Классификация документов n Документы обеспечивают взаимодействие

Скачать презентацию Классификация документов  n  Документы обеспечивают взаимодействие Скачать презентацию Классификация документов n Документы обеспечивают взаимодействие

классификация документов лек 4.ppt

  • Количество слайдов: 56

>Классификация документов Классификация документов

>n  Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации, предприятия, фирмы и отдельных сотрудников , n Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации, предприятия, фирмы и отдельных сотрудников , они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа , а т. ж. материалом для справочно- поисковой работы. n В управленческой деятельности документ выступает как результат труда , и как предмет труда.

>n  Для того , чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах n Для того , чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

>Состав документов в организации зависит от: n  порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); Состав документов в организации зависит от: n порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); n объема и характера взаимосвязей организации; n характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

>Классификация документов – n  это деление документов на классы по наиболее общим признакам Классификация документов – n это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. n Основной признак классификации – содержание документа. n Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.

>n  Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. n Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. n Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. n В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. n Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

>n  Существуют различные системы документирования:  - административная (управленческая);  - статистическая; n Существуют различные системы документирования: - административная (управленческая); - статистическая; - коммерческая и др.

>n  Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом n Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

>ГОСТ Р 51141 -98  дает понятие «официальный  документ» - это документ , ГОСТ Р 51141 -98 дает понятие «официальный документ» - это документ , имеющий право на использование в организации (учреждении) , созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

>Официальные документы подразделяют на: n  управленческие; n  научные; n  технические; n Официальные документы подразделяют на: n управленческие; n научные; n технические; n технологические; n производственные и др.

>Управленческие документы  составляют основу документации  организации.  Они имеют универсальный характер, Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управленческая документация – это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

>n  Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая n Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. n Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия

>Вторая группа  – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

>n  Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями n Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. n Их можно подразделять на следующие основные группы:

>организационные документы n  законодательные и иные нормативные акты, n  учредительный договор, n организационные документы n законодательные и иные нормативные акты, n учредительный договор, n устав, n инструкции, n регламенты, n методические указания, n структура и штатная численность, n штатное расписание, n должностные инструкции, n правила внутреннего трудового распорядка, n типовые и примерные номенклатуры дел;

>распорядительные документы n  Указы, n  приказы, n  распоряжения, n  решения, распорядительные документы n Указы, n приказы, n распоряжения, n решения, n указания.

>документы по личному составу n  приказы по личному составу, n  трудовые контракты, документы по личному составу n приказы по личному составу, n трудовые контракты, n личные дела, n личные карточки Т-2, n документы по аттестации сотрудников, n лицевые счета по заработной плате, n трудовые книжки, n документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий;

>плановые документы n  целевые программы развития, планы экономического, документы по разработке планов и плановые документы n целевые программы развития, планы экономического, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных ;

>финансово-бухгалтерские документы n годовые отчеты, n  бухгалтерские балансы, n  счета прибылей, n финансово-бухгалтерские документы n годовые отчеты, n бухгалтерские балансы, n счета прибылей, n договора банковского счета, n акты ревизий, n инвентаризаций, n отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.

>информационно-справочные документы n  акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр. информационно-справочные документы n акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр. ; n нормативные документы вышестоящих органов – документы , поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций ( налоги, охрана окружающей среды и т. п. ) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

>n учетно-статистическая  документация ( статистические отчеты. таблицы, журналы, статистическая  отчетность, переписка); n n учетно-статистическая документация ( статистические отчеты. таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); n контракты (договоры), соглашения, предложения.

>Общая схема классификации документов:  n  по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, Общая схема классификации документов: n по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. n по видам – организационно- распорядительные, справочно- информационные, по личному составу и др.

>n  по месту составления – внутренние (документы , составляемые работниками данного предприятия) и n по месту составления – внутренние (документы , составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций или от частных лиц); n по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько

>n  по форме – индивидуальные , когда содержание каждого документа имеют свои особенности n по форме – индивидуальные , когда содержание каждого документа имеют свои особенности (например, докладные записки), трафаретные , когда часть документа отпечатывается , а часть заполняется при составлении , и типовые , созданные для группы однородных предприятий. n Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом и на множительных аппаратах.

>n  по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, n по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; n по происхождению – служебные , затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

>n  по виду оформления – подлинные , копии, выписки, дубликаты; n  по n по виду оформления – подлинные , копии, выписки, дубликаты; n по средствам фиксации – письменные, графические, фото- и кинодокументы и т. д. ; n по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет , до 10 лет; n По гласности – секретные (ДСП, сов. секретно, конфиденциальные), несекретные.

>Все официальные документы имеют общие и специальные функции   Общие функции официальных документов: Все официальные документы имеют общие и специальные функции Общие функции официальных документов: n информационная (документ создают для сохранения информации); n социальная (документ является социально-значимым объектом, т. к. связан с социальной потребностью);

>n  коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами); n n коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами); n культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции , в частности, уровень научного и технического развития общества).

