Конкурсный процесс и основные этапы его осуществления 4

Конкурсный процесс и основные этапы его осуществления (4 часа) 1. Содержание конкурсного процесса. 2. Конкурсная документация: назначение, состав, порядок предоставления. 3. Правила информирования о закупках. 4. Подготовка, оформление и подача оферт. 5. Процедуры рассмотрения и оценки конкурсных предложений. 6. Заключение контракта. Документальное оформление конкурсной закупки. 1

1. Содержание конкурсного процесса • Тендерный (конкурсный) процесс последовательность юридически регулируемых действий и формальных документов, посредством которых покупатели и поставщики могут достичь заключительной стадии - подписания и реализации контракта. Определяется законодательством. 2

Алгоритм проведения процедуры конкурсного процесса (открытый конкурс) Разработка конкурсной документации Конкурсная публикация Подготовка и подача торговых предложений Рассмотрение и оценка предложений, присуждение контракта Да Подписание контракта Нет Принятие решения о проведении новой процедуры 3

2. Конкурсная документация: назначение, состав, порядок предоставления. • Конкурсная документация (досье тендера) комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить конкурсные предложения (оферты) на поставку товаров в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения конкурса. • • Конкурсная документация исполняет ряд важных функций: инструктирует потенциальных участников о процедуре торгов; дает описание закупаемых товаров; устанавливает критерии для оценки предложений; определяет условия будущего контракта. 4

Состав конкурсной документации указывается в законодательных актах и может быть сгруппирован в следующие блоки: • 1. Характеристика товаров, работ и услуг. • 2. Критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. • 3. Условия контракта • 4. Инструкция участникам торгов. 5

1. Характеристика товаров, работ и услуг. • Информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). • В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Ответственный блок, требующий внимания и трудоемких маркетинговых исследований 6

2. Критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа • Критерии оценки конкурсного предложения –установленные в конкурсной документации показатели, на основании которых определяется, какой из участников торгов сделал наиболее конкурентоспособное и выгодное предложение. На основе критериев оценки устанавливается порядок выбора победителя. Критериями оценки могут быть: • самая низкая цена; • экономически самое выгодное предложение. (качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики, сроки поставки и пр. ). 7

• Критерия ранжируются (т. е. расставляется в порядке уменьшения их значимости); • определяются удельные веса критериев в соответствии с их значимостью; • указывается методика оценки. В конкурсной документации должны найти отражение все критерии, их порядок, значимость. В противном случае критерий не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Информированность участников о значимости (весомости) критериев, о методике оценки способствует открытости при подведении итогов конкурса и не позволяет заказчикам предоставлять незаконные преференции комулибо из участников. 8

Ориентировочные коэффициенты удельных весов для групп критериев оценки конкурсного предложения № Основные группы критериев п/п Коэффициенты удельного веса Характеристика товаров. Цена предложения, срок 1 фиксации цены с учетом уровня инфляции, средство 0, 65 - 0, 85 платежа и др. 2 Критерии, характеризующие порядок и сроки осуществления платежей за поставку товаров 0, 10 -0, 20 3 Критерии, характеризующие функциональные и эксплуатационные свойства товаров (работ, услуг) 0, 05 -0, 10 4 Прочие критерии Сумма коэффициентов удельных весов 0, 00 - 0, 05 1, 00 9

3. Условия контракта Контракт – двустороннее или многостороннее соглашение, которое является результатом договоренности сторон, где оговорены права и обязанности для его участников. Должны найти отражение: сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий, пр. Как правило, приводится типовой проект контракта. Типовой контракт представляет собой образец договора и служит основой переговоров о заключении сделки, может корректироваться и дополняться сторонами. Условия контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре. Регулируется Гражданским кодексом. 10

4. Инструкция участникам торгов. Цель инструкции - установить правила конкурсного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Инструкция содержит следующую информацию: - реквизиты заказчика, - формы предложения и гарантия предложения, - требования к квалификации претендентов, - имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, - любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться претенденту в процессе подготовки предложения и участия в конкурсе. 11

