Комплектование архива организации Приложение к приказу Министерства культуры

Комплектование архива организации Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 31. 03. 2015 г. № 526

Этапы комплектования Номенклатура дел Утверждение описи ЭПК Арх. агентства Кр. края Согласование номенклатуры с МКУ «ЛГА» Описание дел Формирование дел Оформление дел Передача дел на хранение в МКУ «ЛГА» согласно графику Акт приёмапередачи документов

Номенклатура дел НОМЕНКЛАТУРА ДОКУМЕНТ, – НОРМАТИВНЫЙ СОСТАВ ОТРАЖАЮЩИЙ ДЕЛ И ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ . Ø ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВОЙ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ; Ø РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ, ВЕДОМСТВЕННЫХ И ДР. ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ, ТИПОВЫХ И ПРИМЕРНЫХ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ; Ø СОСТАВЛЯЕТСЯ ПО УСТАНОВЛЕННОЙ ФОРМЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ НА СОГЛАСОВЫВАЕТСЯ С ЭПК (ПРИЛОЖЕНИЕ 5 НА ОСНОВАНИИ ЛЕТ И 1 № 25 ПРАВИЛ) РАЗ В 5 ЛЕТ

выравнивание Номенклатура дел. Форма.

выравнивание

Подготовка документов к передаче в архив Законченные делопроизводством дела формируются, подготавливаются к передаче в архив и описываются.

Формирование дел Ø документы постоянного и временного сроков хранения формируются отдельно; Ø все документы в деле должны быть по одному экземпляру; Ø группировать в дело документы одного календарного года (исключение см. п. 4. 20 Правил № 526 от 31. 03. 2015 г. ) Ø приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ø документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления; Ø лицевые счета по зарплате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту ФИО; Ø Количество листов в деле не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Оформление дел v составление листа-заверителя дела; v составление внутренней описи дела; v подшивку (на 4 прокола) и переплет документов дела; v нумерация листов дела (простым карандашом в правом верхнем углу); v оформление обложки дела (наименование организации и ее подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома/части, заголовок дела (как в номенклатуре, в соответствии с содержанием дела), крайние даты, количество листов, срок хранения, архивный шифр);

Описание дел ü Заголовки дел вносятся в опись на основе номенклатуры дел; ü Каждое дело вносится в опись под порядковым номером; ü Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями на обложке дела; ü Графа описи «ПРИМЕЧАНИЕ» используется для отметок о приёме дел, особенностях физ. состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необх. акт, о наличии копий; ü В конце описи последней описательной статьи заполняется итоговая запись с указанием количества дел (цифрами и прописью) , первый и последний номера дел по описи, а также особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров); ü Перед внесением заголовков дел в опись проводится экспертиза ценности. Проверяются: качество формирования, оформления дел; соответствие количества дел в описи и номенклатуре; соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; качество подшивки; правильность нумерации листов, оформления обложки, листа-заверителя; наличие внутр. описи.

Все нарушения правил формирования и оформления дел должны быть устранены! В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если дело не найдено, на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов.

выравнивание Опись дел. Форма.

Успехов в архивном деле!!!