Консультирование по описанию и оптимизации бизнес-процессов Соискатель: Климентионок Вероника Игоревна Кураторы: Колобова Наталья Владимировна Чечкова Анна Валентиновна
Краткая информация о соискателе Ведущий консультант по управлению, компания «Ключевые решения» , г. Минск Специализация: бизнес-процессы как управленческий инструмент Профессиональные достижения: авторский подход к оптимизации бизнес-процессов
Краткая информация о соискателе Опыт консалтинговой деятельности с 2006 г. Осуществляла консультирование по запросам: ü ü ü ü оргдиагностики; аудита выполнения и управления бизнес-процессами; оптимизации и стандартизации бизнес-процессов; построения оргструктуры; разработки и внедрения пакета структурных документов; внедрения оперативного планирования; повышения личной эффективности руководителей.
Запрос клиента на консультирование Хочу, что бы вы описали и улучшили мои процессы А что вас беспокоит? непрозрачность работы подразделений, сбои в бизнес-процессах, ситуативность решения проблем, отсутствие плановости в работе и развитии компании, а так же большая загрузка меня как управленца
Планы клиента по преобразованию его компании Оптимизация (описание и улучшение существующих бизнес-процессов, повышение профессиональных компетенций сотрудников, повышение качества существующих услуг и товаров). Инновационное развитие (разработка и внедрение инновационных бизнес-процессов, товаров и услуг). Создание культуры постоянного совершенствования качества процессов, товаров и услуг.
Оргдиагностика Цель Выявление проблем, ограничивающих развитие компании, определение направлений и задач организационного роста. Предполагаемый результат Клиент располагает объемом актуальной информации, характеризирующей текущее состояние компании, и содержательным план ее реорганизации. Критерии оценки результата § Наличие полезной новизны для Клиента в характеристике компании. § Предоставление неочевидных для Клиента проблем компании и их причин. § Практическая ориентированность и применимость рекомендаций.
Описание и оптимизация бизнес-процессов Цель Повышение прозрачности и эффективности деятельности компании. Предполагаемый результат Будет зафиксирован порядок и ответственность за выполнение работ, устранены сбои в выполнении бизнес-процессов, повышено качество выполнения бизнес-процессов. Критерии оценки результата § Наличие верифицированных описаний бизнес-процессов. § Решены выявленные в реализации бизнес-процессов проблемы. § Налажено взаимодействие подразделений. § Минимизированы вариации в результатах выполнения бизнеспроцессов (бизнес-процесс стал выполняться стабильно без сбоев).
Контракт на консультирование Оргдиагностика и разработка плана реорганизации § Оценка уровня организационного развития и анализ проблемного поля компании в разрезах управления, бизнеспроцессов, персонала, финансов, маркетинга и сбыта. § Оценка потенциала управленческого персонала и его готовности к развитию компании. § Разработка плана реорганизации компании. Описание и оптимизация двух бизнес-процессов § Описание бизнес-процессов. § Анализ и оптимизация бизнес-процессов. § Регламентация бизнес-процессов. § Сопровождение внедрения изменений в бизнес-процессах. § Обучение сотрудников компании технологиям процессного управления и передача практического опыта описания и оптимизации бизнес-процессов.
Дополнительные эффекты от сотрудничества с консультантами Повышение компетентности руководителей подразделений и ключевых сотрудников компании в проведении организационных изменений, анализе и оптимизации бизнес-процессов, а так же в реализации выбранных бизнес-процессов. Рассмотрение возможностей процессных инструментов применительно к системе управления компанией.
Граф проблем
Выводы по результатам оргдиагностики q Основной риск проведения организационных изменений – отсутствие у акционеров, исполняющих функции директоров, согласованности в управлении компанией. q Руководитель бизнес-направления является скорее его администратором, нежели полноценным управленцем. q Система мотивации работает по «котловому» методу, что демотивирует успешных продавцов. q Бизнес-процессы сложились «стихийно» . Взаимодействие между подразделениями компании требует работ по согласованию. Бизнеспроцессы поставок, управления взаимоотношениями с клиентами, и управления дилерской сетью необходимо наполнять соответствующими профессиональными функциями. Бизнес-процессы маркетинга и управления человеческими ресурсами практически не реализуются. q Автоматизация бизнес-процессов и управленческого учета в компании «лоскутная» и не покрывает всех информационных потребностей компании.
Первоочередные шаги плана реорганизации ü Согласование видения акционеров. ü Проведение целеполагающего тренинга. ü Проведение командообразующих мероприятий. ü Принятие срочных мер по преобразованию функциональноорганизационной структуры и открытию необходимых вакансий. ü «Доукомплектация» департамента поставок квалифицированными сотрудниками и согласование взаимодействия с отделом продаж.