Конкретный состав конкурсной документации, ее объем могут меняться в зависимости от предмета торгов. Разрабатывается заказчиком самостоятельно. В случае необходимости к разработке могут привлекаться инженерно-консультационные фирмы, проектные институты и др. организации. От конкурсной документации, ее качества, во многом зависит эффективность конкурсного процесса и всей закупки в целом. Все неточности, ошибки могут иметь весьма негативные последствия для заказчика в последствии. • Может передаваться участникам бесплатно или за плату. • Оформляется на бумажных носителях, а также в форме электронного документа. 12

3. Правила информирования о закупках. Ø Ø Ø В соответствии с принятыми правилами рекламирования приглашение к участию в торгах может быть в виде: объявлений в специальных информационных бюллетенях (например: в России – это «Конкурсные торги» , в Великобритании – «Export itelligence Service» , в Беларуси – «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежем» и т. д. ); информации, размещаемой в компьютерных сетях и электронных базах, рекламы, размещаемой, по крайней мере, в одной широкотиражной или официальной газете. В случае международных торгов – в международной прессе; рекламы в торговых изданиях; писем, адресованных участникам торгов; циркулярных писем консульствам или дипломатическим 13 представительствам

Приглашение к участию в торгах и должно содержать следующую информацию: • наименование и адрес покупателя, организационно-правовая форма, • наименование вида процедуры; источник финансирования; • краткое описание предмета закупки, его количество, место и сроки поставки товаров; • сроки, размер и порядок внесения платы за конкурсные документы, если плата установлена; • окончательный срок, место и порядок представления конкурсных предложений; • критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента; • порядок, сроки и место получения конкурсной документации; • способ передачи, цена конкурсных документов и порядок ее взимания, др. Приглашение к участию в торгах считается опубликованным с даты размещения его на официальном сайте. В ответ на приглашение поставщики приобретают конкурсную документацию. 14

4. Подготовка, оформление и подача оферт. • • Подача оферты в ответ на конкурсное приглашение является свидетельством принятия претендентом всех условий, установленных в конкурсной документации. Конкурсное предложение оферта продавца – обязательно для исполнения претендентом. В состав конкурсного предложения входят: форма конкурсного предложения и ведомость цен; документы, подтверждающие правомочность и квалификацию участника; документы, подтверждающие соответствие поставляемой продукции требованиям заказчика; обеспечение конкурсной заявки. Готовое предложение должно быть четко составлено, разборчиво написано, не содержать исправлений, и обязательно подписано претендентом. Между выходом публикации и крайним сроком подачи конкурсных предложений должен пройти определенный срок (не менее 30 дней для 15 конкурса).

Правила подачи предложений По существующим правилам, предложение претендента должно быть представлено в двойных запечатанных конвертах - один конверт внутри другого. Внешний конверт должен быть адресован заказчику, содержать название проекта, название и номер приглашения к участию в торгах, а также слова «не вскрывать до …» с указанием времени и даты крайнего срока подачи конкурсных предложений. На внутреннем конверте – имя претендента – участника торгов, его адрес. Внутри конверта предложение и конкурсное обеспечение. Предложение может быть направлено и в электронном виде. В установленное время и в установленном месте, которые указаны в приглашении, в присутствии участников торгов, происходит вскрытие конвертов с предложениями и их краткое оглашение. 16

5. Процедуры рассмотрения и оценки конкурсных предложений Процедура «вскрытие конвертов» - зачитывается следующая информация: наименование участника торгов; цена предложения; наличие льгот; наличие конкурсного обеспечения. Сравнение и оценка и принятых оферт производится в строгом соответствии с критериями, сформулированными в конкурсной документации, и может включать несколько этапов: 1. рассмотрение. Заявка признается отвечающей требованиям конкурса по существу, если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений. 17

