с важнейшими целями фирмы, заложенными в плане

Виды нормативных показателей Натуральные (норма расхода материалов на единицу продукции) Стоимостные (смета предстоящих расходов) Временные (норма времени на производственную операцию)

Примеры нормативных показателей Уменьшение брака с 15 до 3 % Повышение корпоративного дохода на инвестиции до 7 % Снижение числа несчастных случаев на каждые 100 тыс. рабочих часов

Как менеджеры измеряют? • Личное наблюдение • Статистические отчеты • Устные отчеты • Письменные отчеты

Масштаб допустимых отклонений – диапазон, в пределах которого отклонение от плановых показателей не вызывает тревогу

Система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от нормативных показателей!

Подходы к контролю качества: Традиционный бюрократический контроль Децентрализованный контроль

Под бюрократическим контролем понимается использование правил, предписываемая политика, иерархия власти, письменная документация, системы премирования и другие официальные механизмы воздействия на поведение сотрудников организации и оценка достигнутых результатов

Элементы бюрократического контроля Правила и процедуры Управленческие системы контроля Властная иерархия Отдел контроля качества Отбор и обучение Технология

Децентрализованный контроль основывается на ценностях, противоположных культуре бюрократического контроля (социальные ценности, традиции, общие для сотрудников воззрения и доверие, способствующие приверженности организационным целям)

Основные требования эффективного контроля 1. ориентация на результаты. Конечная цель контроля — не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления; 2. соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен;

3. своевременность контроля — заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля — устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры; 4. гибкость контроля , как и гибкость планов, необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием нового закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, отслеживать издержки невозможно;

5. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей; 6. Экономичность контроля. Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходимо рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты ее применения.

Типичные ошибки контроля Ошибка Последствия Контроль по случаю Неполнота информации о появлении отклонений и пр. Тотальный контроль Порождает безынициативность, равнодушие, иждивенчество Скрытый контроль Ухудшение морально- психологического климата Контроль ради наказания Ухудшение морально- психологического климата Неинформирование о Ухудшение морально- результатах контроля психологического климата и снижение эффективности контроля

Комплексное управление качеством (TQM) – это организационная стратегия, связанная с определенными методами и позволяющая поставлять потребителям качественные товары и/или услуги

Организационные ценности в системе TQM Ø Любой ценой добиваться удовлетворения клиента Ø Внутренние потребители столь же важны, как и внешние Ø До конца рабочего дня откликаться на запрос или жалобу любого клиента Ø Снимать телефонную трубку не позже второго сигнала

Организационные ценности в системе TQM (продолжение) Ø Клиент всегда прав Ø Не только соответствовать ожиданиям клиентов, но и доставлять им удовольствие в процессе обслуживания Ø Командная работа и сотрудничество важнее индивидуальных действий и политических игр

Организационные ценности в системе TQM (продолжение) Ø Все вовлекаются в борьбу за качество; исключения или отстраненность не допускаются Ø Откликаться на любое предложение работника относительно повышения качества в течение одной недели Ø Никогда не довольствоваться достигнутым уровнем качества; всегда бороться за его непрерывное повышение

Методы и приемы TQM Кружки качества Наделение полномочиями (empowerment) Контрольные сравнения (benchmarking) Внешние источники (outsourcing) Сокращение продолжительности цикла Непрерывные усовершенствования (kaizen) Реинжиниринг (reengineering)

Факторы успеха TQM Позитивные Негативные факторы Высокие требования к Завышенные ожидания профессионализму менеджмента сотрудников Обогащение содержания Сужение круга полномочий труда и повышение менеджеров среднего мотивации работников звена Совершенствование Неудовлетворенность навыков решения проблем рабочих различными у сотрудников аспектами организационной жизни Участие в управлении и Менеджмент настроен на командная работа – радикальные основные методы решения преобразования проблем

Характеристики эффективного контроля Ø Связь со стратегией Ø Ориентация на результаты Ø Принятие участниками Ø Баланс объективных и субъективных данных Ø Точность Ø Гибкость Ø Своевременность Ø Экономичность

Спасибо за внимание!