Кафедра Управления персоналом и документоведения Ст преподаватель Смородникова

Кафедра Управления персоналом и документоведения Ст. преподаватель Смородникова Елена Юрьевна Раздел I. Тема 2. Документирование прохождения службы в 18 веке

Структура государственного аппарата в ХVIII-начале XIX века Император Правительствующий Сенат Коллегии - высший законосовещательный орган (Иностранная, Военная, Адмиралтейств- Сенатская контора (сенатор, 2 ассесора, прокурор) Святейший Синод коллегия, Вотчинная, Юстиц-коллегия, Камер-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактурколлегия, Коммерц-коллегия, Штатс-контора, Главный магистрат ) Расправная палата (2 сенатора и назначаемые судьи) -высшее церковное учреждение Присутсвие (президент, вице- президент, 4 -5 советников, 4 ассесора) Канцелярия (секретарь, нотариус, регистраторы, копиисты, канцеляристы, переводчики, тол мачи, актураиусы, вахтмистр) Контора (камерир, унтеркамерир, каморшрейберы)

Система органов местного управления Генерал-прокурор (во главе Сената) Генерал-губернатор (во главе губерний) Обер-комендант (во главе провинций) Комендант (во главе уезда) Ландарты

Нормативная основа регулирования государственно-служебных отношений • Генеральный Регламент от 1720 г. • «Табель о рангах всех чинов, воинских, статских и придворных…» от 24 января 1722 г. • «О должности Сената» от 27 апреля 1722 г. • «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» от 7 ноября 1775 г. • «Инструкция или Наказ Воеводам»

Генеральный регламент, как основной документ, регламентирующий делопроизводство центральных органов власти XVIII века. определил внутреннюю организацию новых органов, ведавших строго определённой сферой государственной деятельности - коллегий, их структуру, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, организацию работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников; узаконил необходимость регистрации документов в соответствующих журналах ( «Повседневная записка» , росписи, регистратура книги «А» , «В» , «С» , «Д» ); узаконил контроль за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения; ввел понятие архива, выделив при этом три категории: текущие (создаваемые при канцеляриях) ведомственные (архивы коллегий) государственные (при Коллегии иностранных дел и Ревизионной коллегии); 1)

q q q включал в себя образцы новых видов документов (протокол, инструкция, доношение, реляция, экзекуция и др. ); устанавливал образцы, в соответствии с которыми оформлялись документы и закреплял их реквизиты; устанавливал порядок пользования и хранения печати, а так же случаи скрепления ею документов; проработал вопросы документирования и движения дел (документооборот); узаконил подпись руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решение какоголибо вопроса; установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению дела), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведения его до исполнителя, контроль за исполнением решения.

Влияние «Табеля о рангах всех чинов воинских, статских и придворных…. » на документирование в XVIIII веке. ü ü ü вводит формулярные (послужные) списки документы, дающие полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку); вводит употребление титулов предусматривает три основных рода службы: воинскую, штатскую, придворную, деля каждую из них на 14 рангов-классов; закрепляет перечень чинов, разнесенных по родам службы и рангам, устанавливает четкую их иерархию; предписывает строгое соблюдение принципа старшинства и связанного с ним чиноподчинения;

Значение для процесса документирования «Общего учреждения губернского» 1775 г. § цель введения – укрепление власти дворянства путем создания на местах бюрократических учреждений с наделением их широкими полномочиями; § разделение административных, финансовых, судебных функций управления; § регламентация порядка прохождения определенного вида документа от вышестоящих органов управления к подчиненным и обратно; § определение штатов и номенклатуры должностей для губернских учреждений; § регламентация употребление учреждений). отдельных аспектов делопроизводства (например, какого-либо вида документа при переписке группы

Изменения в оформлении документа: • виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью; • • отмена столбцовой системы документирования и замена их тетрадями (Указ Петра I от 1700 г. ); ведение в документооборот гербовой бумаги; составление документов на листах привело к выделению из текста реквизитов документа, они стали занимать определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги; вид документа указывался в наименовании, которое раскрывало его краткое содержание (например «Рапорт о получении указа» ); документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа в строке над текстом ( «В Правительствующий Сенат» ), автор указывался под адресатом, использовался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата( «Из Тульского уездного суда» ); при обращении в официальных документах стали соединять частные титулы с общими ( «Его превосходительству господину тайному советнику» );

• документы • • • обязательно подписывались должностными лицами (существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписываемые одним лицом (рапорты, доношения, сообщения); подпись проставлялась сразу за последним словом текста без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию; скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию; в левом нижнем углу документа проставлялась дата подписания, не запрещалось указывать дату в начале документа; исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа; при получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения ( «Получено июля 15 дня 1745 года» ); документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которой был определен в Генеральном Регламенте;

Системы документации, получившие свое распространение в XVIII веке: Для «сношений» между военными были характерны такие виды документов как: рескрипты - опубликованное для всеобщего сведения письмо монарха к подданному с выражением благодарности за оказанные услуги, объявлением о награде и т. п. ; реляция - письменное донесение командованию о ходе военных действий; рапорт - устный или письменный доклад предусмотренной уставами формы при обращении военнослужащих к начальникам; донесение - служебное сообщение каких-нибудь сведений властям, начальнику, командиру и т. д. ; ордер - официальный документ, содержащий приказ, предписание, распоряжение; предписание - официальное распоряжение или приказ; Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. ;

Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в : трактат - международный договор; конвенция - обозначения международного договора, простого по форме и однопредметного по своему содержанию; протокол- совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, дипломатическими работниками и др. официальными лицами в международном общении; меморандумы - вид дипломатического акта; депеш - сообщения, которыми обмениваются министр иностранных дел и подчинённые ему послы, аккредитованные при иностранных дворах; письмо. Судебная документация включала: допрос клятвенное обещание показания приговор определение выписки из журналов.

Для бухгалтерского учета вели: баланс- особая таблица, показывающая состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главная книга- журнал, где систематизировались все хозяйственные операции; экзекуция – отчетная документация, доношение царю, об исполнении указа; В этот период начинают применять термины «дебит» , «кредит» , «бухгалтер» . статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями; результат ревизии фиксировался в «ревизских сказках» , на основании которых составлялись губернские сводки.