Контроль и регулирование в менеджмента Вопросы 1

Контроль и регулирование в менеджмента

Вопросы: 1. Сущность контроля 2. Процесс контроля 3. Характеристики эффективного контроля 4. Инновации в контроле

1. Сущность контроля

Понятие контроля в менеджменте Контроль как функция менеджмента – это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях. Контроль – это проверка результатов какой-либо деятельности на соответствие целям и нормам, принятым в организации, сообществах и государствах, а также ценностям, вошедшим в индивидуальное и коллективное сознание как внутреннее убеждение, регулирующее поведение людей.

Основной признак контроля – это активное использовани е обратной связи S О

Контроль – это часть управленческой деятельности, т. е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия или обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции. В самом общем виде контроль можно определить в виде схемы: Фактические показатели Требуемые показатели совпадени е фактический показатель соответствует требуемому показателю коррекции не требуется. сопоставление несовпадение требуется принятие решения о необходимости коррекции.

имеет цели обратная связь использует внешние ресурсы выявляет значительные отклонения преобразует внешние ресурсы для внутреннего использования корректирует отклонения данные о полученных результатах ! Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации Управляющее воздействие Орган управления Объект управления Информация о новом состоянии объекта

По времени 1. По времени осуществления Предварительный 5. Предварительный контроль 6. Текущий контроль 7. Заключительный контроль 2. По степени охвата 3. По срокам проведения 4. По форме осуществления До фактического начала работы Цель – проверить соответствие результатов целевым параметрам

1. По времени осуществления 2. По степени охвата 3. По срокам проведения 4. По форме осуществления 5. Предварительный контроль 6. Текущий контроль 7. Заключительный контроль Непосредственно в ходе выполнения работ Цель – выявить несоответствующие деятельности ресурсы

1. По времени осуществления 2. По степени охвата 3. По срокам проведения 4. По форме осуществления 5. Предварительный контроль 6. Текущий контроль 7. Заключительный контроль Осуществляется после того как работа выполнена Цель – помочь предотвратить ошибки в будущем

По времени По степени осуществления охвата 1. Полный (общий) контроль 2. Выборочный контроль По срокам проведения По форме осуществления По времени осуществления Проверка всех объектов Цель – не допустить отклонений от заданных параметров Требует наибольших затрат времени Частичная проверка Цель – минимизировать затраты

По степени По срокам охвата проведения 1. Систематический контроль Периодический 2. Периодический контроль 3. Разовый контроль По форме осуществления По времени осуществления По степени охвата Проводится постоянно Цель – получение информации точно в срок Проводится в целях экономии Цель – получение информации в установленные периоды времени Нет чёткой системы контроля Цель – получение нужной информации на определённом этапе

По срокам По форме проведения осуществления 1. Финансовый контроль Административ 2. Административный контроль 3. Технический контроль По времени осуществления По степени охвата По срокам проведения Получение экономической отчётности Цель – учёт затрат Проверка выполнения работ сотрудников фирмы Цель – оценить деятельность сотрудников Проверка производственных параметров Цель – своевременное устранение технических неполадок

2. Процесс контроля

Элементы системы контроля Субъект контроля Технические средства Человек Группа людей Организация Система контроля Объект контроля Работник Подразделение организации Организация в целом Вид деятельности Предмет контроля Количественные и качественные параметры Структурные параметры Пространственные параметры Временные параметры

Процесс контроля состоит из четырёх этапов: 1 1 -й этап контроля Установление целей контроля 2 2 -й этап контроля Проведение наблюдений и измерений 3 3 -й этап контроля Сравнение со стандартами 4 4 -й этап контроля Коррекция

Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать что-то по своим признакам, свойствам, качествам

1 Иметь 2 временные рамки 4 Параметры могут обладать двумя важными особенностями: Иметь конкретный критерий Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

Процесс контроля состоит из четырёх этапов: 1 1 -й этап контроля Установление целей контроля 2 2 -й этап контроля Проведение наблюдений и измерений 3 3 -й этап контроля Сравнение со стандартами 4 4 -й этап контроля Коррекция

Для определения эффективности работы, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Для этого проводятся наблюдения и измерения. Статистические 2 отчёты 1 Личное наблюдение Для измерения используют следующие источники информации Письменные 4 отчёты Устные 3 отчёты

