Как начать проект Инициация вовлечение анализ старт www

Как начать проект Инициация, вовлечение, анализ, старт www. tat-plan. ru

Инициация проекта Как именно будет начат проект, зависит от типа проекта, типа организации и личности инициатора. Есть два типа инициации проекта: – Сверху «Top Down» (инициатор проекта – управляющий или спонсор проекта); – Снизу «Bottom Up» (инициатором может быть любой рядовой сотрудник, в голову которому пришла интересная идея). www. tat-plan. ru 2

Плюсы и минусы «Top Down» и «Bottom Up» типов проектов Плюсы «Top Down» - «Bottom Up» Идеи проекта, как правило, имеют поддержку сверху; Четкая структура инициации проекта означает наличие четких процедур, которым следуют люди, вовлеченные в проект. - - Идеи, рожденные на уровне среднего и низшего менеджмента, изначально подвергаются значительно лучшей предварительной оценке на предмет потенциальной жизнеспособности, нежели спущенные «сверху» ; В случае, когда менеджером проекта становится его автор, его мотивация для достижения успеха изначально очень велика www. tat-plan. ru 3

Плюсы и минусы «Top Down» и «Bottom Up» типов проектов Минусы «Top Down» - - Этот способ порождает множество бессмысленных проектов – никто не интересуется их фактической ценностью, способностью приносить прибыль и требующимися ресурсами до начала реализации проекта. Менеджер проекта может быть вовлечен в него уже после стадии «scope» , что уменьшает уровень его вовлеченности, мотивации и ответственности. Другим фактором риска может стать чрезмерная заинтересованность и внимание со стороны менеджмента и спонсора. «Bottom Up» - В случае, если автор не имеет четкого представления о том, каким образом он заручится поддержкой со стороны спонсоров и менеджмента, проект может никогда не состояться, несмотря на его потенциал и реальную ценность – какими бы они ни были. www. tat-plan. ru 4

- В чем уникальность вашей идеи? - В чем польза вашей идеи для организации (спонсоров, инвесторов)? - Кто может помочь Вам усовершенствовать идею? - Кому Вы можете ее продать? - Могут ли они помочь Вам продать ее кому-нибудь еще? www. tat-plan. ru 5

Как инициализировать проект “Bottom Up” 1. 2. 3. 4. Вовлекайте других Найдите спонсора Дайте возможность другим принять участие в разработке проекта Не сдавайтесь www. tat-plan. ru 6

Как инициализировать проект “Bottom Up” 1. Вовлекайте других Многие стоящие проекты так никогда и не были воплощены лишь потому, что их авторы ни с кем не хотели делить свою идею. Вероятно, они делали это по нескольким причинам, среди которых – боязнь сопротивления со стороны других и плагиат. Важно осознать, что любой проект рано или поздно станет достоянием общественности и лучше начать завоевывать их поддержку и понимание как можно раньше. www. tat-plan. ru 7

Как инициализировать проект “Bottom Up” 2. Найдите спонсора Вам не нужен спонсор – в случае, если вы в состоянии финансировать проект самостоятельно. В других случаях найдите кого-то, кто будет выполнять эту роль. Для этого вам придется потратить время на создание презентации, показывающей ваш проект в выгодном свете, центр которой должен составить анализ затрат и прибыли (cost/benefits analysis). www. tat-plan. ru 8

Как инициализировать проект “Bottom Up” 3. Дайте возможность другим принять участие в разработке проекта Иногда автор идеи категорически отказывается принять любые советы и внести изменения в проект. Тем не менее, другие участники проекта могут не только улучшить качество проекта, но и получить дополнительную мотивацию для работы над проектом, т. к. они будут чувствовать свою причастность и соавторство. www. tat-plan. ru 9

Как инициализировать проект “Bottom Up” 4. Не сдавайтесь! Как говорил Эйнштейн, если в идее нет элемента абсурда, вероятнее всего, она не заслуживает воплощения. К сожалению, чем больше новизны в идее, тем труднее ее продать (и получить инвестиции под ее воплощение). Многие революционные идеи, такие как post-notes и плеер Walkman смогли воплотиться исключительно благодаря терпению и настойчивости авторов и менеджеров проекта. Если вы думаете, что ваша идея достойна воплощения, не позволяйте препятствиям помешать вам! www. tat-plan. ru 10

Как вовлечь других 1. 2. 3. 4. Мы уже говорили о необходимости вовлечения других для участия в проекте. Теперь мы рассмотрим, как это можно сделать. Устройте мозговой штурм Проведите анализ движущих сил (“за” и “против”) Проведите исследование среди конечных пользователей Проведите анализ затрат/прибыли (cost/benefit analysis). www. tat-plan. ru 11

Aнализ движущих сил (“за” и “против”) Данный метод анализа был изобретен теоретиком менеджмента Куртом Льюином в 1951 году. В его основе анализ движущих сил, действующих как «за» , так и «против» проекта. Этот анализ даст возможность оценить силы и факторы, влияющие на реализацию проекта, а также усилит положительные и ослабит отрицательные силы. Наиболее эффективный способ использования этого метода – включение его в мозговой штурм, где все участники проекта смогут принять участие в идентификации сил. www. tat-plan. ru 12