>Специальные функции официальных документов: n  управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан Специальные функции официальных документов: n управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели ; примером могут служить плановые , отчетные, организационно-распорядительные и др. );

>n  правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в n правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы , приобретающие на время правовую функцию); n историческая ( документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций , чему помогает его поступление на хранение в архив ).

>Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: n  регламентации деятельности Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: n регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др. ); n распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др. ); n накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др. ); n передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др. ).

>Разработка классификационной схемы.  n  После составления заголовков дел проводится их систематизация, т. Разработка классификационной схемы. n После составления заголовков дел проводится их систематизация, т. е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. n В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

>n  Первыми помещают дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - n Первыми помещают дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела , содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положение) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

>n  Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, n Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). n За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др.

>n  Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, n Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них месячные. n Аналогично систематизируют дела с отчетными документами. n Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

>n  При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований n При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

>n  Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые располагаются n Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации n Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства. n Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

>n  В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются n В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, n например: руководство, планирование, учет, материально- техническое обеспечение, кадры,

>n  Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым n Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

>Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

>Перечень сведений, считающихся государственной тайной, установлен Указом Президента РФ.  Законом РФ «О государственной Перечень сведений, считающихся государственной тайной, установлен Указом Президента РФ. Законом РФ «О государственной тайне» установлены три степени секретности: n секретно, n совершенно секретно n особой важности. Использование установленных грифов секретности на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

>n  Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента РФ. Конкретное наименование грифов конфиденциальности n Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента РФ. Конкретное наименование грифов конфиденциальности в нем не оговорен. Практически используются следующие грифы: n для служебного пользования (ДСП), n конфиденциально, n строго конфиденциально n пометки типа «лично» , «только адресату» др.

>n  В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный n В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный договор, трудовой контракт, правила внутреннего распорядка и др. n Такие документы, как персональные данные должны быть защищены от неправомерного использования.

>n  Под конфиденциальным документом понимается носитель информации содержащий интеллектуальную собственность предпринимателя или организации. n Под конфиденциальным документом понимается носитель информации содержащий интеллектуальную собственность предпринимателя или организации.

>Коммерческая тайна - (КТ) n научно-техническая , n коммерческая,  n организационная или иная Коммерческая тайна - (КТ) n научно-техническая , n коммерческая, n организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.

>n  Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: n n Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: n научно-техническая (технологическая) информация; n деловая информация.

>Научно техническая информация включает:  n  сведения о конструкциях машин и оборудования; n Научно техническая информация включает: n сведения о конструкциях машин и оборудования; n чертежи; n схемы; n используемые материалы, рецептуры; n методы и способы производства; n новые технологии; n программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды; n организация системы безопасности предприятия.

>Деловая информация включает:  n  сведения о финансовой стороне деятельности предприятия; n Деловая информация включает: n сведения о финансовой стороне деятельности предприятия; n сведения о наиболее выгодных использованных денежных средств, ценных бумаг, акций; n сведения о размере прибыли, себестоимости производственной продукции; n планы развития предприятия; n планы и объемы реализации продукции;

>n  анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на n анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок; n планы рекламной деятельности; n списки торговых и других клиентов; n структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее; n кадровый состав ; n сведения из деловой переписки

>Сведения, которые не могут быть коммерческой тайной:  n учредительные документы и устав; n Сведения, которые не могут быть коммерческой тайной: n учредительные документы и устав; n документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью ( регистрационные документы, лицензии, патенты); n сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

>n  документы о платежеспособности; n  сведения о численности, составе работающих, их заработной n документы о платежеспособности; n сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест; n документы об уплате налогов и обязательных платежах;

>n  сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, n сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения и т. п. ; n сведения об участии должностных лиц организации в кооперативах, малых предприятиях. Товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

>n  На предприятиях составляется перечень конкретных конфиденциальных документов, требующих грифа ограничения доступа. n n На предприятиях составляется перечень конкретных конфиденциальных документов, требующих грифа ограничения доступа. n Все сотрудники фирмы при поступлении на работу должны подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении КТ. (Согласно Постановлению Правительства РФ от 05. 12. 91 г. № 35) n Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов , содержащих конфиденциальные сведения.

>n  Все документы , содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению, регистрируются n Все документы , содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению, регистрируются отдельно. n На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

>n  Такие грифы показывают, что право собственности на информацию принадлежит предприятию и охраняется n Такие грифы показывают, что право собственности на информацию принадлежит предприятию и охраняется законодательно. n Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются ответственным должностным лицом. n Документы с грифом КТ запрещается выносить из офиса.

>n  При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная n При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная опись. n Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, и в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.