Концепция документирования электронного взаимодействия и основные направления развития

Концепция документирования электронного взаимодействия и основные направления развития СЭД Генеральный директор ЗАО «Компания «Интер. Траст» Линев Андрей e-mail: alinev@intertrust. ru Cекция муниципальной информатизации при совете главных конструкторов информатизации регионов РФ г. Иркутск. 21 мая 2010 г.

Компания «Интер. Траст» Ü Ü Ü 16 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, более 3000 успешно реализованных проектов внедрения СЭД. 7 -9% (по разным оценкам) российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Программное обеспечение «Company. Media™» & «Office. Media™» входят во все списки лидеров рынка РФ, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий.

Линейка ПО Компании «Интер. Траст» Ü Система автоматизации делопроизводства «Office. Media©» n Ü В состав комплекта входит 18 готовых к использованию приложений для решения задач директивного и проектного управления Универсальная система электронного документооборота «Company. Media©» : n n n Документационное обеспечение управления Управление типовыми деловыми процессами Управление документацией Управления потоками работ и документов произвольных и регламентированных деловых процессов Коллективная работа с информацией и документами (Collaboration)

Один из лидеров российского рынка систем электронного документооборота Ü Ü Ü 6 из 10 Банков, входящих в ТОР 10 крупнейших банков России используют в своей работе наши системы: Сбербанк РФ, Газпромбанк, ВТБ, Росбанк, Альфабанк, УРАЛСИБ 2 из 5 предприятий ТЭК, входящих в ТОР 5 крупнейших Российских предприятий ТЭК пользуются продукцией и услугами нашей Компании (ЛУКОЙЛ, ИТЭРА) Ведущие Российские предприятия связи и телекоммуникации: Связьинвест, Ростелеком, СЗТ, Сибирь. Телеком, Дальсвязь, Роснет, Транс. Телеком и другие) Крупнейшие российские транспортные предприятия: Аэрофлот, Крас. Аэйр, «East. Line» Домодедовские авиалинии, Самарские авиалинии, Омскавиа, Сибавиатранс. Крупнейшие российские промышленные предприятия: НПО «Сатурн» , РКК «Энергия» , ТВЭЛ (и 2 дочерних предприятия), «Трансмашхолдинг» (и 12 дочерних предприятия), «Большевик» , «Рот Фронт» и др. Федеральные и государственные органы власти и управления федерального, регионального и муниципального уровня: Мининформсвязи РФ (его агенства и слжбы), ФСФР, Пенсионный Фонд РФ, АП РТ, Администрации ЯНАО, Самарской, Ульяновской, Оренбургской, Новосибирской областей, Администрации г. Красноярск, Омск и и др.

Опыт крупных внедрений в т. ч. и в ОГВ Проект Количество рабочих мест Администрация Омской области 800 ОАО «ЛУКОЙЛ» 20000 Органы исполнительной власти Самарской области 700 ФК «УРАЛСИБ» 13000 АКБ «БИН» 600 ОАО «ВТБ» 8000 Администрация Ульяновской обл. 600 ОАО «Сибирьтелеком» 5800 ОАО «Северо. Западный телеком» 4200 Администрация г. Омск 600 ОАО «Ростелеком» 4000 Администрация г. Красноярск 600 ЗАО «Юни. Кредит Банк» 3000 ОАО «Россельхозбанк» 500 ОАО «Аэрофлот» 2600 500 ЗАО «Трансмашхолдинг» 1500 Администрация г. Нижневартовска ОАО АИКБ «Тат. Фонд. Банк» 1500 АКБ «Форштадт» 420 Аппарат губернатора и исполнительные органы власти ЯНАО 1200 ОАО АКБ «Росбанк» 400 МФГ «КОНВЕРСБАНК» 300 ОАО «Газпромбанк» 1000 Федеральная служба по финансовым рынкам 300 ОАО «Связь-Банк» 1000 Внешэкономбанк 300 Компания «Макслевел» 800 Минкомсвязи РФ 300

Корпоративная территориально-распределенная система электронного документооборота Компании «LUKOILMedia» 52 предприятия, более 20000 р. м. Около 1 млн документов в год

Корпоративная территориально-распределенная система документационного обеспечения Банка на базе ПО «Company. Media» 57 филиалов, 8000 р. м. Около 2 млн документов в год

Корпоративная система электронного документооборота «Company. Media» 12 филиалов, 5800 р. м. Около 500 000 документов в год

