Контроль и регулирование в системе функций

Контроль и регулирование в системе функций менеджмента Значение и содержание функций контроля и регулирования Виды и формы контроля и регулирования Процесс контроля и регулирования

Контроль необходим поскольку 1. Неопределенность 2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций 3. Поддержание успеха 4. Широта контроля

Определение Ø Контроль - это постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения проблем, возникающих в ходе производственно- хозяйственной деятельности организации или во внешней среде Ø Проблема - это любое отклонение от плановых заданий, нормативов, проектов, стандартов

Контроль как комплексная функция включает в себя учет, оценку, анализ Ø 1. Сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет) Ø 2. Оценка состояния и значимости полученных результатов, выявление отклонений от стандартов, нормативов, заданий и т. п. (оценка) Ø 3. Анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности. (анализ) Ø 4. Прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий

Регулирование Ø Регулирование - это процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем и отклонений. Ø В ходе регулирования происходит актуализация, т. е. обновление плановых заданий, нормативов, стандартов, с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации. Ø Функция “контроль” переходит в функцию “регулирования”, в момент принятия и реализации решений по корректировке выявленных отклонений.

Контроль в управленческом цикле Ø Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента. Корректировка принятых ранее решений под воздействием изменившихся условий - это осуществление принципа обратной связи в управленческом цикле. В процессе контроля информационные потоки направлены от объекта к субъекту

Классификация контроля По времени осуществления Ø Предварительный Ø Текущий Ø заключительный

Про предварительный контроль Ø Предварительный - осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами реализации данного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения Ø Четкие инструкции – путь к цели организации Ø Ключевые ресурсные области

Про текущий контроль Ø Непосредственно в ходе работ Ø Объект- работник; субъект – непосредственный руководитель Ø Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов работы

Заключительный контроль Ø осуществляется либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Ø Имеет две важнейшие функции - дает информацию для планирования будущих действий в сходных условиях, способствует мотивации достижения определенных результатов

По цели контроля (2 пункта) Ø Стратегический - осуществляется применительно к разработке и реализации перспективной концепции деятельности организации. Объекты стратегического контроля - маркетинг, научно-техническое развитие, продуктово-тематическая специализация. Ø Оперативный - нацелен на текущий учет, имеет задачей выполнение текущих плановых заданий. Объекты - производственное задание, сроки выполнения работ, качество работ, ресурсы и затраты предприятия

Предмет контроля (2 пункта) Ø Финансовый - контроль конечных финансовых показателей проводится на разный уровнях в соответствии с принятой организационной структурой организации. Объектами являются - финансовые показатели деятельности организации (прибыль, затраты, эффективность использования ресурсов, платежеспособность, ликвидность). Ø Административный - распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты - производственный процесс в целом и его составные части. плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы

По содержанию контроля Ø Поскольку различные производственные операции имеют существенные различия, методы и формы контроля также отличаются. Принято содержательно выделять контроль соотношения затраченного времени и выполненного объема работ, контроль правильного определения стоимостных показателей, контроль ресурсов (инвентаризация), контроль качества продукции, сырья, выполненных работ.

ПО масштабу контроля Ø Полный - строится как целостная система тотального контроля в принятой организационной структуре. Ø Выборочный - организуется либо как разовое мероприятие, либо как контроль определенной доли продукции (работ, услуг) на предмет соответствия заданным нормативным требованиям

По форме Ø внешний - осуществляемый контрольными органами, вышестоящей организацией и т. п. и Ø внутренний - организуемый внутри организации для решения внутренних задач.

Два вида регулирования Ø Реактивное регулирование - Осуществляется когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов. Ø Упреждающее регулирование - проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: Ø 1. Выработка стандартов и критериев Ø 2. Сопоставление с ними реальных результатов Ø 3. Принятие необходимых корректирующих действий

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов имеют две особенности Ø 1. Наличие временных рамок Ø 2. Конкретный критерий по отношению к которому может быть оценена работа

Сопоставление достигнутых результатов с достигнутыми стандартами состоит из : Ø определение отклонения Ø измерение результатов Ø передача информации Ø оценка информации

Корректирующие действия После оценки процесс контроля переходит в третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: Ø ничего не предпринимать Ø устранить отклонение Ø пересмотреть стандарт