Определяется соответствие конкурсной документации : -техническим условиям, - соблюдение графиков поставок и графика платежей, - наличие запчастей и послепродажного обслуживания, - рабочие характеристики и производительность оборудования и пр. . 2. Осуществляется процесс оценки в соответствии с критериями и методикой, указанными в конкурсной документации, в результате которого производится ранжирование представленных предложений по степени их привлекательности для заказчика. Выбирается победитель. В зарубежной практике главным критерием успеха в торгах является наименьшее отклонение от требований конкурсной документации. 18

6. Заключение контракта. Документальное оформление конкурсной закупки. Завершающим моментом процедуры выбора поставщика является документальное оформление взаимных обязательств сторон, кульминация всей предшествующей работы. • Контракт это юр. документ, фиксирующий достигнутые между сторонами соглашения и условия их выполнения. Присуждение контракта формально происходит путем направления уведомления от имени покупателя или его уполномоченного представителя автору победившего торгового предложения. Одновременно с уведомлением заказчик направляет подписанный им контракт. Информация о подписании контракта должна быть опубликована по существующим правилам. 19

Оформление закупки • • Ø Ø Ø • • • Приказ на осуществление закупки, Процедура «вскрытие конвертов» оформляется протоколом, в котором должна содержаться следующая информация: поименный состав присутствующих на заседании членов конкурсной комиссии; поименный состав присутствующих участников торгов; общее количество поступивших заявок и перечень организаций, их представивших; общее количество заявок, признанных отвечающими требованиям и подлежащих дальнейшему рассмотрению; перечень организаций, предложения которых были отклонены с указанием мотивировок. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Процедура рассмотрения оферт (протокол № 2) Процедура оценки оферт и выбора победителя (протокол № 3) Справка о проведении процедуры Все протоколы складываются в папку и вместе со справкой о проведении процедуры сдаются на хранение. Срок хранения 3 -7 лет. 20

Таким образом, принципы прокьюремента, рассмотренные выше, реализуются на всех этапах тендерного процесса за счет: • • размещения заказа на конкурсной основе; заблаговременного предупреждения; доступности участия; обеспечения равных шансов на участие в конкурсе и получение заказа; • объективности оценки; • формальности и конфиденциальности. . 21

Процедура предквалификации: • • • В этом случае заказчику необходимо дополнительно выполнить ряд процедур: подготовку комплекта документов для предварительной квалификации претендентов; опубликование приглашений к участию в предварительном отборе претендентов; представление комплекта квалификационных документов; сбор заявок, характеризующих квалификационный уровень претендентов; анализ поступившей информации и принятие решений о соответствии квалификационного уровня претендентов предъявляемым требованиям; оповещение претендентов о результатах прохождения предквалификации 22

Для обеспечения единообразия представляемой информации квалификационные документы содержат набор форм, которые предлагается заполнить претенденту. Обычно квалификационные формы включают: • реквизиты компании; • опыт и прошлые достижения; • характеристика производственно-хозяйственной деятельности; • финансовое положение; • существующие обязательства; • персонал и оборудование, имеющиеся в распоряжении претендента, для выполнения предполагаемого контракта; • развернутый план выполнения работ и т. д. 23

Предварительный квалификационный отбор проводится обычно по следующим направлениям: • • правомочность поставщика; опыт проведения аналогичных работ; наличие необходимого количества производственных мощностей и ресурсов; • финансовая надежность поставщика; • репутация. После подведения итогов составляется список участников допущенных к участию в конкурсе. 24

Подготовка конкурсного процесса • 1. Подготовительный этап проведения конкурса: значение, основные цели и задачи. • 2. Создание системы закупок в организации. • 3. Планирование закупок в организации. • 4. Методы оценки конкурсных предложений. • 5. Составление графика проведения конкурса. 25

1. Подготовительный этап проведения конкурса: значение, основные цели и задачи. • Результаты конкурсных торгов, и всего процесса закупки зависят от того, насколько хорошо подготовлен, спланирован и организован конкурсный процесс. Основные задачи, решаемые в процессе подготовки к торгам: • определение предмета закупок и подготовка спецификаций; • изучение возможных источников закупки и предварительный отбор участников торгов; • определение типа контракта; • выбор метода закупки; • подготовка конкурсной документации для торгов; • определение функций и обязанностей всех участников; • найм на работу необходимых специалистов; • планирование самого процесса проведения конкурсных торгов; • определение форм и методов контроля; 26 • проработка юридических вопросов и пр.