Система электронного документооборота Ямало. Ненецкого Автономного округа на базе «Company. Media» Аппарат губернатора и исполнительные органы власти ЯНАО 1200 р. м. Около 200 000 документов в год

Система электронного документооборота Ульяновской области на базе «Company. Media» Аппарат губернатора и исполнительные органы власти области до уровня муниципалитетов 850 р. м. Около 300 000 документов в год

Концепция ДЭВ Основные направления идеологического, технического и функционального развития СЭД

Текущее положение дел Ü Ü Ü За 15 лет развития - российские СЭД прошли путь от переноса в электронную форму регистрационноучетных журналов до создания систем «сквозного документооборота» , от локальных АРМов до систем работающих в масштабах крупных Холдингов. Мы научились согласовывать документы в электронном виде, хранить образы, использовать ЭЦП, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. В системе теперь работают не только сотрудники канцелярии, а значительная часть управленческого персонала.

Текущее положение дел Платой за эти достижения стали проблемы СЭД, связанные с унаследованной от ДОУ метафорой работы с бумажными документами: Ü Производительность n Ü С ростом масштабов СЭД: объема документопотоков, количества пользователей и филиалов падает производительность системы. Избыточное документирование: n n «Лишние» атрибуты, документы и процессы, унаследованные от «бумажного» ДОУ создают в системе информационный шум – снижается находимость информации. Двойная работа, связанная с наличием в организации смешанного (бумажный и электронный) документооборота.

Текущее положение дел Ü Выполнение несвойственных, непривычных функций сотрудниками: n Ü Изолированность: n n Ü Ü Основной массе сотрудников трудно адаптироваться к электронной среде - распределенное атрибутирование – дополнительная и не характерная для них работа. Документы, рождающиеся в рамках основных бизнес процессов не попадают в СЭД (остаются в смежных системах) Неформальные обсуждения не документируются Процессы ДОУ (бюрократические) входят в противоречие с развитием организации и зачастую тормозят бизнес- процессы. Т. о. на пути развития отечественных СЭД возникают серьезные проблемы требующие изменений в самой концепции их построения, архитектуре, методологии/метафоре работы с документами. развития СЭД.

Текущее положение дел Ü Ü Анализ 20 летнего пути развития систем электронного документооборота на западе показывает, что принятая там модель/метафора работы основанная на отсутствии жестких правил, регламентов документированного взаимодействия, а также легкая адаптируемость, восприимчивость пользователей к новым технологиям позволило далеко продвинуться в области применения электронных документов. Серьезным достижением является то, что все виды электронных документов: письмо полученное по эл. почте, запись в БД, информация с сайта компании, реестры записей из ERP систем и др. принимают западными судами, как полноценные доказательства имеющие юридическую силу.

Текущее положение дел Ü Однако их «демократический» подход тоже привел к непредсказуемым последствиям. n n n Ü Недостаточное документирование (атрибутирование) породило огромные объемы неструктурированной информации, которые с трудом поддаются рубрицированию, что затрудняет находимость информации. Сложность вызывает нахождение ответственных документов из-за размытости границы между официальными и неофициальными документами, Трудности и высокие затраты на разработку стратегии в области управления контентом (она каждый раз индивидульна!!!). Недокументируемое взаимодействие порождает трудности с нахождением свидетельств деятельности сотрудников (ответственность и контроль). Использование электронной почты, как носителя критической информации Неизбежность появления «искусственных» механизмов: e. Discovery, Records management , e. Mail management Т. е. на западе свои проблемы отличные от наших и им так же необходимы перемены. По какому пути они пойдут покажет время.

Выводы Ü Ü Ü Таким образом оба направления и СЭД и ECM испытывают в настоящее время серьезные проблемы, выход из которых нам видится в либерализация/гармонизация российских СЭД основанных на метафоре «бумажного» ДОУ в направлении западных принципов управления контентом и развитием ECM в сторону управления документами (учет документов по принципам ДОУ) на фазе создания контента. Появившиеся в последнее время на рынке технологические новации (средства мгновенных сообщений, возможности контекстного взаимодействия, социальные сети) позволяют реализовать эти перемены. В качестве методологической основы нового направления мы предлагаем концепцию документированного электронного взаимодействия (ДЭВ).

