Компьютерные технологии в офисе 1. Организация

Компьютерные технологии в офисе 1. Организация электронного документооборота

Понятие документа Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Функции документа • информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. • организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. • коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи предприятий и организаций. • юридическая функция. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, и т. д. ). • воспитательная функция. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки. • управленческая функция. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы. • учетная функция , с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности. • историческая , которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Классификация документов по происхождению • личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. • официальные — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа) • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки. • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами. • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники. • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. • Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления • входящие (поступившие в организацию); • исходящие (отправляемые из организации); • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях) Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов • простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса; • сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции)

По ограничению доступа • секретные. Такие документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения; • для служебного пользования , содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования» ; • несекретные (простые )

Виды документов по способу изложения текста • индивидуальные. Содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст; • трафаретные. Структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов); • типовые , используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др. )

По степени подлинности • подлинники (оригиналы) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания); • копии — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; • дубликаты — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Классификация документов по срокам хранения • документы постоянного хранения ; • документы долговременного (свыше 10 лет ) хранения ; • документы временного (до 10 лет) хранения Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают • письма; • телеграммы; • телефонограммы; • телексы; • факсограммы; • электронные сообщения

Понятие реквизита и формуляра документа Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т. д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Понятие документооборота Деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению составляет систему документации. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом организации.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Принципы организации документооборота • централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ); • максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку); • маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов); • однократность регистрации документов; • организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения); • вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; • исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам); • снижение уровня подписания документов

Понятие документопотока Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т. д. ). Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации: • поступающие (входящие) документы; • отправляемые (исходящие) документы; • внутренние документы

Этапы технологической цепочки обработки и движения документов • прием и первичная обработка документов; • предварительное рассмотрение и распределение документов; • регистрация; • контроль за исполнением; • информационно-справочная работа; • исполнение документов и отправка

Понятие электронного документооборота Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

П ринципы электронного документооборота • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. • Непрерывность движения документа, позволяющая определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа. • Единая база документарной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. • Эффективная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём. • Удобная система отчётности по различным атрибутам документов.

Задачи, решаемые с помощью системы электронного документооборота • автоматизация канцелярии; • электронный архив документов; • корпоративный электронный документооборот (workflow). • управление договорным процессом; • автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества)

Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает • регистрацию, учет и хранение документов; • оперативный доступ к документам и отчетной информации; • эффективное управление процессами движения документов; • сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; • повышение исполнительской дисциплины; • снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство

Преимущества перехода на электронный документооборот Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме — это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных

Препятствия внедрения и развития электронного документооборота Для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Идентификация документа тоже затруднена. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. Электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронная подпись — это набор кодов, однозначно идентифицирующих владельца. Правомочность таких документов устанавливается законодательно.

Классификация систем документооборота 1. Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. 2. Системы с развитыми средствами workflow. Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения объектов по заранее заданным маршрутам («жесткая маршрутизация»). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Классификация систем документооборота 3. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти системы обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Классификация систем документооборота 4. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet , поиска информации, обсуждения. Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. 5. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, электронной почты и пр.

Обзор современных систем документооборота 1 С-Архив. Универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. DIRECTUM. Система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. OPTi. MA — Work. Flow. Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. БОСС-Референт. Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. ДЕЛО. Комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

2. Состав пакета MS Office

Понятие интегрированного пакета прикладных программ Интегрированный пакет – набор нескольких программных продуктов, функционально дополняющих друга, поддерживающих единые информационные технологии, реализованные на общей вычислительной и операционной платформе. Компоненты интегрированных пакетов могут работать отдельно друг от друга, но основным достоинством пакета является разумное сочетание всех его программ.

Отличительные особенности программ интегрированных пакетов • полнота информационных технологий – возможность решения большинства задач, встающих перед пользователем; • однотипный интерфейс для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы, стандартная работа с диалоговыми окнами и т. д. ; • общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии); • легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета; • наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ; • способность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета

Интегрированный пакет Microsoft Office Интегрированный пакет прикладных программ Microsoft Office , разработанный фирмой Microsoft , рассчитан на пользователей различных категорий и различного уровня подготовленности и предназначен для автоматизации решения задач, которые ежедневно возникают перед сотрудниками в любой организации. Программы MS Office используют общие меню, кнопки на их панелях инструментов выглядят одинаково, поэтому, обучаясь работе в одной из этих программ, пользователь приобретает ряд навыков, которые пригодятся при работе в других программах MS Office. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные.