Расширение контракта Оргдиаг -ностика Проектная сессия SAPE Согласование видения акционеров Разработка стратегии Внедрение оперативного планирования Описание и оптимизация бизнес-процессов
Этапы работ по описанию и оптимизации бизнес-процессов Обучение Подготовка Описание Анализ проблем Целеполагания и прарметризации Оптимизация Регламентация Внедрение изменений
Подход к оптимизации бизнес-процессов Целеполагание Анализ бизнес-процессов Определение проблем Выявление причин Оптимизация бизнес-процессов Определение критериев оптимизации
Этап Обучение § Проведение корпоративного семинара § Выполнение самостоятельной работы § Обучение работе с кейс-средством Примеры Задания Выполнение работ совместно с консультантами Методические материалы Практический опыт
Этап Подготовка § § Выбор бизнес-процессов Формирование рабочей группы Разработка соглашения о моделировании Разработка шаблона процессного регламента
Этап Описание § Сбор информации о бизнес-процессах § Формирование текстовых описаний бизнес-процессов § Разработка графических моделей бизнес-процессов «как есть» Ежемесячно с 20 по 25 число месяца, менеджеры отдела продаж и дилеры выясняют потребности своих клиентов. Они смотрят в 1 С в разделе Отгрузки запланированные, но еще не осуществившиеся отгрузки …
Этап Анализ проблем § Сбор информации о проблемах и их причинах с точки зрения сотрудников компании § Структурирование и обобщение проблем и их причин § Отработка гипотез о причинах проблем § Согласование общего видения проблем и причин бизнес-процессов Бизнес-процессы компании Не соответствие выходов-входов: - по форме и содержанию; - по качеству; - по срокам предоставления. Управление процессами
Этап Целеполагание и параметризации § Определение требований к бизнес-процессам § Спецификация целей оптимизации бизнес-процессов § Формирование перечня показателей бизнес-процессов и их результатов Цель оптимизации Требование Обработка запроса на товар под заказ не более 3 дней Повысить скорость предоставления предложений от поставщиков Поиск и выбор поставщика Показатель процесса длительность
Этап Оптимизация § Выработка предложений по оптимизации бизнес-процессов § Структурирование и обобщение предложений по оптимизации § Выбор предложений для реализации Способ выполнения работы Управление работами Исполнители и ответственность Результаты работ Мотивация Потоки информации
Этап Регламентация § Разработка графических моделей и текстовых описаний бизнеспроцессов «как должно быть» § Формирование регламентов бизнес-процессов «как должно быть» § Ознакомление с регламентами в структурных подразделениях Содержание регламента 1. Назначение и область применения 2. Нормативные ссылки и термины 3. Определение Процесса 3. 1. Цели и задачи 3. 2. Владелец 3. 2. Входы, выходы, клиенты и поставщики 4. Выполнение Процесса 4. 1. Описание Процесса 4. 2. Матрица ответственности 4. 3. Показатели Процесса 5. Порядок внесения изменений 6. Приложения (формы документов)
Этап Внедрение изменений § Планирование внедрения изменений § Мониторинг внедрения изменений § Анализ результатов внедрения изменений Планирование изменений Подготовка к изменениям Апробация новых методов работы Обучение персонала Мониторинг внедрения изменений Корректировка изменений
Подведение итогов q Уточнены и скорректированы зоны ответственности и функционал руководителей подразделений и сотрудников компании q Налажено взаимодействие подразделений: своевременный обмен информацией и согласованные результаты работ q Устранены проблемы в бизнес-процессах, выявленные в ходе их рассмотрения q Разработаны показатели бизнес-процессов, которые используются для оценки работы подразделений и мотивации. q Разработаны регламенты бизнес-процессов, по которым можно обучать новых сотрудников q Сотрудники Заказчика обучены и могут описывать и проводить анализ проблем бизнес-процессов самостоятельно q Сотрудники Заказчика умеют работать в рабочей группе и организовывать внедрение изменений
Оценка проекта клиентом «Нам удалось снять напряженность между сотрудниками подразделений и упорядочить их совместную работу…» «После окончания первого этапа работ, направленного на устранение проблем и упорядочивание работ, сформировалась реальная возможность приступить ко второму этапу - повышению качества внешних услуг и введению инновационных продуктов…» «Благодарность за профессионализм и компетентность, за настойчивость и доброжелательность при работе с сотрудниками компании…»
Скачать презентацию Консультирование по описанию и оптимизации бизнес-процессов Соискатель Климентионок
6bbd45289f0e2d04576d038303a47c04.ppt