KAJIAN SEMULA DAN PERANCANGAN STRATEGIK PELAN GLOBAL UTM

KAJIAN SEMULA DAN PERANCANGAN STRATEGIK PELAN GLOBAL UTM 2012 -2020 (FASA 2): 13 OGOS 2014 DEWAN SENAT

Ahli Task Force HIGH PERFORMANCE DELIVERY KETUA: Tn Hj Wan Zawawi bin Wan Abd Rahman BIL NAMA JABATAN/PEJABAT 1 Prof Dr Masputeriah binti Hamzah Pejabat Hal Ehwal Korporat 2 PM Ir Hayati bin Abdullah UTMLead 3 PM Dr Aminuddin bin Ruskam Fakulti Tamadun Islam 4 Tn Hj Samsudin bin Nyat Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi 5 Tn Hj Hassan bin Husin Bahagian Pengurusan Modal Insan 6 En Ismaal bin Samat Bahagian Pembangunan Modal Insan 7 Pn Siti Hawa bin Man Bahagian Pengurusan Modal Insan

BIL NAMA JABATAN/PEJABAT 8 En Abd Jalel bin Ahmad Bahagian Pengurusan Organisasi 9 Tn Hj Dahari bin Derani Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni 10 Hjh Najmah binti Samsudin Pejabat Pendaftar Akademik UTM (UTM ARO) 11 Pn Norizan binti Saleh Pejabat Hal Ehwal Korporat 12 En Abdul Rahim bin Abdul Karim Bahagian Keselamatan 13 En Khairull Azmi bin Ishak Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) 14 En Abd Razib bin Hj Shahuddin Pusat Kualiti dan Pengurusan Risiko 15 Puan Siti Salamah binti Mohd Shihab Pejabat Hal Ehwal Korporat UTMKL 16 En Ariffin bin Basserany UTMLead 17 Nor Qamariah binti Othman (Urus setia) Bahagian Pengurusan Organisasi

Weakness -Tiada Strength -Pakar bidang dirujuk -Sistem dibangunkan oleh pakar dalaman -Kursus berkualiti -Multiskilled Staff -Bakat muda (young talents) -Makmal berteknologi tinggi 1 alat yg seragam utk mengukur kepuasan pelanggan -Dapatan bagi Competency Index Staff (CIS) tidak digunakan sepenuhnya. Contoh: dapatan boleh digunakan untuk menentukan keperluan latihan staf -Sistem dibangunkan tidak berpusat (akaun berlainan untuk setiap log masuk) -SPP dibangunkan secara berasingan tidak berpusat -Prasarana yang ada tidak menggalakkan budaya entrepreneurial -Kompetensi Bahasa Inggeris yang lemah -Budaya kerja yang mengongkong staf untuk multitasking -Tiada penulis/editor yang berpusat secara gunasama di peringkat universiti -Pemasaran produk universiti tidak berpusat Opportunity Threat -Mewujudkan perkongsian pintar dengan organisasi lain yang mempunyai konteks sama (contoh: menggunakan sistem yang sama, berkongsi makmal penyelidikan) -Menjana pendapatan dengan kepakaran yang ada -Memikirkan kelainan pendekatan (differentiation strategy) dalam mempertingkatkan kualiti budaya kerja. -Organisasi luar semakin meningkat dari segi perkhidmatan -Perkembangan teknologi semakin canggih & pantas -Sumber kewangan semakin berkurangan -Staf berkualiti tinggi berstatus kontrak diberi tawaran lebih baik oleh organisasi luar -Staf burnout

