Когана Д А ТЕМА 5 СОСТАВЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Когана Д. А. ТЕМА 5. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ, АКТА, ПРОТОКОЛА И РАБОТЫ С НИМИ 1

ВОПРОСЫ 1. Докладная записка: определения, виды, формуляр, особенности. 2. Акт: определения, виды, формуляр, особенности. 3. Протокол: определения, виды, формуляр, особенности. 2

Составление д/з, акта, протокола, и работа над ними Докладная записка Протокол Акт Определение Виды Формуляр Особенности Определения Определение Внешняя Внутренняя Выводы Описание ситуации Виды Текст Заголовок к тексту Дата и место Введение Констатирующая часть Заключительная часть Формуляр Особенности Текст Первая часть. Вводная Вторая часть. Повестка дня Формуляр Особе нности Оформление Прави ла работы с проток олом Виды протокола по полноте освещения хода обсуждения вопросов Полная форма Краткая форма 3

1. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка – документ, адресованный руководителю или вышестоящему учреждению, в котором сообщается об имевших место фактах, выполнении служебных поручений либо взятых обязанностях. 4

ВИДЫ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК Внутренняя докладная записка не регистрируется, но индексируется – проставляется шифр структурного подразделения, номер дела по номенклатуре. Может оформляться на чистом листе А 4. Отсутствует автор и наименование организации. В реквизите подпись указывается наименование структурного подразделения, если докладная записка направляется первому руководителю (экономист отдела труда и заработной платы). 5

ВИДЫ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации. 6

ФОРМУЛЯР ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК Внутренняя докладная записка содержит реквизиты: 16 – Адресат, 10 – Название вида документа, 19 – Заголовок к тексту, 21 – Текст, 11 – Дата, 23 – Подпись. Внешняя докладная записка содержит реквизиты: 07 – Название организации, 14 – Место составления/издания, 21 – Текст. следующие 7

ОСОБЕННОСТИ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК Текст состоит из двух частей: 1. Описание сложившейся ситуации, 2. Выводы, предложения, просьбы. Если докладная записка является информационной, то текст состоит из одной части. Рекомендуется угловой вариант расположения реквизитов. 8

2. АКТ Акт – организационно-распорядительный документ (служебный), который фиксирует состояние объекта и, при необходимости содержит рекомендации комиссии. 9

ВИДЫ АКТОВ Акты бывают следующих видов: § ликвидации, § организации, § приема, § акты передачи (при смене руководства передаче дел, материальных ценностей и др. ), § акты сдачи, приема (при выполнения заказчиком и исполнителем работы на договорных условиях), § приема объектов в эксплуатация, § проведения испытаний (систем, технологий, образцов); § уничтожения документов и дел, испорченных товаров; § инвентаризации, § списания, § обследования условий труда, § результатов деятельности, противопожарной безопасности, § расследования ДТП и несчастных случаев, § проверок и т. д. 10

ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМУЛЯР АКТОВ Оформляются на общем бланке, на чистом листе бумаги, либо на специальном бланке, предусмотренном в специальной области. Реквизиты общего бланка для акта: 07 – Название организации, 14 – Место составления/издания, 10 – Название вида документов, 11 – Дата, 12 – Регистрационный индекс документа, 19 – Заголовок к тексту, 21 – Текст, 22 – Отметка о наличии приложений, 23 – Подписи (членов комиссии), 17 – Гриф утверждения. 11

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ АКТОВ Особенности оформления реквизитов: 1. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту рассмотрения события; 2. Заголовок к тексту начинается предлогом «О» , либо употребляется родительный падеж; 12

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ АКТОВ 3. Текст включает 3 части: Первая часть – введение. Формализованная часть, в которой указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и, при необходимости, присутствовавшие лица. Вторая часть – констатирующая. Начинается с абзаца, излагаются цели и задачи, сущность работы комиссии и ее результаты. Третья часть – заключительная. Делаются выводы, сообщаются результаты, может отсутствовать, если комиссия ограничилась констатацией факта. При необходимости указывается в каком количестве экземпляров состовляет акт. 13

