Колледж МФЮА 05 02 2016 Тема РЕКВИЗИТЫ

Колледж МФЮА 05. 02. 2016 Тема : РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ И ОБЩИЙ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Преподаватель: к. п. н. Емельянова Н. А.

ГОСТ Р 51141‑ 98 «Делопроизводство и архивное дело. - Термины и определения» определял юридическую силу документа как: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления» .

ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет юридическую силу документа и юридическую значимость документа как: Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

При издании документа организация-автор должна строго следовать нормам действующего законодательства Российской Федерации, организационно-правовым документам, регламентирующим деятельность организации, организационно-правовым документам, действующим в организации.

Документ, издаваемый государством в целях удостоверения личности человека

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ОФИЦИАЛЬНОГО ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА • инструмент, при помощи которого реализуются принятые управленческие решения; • средство доведения до лиц, попадающих под юрисдикцию документа, управленческих решений, обязательных для исполнения этими лицами; • способ осуществления процесса управления.

Реквизиты, позволяющие идентифицировать автора официального документа • Государственный герб Российской Федерации; • герб субъекта Российской Федерации; • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • наименование организации.

• Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации • Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации «. • Рис. 1. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте • Рис. 2. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: • Администрации Президента Российской Федерации; • полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; • федеральных органов исполнительной власти; • Генеральной прокуратуры Российской Федерации; • Следственного комитета Российской Федерации; • Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации; • Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; • Счетной палаты Российской Федерации; • Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; • Центрального банка Российской Федерации.

• Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации • Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. • Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. • Например: • Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

• использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов: • в многоцветном варианте: • законов города Москвы; • постановлений Московской городской Думы; • указов и распоряжений Мэра Москвы; • постановлений и распоряжений Правительства Москвы; • решений Уставного суда города Москвы; • Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы. • в одноцветном варианте: • правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц; • Московской городской избирательной комиссии; • Контрольно-счетной палаты Москвы; • Уполномоченного по правам человека в городе Москве; • мировых судей города Москвы; • иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации. Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Право на товарный знак охраняется законом.

Реквизит 04 – код организации Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Внесенной в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) записи о создании юридического лица либо первой внесенной в ЕГРЮЛ записи о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. , присваивается основной государственный регистрационный номер (ОГРН), который указывается во всех последующих записях, вносимых в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица, а также в документах, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ в отношении юридического лица. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Реквизит 08 – наименование организации Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Реквизит 09 - справочные данные об организации Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. 1 ГОСТ Р 6. 30 -2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернетсайта (web-страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); почтовый

Также для придания юридической силы документу необходимо указать в документе реквизит, который характеризуют степень распорядительной силы документа в зависимости от типа этого документа, такой как: • наименование вида документа.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документов (кроме письма. В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами. ПРИКАЗ

Дата документа – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Т. о. датой документа (реквизит 11) является: дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др. ); дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др. ); дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др. ). Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05. 06. 2009. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009. 06. 05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки!

Реквизит 12. Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 2 При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ______ от _____.

Реквизит 14 - место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.

Реквизит 15 – адресат Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. 1 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже! ПРИМЕРЫ АДРЕСАТОВ: Федеральное архивное агентство ; ЗАО"Термика" Управление производства и внедрения информационных систем

Реквизит 16 – гриф утверждения документа. Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

• Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. • При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

• УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки • УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин 15. 04. 2009

Реквизит 17 – резолюция Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа • Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

ПРИМЕР РЕЗОЛЮЦИИ • Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05. 04. 2009 Личная подпись Дата

Реквизит 18 – заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Чего (Кого)? • • Пример: Приказ о создании аттестационной комиссии; Должностная инструкция ведущего эксперта. • Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т. к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. • Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. • Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А 4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. • К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок допускается не указывать

Реквизит 19 – отметка о контроле Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. • Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". • Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Реквизит 20 – текст документа Текст документа – основная содержательная часть документа Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов.

• Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. • При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д. ). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. • При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. • Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. • В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. • Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

• Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). • В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах)

Реквизит 22 – подпись Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 - гриф согласования документа Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием • Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Реквизит 24 – визы согласования документа Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Реквизит 25 – оттиск печати Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ • Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. • Документы заверяют печатью организации. • Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. • В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Реквизит 26 – отметка о заверении копии Отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса • При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. • Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. • Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию • Отметка о поступлении документа - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. • Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). • Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

• Спасибо за внимание!