Ключевые положения концепции ДЭВ 1. В единых: n n информационном пространстве организации; правилах доступа к документам, данным и информации; интерфейсах прикладных ИС; организации справочников, поиска и т. д. должны быть объединены: n n n 2. 3. 4. И формальные бизнес-процессы, использующие документоориентированную схему ДОУ (согласование, регистрация, контроль и т. п. ) И «электронное» взаимодействие людей в рамках бизнес-процессов И «электронное неформальное» взаимодействие людей помощью универсальных, единых для всех средств коммуникации (почта, телефон, форумы и т. п. ) Работа с документами по единым правилам документирования должна осуществляться в контексте основных бизнес процессов организации. Использование возможностей СЭД (ДОУ) в качестве сервисов смежными информационными системами. Информация (из СЭД и из бизнес-процессов) должна использоваться в интересах поддержки принятия решений и корректировки бизнес-процессов.

Основные направления развития СЭД Персонализация интерфейса «Collaboration 2. 0»

Персонализация Ü Ü Персонализация дизайна системы и информационного наполнения (контекстно ориентированные вычисления) Мобильность Высокая скорость работы, соответствующая скорости работы с бумажными документами Глобальный «умный» поиск: n n Ü Предоставление всего объема информации по вопросу/решаемой задаче в т. ч. и из разных ИС связанной с вопросом: категоризированная коллекция документов, Предоставление списков сотрудников/экспертов участвовавших в создании документов Элементы тайм менеджмента (простые, общепризнанные во всех методиках ТМ) n n Система подсказывает и ведет – работа по сигналам Планирование дел: возможность планировать свои действия с любым видом информации поступившим к тебе (СМ, почта, информацию из средств мгновенного обмена сообщениями, файлы).

Персонализация Ü Коллективная работа, работа в контексте n n Совместное использование и организация в единое целое почтовых и мгновенных сообщений, документов и других информационных объектов, относящихся к отдельному направлению деятельности или проекту. Информация о сотруднике, с которым надо взаимодействовать в контексте решаемой задачи с целью повышения качества взаимодействия с ним: • • Список задач на исполнении/ график текущей загрузки (чем занят в н. м. времени или свободен сотрудника наличие сотрудника на р. м. в т. м. в. оценка качества (не реально) ранее выполненных работ в чем является экспертом/специалистом

Персонализация Ü Ü Ü Поддержка унифицированных коммуникаций взаимодействия (UCC): «телефонная звонилка» , эл. почта, средства мгновенного обмена сообщениями. Поддержка метафоры социальных сетей: блоги, микроблоги, форумы, дискуссии, вики (средство совместной подготовки документов с возможностью локировать документ с которым ты работаешь), система подписки на новости, дискуссионные площадки Документальный экран, документальная метафора представление информации на экране (стикеры с пометками, графические комментарии, свои папочки с документами, голосовые заметки к документу) Поддержка тач технологии (IPad) Красота Сохранение свидетельств деятельности (документирование любых активностей сотрудника в разрезе его деловых процессов)

Персонализация Ü Защита от информационной перегрузки: n n Защита пользователя от информации несоответствующей КОНТЕКСТУ решаемой им в текущей м. в. задачи Контекстное атрибутирование Самонастраивающийся (изменяющийся) интерфейс в зависимости от решаемой задачи? Умная, автоматизированная маршрутизации документов при временном отсутствии при исполнении обязанностей, и даже при занятости.

«Collaboration 2. 0» Ü Ü Перевод на корпоративный уровень способов и методов работы, нашедших свое успешное воплощение в социальных сетях ( «инновации, пришедшие из социальных сетей» : блоги, микроблоги, форумы, дискуссии, вики, средства мгновенного обмена сообщениями, работы с файлами и т. п. ). Основой стратегии могут являются: Lotus Connections, Lotus Quickr и Lotus Sametime. Метафора Ты можешь, быстро развернуть привычными тебе способами рабочие/проектные/дискуссионные площадки и организовать привычными тебе способами совместную работы с твоими корпоративными коллегами и внешними экспертами. Как только размеров площадки станет не хватать, ты можешь переложить это в серьезную промышленную среду ECM типа Fili. Net или Lotus Domino. «Collaboration 2. 0» это уход от обмена документами к документированному электронному взаимодействию.

Одна из старейших Компаний на рынке СЭД Ü Ü Ü Более 3000 проектов внедрения Около 1 млн. пользователей Более 25 книг Более 10 тыс. обученных Улучшая по классу «универсальная» СЭД в стране Наиболее эффективные решения для территориальнораспределенных организаций Опыт и Надежность Компании Комплексность решений Промышленные стандарты в области СЭД/ECM Высокая квалификация персонала Продуманная стратегия Высокая предсказуемость и адекватность поведения в отношении с Заказчиками