Коммуникационный менеджмент как процесс 1 Понятие организация

Коммуникационный менеджмент как процесс 1. Понятие «организация» . Структура организаций 2. Коммуникации в организациях 3. Микро и макросреда организации 4. PEST-анализ 5. Концепции трех школ организационного поведения в системе коммуникаций

В организациях коммуникации являются основой управленческой деятельности, так как через обмен информацией они связывают все ее элементы в одно целое, устанавливают одинаковый смысл при общении и способствуют достижению согласия между руководством (управляющие) и персоналом (управляемые). Любое нарушение коммуникации будет иметь результатом нарушение кооперации – конвенциональных образцов поведения. Организация существует в коммуникациях и через коммуникации.

Понятие «организация» Существует множество определений организации. Организация устойчивая система совместно работающих для достижения общих целей индивидов на основе разделения труда и иерархии рангов. Организация позволяет воспользоваться выгодами специализации, достичь высокой эффективности работы.

Организации обладают ресурсами — это люди, финансы, технологии, сырье, энергоносители, организационная структура и т. д. Основной функцией всякой организации является решение проблем, связанных с использованием ресурсов и взаимодействием с внешней средой.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ Структура — это схема взаиморасположения компонентов системы. Она объединяет их в единое функционирующее целое. Изменение взаиморасположения компонентов системы возможно до определенного предела. После чего система прекращает существование. Структура отражает устойчивую картину взаимозависимостей и взаимосвязей подразделений организации.

Структура организации характеризуется: степенью формализации, централизацией, демократизмом, делегированием прав и полномочий Дифференциация власти и полномочий является наряду со специализацией структурообразущим фактором.

Демократическая структура организации увеличивает возможности, контактность организации. Однако в экстремальных условиях демократическая структура всегда слабее нейтралистской. ' Организационная структура накладывает ограничения на поведение индивида в организации, делает его более предсказуемым. Коммуникация оживляет организационную структуру и определяет ее конфигурацию.

МИКРО И МАКРОСРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ Внутреннюю среду можно рассматривать как совокупность взаимодействующих структурообразующих компонентов организации. Это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

Факторы определяющие внутреннюю среду организации к ним относятся такие переменные: структура организации, ее цели, задачи, технологии, персонал. Все эти переменные взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменения одного переменного влияют на характеристики других. Например, изменение технологии обязательно скажется на людях. Возникнет потребность переучивать или набирать более подготовленные кадры. Новые цели потребуют новых технологий.

Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т. п.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды предприятия охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации

Факторы определяющие внешнюю среду организации Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия и т. д.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении организации и влияющих на различные сферы его деятельности

Внешняя среда прямого воздействия для организации - это совокупность факторов, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации

Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации или средой задач. К ней относятся: - поставщики различных ресурсов, - государственные органы и законы; - потребители (частные лица и компании, государственные органы; ) - конкуренты

Внешняя макросреда (среда косвенного воздействия) Макросреда представляет собой наиболее удаленный от собственно компании внешний слой элементов, которые так или иначе влияют на организацию, не оказывая непосредственного воздействия на ее текущие операции

Четыре основных фактора макросреды технологические, социо-культурные, экономические законодательно-правовые

Технологические изменения включают в себя научные и технические нововведения в отдельной отрасли и в обществе в целом. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. В качестве внешнего фактора, она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию, например, в областях автоматизации, информатизации и др.

Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации

Экономические изменения отражают общую экономическую ситуацию в стране или регионе, в котором работает организация. Экономические факторы являются наиболее существенными, поскольку текущее и прогнозируемое состояние экономики может негативно влиять на стратегические цели организации.

Социокультурные факторы К социокультурным факторам макросреды относят демографические характеристики, нормы, обычаи и жизненные ценности страны, в которой оперирует организация. Социокультурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы, на условия труда и т. д

Законодательно-политические факторы В основе этого фактора лежат федеральные и местные законодательные акты, а также политические действия, направленные на установление контроля над деятельностью организации.

Политическая составляющая внешней среды должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику.

Международные изменения Под международными изменениями внешней среды понимают происходящие за пределами страны происхождения компании события и возможности развития бизнеса компании в других странах. Из международной среды появляются новые конкуренты, покупатели и поставщики, она же формирует новые технологические и социальные тенденции

Основой PEST-анализа является сбор информации о событиях происходящих в макросреде

ПЭСТ - АНАЛИЗ

Для PEST-анализа и прогноза развития макросреды используют различные методы: - прогнозирование тенденций; - сценарный анализ; - имитационное моделирование; - факторный анализ; - экспертные методы. Применение этих методов оправдано, если есть надежная информационная база

Главная задача PEST-анализа это прогнозирование изменения существенных факторов внешней среды, которые могут оказать реальное влияние на деятельность предприятия в перспективе. В зависимости от того какие факторы будут улучшаться. А какие ухудшаться предприятию следует разработать свою стратегию и по возможности нейтрализовать влияние нежелательных факторов

Основные положения проведения PEST – анализа 1. Стратегический анализ каждой из четырех указанных компонент должен быть достаточно системным, так как все эти компоненты тесным и сложным образом взаимосвязаны 2. Нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее. 3. PEST – анализ не является общим для всех организаций, так как для каждой из них существует свой особый набор ключевых факторов.

СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ Формальная - выстраивается руководителями организации, исходя из производственных потребностей. Ей присуще геометрическая строгость и определенная гармония. С неформальной структурой — все обстоит сложнее. Она создается стихийно, и чтобы ее обнаружить, нужны специально разработанные методики.

Значение коммуникации в организации 1. основное условие существования и развития организации. 2. осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений. 3. характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.

Значение коммуникации в организации 4. создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры. Далее таблица сравнения концепций трех школ организационного поведения в системе коммуникаций

Школа «научного управления» Школа «человеческих отношений» Системная школа 1. Важность коммуни ка ций Относительно невелика, в основном важны вертикальные потоки сообщений от руководства к рядовым членам организации Относительно важны, но ограничиваются в основном общением на одном организационном уровне. Некоторое внимание уделяется передаче информации управляющим о потребностях членов организации Очень важны, коммуникация — связующий элемент всех частей организации 2. Цель коммуни каций Передавать приказы, распоряжения и информацию о заданиях, обеспечение повиновения и координации в процессе их выполнения Удов е потребностей работников, обеспечение горизонтального взаимодействия на одном организационном уровне и способствование вовлечению работников в процесс принятия решений Контроль и координация, обеспечение информацией для принятия решений, обеспечение адаптации организации к изменениям внешней среды 3. Направ ление ком ных потоков Вертикальное (сверху вниз) от администрации к рядовым членам для того, чтобы заставить или убедить их следовать инструкциям руководства Горизонтальное — между членами неформальных групп; вертикальное — между рабочими и администрацией для того, чтобы оценить потребности рабочих и обеспечить их участие в принятии решений Все направления внутри си стем, включая пересечение уровней сверху вниз и снизу вверх и пересечение границы, отделяющей организацию от внешней среды 4. Основ проблем ы Нарушение коммуникаций, связанное с обходом иерархических уровней и слишком большим диапазоном контроля Наличие слухов, передаваемых по скрытым каналам: отчасти неэффективная формальная система коммуникаций, дополняе мая неформальными коммуникациями Перегрузки, искажения; отсутствие реакции на отрицательную обратную связь

Выводы В современных условиях развития и интеграции коммуникаций, роль коммуникационного менеджмента в повышении эффективности деятельности всей организации постоянно возрастает , так коммуникации являются системообразующим элементом и обеспечивают надежное функционирование всей системы