Cost / Benefit Analysis Анализ затрат/прибыли проводится до начала проекта и является неотъемлемой частью презентации потенциальным инвесторам. В начале данный вид анализа был исключительно финансовым инструментом, однако позже анализ прибыли стал включать не только денежное выражение, но и такие аспекты как улучшение качества работы, жизни и даже повышение моральных качеств. Независимо от вида прибыли, вы должны провести этот анализ до начала проекта, так как он дает ответ на вопрос, стоит ли этот проект воплощения. – Затраты. Они должны быть приведены в финансовом выражении, включая прямые затраты (деньги), затраты материалов и стоимость времени вовлеченного в проект персонала. – Прибыль. Как правило, не составляет труда определить, каким именно образом данный проект будет приносить прибыль. Сложность состоит в том, чтобы определить, когда именно начнет поступать прибыль, когда будет достигнута точка безубыточности и т. д. При подсчете потенциальной прибыли важно принимать во внимание возможные риски. www. tat-plan. ru 13

Принятие решения Как только вы провели анализ затрат и прибыли (в финансовом аспекте), вы можете определить, стоит ли этот проект реализации. Существует несколько способов проведение этого анализа – многие организации используют для этого бухгалтерские формулы, например, такие как Return of Capital Employed. Даже если у вас за плечами финансовое образование, всегда старайтесь привлечь к анализу финансистов вашей компании – так вы не только получите возможность еще раз проверить свои финансовые расчеты, но и сможете привлечь финансовый департамент на свою сторону на первоначальном этапе. Тем не менее, окончательное решение судьбы проекта всегда будет принадлежать спонсору или инвестору. www. tat-plan. ru 14

«Почему? » Еще одним признанным методом анализа проекта является метод «Пяти «почему? » » . Если затраты оценить сравнительно просто, с оценкой прибыли могут возникнуть проблемы. Метод «Пяти «почему? » » используется для определения и корреляции стратегии и тактики проекта. На вопрос «почему? » можно ответить одним из следующих способов: - потому что. . . - для того, чтобы. . . Ответ «потому что. . . » как правило, отражает прошлое, ответ «для того, чтобы. . . » наоборот, отсылает в будущее и является проактивным. Суть метода «Пяти «почему? » » в построении логической цепочки проактивных ответов. В случае, если один из вопросов не получает логически обоснованного ответа, это, скорее всего, означает, что ваш проект не соответствует стратегическим интересам компании в целом. www. tat-plan. ru 15

Пять причин по которым мы должны разработать систему компьютерных расписаний в компании 1. - Почему нам нужна система компьютерных расписаний? - Для того, чтобы координировать встречи рабочих групп. 2. - Почему нам нужно координировать встречи рабочих групп? - Для того, чтобы ускорить процесс принятия решений. 3. - Почему нам нужно иметь возможность ускорения принятия решений? - Для того, чтобы быстрее реагировать на запросы клиентов. 4. - Почему мы должны быстрее реагировать на запросы клиентов? - Для того, чтобы работать эффективнее, чем наши конкуренты. 5. - Почему мы должны работать эффективнее, чем наши конкуренты? - Для того, чтобы увеличить нашу прибыль в соответствии со стратегией развития компании. www. tat-plan. ru 16

Определение рамок проекта должно содержать: - Определение целей проекта; - Определение временных рамок проекта; - Определение количества денег и персонала (ресурсов), потребующихся для осуществления проекта. Одна из отговорок менеджеров проекта, не желающих давать четкие данные по любому из этих пунктов – то, что мы не можем предвидеть, как пойдут дела в процессе осуществления проекта и сколько денег и времени может потребоваться на его осуществление, поэтому надо оставить простор для маневра. Это одно из самых опасных заблуждений. Фиксированные параметры вовсе не означают, что в будущем мы не будем иметь возможность маневрировать, однако они дают хорошую платформу для будущих изменений, позволяя держать их под контролем. www. tat-plan. ru 17

Определение рамок проекта Ключевые вопросы для определения рамок проекта направлены на время, цену и качество. Первые два вопроса вполне очевидны: ВРЕМЯ. Как долго мы можем работать над проектом? / Какое время займет осуществление проекта? ЦЕНА. Сколько мы можем потратить на проект? Третий вопрос требует значительно более тщательной проработки. www. tat-plan. ru 18

Определение рамок проекта Ключевые вопросы КАЧЕСТВО. Определение качества конечного продукта, который возникнет как результат проекта – это соединение науки и искусства. Успех зависит от того, сможете ли вы задать правильные вопросы правильным людям, понять их ответы и зафиксировать их в доступной и понятной форме. Нельзя задавать вопросы, ответы на которые - «да» или «нет» . Вопросы, начинающиеся с «Почему? » , «Что? » , «Кто? » , и «Когда? » помогут вам получить более детальные и подробные ответы. www. tat-plan. ru 19

Примеры ключевых вопросов Что? Что именно будет являться результатом, который удовлетворит всем требованиям? Что именно нам понадобится для осуществления проекта? Почему нам нужен именно этот результат? Почему он нужен именно сейчас? Кто конечный пользователь нашей продукции (результата)? Кто будет поддерживать продукт? Кто будет управлять им? Как будет внедрен наш продукт? Как долго он будет использоваться? Где он будет использоваться? www. tat-plan. ru 20

Заключение Когда все рамки проекта определены, все, что вам остается сделать до его начала – подробно описать все, что вам удалось выяснить на этом этапе. Ресурсы, время, качество – все это должно быть отражено на бумаге и подписано всеми, кто имеет право влиять на ход осуществления проекта (как правило, это акционеры или спонсоры проекта). www. tat-plan. ru 21

Готовы действовать? С удовольствием готов стать одним из игроков команды, которая собирается серьезно заняться подобным проектом в своей компании. 2495220@mail. ru Ринат Нуреев (843) 249 -5220 22 www. tat-plan. ru 22