1. Matlamat yang disasarkan untuk UTM Global 2020 bagi bidang High Performance Delivery adalah : - Staf yang mempunyai minda kelas pertama (first class mentality) 2. Cadangan Strategic Objective “Excellent Service Delivery” dipinda kepada “High Performance Culture” kerana dilihat lebih menyeluruh (holistik). 3. Cadangan beberapa tambahan KAI baru bagi tahun 2015 iaitu: 1. di bawah Strategic Objective : Competent & Productive Staff : 1. ‘Competency Index for Academic Staff’ (Cadangan Portfolio Owner adalah UTMLead) 2. di bawah Strategic Objective : High Performance Culture: 1. ‘Percentage reduction of talented staff turnover’ 4. Strategi-strategi utama dalam menambahbaik KAI bagi High Performance Delivery adalah seperti berikut: 1. Memusatkan pengurusan Customer Satisfaction Index 2. Mempertingkat/meluaskan hubungan kerjasama (networking) dengan pihak luar (pihak industri, badan profesional) bagi mengenalpasti trend terkini, sumber penajaan dan sumber modal insan. 3. Menambahbaik polisi/dasar/peraturan semasa supaya menyokong tercapainya sasaran KAI. 4. Membangunkan/menyediakan staf berkompetensi tinggi yang mempunyai minda global dan menghayati DNA UTM. 5. Pemilihan/penentuan KAI adalah pada perkara yang benar-benar “key” dalam sesuatu Objektif Strategik. 1. (Contoh: dicadangkan IDP dikeluarkan dari KAI UTM kerana ia sebenarnya adalah sesuai sebagai inisiatif untuk CIS, bukannya sebagai ‘key’ untuk produktiviti dan kompetensi staf)

OBJEKTIF STRATEGIK High Performance Culture PENCAPAIAN KAI CATATAN 2012 2013 2014 (JUN) 75. 56 (80%) 81. 9 (80%) Ada inisiatif baru ditambah - - - BARU a. Percentage of academic staff with Ph. D/DSc, D. Eng. 70. 15 (70%) 74. 5 (75%) 76. 34 (75%) Ada inisiatif baru ditambah b. Percentage of academic staff with Professional Qualifications 12. 87 (15%) 14. 8 (15%) 12. 5 (15%) Ada inisiatif baru ditambah 4. 1 (3. 5) 4. 11 (4. 5) Ada inisiatif baru ditambah - - - BARU - 19. 6% (60%) CADANGAN DIKELUARKAN DARI KAI UTM P 8. 1 Customer Satisfaction Index Percentage reduction of talented staff turnover L 1. 1 Competent Competency Index for Non Academic Staff L 1. 2 and (1 -5 scale) Productive Staff Competency Index for Academic Staff (1 -5 scale) Percentage of PPP engaged in Individual L 1. 3 Development Plan (IDP) -

Strategic Objective High Performance Culture Status IMPROVED KAI Statement Prog. / Project/ Initiative Implications Customer Satisfaction Index 1. Memusatkan pengurusan CSI kepada satu entiti 2. Mewujudkan instrumen yang menyeluruh dan berkesan. (contohnya 2 set soalan: i. Umum : soalan standard yang digunakan untuk keseluruhan UTM ii. Khusus : soalan lebih fokus pada fungsi fakulti 1. KEWANGAN: peruntukan untuk 3 -5 kali mesyuarat (anggaran=RM 500. 00)

Strategic Objective High Performance Culture Status NEW KAI Statement Percentage reduction of talented staff turnover Prog. / Project/ Initiative 1. Penerapan soul UTM 2. Mengadakan program yang berfokus kepada transformasi mind set dan budaya 3. Memberi ganjaran dan insentif 4. Mewujudkan polisi latihan staf akademik 5. Pengurusan bakat & karier staf Implications 1. HR Melahirkan staf dan organisasi: • mempunyai DNA UTM • minda kelas pertama • top notch staff 2. KEWANGAN i. Peruntukan kewangan untuk latihan* ii. Return on Investment (ROI) iii. Penjanaan pendapatan 3. GOVERNAN i. Perubahan latihan ii. Perubahan latihan Nota: • Cadangan mengikut polisi latihan JPA: 3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf UTM @RM 700. 00/staf polisi struktur 4. FASILITI i. Fasiliti dan infrastruktur: -Bangunan (UTM IDC, Bandar Penawar, Pusat Latihan UTM).

