Классификация документов n Документы обеспечивают взаимодействие

Классификация документов

n Документы обеспечивают взаимодействие структурных частей организации, предприятия, фирмы и отдельных сотрудников , они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа , а т. ж. материалом для справочно- поисковой работы. n В управленческой деятельности документ выступает как результат труда , и как предмет труда.

n Для того , чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Состав документов в организации зависит от: n порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); n объема и характера взаимосвязей организации; n характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Классификация документов – n это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. n Основной признак классификации – содержание документа. n Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.

n Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. n Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. n В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. n Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

n Существуют различные системы документирования: - административная (управленческая); - статистическая; - коммерческая и др.

n Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

ГОСТ Р 51141 -98 дает понятие «официальный документ» - это документ , имеющий право на использование в организации (учреждении) , созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальные документы подразделяют на: n управленческие; n научные; n технические; n технологические; n производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управленческая документация – это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

n Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа – это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. n Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия

Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

n Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. n Их можно подразделять на следующие основные группы:

организационные документы n законодательные и иные нормативные акты, n учредительный договор, n устав, n инструкции, n регламенты, n методические указания, n структура и штатная численность, n штатное расписание, n должностные инструкции, n правила внутреннего трудового распорядка, n типовые и примерные номенклатуры дел;

распорядительные документы n Указы, n приказы, n распоряжения, n решения, n указания.

документы по личному составу n приказы по личному составу, n трудовые контракты, n личные дела, n личные карточки Т-2, n документы по аттестации сотрудников, n лицевые счета по заработной плате, n трудовые книжки, n документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий;

плановые документы n целевые программы развития, планы экономического, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных ;

финансово-бухгалтерские документы n годовые отчеты, n бухгалтерские балансы, n счета прибылей, n договора банковского счета, n акты ревизий, n инвентаризаций, n отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.

информационно-справочные документы n акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр. ; n нормативные документы вышестоящих органов – документы , поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций ( налоги, охрана окружающей среды и т. п. ) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

n учетно-статистическая документация ( статистические отчеты. таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка); n контракты (договоры), соглашения, предложения.

Общая схема классификации документов: n по наименованиям - служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. n по видам – организационно- распорядительные, справочно- информационные, по личному составу и др.

n по месту составления – внутренние (документы , составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций или от частных лиц); n по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько

n по форме – индивидуальные , когда содержание каждого документа имеют свои особенности (например, докладные записки), трафаретные , когда часть документа отпечатывается , а часть заполняется при составлении , и типовые , созданные для группы однородных предприятий. n Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом и на множительных аппаратах.

n по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; n по происхождению – служебные , затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

n по виду оформления – подлинные , копии, выписки, дубликаты; n по средствам фиксации – письменные, графические, фото- и кинодокументы и т. д. ; n по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет , до 10 лет; n По гласности – секретные (ДСП, сов. секретно, конфиденциальные), несекретные.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции Общие функции официальных документов: n информационная (документ создают для сохранения информации); n социальная (документ является социально-значимым объектом, т. к. связан с социальной потребностью);

n коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами); n культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции , в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов: n управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели ; примером могут служить плановые , отчетные, организационно-распорядительные и др. );

n правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и правовые нормативные акты, документы , приобретающие на время правовую функцию); n историческая ( документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций , чему помогает его поступление на хранение в архив ).

Документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: n регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др. ); n распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др. ); n накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др. ); n передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др. ).

Разработка классификационной схемы. n После составления заголовков дел проводится их систематизация, т. е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. n В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

n Первыми помещают дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела , содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положение) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

n Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). n За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др.

n Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них месячные. n Аналогично систематизируют дела с отчетными документами. n Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

n При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий.

n Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации n Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства. n Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

n В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, n например: руководство, планирование, учет, материально- техническое обеспечение, кадры,

n Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Перечень сведений, считающихся государственной тайной, установлен Указом Президента РФ. Законом РФ «О государственной тайне» установлены три степени секретности: n секретно, n совершенно секретно n особой важности. Использование установленных грифов секретности на документах, не содержащих государственной тайны, не допускается.

n Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента РФ. Конкретное наименование грифов конфиденциальности в нем не оговорен. Практически используются следующие грифы: n для служебного пользования (ДСП), n конфиденциально, n строго конфиденциально n пометки типа «лично» , «только адресату» др.

n В любой организации имеются документы, которые должны быть обязательно известны сотрудникам: коллективный договор, трудовой контракт, правила внутреннего распорядка и др. n Такие документы, как персональные данные должны быть защищены от неправомерного использования.

n Под конфиденциальным документом понимается носитель информации содержащий интеллектуальную собственность предпринимателя или организации.

Коммерческая тайна - (КТ) n научно-техническая , n коммерческая, n организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.

n Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока: n научно-техническая (технологическая) информация; n деловая информация.

Научно техническая информация включает: n сведения о конструкциях машин и оборудования; n чертежи; n схемы; n используемые материалы, рецептуры; n методы и способы производства; n новые технологии; n программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды; n организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает: n сведения о финансовой стороне деятельности предприятия; n сведения о наиболее выгодных использованных денежных средств, ценных бумаг, акций; n сведения о размере прибыли, себестоимости производственной продукции; n планы развития предприятия; n планы и объемы реализации продукции;

n анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок; n планы рекламной деятельности; n списки торговых и других клиентов; n структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее; n кадровый состав ; n сведения из деловой переписки

Сведения, которые не могут быть коммерческой тайной: n учредительные документы и устав; n документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью ( регистрационные документы, лицензии, патенты); n сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

n документы о платежеспособности; n сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест; n документы об уплате налогов и обязательных платежах;

n сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения и т. п. ; n сведения об участии должностных лиц организации в кооперативах, малых предприятиях. Товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

n На предприятиях составляется перечень конкретных конфиденциальных документов, требующих грифа ограничения доступа. n Все сотрудники фирмы при поступлении на работу должны подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении КТ. (Согласно Постановлению Правительства РФ от 05. 12. 91 г. № 35) n Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов , содержащих конфиденциальные сведения.

n Все документы , содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению, регистрируются отдельно. n На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

n Такие грифы показывают, что право собственности на информацию принадлежит предприятию и охраняется законодательно. n Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются ответственным должностным лицом. n Документы с грифом КТ запрещается выносить из офиса.

n При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная опись. n Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, и в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.