Основные компоненты Microsoft Office Название приложения Функциональное назначение приложения Microsoft Word Текстовый процессор Microsoft Excel Табличный процессор Microsoft Power. Point Система подготовки презентаций Outlook Система управления персональной информацией Microsoft Access Система управления базами данных Microsoft Binder Система управления подшивками Microsoft Front. Page Система управления Web-узлами Microsoft Photo. Draw Графический редактор Microsoft Publisher Настольная издательская система Microsoft Project Система управления проектами Microsoft Team Manager Система управления персоналом

Дополнительные компоненты Microsoft Office Название приложения Функциональное назначение приложения Microsoft Query Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Organization Chart Программа рисования блок-схем Microsoft Word. Art Программа создания фигурных текстов Microsoft Equation Редактор математических формул Microsoft Map Программа отображения данных на географических картах Microsoft Graph Программа построения диаграмм Microsoft Photo Editor Графический редактор Microsoft Find Fast Служба индексации документов Microsoft Clip. Art Коллекция картинок и клипов

Версии пакета Microsoft Office • Microsoft Office 3. 0 – 1992 г; • Microsoft Office 4. 0 – 1994 г; • Microsoft Office 7. 0 – 1995 г • Microsoft Office 97 (8. 0) – 1996 г; • Microsoft Office 2000 (9. 0) – 1999 г; • Microsoft Office ХР (10. 0) – 2001 г; • Microsoft Office 2003 (11. 0) – 2003 г; • Microsoft Office 2007 (12. 0) – 2007 г; • Microsoft Office 2010 (14. 0) – 2010 г. Между версиями существуют небольшие различия, но, зная общую концепцию работы с той или иной программой, можно перейти от одной версии к другой.

Разновидности интегрированных пакетов прокладных программ Кроме пакета MS Office на рынке программного обеспечения существуют аналогичные пакеты других фирм, например Lotus Notes / Domino компании Lotus , Open Office корпорации Oracle.

3. Технологии обработки текстовой информации

Технология обработки текстовой информации • процесс обработки текстовой информации – это процесс создания (подготовки) текстовых документов • редактирование – процесс изменения содержания текстового документа • форматирование – процесс придания тексту формы

Задачи, решаемые в процессе обработки текстовой информации • ввод и отображение текста • редактирование • форматирование • запись документа на диск в виде файла (сохранение) • считывание документа из файла в память компьютера (загрузка) • вывод на бумагу

По функциональному наполнению системы подготовки и обработки текстовых документов можно разбить на классы • текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл; • текстовые процессоры — это система подготовки сложных текстовых документов. С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу на экране. ; • настольные издательские системы не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы предназначены для реализации различного рода полиграфических эффектов. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессорах, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д. Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета.

Технологии обработки текстовой информации Сканирование — процесс оцифровки аналогового изображения (документ, фотография, иллюстрация, слайд) при помощи специального устройства, называемого сканером. Сканирование производится для получения, на основе оригинала, его цифровой копии, пригодного для компьютерной обработки. Сканер — устройство для ввода в компьютер графических изображений. Сканер создает оцифрованное изображение документа и помещает его в память компьютера.

Технологии обработки текстовой информации По характеру использования в технологическом процессе сканеры делят на типы: Планшетный сканер — сканер, в котором оригинал кладется на стекло и сканируется при помощи подвижной линейной ПЗС матрицы. Прибор с зарядовой связью (ПЗС) — светочувствительная матрица сканера. Планшетные сканеры предназначены для ежедневного сканирования небольшого объёма документов (до 300 листов в день). Особенность: простота конструкции, ручная обработка документов, низкая производительность.

Технологии обработки текстовой информации Протяжной или роликовый сканер — сканер, в котором оригинал протягивается мимо неподвижной линейной ПЗС матрицы, разновидность такого сканера — факс-аппарат. Скоростной сканер для работы с документами — разновидность протяжного сканера, предназначенная для высокопроизводительного многостраничного ввода. Сканеры могут быть оборудованы подающими и приемными лотками объемом свыше 1000 листов, и вводить информацию со скоростью до 180 и более листов в минуту. Особенность данного типа сканеров — повышенная надёжность конструкции, пакетная обработка документов, высокая производительность.

Технологии обработки текстовой информации Планетарный сканер — устройство, в котором при сканировании оригинал неподвижен и располагается лицевой стороной вверх на значительном удалении относительно оптической системы и сканирующей линейной ПЗС матрицы сканера. Данный тип сканера предназначен для сканирования скреплённых документов, периодических изданий и книг. Особенность планетарных сканеров — бесконтактный метод сканирования, нет необходимости расшивки оригиналов, большая производительность при оцифровке книг и сшитых оригиналов.