Strategic Objective Status Strategic Objective Competent and productive staff KAI Statement Prog. / Project/ Initiative KAI Statement IMPROVED Inisiatif Sedia ada Percentage of academic staff with Ph. D/DSc, D. Eng • Lantikan semula staf Ph. D yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan. • Lantikan semula staf berkelayakan profesional yang bersara dan memenuhi syarat-syarat tambahan yang ditetapkan Implications • Kriteria khas untuk kenaikan gred staf antarabangsa • Penetapan skala gaji untuk staf antarabangsa 1. KEWANGAN: - Sumbangan seimbang 2. GOVERNAN : - Keperluan RU Finance :

Strategic Objective Strategy • Memperbaiki polisi pengambilan staf berkualiti • Memperkasa hubungan kerjasama bagi mendapatkan calon yang ditaja MARA, JPA, Biasiswa Diraja, Peronas (mewujudkan team khas) Status KAI Statement Operational Definition Percentage of staff with Ph. D / DSc. , and D. Eng. over total number of academic staff, not included tutor and below Prog. / Project/ Initiative Inisiatif Baru • Semakan semula polisi dan peraturan • Mewujudkan peruntukan khas bagi “membeli kontrak” yang mempunyai kepakaran tertentu • Mengadakan kerjasama / Mo. U dengan agensi /penaja luar bagi mendapatkan calon yang ditaja : MARA, JPA • Mengenalpasti penerima biasiswa yang tiada ikatan kontrak contoh Biasiswa Diraja • Membuat pemantauan terhadap staf cuti belajar dengan kerjasama universiti di mana staf cuti belajar. (UTM Lead) Implications - GOVERNAN -KEWANGAN Memperuntukkan sejumlah bajet bergantung kepada jumlah staf dan jumlah baki kontrak calon. GOVERNAN : - Bakal calon telah dikenal pasti.

Strategy Status Strategic Objective Competent and productive staff Strategy Meluaskan networking dengan badan profesional Mewujudkan dasar/polisi/Per aturan yang memudahcarak an program yang menyokong pembangunan profesional KAI Statement IMPROVED Prog. / Project/ Initiative Inisiatif Sedia Ada 1. Melaksanakan program & kursus Percentage of mandatori badan profesional secara ‘inacademic staff with house’. Professional 2. Membantu graduan kejuruteraan UTM Qualifications (such as untuk berdaftar sebagai Jurutera medical, engineers, Siswazah Lembaga Jurutera Malaysia architects, 3. Mengadakan sesi bengkel untuk staf accountants etc) mengenai prosedur mendapatkan kelayakan profesional. 4. Pembiayaan yuran keahlian staf Operational akademik dalam badan profesional Definition untuk dua badan profesional dalam negara dan satu badan profesional luar Percentage of staff negara. with Professional 5. Membina jaringan rangkaian kerjasama Qualification over dengan institusi profesional dalam dan total number of luar negara. academic staff, excluding tutors and Inisiatif Baru below 1. Peraturan latihan industri yang lebih efektif tidak terkecuali staf 40 tahun ke atas 2. Menyediakan insentif yang menarik bagi staf yang mendapatkan kelayakan profesional bagi bidang kritikal 3. Meluaskan kursus untuk membantu staf dalam bidang kelayakan profesional kepada Ar, Sr dll Implications 1. KEWANGAN: Inisiatif 1 Ø 3 Modul Kursus Mandatori BEM = RM 115, 500. Inisiatif 3 ØBengkel: RM 3, 865 Inisiatif 4 ØPembiayaan yuran= RM 210, 000. Inisiatif 5 ØKos perjalanan= RM 2000 Inisiatif Baru 2 ØInsentif= RM 773, 000 Inisiatif Baru 3 ØKos kursus= RM 555, 646.