2. Создание системы закупок в организации. • Основой должна стать собственная нормативная база, которая регламентирует порядок проведения закупок в данной организации, взаимодействие подразделений и выбор поставщика. • В первую очередь ознакомиться с действующей в государстве нормативно–правовой базой в области закупок, и только после этого приступить к созданию системы конкурсных закупок в организации. 27

1. Положение о закупках. • - является основным документом, определяющим внутренние правила организации закупок у заказчика. ü Прописываются все применяемые закупочные процедуры, условия и порядок их применения, ü полномочия и порядок формирования конкурсной комиссии, права и обязанности. Положение о закупках может включать следующие разделы: 1. Сфера и порядок применения. 2. Список терминов и определений. 3. Требования к поставщикам. 4. Способы закупок и условия их использования. 5. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п. ). • 6. Конкурсная комиссия. • • • 28

2. Регламент закупок. • Если положение задает стратегию закупок, то регламент отвечает за их тактику. • В регламенте детально прописывается порядок взаимодействия и ответственность подразделений, участвующих в закупке, вплоть до руководителей организации, а также выходы из различных нестандартных ситуаций. • Роль данного документа велика, недостаточность его проработки приводит к тяжелым последствиям. 29

3. Типовая конкурсная документация и методические материалы. • Эти документы не относятся к числу обязательных, но чем больше проводится закупок, тем желательнее иметь типовые формы по всем процедурам, проводимым в организации. • Это не только позволяет экономить время, повышать качество разрабатываемых документов, но и поможет обеспечить непрерывность процесса при ротации кадров. 30

• 4. Конкурсная комиссия Заказчик формирует комиссию , определяет ее задачи и предоставляет ей полномочия для выполнения этих задач. • Комиссия является подотчетной создавшему ее заказчику и выполняет его задания и поручения, оформленные в письменном виде. • В практике встречаются различные виды комиссий: - обычно к компетенции комиссии относятся вопросы, связанные с непосредственным проведением конкурса, - иногда конкурсная комиссия существует как формальная инстанция, только утверждающая окончательные решения. В этом случае дополнительно может создаваться рабочая группа, на которую будет возложена техническая часть по подготовке к конкурсу. • Конкурсная комиссия создается на постоянной основе либо для проведения и организации конкретной процедуры закупки. Ее численность, должностной и персональный состав утверждается руководителем организации. Обычно это 5– 7 человек – представители заказчика, финансовые, экономические и технические эксперты, юрист. При необходимости могут включаться специалисты соответствующего профиля. . 31

Функции комиссии: • Открывает предложения; • Проверяет предложения на соответствие требованиям конкурсной документации; • При необходимости запрашивает у участников дополнительную информацию; • Проводит проверку соответствия участников требованиям к составу и квалификац. требованиям; • Оценивает и сравнивает предложения, определяет победителя; • Отклоняет предложения; • Признает процедуру несостоявшейся и рекомендует заказчику повторную или иную процедуру. Члены комиссии несут ответственность в соответствии с законодательством. 32

3. Планирование закупок в организации. • 1. Исследование рынка и оценка потребностей. • 2. Определение минимальной компетенции поставщиков. • 3. Выбор метода проведения торгов. • 4. Разработка стратегии контракта. • 5. Выбор метода оценки конкурсных предложений. • 6. Составление графика проведения конкурса 33

Исследование рынка и оценка потребностей - основа для решения значительной части задач подготовительного периода. На основании исследований рынка необходимо решить ряд важных вопросов: какие товары требуются, каковы их характеристики, когда должны быть представлены, требуемые стандарты качества и т. д. На основании полученных данных покупатель приступает к разработке общего описания потребности, в которой указываются основные характеристики и необходимое количество требуемого товара. Описанные потребности должны стать основой для составления технических спецификаций. Этап достаточно трудоемкий. Особенно при первичной закупке, когда необходимы тщательные углубленные конъюнктурные исследования. Здесь же должны быть определены и критерии оценки закупаемых товаров. Законодательство требует, чтобы критерии были объективны и количественно оцениваемы. 34