Технологии обработки текстовой информации Основные характеристики сканеров: Разрешение — число точек или растровых ячеек, из которых формируется изображение, на единицу длины или площади. Чем больше разрешение устройства, тем более мелкие детали могут быть воспроизведены. Измеряется в «точках на квадратный дюйм» (DPI, dots per inch). Типовое разрешение промышленных сканеров — 200 -300 DPI.

Технологии обработки текстовой информации Разрядность цвета (глубина цвета) — количество разрядов каждого пикселя в цифровом изображении, в т. ч. выдаваемом сканером. Описывает максимальное количество цветов, воспроизводимое сканером. Одному разряду соответствует черно-белое изображение, 8 -ми — серое полутоновое, 16 -ти — цветное, 24 -цветное изображение, наиболее близкое к человеческому восприятию, 36 bit и больше — полноцветное изображение с высокой достоверностью цветопередачи, предназначенное для профессиональной работы, чаще всего в издательском деле.

Технологии обработки текстовой информации Время сканирования. Измеряется в страницах в минуту (иногда — в секундах на изображение). Типовые значения различны для разных типов сканеров.

Технологии обработки текстовой информации Категории ПО сканирования: ПО сканирования малых объёмов документов. Применяется при домашнем и офисном сканировании. Используется любое программное обеспечение, совместимое со стандартом TWAIN и поддерживающее функцию сканирования — система управления документооборотом, программа распознавания графических образов или любой графический редактор. Примеры ПО сканирования малых объемов: • ABBYY Fine. Reader • Adobe Photo. Shop • Microsoft Photo. Editor • ACDS

Технологии обработки текстовой информации ПО сканирования больших объёмов документов. Применяется при промышленном сканировании. При поточном сканировании один сканер ежедневно может обрабатывать до 50. 000 и более документов. Для программного управления сканерами используется промышленный стандарт ISIS (ISIS — Image and Scanner Interface Specification). Примеры применяемого ПО: • Kofax Ascent Capture • Captiva Input. Accel

Технологии обработки текстовой информации ПО для специальных задач сканирования. Применяется при планетарном, высококачественном сканировании. Программное обеспечение специально разрабатывается с учётом специфики сканирующего устройства, не совместимо с другими стандартами. Применяемое ПО: • План. Скан BSC-2 • RZ Pro. Scan Book (Minolta PS 7000 edition) • Zeutschel Omni. Scan

Технологии обработки текстовой информации Распознавание документов Распознавание содержимого документов осуществляется с помощью специальных программ, называемых системами оптического распознавания символов (Optical Character Recognition — OCR). Системы оптического распознавания символов предназначены для автоматического ввода печатных документов в компьютер.

Технологии обработки текстовой информации Процесс анализа графического файла: программа разбивает изображение на качественно различные области (таблицы, картинки, текст, отдельные символы), а затем опираясь на базу данных по шрифтам, осуществляет распознавание каждого символа в отдельности. В результате компонуются текстовые блоки, выстроенные с учетом всех параметров форматирования (размер, начертание, цвет шрифта и т. д. ), которые можно отредактировать и сохранить в наиболее удобном для пользователя формате ( RTF , DOC , PDF и др. ).

Технологии обработки текстовой информации Ключевым параметром систем распознавания, характеризующим их практическую ценность является точность распознавания, то есть процент правильно распознанных символов.

Технологии обработки текстовой информации Программы распознавания документов ABBYY Fine. Reader : • программа распознает тексты на 170 языках; • имеется встроенная проверка информации; • входит несколько специализированных. Программа обладает высокой точностью распознавания и малой чувствительностью к дефектам печати, что достигается благодаря технологии, называемой «целостным, целенаправленным адаптивным распознаванием» .

Технологии обработки текстовой информации Cunei. Form – программа для оптического распознавания текста в редактируемый вид. Произведена фирмой Cognitive Technologies (Россия). Cunei. Form позволяет: • сохранять структуру документа и его форматирование; • распознавать любые печатные шрифты; • распознает документы более чем на 20 языках; • в состав программы входит словарная проверка; • распознает таблицы любой структуры и сложности; • распознает тексты факсов и не качественных ксерокопий.

Технологии обработки текстовой информации Форматы электронных документов Portable Document Format (PDF) — кроссплатформенный формат электронных документов. Создан Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка Post. Script. В первую очередь предназначен для представления в электронном виде полиграфической продукции. Для просмотра можно использовать программы Adobe Reader, Foxit Reader.

