Как убеждать руководство выделять деньги на управление документами Храмцовская Наталья Александровна к. и. н. , ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» , эксперт ИСО, член Международного совета архивов 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 1
Какие аргументы воспринимают руководители Убедить руководство выделять силы и средства на делопроиз водство могут аргументы, доказывающие, что хорошее управление документами: n Помогает организации больше заработать (к сожалению, такое бывает редко) либо сэкономить § Снижает риски штрафов и судебных исков, утечки информации и т. д. n Снижает риск уголовной ответственной и/или личных финансовых потерь руководителя организации 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 2
Наказание за несохранение архивных документов - смешное Кодекс РФ об административных правонарушениях n Ст. 13. 20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов – Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц от трехсот до пятисот рублей 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 3
Судебная практика: за утрату кадровых документов организацию наказать нельзя n На ведомственном хранении в ЗАО мебельная фирма «Краснодар» находились документы по личному составу за 1963 2005 года. В феврале 2012 года при пожаре были утрачены (сгорели) архивные документы по личному составу с 1975 г. по 2005 г. и описи к ним n Решение судов: Юридическое лицо не является субъектом административного правонарушения предусмотренного ст. 13. 20 Ко. АП РФ, что исключает её административную ответственность за совершение указанного административного правонарушения 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 4
Тенденция: Усиление административной ответственности n Введение новых штрафов n Увеличение существующих штрафов (а также введение «оборотных» штрафов) n Субсидиарная ответственность руководителей n К контролю над делопроизводством подключаются регуляторы «тяжеловесы» (Банк России, ФАС, ФНС и др. ) 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 5
Персональная ответственность высшего руководства за отсутствие документов n Закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» от 28. 04. 2009 № 73 ФЗ ужесточил требования по обеспечению сохранности документов при банкротстве n Изменения внесены в три российских закона: • «О банках и банковской деятельности» • «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» • «О несостоятельности (банкротстве)» . n Требования вступили в силу в начале июня 2009 г. 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 6
Арбитражная практика: Привлечение к субсидиарной ответственности n Декабрь 2010 г. 2 млн. руб. (дело № А 12 11328/2009) n Июнь 2011 г. 7, 3 млн. руб. (дело № А 46 22676/2009) n Сентябрь 2011 г. 13 млн. руб. (дело № А 27 22130/2009) n Февраль 2013 г. 7, 2 млн. руб. (дело № А 70 1367/2010) n Февраль 2013 г. 304 млн. руб. (дело № А 46 8908/2009) 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 7
Субсидиарная ответственность в 1, 6 миллиарда рублей n Дело № А 56 40253/2010, которое в сентябре 2012 года рассматривал Арбитражный суд города Санкт Петербурга и Ленинградской области n Сумма долга, которую конкурсный управляющий пытался возложить на двух бывших руководителей организации – 1, 68 миллиарда рублей n Доказывать вину бывших руководителей и учредителей пришлось конкурсному управляющему (и ей это не удалось) 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 8
Ситуация изменилась в связи с принятием Федерального закона от 28. 06. 2013 № 134 -ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям» 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 9
Передача документов при смене руководителя n Статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете» дополнена частью 4 следующего содержания: 4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. ФЗ от 28. 06. 2013 № 134 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям» 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 10
Рекомендации n При смене руководителя поломать голову над тем, как на практике оформить передачу документов бухгалтерского учета от прежнего руководителя новому, придется не только самим руководителям, но и юристам, бухгалтерам, документоведам и архивистам n Если передачи документов не проводится, то необходимо будет документально зафиксировать этот факт, провести сверку наличия всех документов, а в случае отсутствия каких либо из них, оформить это актом 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 11
Проблема n Как документально доказать полную передачу абсолютно всех документов, ведь даже в небольших организациях объёмы документации значительны, и далеко не вся она находится под прямым контролем руководителя организации n Только судебная практика покажет, насколько широко будет трактоваться требование о передаче документов, и насколько велики окажутся связанные с ним риски для руководителей 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 12
Презумпция виновности в деле о банкротстве n Федеральный закон от 26 октября 2002 года № 127 -ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» Статья 10. «Ответственность должника и иных лиц в деле о банкротстве» n 4. … Пока не доказано иное, предполагается, что должник признан несостоятельным (банкротом) вследствие действий и (или) бездействия контролирующих должника лиц при наличии одного из следующих обстоятельств: 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 13
Ответственность должника и иных лиц в деле о банкротстве n Причинен вред имущественным правам кредиторов в результате совершения этим лицом или в пользу этого лица либо одобрения этим лицом одной или нескольких сделок должника, включая сделки, указанные в статьях 61. 2 и 61. 3 настоящего ФЗ; n Документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством РФ … отсутствуют или не содержат информацию об объектах …, формирование которой является обязательным …, либо указанная информация искажена, в результате чего существенно затруднено проведение процедур, применяемых в деле о банкротстве, в том числе формирование и реализация конкурсной массы 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 14
Контролирующее должника лицо должно доказывать свою невиновность n Контролирующее должника лицо, вследствие действий и (или) бездействия которого должник признан несостоятельным (банкротом), не несет субсидиарной ответственности, если докажет, что его вина в признании должника несостоятельным (банкротом) отсутствует. Такое лицо также признается невиновным, если оно действовало добросовестно и разумно в интересах должника n … применяются в отношении лиц, на которых возложена обязанность организации ведения бухгалтерского учета и хранения документов бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности должника. 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 15
Рекомендации n Как можно скорее донести до руководителей и главных бухгалтеров идею о том, что хорошо организованное архивное хранение документов в первую очередь обеспечивает их личную безопасность n Посмотреть, как оформлена передача документов действующему руководству организации, и подготовить свои предложения n Как только появится арбитражная практика по новому законодательству, использовать ее как дополнительное средство давления на руководство 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 16
Приглашаю Вас на мой блог: http: //rusrim. blogspot. com/ а также на мои каналы на Slideshare и You. Tube 11 декабря 2013 года Конференция Инфодокум. Архив 2013 17
Скачать презентацию Как убеждать руководство выделять деньги на управление документами
528705c744efd65f88898058a87e157f.ppt