Преференциальная поправка • В процессе оценки конкурсных предложений может использоваться система протекционизма – преференции, обеспечивающие приоритет отдельным поставщикам: - отечественным производителям; - малому бизнесу; - Организациям инвалидов и т. д. Аппарат преференций принят в международной практике достаточно широко; вместе с тем в ряде стран, (Германия) запрещается оказывать предпочтение отечественным претендентам. 35

Конкурсное обеспечение – в любой приемлемой для заказчика форме, оговоренной в конкурсной документации и не противоречащей действующему законодательству. Обычно конкурсное обеспечение имеет форму банковских гарантий, залога или поручительства. Характер и величина гарантии определяется заказчиком в зависимости о предполагаемой общей стоимости поставок и составляет обычно 1 – 5% общей суммы. Конкурсное обеспечение вводится в связи с длительным проведением конкурса и желанием заказчика подстраховаться от рисков, связанных с отказом претендентов от подписания контракта. Гарантия должна обеспечить надежность конкурсной процедуры и покрыть издержки заказчика на их проведение в случае, если представленное предложение будет отозвано оферентом ранее установленного срока, или в случае, если он будет не в состоянии подписать контракт или представить гарантию исполнения. Таким образом, конкурсное обеспечение можно рассматривать в качестве платы заказчику за риск. Механизм введения конкурсного обеспечения исполняет еще одну функцию – отсечение несерьезных предложений. Оферентам, проигравшим конкурс, гарантия возвращается по истечении определенного срока, предусмотренного законодательством (условиями тендера). Конкурсная гарантия выигравшего претендента либо возвращается ему, 36 либо включается в счет гарантии выполнения контракта после его подписания.

Определение минимальной компетенции поставщиков. На основании исследований и сформированных целей определяются возможные поставщики и минимальные требования к ним (торговые справочники, поиск с помощью компьютера, обращение по телефону в другие компании за рекомендацией, конфиденциальная информация, имеющаяся в распоряжении служб безопасности. На основании полученной информации формируются квалификационные требования к поставщикам для каждой процедуры закупок отдельно. Важнейшей задачей, которую организаторам торгов необходимо решить при подготовке данного этапа является правильное установление критериев оценки показателей квалификации и надежности поставщиков. Иначе можно сделать процедуру квалификации бессмысленной. Поставщик должен быть правомочным, удовлетворять и по качеству, и по объему поставляемой продукции, условиям доставки, цене и уровню обслуживания. Существенным является его техническое состояние, инженерные возможности, финансовое положение, местонахождение. Требования, которые обычно предъявляются к поставщикам–участникам конкурса: объемы продаж аналогичной продукции; опыт работы в данной сфере; наличие квалифицированных специалистов; оборудование; ценовая политика; прибыль за несколько последних лет; структура капитала; рентабельность; коэффициенты ликвидности; репутация; показатели, характеризующие стабильность и конкурентоспособность поставщика и т. д. 37

. Выбор метода проведения торгов. Осуществляется заказчиком в соответствии с действующим законодательством Учитываются цели и предмет закупок, его сложность, стоимость контракта в сравнении с «порогом» , источник средств, сроки проведения, эффективность а также опыт, компетенция и интуиция устроителя. Наиболее эффективные закупки являются результатом тщательного выбора конкурсной процедуры, способствующей, с одной стороны, созданию конкуренции между максимальным числом участников, а с другой – обеспечению эффективности закупок. 38

Разработка стратегии контракта –на основании потребностей заказчика и результатов маркетинговых исследований, включает: • сроки выполнения поставок с учетом времени выполнения административной работы, времени на изготовление товаров, их доставку, установку и запуск в действие; • правила поставок; • условия оплаты; • тип контракта (только товары, товары с установкой, контракт «под ключ» и т. д. ); • наличие гарантийного обслуживания; • возможности послепродажного обслуживания и др. В настоящее время в качестве основных видов контрактов применяются следующие виды: • контракт с фиксированной ценой (первоначально согласованная стоимость не подлежит пересмотру); • контракт типа «издержки плюс прибыль» . В данном случае сумма оплаты заранее не оговаривается, заказчик рассчитывается по фактическим издержкам, добавляя к ним некоторую величину прибыли; • контракт с разделением затрат, при котором предварительно определяется базовая сумма оплаты, а превышение делится пропорционально между сторонами в той или иной пропорции, 39 согласованной в контракте.