Технологии обработки текстовой информации Для создания PDF-документов используется виртуальный принтер. Документ готовится в специализированной программе (графической программе, текстовом редакторе и т. д. ), а затем экспортируется в формат PDF. Хорошим виртуальным принтером является бесплатная программа do. PDF, которая устанавливается в Windows как виртуальный PDF-драйвер для принтера.

Технологии обработки текстовой информации Форматы электронных документов Dj. Vu (от франц. déjà vu — уже виденное) — графический формат, разработанный фирмой AT & T , оптимизированный для хранения отсканированных документов. Особое значение этот формат приобретает для переноса в сеть математической и технической литературы, где обилие схем и формул делает распознавание и перевод в текстовый формат практически невыполнимым.

Технологии обработки текстовой информации Суть технологии Dj. Vu заключается в автоматическом разбиении изображения на несколько участков (например, текст, логотип фирмы и растровая фотография), для каждого из которых выбирается оптимальный для данного графического образа алгоритм сжатия. Формат Dj. Vu позволяет сохранять текстовые документы и картинки с высоким качеством в файлы малого размера.

Технологии обработки текстовой информации Для просмотра документов в этом формате используют средство для просмотра документов в формате Dj. Vu (Dj. Vu Control Browser Plug-in). Так же можно использовать быструю и компактную программу для просмотра и печати Dj. Vu-файлов — Win. Dj. View.

Технологии обработки текстовой информации Гипертекстовая технология обработки данных Гипертекст — это организация текстовой информации, при которой текст представляет собой множество фрагментов с явно указанными ассоциативными связями между этими фрагментами. Основная идея гипертекстовых технологий: поиск документальной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, а значит, более эффективно, чем при традиционных методах поиска.

Технологии обработки текстовой информации История развития гипертекста Первым идею гипертекста, не используя самого термина гипертекст, выдвинул в 1945 г. Венневер Буш. Им был предложен проект технической системы нового типа, названный Metex. Основное преимущество этой системы состояло в возможности соединения и совместного просмотра отдельно существующих, но ассоциативно связанных единиц информации (статей, текстовых документов, фотографий, чертежей).

Технологии обработки текстовой информации История развития гипертекста Первая компьютерная система, реализующая идею гипертекста, была создана в 1968 г. Термин гипертекст ввел Т. Нельсон. Он стал разработчиком гипертекстовой системы, которая использовалась для ведения документации по проекту космического корабля Апполон. В 1987 г. фирма Apple выпустила первую гипертекстовую систему для персональных машин — пакет Hyper. Card для компьютеров Macintosh.

Технологии обработки текстовой информации Основные понятия гипертекстовой технологии Элементы гипертекста (текстовые фрагменты) называются узлами. Узлы, между которыми возможен переход, считаются смежными, а сама возможность перехода называется связь. Последовательно соединенные связями узлы образует цепь. Движение в гипертекстовой сети, совершаемое в процессе чтения гипертекста, называется навигацией.

Технологии обработки текстовой информации Гипертекстовая технология реализуется в конкретной гипертекстовой системе, которая состоит из двух частей: гипертекста (базы данных); гипертекстовой оболочки.

Технологии обработки текстовой информации Гипертекстовая оболочка осуществляет функции: • поддержка ссылочных связей позволяет поддерживать ранее зафиксированные связи между узлами сети; • технология гипертекста позволяет вводить новые узлы, редактировать содержание узлов, устанавливать связи между узлами; • прямой доступ позволяет осуществлять прямой доступ к узлам сети по их именам; • просмотр (browsing — браузинг) — операция, характерная только для гипертекста. Означает поиск информации посредством просмотра гипертекстовой сети, при этом возможно запоминание пути следования, с тем, чтобы при последующем аналогичном запросе поиск происходил по зафиксированному пути следования.

Технологии обработки текстовой информации Гипертекстовые технологии широко используются в различных прикладных системах: в настольных издательских системах — для создания документов большого объема со свойствами гипертекста (т. е. с системой ссылок); в системах управления документами (СУД) — например, для сведения в один итоговый документ информации, содержащейся в разнородных документах; в системах подготовки электронных документов , позволяющих составлять гипертекстовые документы с возможностью осуществления навигации.

Технологии обработки текстовой информации Инструменты создания гипертекста: Hyper. Card, Hyper. Studio, Super. Card, Quick. Time фирмы Apple для ПК «Макинтош» , Linkway — для IBM; из отечественных –FLEXIS. Фирма Microsoft выпустила утилиту Microsoft Assistant for Word для создания и редактирования гипертекстовых документов на языке HTML. Для разработки гипермедийных приложений фирма Apple разработала среду программирования АМТ (Apple Media Tool).