Процесс контроля состоит из четырёх этапов: 1 1 -й этап контроля Установление целей контроля 2 -й этап контроля 2 Проведение наблюдений и измерений 3 3 -й этап контроля Сравнение со стандартами 4 4 -й этап контроля Коррекция

Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Изменение фактических показателей Определение приемлемого диапазона отклонений 4. Приемлемый верхний предел отклонения 2. Приемлемый диапазон отклонений 1. Стандарт 3. Приемлемый нижний предел отклонения t t+1 t+2 t+3 t+4 Временной период t+5

Процесс контроля состоит из четырёх этапов: 1 1 -й этап контроля Установление целей контроля 2 2 -й этап контроля Проведение наблюдений и измерений 3 3 -й этап контроля Сравнение со стандартами 4 4 -й этап контроля Корректировка Коррекция

Регулирование – заключительный этап процесса контроля, на котором корректируется деятельность объекта контроля 1 Ресурсы заданные стандарты и показатели 2 Результат Проверка хода выполнения работ Результаты проверки: 1. Результаты полностью соответствуют заданным стандартам и показателям 2. Обнаружены небольшие отклонения результатов от целей Целесообразные действия: 3 5 7 3. Изменения во внешней или внутренней среде, которые делают установленные задания невыполнимыми Поддержание текущего состояния. Сохранение status quo Внесение изменений в деятельность объекта контроля (коррекция работы) 4 6 8 Трансформация эталонов, т. е. пере. Смотр заданных стандартов и показателей

3. Характеристики эффективного контроля

1. Действенным 8. Понятным 7. Своевременным 2. Гибким Эффективный контроль 3. Систематическим 4. Комплексным 6. Гласным 5. Экономичным

Понятным Своевременным Действенны м Устранять нарушения Гибким Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Действенным Понятным Своевременным Гибким Устранять неблагоприятные последствия, учитывать новые возможности Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Действенным Понятным Своевременным Гибким Проводиться постоянно Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Действенным Понятным Своевременным Гибким Охватывать все сферы деятельности Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Действенным Понятным Своевременным Гибким Выгоды должны быть выше затрат Систематическим Комплексным Гласным Экономичны м

Действенным Понятным Своевременным Гибким Результаты должны быть известны исполнителям Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Действенным Понятным Своевременным Гибким Всему своё время Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

41 Действенным Понятным Своевременным Гибким Результаты контроля должны быть ясными Систематическим Комплексным Гласным Экономичным

Типичные ошибки в проведении контроля Ошибки при осуществлении контроля Подмена целей организации параметрами контроля Перегрузка руководителей информацией системы контроля Чрезмерный контроль

4. Инновации в контроле

TQM – Total Quality Management Всеобщее управление качеством Это управление качеством деятельности организации или предприятия в современных условиях ужесточения конкуренции и борьбы за лояльность потребителя.

Контроль качества 4 Обратная связь от потребителей 3 РЕЗУЛЬТАТЫ 1 КОМПАНИЯ 5 2 КАНАЛЫ ПОСТУПЛЕНИЯ ПРОДУКЦИИ ПОТРЕБИТЕЛЮ Качество продукции определяет лояльность потребителей. ПОТРЕБИТЕЛЬ

Качество – степень соответствия присущих продукции характеристик требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей. Качество деятельности организации определяется: 3. Качеством управления процессом получения продукции 4. Международными стандартами качества 2. Качеством процесса получения продукции 1. Качеством продукции

49 Подготовка и реализация системы менеджмента качества состоит из: 1) анализа потребностей и ожиданий потребителей и заинтересованных сторон 2) разработки политики и целей организации в области качества 3) выделения процессов и ответственности для обеспечения качества 4) выделения приоритетов и ресурсов для обеспечения качества 5) определения методов оценки качества на каждом этапе производства и реализации 6) применения методов результативности оценки качества для анализа 7) анализа несоответствий, причин несоответствий предупреждения появления несоответствий и эффективности и их устранения, 8) организации системы контроля, управления качеством и совершенствования

