KEBIJAKAN PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN Disampaikan Pada

KEBIJAKAN PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN Disampaikan Pada Acara Bimbingan Teknis Kearsipan Oleh Nyi Raden Anita Trikusumawati UNPAD Kementerian Ristek-Dikti 2016

DASAR HUKUM KEBIJAKAN PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN Program Percepatan Reformasi Birokrasi Bidang Pengembangan SDM Aparatur UU 5/2014: Aparatur Sipil Negara UU 43/2009: Kearsipan PP 28/2012: Petunjuk Pelaksanaan UU 43/2009 Permenpan 3/2009, Permenpan dan RB 48/2014, Permenpan dan RB 13/2016: Jabatan Fungsional Arsiparis Perka ANRI No. 30/2015 Tata Cara Penyesuaian (Inpassing) Jabatan Fungsional Arsiparis 2

SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN (SDMK) UNPAD-RISTEK-DIKTI ARSIPARIS PNS SDMK Fungsional Umum Administrasi SDM yang Kompeten dan Profesional • Teknikal • Fungsional Mandiri • Profesional Keterampilan Permenpan dan RB 48/2014 lalu 13/2016 -Arsiparis Pemula -Arsiparis Terampil -Arsiparis Mahir, dan -Arsiparis Penyelia Keahlian -Arsiparis Pertama -Arsiparis Muda -Arsiparis Madya, dan -Arsiparis Utama • Manajerial • Struktural Kepala Lembaga Kearsipan Arsip PTN/Unit Kerja diluar PTN Kepala Unit Kearsipan: PTN/Unit Kerja diluar

Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan, yang meliputi perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan sumber daya kearsipan (PP 28/2012 Pasal 148) Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan (UU 43/2009 Pasal 1 butir 10 dan PP 12/2012 Pasal 1 butir 8) Arsiparis PNS merupakan PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (PP 28/2012 Pasal 149 Ayat 1) Arsiparis non PNS merupakan pegawai non PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi TNI, Kepolisian Negara Republik Indonesia, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (PP 28/2014 Pasal 149 Ayat 3) 4

TUGAS POKOK ARSIPARIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI ARSIPARIS PEMBINAAN KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI, DAN KEWENANGAN ARSIPARIS TUGAS DAN FUNGSI ARSIPARIS (PP 28/2012 Pasal 151 Ayat 2) KEDUDUKAN ARSIPARIS (PP 28/2013 Pasal 151 Ayat 1) • Sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya • Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh LN, Pemda, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol dan Ormas; • Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; • Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan; • Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; • Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sbg bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; • Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan KEWENANGAN ARSIPARIS (PP 28/2012 Pasal 152) • Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip; • • Menutuppenggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

PERSYARATAN KOMPETENSI (PP 28/2012 Pasal 153 -155) dan SERTIFIKASI (PP 28/2012 Pasal 25) ARSIPARIS TINGKAT AHLI PEJABAT STRUKTURAL DI BIDANG KEARSIPAN • Sarjana (S-1) Kearsipan; atau • Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan • Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan ARSIPARIS TINGKAT TERAMPIL • Diploma III (D-III) Kearsipan; atau • Diploma III (D-III) Non Kearsipan dan Diklat Kearsipan • Duduk dalam jabatan yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan Sertifikasi arsiparis dilaksanakan terhadap arsiparis yang mengikuti uji kompetensi. Arsiparis yang mengikuti dan lulus uji kompetensi berhak memperoleh sertifikat kompetensi kearsipan. Penyelenggaran sertifikasi arsiparis adalah ANRI sesuai dengan peraturan perundangan. Tahun 2009 - 2014 ANRI telah dilakukan uji kompetensi terhadap 751 peserta dan yang lulus dan memperoleh sertifikat baru sejumlah 466 orang, Sertifikasi tersebut dilaksanakan berdasarkan teknis kegiatan kearsipan tertentu seperti: Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengelolaan Arsip Statis, Penyusunan JRA, Pengelolaan Arsip Vital, dan Tim Penilai Arsiparis.

PENGANGKATAN DAN PEMBINAAN KARIR ARSIPARIS (PP 28/2012 Pasal 157 -158) Arsiparis PNS Arsiparis Non PNS Sesuai ketentuan peraturan perundangan di bidang kepegawaian Berdasarkan peraturan perundangan yang mengatur manajemen Arsparis non PNS Berdasarkan analisis kebutuhan arsiparis nasional yang ditetapkan Ka. ANRI Wajib mengikuti Diklat Fungsional Arsiparis Berkoordinasi dengan ANRI Menjadi tanggung jawab pimpinan lembaganya masing 8

PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN ARSIPARIS (UU 43/2009 Pasal 30 Ayat 2) 1 • Pengadaan arsiparis (Formasi dan atau Inpassing) 2 • Pengembangan Kompetensi dan Keprofesionalan Arsiparis melalui Diklat, Seminar, Lokakarya kearsipan 3 • Peran dan Kedudukan Arsiparis (Kebijakan Pembinaan Arsiparis) 4 • Jaminan Kesehatan dan • Tunjangan Kinerja Kearsipan • Tunjangan Profesi Kearsipan 9