Выбор того или иного типа контракта, его формы и параметров во многом зависит от состояния рынка и определяется заказчиком с учетом действующего законодательства и его опыта. В международной практике принято, чтобы контракт содержал следующие документы: üформу конкурсного предложения и ведомость цен, представленных участником; üзаявку покупателя; üграфик поставок; üтехнические спецификации; üобщие условия контракта; üспециальные условия контракта; üкопию уведомления о присуждении контракта. 40

. Методы оценки конкурсных предложений. При выборе победителя приходится оценивать порядка 5 – 10 и более критериев. Часть из них – не количественные, а качественные, формализовать которые зачастую очень сложно. Методов выбора наилучшего предложения сегодня разработано много. Однако в закупочной практике чаще всего используются несколько: Балльный метод - один из наиболее распространенных в зарубежной и отечественной закупочной практике за счет своей наглядности и простоты. Мягкий рейтинг - предложения ранжируются при помощи балльной оценки, а затем из лучших предложений комиссия выбирает победителя на основании экспертной оценки ее членов. Данный метод применяется достаточно редко из-за непрозрачности принятия решений. Экспертно-балльный - применяется, когда среди оцениваемых критериев присутствуют и сложно формализуемые. Легко формализуемые критерии (цена, финансовые показатели) оцениваются балльным методом, а остальные определяются в баллах экспертами. Этот метод, как и «мягкий рейтинг» , менее «прозрачен» . 41

Оценка балльным методом Критерий 1. Цена руб. ) (млн. Коэффицие Поставщик 1 нт весомости В баллах с учетом весомости 2. Производител ьность (тонн) В баллах с учетом весомости Суммарная оценка Место 0. 3 Поставщик 4 2. 5 2. 4 2. 2 1. 9 1. 18 5. 5 10 0. 7 В баллах Поставщик 3 1 0. 7 Поставщик 2 0. 83 3. 85 7 12 6 10 8 10 1 6. 03 2. 97 3 0. 3 1. 81 0. 89 3. 7 1. 13 5. 66 7. 89 3 4 2 1 42

, (1) 43

где: – балльная оценка j-го показателя для i-го поставщика; – значение j-го показателя для i-го поставщика в натуральных единицах измерения; – лучшее значение j-го показателя среди всех предложений; – худшее значение j-го показателя; – максимальный балл (обычно = 10); – минимальный балл (обычно он равен 0 или 1). 44

График проведения конкурса В мировой практике принято предварительное планирование закупок в целом по организации. Составляется годовой план закупок, который обычно публикуется в предназначенных для информирования потенциальных поставщиков изданиях. После того как работа по подготовке закончена составляется план проведения конкретного конкурса. Потребность в подробном планировании обусловлена сложностью тендерного процесса, обилием участников, а также необходимостью достичь заданных целей к требуемому сроку при минимальных затратах всех видов ресурсов. Планирование может осуществляться в следующей последовательности: üдекомпозиция проекта на отдельные этапы и задачи; üсоставление календарного плана или графика; üсоставление сметы и бюджета проекта; üрасчет потребности в ресурсах; üразработка техники контроля. В основе планирования конкурса лежит его деление на этапы, каждый из которых состоит из определенного набора процедур и характеризуется каким-то качественным отличием. 45

График проведения конкурса Наименование задач Дни Календарь I • Изучение рынка Разработка конкурсной документации Подача конкурсных предложений Оценка конкурсных предложений и выбор победителя Подписание контракта 20 • Итоговая публикация • Документальное оформление VI 20 • V 30 • III 30 • II 3 46