Предприятие запланировало и произвело 5 тыс. шт. изделий в текущем году. Себестоимость одного изделия – 40 у. е. Оптовая цена одного изделия – 50 у. е. Отдел сбыта сумел продать 3, 5 тыс. шт. изделий. Какую прибыль получило предприятие ? Плановую: 5000 х 50 – 5000 х 40 = 50 Фактическую: тыс. у. е. 3500 х 50 – 5000 х 40 = – 25 тыс. у. е. Избегать подобных результатов помогает контроллинг СЛС

2. 4. 4. 2. Контроллинг 48 49 1. Функция управления 2. Тип управления контроль контроллинг прошлое: будущее: выполненное, достигнутое, полученное планируемое, прогнозируемое, ожидаемое Контроллинг – новое явление в теории и практике современного управления. Он интегрирует учет, контроль, планирование, экономический анализ, бюджетирование и менеджмент для достижения оперативных и стратегических целей организации. СЛС 51 53

е ы н ы ль бот я а он ра ени и кц ния авл ун ле пр ф у 1) рав ы ( п м на сте си (2) экономическая информация (3) сопоставление целевых, плановых, фактических и ожидаемых показателей контроллинг для (4) стратегических оперативных и тактических управленческих решений

Основные функции контроллинга 1. координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия 2. информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений 3. создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием 4. обеспечение рациональности управленческого процесса

В рамках системы контроллинга информация аккумулируется и анализируется не по предприятию в целом, а по центрам ответственности. Центр ответственности — это сегмент внутри предприятия, во главе которого стоит ответственное лицо, принимающее решения. 1. Центры затрат В организациях существуют 2. Центры выручки 3. Центры прибыли 4. Центры инвестиций

1. Центр затрат подразделение, руководитель которого отвечает только за затраты 2. Центр выручки подразделение, руководитель которого отвечает только за выручку, но не за затраты… 3. Центр прибыли подразделение, руководитель которого отвечает как за затраты и выручку, так и за прибыль 4. Центр инвестиций подразделение, руководитель которого отвечает за капиталовложения, доходы и затраты, например, новый строящийся производственный объект, предприятие в составе объединения

САМОКОНТРОЛЬ МЕНЕДЖЕРА ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО 1 ВРЕМЕНИ, ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ 4 2 АНАЛИЗ СОБСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА САМОКОРРЕКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА 3 САМОКОНТРОЛЬ является перспективной и динамично развивающейся частью менеджмента, отражающей все его функции, правила и тенденции развития.

Самоконтроль – управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществление мероприятий, работ, действий. 3. Методы самокоррекции 2. АНАЛИЗ СОБСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ, ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ Самоконтроль 4. Это совокупность общих методов и рекомендаций; для каждого человека и организации следует подбирать их отдельно и индивидуально.

Правила планирования собственной деятельности 1. Планирование ведется в письменном виде 2. Необходим учет результатов предшествующего анализа деятельности 3. Нужно планировать 60% своего времени, 40% оставлять незапланированным, из них 20% – непредвиденное время, 20% – спонтанное время 4. Установить четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем 5. При перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности 6. Регулярно пересматривать планы 7. Планы должны быть реалистичными и согласованными с планами коллег, руководства

1. Анализ собственной деятельности – выявляет временные потери, показывает сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. 1. Анализ собственной деятельност и 2. ДОСТОВЕРНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ 2. Учет времени необходимо вести в процессе работы; ведение может осуществляться в форме записей или компьютерных программ (пример: Visual Time Analyzer).

В процессе анализа необходимо ответить на следующие вопросы: 1 Необходимость работы 2 Оправданность затрат времени 3 Целесообразность самостоятельного выполнения работ 4 Сознательность определения временного интервала 5 Эффективность работы Анализ собственной деятельност и ДОСТОВЕРНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Методы самокоррекции менеджера 1. Делегирование – передача задач своему подчиненному из сферы деятельности самого руководителя. Передача задач может быть на длительный срок или разовые поручения. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач 2. Выработка стандартов передачи информации. Стандарты должны включать точные значения терминов, применяемых в деятельности организации, перечень параметров, которые должны передаваться при информировании о событиях, явлениях, фактах и др. 3. Использование компьютерных информационных систем в организации