Strategy Status KAI Statement Prog. / Project/ Initiative Implications 2. GOVERNAN: Ø Perlu perbincangan lanjut tentang Peraturan Latihan Ikhtisas sedia ada (Inisiatif Baru 1) Ø Penyediaan kertas kerja untuk pelaksanaan skim insentif dan dibawa masuk ke Mesyuarat LPU (Inisiatif Baru 3)

Strategic Objective Competent and productive staff Status KAI Statement IMPROVED Competency Index for Non Academic Staff (1 -5 scale) Operational Definition Strategy Membangunkan staf berminda global (global minded staff) Membangunkan entrepreneuri al minded staff Competency Index for Non-Academic based on study on Staff Competency instrument Prog. / Project/ Initiative Inisiatif Sedia ada • Menyediakan CIS online • Mengukur tahap kompetensi staf berdasarkan instrumen yang disediakan • Penambahbaikan set soalan Inisiatif Baru • Pemantapan program latihan yang lebih menjurus kepada laluan kerjaya dengan mengambilkira kompetensi universiti contoh: ØMengikuti kursus online bersama INTAN (e. PSA) ØPelaksanaan program pemantapan Bahasa Inggeris ØPelaksanaan program pengantarabangsaan -silang budaya (cth : GOP staf PPP) ØPelaksanaan IDP • Analisis jurang kompetensi dan potensi • Pemantapan DNA UTM bermula dari awal pelantikan Implications 1. KEWANGAN: Ø Kos bengkel penambahbai kan instrument CIS di anggarkan sebanyak RM 2, 000. Ø bajet latihan : 3% daripada keseluruhan emolumen tahunan staf UTM @RM 700. 00/staf(p olisi latihan JPA) 2. HR Ø Kewujudan Assessment Centre (Penilaian kompetensi staf) 3. GOVERNANCE

Strategic Objective Status Strategic Objective Competent and IMPROVED productive (NEW KAI) staff KAI Statement Prog. / Project/ Initiative KAI Statement Competency Index for Academic Staff (1 -5 scale) Operational Definition Competency Index for Academic based on study on Staff Competency instrument KIV - Requires in depth discussion on KAI Statement Implications

KEY AMAL INDICATOR YANG DICADANGKAN DIKELUARKAN DARI KAI UTM Strategic Objective Competent and productive staff Status DELETE KAI Statement • Percentage of PPP engaged in Individual Development Plan (IDP) Prog. / Project/ Initiative • Mengukur bilangan staf PPP Gred 41 ke atas yang mengikuti program IDP Implications Dicadangkan KAI ini (IDP) dikeluarkan dari KAI UTM. Dijadikan sebahagian inisiatif CIS.

L 1. 1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications Inisiatif 1 Ø 3 Modul Kursus Mandatori BEM RM 550 X 70 peserta x 3 modul = RM 115, 500. 00 Inisiatif 3 RM 5 (Kos refreshment) X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar. ) & 116 (Sr. ) Ø RM 5 X 773 = RM 3865. 00 Inisiatif 4 ØRM 350 (dalam negara) + RM 700 (luar negara) = RM 1050 ØRM 1050 X 200 (staf dengan kelayakan profesional) = RM 210, 000. 00 * Inisiatif 5 Ø RM 500 (Kos perjalanan) X 4 sesi = RM 2, 000. 00 * * Sekadar anggaran, perlu perbincangan lanjut

L 1. 1 (b) : Percentage of academic staff with Professional Qualifications Inisiatif Baru 2 i. Kewangan (Perancangan Jangka Panjang) ØCadangan Nilai Insentif X Bilangan staf yang tiada kelayakan profesional : 591 (PEng/ CEng) + 66 (Ar. ) & 116 (Sr. ) ØRM 1000 X (591 + 66 + 116) ØRM 1000 X 773 = RM 773, 000. 00 Inisiatif Baru 3 i. Kewangan (Perancangan Jangka Panjang) ØJumlah kos bagi Kursus Persediaan untuk Ar. & Sr = (RM 1910 + RM 1143) = RM 3053 ØJumlah kos X Bilangan Staf yang tiada kelayakan Ar. & Sr. ØRM 3053 X 182 = RM 555, 646. 00