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ АКТОВ Реквизит подпись. Указывается без наименования должностей: председатель, члены комиссии, росписи и их расшифровка. При необходимости акт подписывается присутствующими лицами. Большинство видов актов подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом. 14

3. ПРОТОКОЛ Протокол – организационно-распорядительный документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов принятия решений на собрании, совещании, конференции, заседании. Протокол (Толковый словарь русского языка) – документ с записью всего происходящего на заседании собрания. 15

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ Протоколы бывают: Краткие (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения, составляется когда заседание записывается на пленку), Стенографические (полная запись всего заседания дословно), Полные (включает всю информацию краткого протокола и ход обсуждения вопроса). 16

ФОРМУЛЯР ПРОТОКОЛА Протокол содержит следующие реквизиты: 07 – Название организации, 10 – Название вида документов, 11 – Дата (заседания), 12 – Регистрационный индекс документа, 14 – Место составления, 17 – Гриф утверждения (при необходимости), 19 – Заголовок к тексту, 21 – Текст, 23 – Подписи, 27 – Отметка о заверении копии. 17

ОСОБЕННОСТИ ПРОТОКОЛА Особенности: 1. Создание во время заседания (не применимо понятие «проект» ). 2. Составляется секретарем или специально назначенным лицом, имеющим достаточную квалификацию. 3. По ходу ведения собрания можно проводить стенографическую, магнитную звукозапись. Протокол составляется после их расшифровки. 4. Протокол составляется на общем бланке или бланке протокола. 18

ОСОБЕННОСТИ ПРОТОКОЛА Если собрание происходит несколько дней, указывается дата начала и дата окончания (например, 12 -14. 10. 2011). Регистрация – указывается порядковый номер заседания в течении года. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «Чего? » (заседания коллегии, заседания коллектива). 19

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА Первая часть – Вводная: 1. 1. Указывается председатель и секретарь с фамилиями и инициалами. 1. 2. Присутствовали: 1. 2. 1. Для протокола заседания постоянно действующего коллегиального органа, постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указания должностей. После – «Присутствовали: … «(с указанием должностей). 1. 2. 2. При большом количестве указывается количество и «Список прилагается» . 1. 2. 3. На собрании, где принятие решения требует определенного кворума (обязательной нормы), в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек присутствовало фактически и сколько состоит на учете. 20

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА Вторая часть – Повестка дня: Повестка дня – это перечисление вопросов, вынесенных на повестку дня. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О…» . Например: v 1. О перспективах развития предприятия. v 2. О результатах экономического опроса. Основная часть строится по разделам, соответствующим повестке дня ( СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту повестки дня, с указанием цифры, обозначения номера рассмотренного вопроса. Содержания выступлений излагаются от третьего лица ед. числа. При наличии текста или тезисов выступления, оно может не записываться в протокол, а через тире после фамилии указывается «текст доклада прилагается» . После каждого выступления записываются вопросы и ответы. 21

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА Завершающая часть основного текста – это запись принятого решения по каждому обсуждаемому вопросу из повестки дня. Решения могут содержать несколько вопросов (подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами). Каждое решение постановочной части имеет следующую структуру: кому, что сделать и до какого срока. Подписи председателя и секретаря. 22

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ ПО ПОЛНОТЕ ОСВЕЩЕНИЯ ХОДА ОБСУЖДЕНИЯ ВОПРОСОВ Краткая форма: указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступающих. Основной недостаток формы – нет возможности получить представление о ходе заседания, характеристики замечаний, нет связи с постановочной частью. Краткая форма допустима только при наличии стенограмм или текстов. Во всех остальных случаях используется полная форма. 23

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПРОТОКОЛОМ 1. В ходе заседания создается черновик протокола. 2. В пятидневный срок текст уточняется, выверяется по стенограмме и записям, оформляется. 3. Если к протоколу прилагается стенограмма, делается запись после повестки дня ( «Стенограмма прилагается» ). 4. Решения коллегиального органа доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола. 5. Протокол формируется в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашения на заседание, списки присутствующих, списки приглашенных, тексты выступлений, проекты решений. 24

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ 25