FAKTA TENTANG ARSIPARIS Pencitraan organisasi (harus merubah mindset) Pengelolaan arsip harus profesional (ke depan arsip fisik menjadi digital, akuntabel dan transparan) Pangsa pasar meningkat (MEA) Terbatasnya jumlah Arsiparis 10

PERAN ARSIPARIS Registrasi Fisik Penggunaan Arsip Menyajikan Arsip Menjamin ketersediaan Arsip Pemeliharaan Arsip Verifikasi Arsip Akuisisi Arsip dll 11

PEMBINAAN SDM KEARSIPAN UNPAD- RISTEK-DIKTI BIMBINGAN TEKNIS FASILITASI BIMBINGAN KONSULTASI SUPERVISI PENYELENGGARAA N ANALISIS KEBUTUHAN JABATAN MONITORING DAN EVALUASI FUNGSI DAN TUGAS JABATAN UJI KOMPETENSI SERTIFIKASI PENILAIAN KINERJA SERTIFIKASI ARSIPARIS AKREDITASI KEARSIPAN PENYULUHAN PENGHARGAAN KEARSIPAN PENGAWASAN KEARSIPAN NORMA, STANDAR, PROSEDUR KEARSIPAN 12

LANGKAH PEMBINAAN SDM KEARSIPAN UNPAD-RISTEK-DIKTI Peningkatan pemahaman Peningkatan kemampuan Peningkatan kemandirian 13

ASPEK PEMBINAAN SDM KEARSIPAN RISTEK-DIKTI Sistem : disesuaikan dengan kondisi organisasi dengan menganut azas : ØIntegritas : utuh alias lengkap ØReliabilitas : dapat di telusuri dan di pertanggung jawabkan ØLegalitas : penjelasan pejabat yang berweang untuk pengesahan ØOtentisitas: adanya bukti atau tanda pada arsip Sarana dan Prasarana : sesuai dengan standar kearsipan saat ini SDM : kesamaan persepsi, pemberdayaan, dan peningkatan kemampuan teknis Anggaran : ketersediaan anggaran khusus kearsipan 14

PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN RISTEK-DIKTI PENDIDIKAN FORMAL JALUR PENDIDIKAN TINGGI S 1, 2, 3 TUGAS BELAJAR, IZIN BELAJAR PENDIDIKAN NON FORMAL SEMINAR LOKAKARYA WORKSHOP STUDI BANDING KETERAMPILAN SISTEM PENGEMBANGAN MANAJEMEN KEARSIPAN KEAHLIAN MANAJEMEN KEARSIPAN DIKLAT FUNGSIONAL DIKLAT TEKNIS 15

KOMPOSISI PENGGUNAAN ARSIP UNPAD-RISTEK-DIKTI 1%-5% Pengelola Arsip Ristek- Dikti (PTN dan Unit Kerja di luar PTN) untuk disimpan 25% Pengelola Arsip Ristek- Dikti (PTN dan Unit Kerja di luar PTN) frekuensi penggunaan informasinya masih aktif 35% Pengelola Arsip Ristek- Dikti (PTN dan Unit Kerja di luar PTN) frekuensi penggunaan informasinya sudah menurun (in aktif) 35% Pengelola Arsip Ristek- Dikti (PTN dan Unit Kerja di luar PTN) penggunaan informasinya sudah tidak bernilai guna atau dapat dimusnahkan 16

KEBUTUHAN DAN PENGADAAN ARSIPARIS Arsiparis yang Berada: Pengangkatan Pertama Kebutuhan Arsiparis Ristek-Dikti PTN (70%) (Moratorium PNS 2015 -2019) (100%) Arsiparis: Di luar PTN (30%) segera di isi Perpindahan Jabatan (Dari Jabatan Struktural dan dari Jabatan Fungsional Umum) Inpassing Arsiparis Kategori Keterampilan Pengelola Arsip yang akan diinpassing (Tahun 2015)

PENGELOLA ARSIP Pengelola Arsip di PTN Pengelola Arsip Ristek- Dikti (PTN dan Unit Kerja di luar PTN) Pengelola Arsip Unit Kerja di luar PTN

Dupak 1. Pelajarilah peraturan terkait jabatan arsiparis seperti permenpan dan RB , Perka ANRI- BKN 2. Buatlah usulan Dupak yang disertai/dilampiri pula bukti ijazah, sertifikat, pengelolaan arsip disertai surat keterangan/pernyataan melakukan kegiatan seperti surat pernyataan telah menjalani pendidikandiklat, surat pernyataan melakukan kegiatan pengelolaan arsip, dst. 3. Buatlah surat pengantar usulan perubahan dari jabatan fungsional umum ke Jabatan fungsional khusus dari fakultas/direktorat bisa kabag atau yang lebih atas disertai nomor 2 diatas usulan Dupak dan dilengkapai SK CPNS, SK PNS, Karpeg, DP 3 dan SKP 3 tahun terakhir, SK KGB terakhir rangkap 3 4. Unpad akan memproses ke kemenristekdikti melalui bagian kepegawaian