КАФЕДРА ИКТ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА Управление информационноконсультационной

КАФЕДРА ИКТ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

Управление информационноконсультационной службой

ПЛАН: n n n n Организационная структура ИКС Норма управляемости в ИКС. Функции управления ИКС. Принятие управленческих решений сотрудниками ИКС. Мотивация труда в ИКС. Контроль деятельности в ИКС. Совершенствование управления ИКС.

Процесс управления информационноконсультационной службой - это достижение желаемых результатов посредством эффективного использования людских, материальных и финансовых ресурсов. Задачей любого работника управления ИКС является создание условий, при которых совместно работающие в подразделениях службы люди могут эффективно функционировать, достигая поставленных целей и задач.

1. Организационная структура. Одним из важных элементов системы управления ИКС является организационная структура. Правильное формирование организационной структуры позволяет службе функционировать эффективно. Существует несколько подходов к формированию подразделений ИКС. - по функциональному признаку - по территориальному признаку - в зависимости от программы - в зависимости от оказываемых услуг - в зависимости от клиентуры - матричный подход - смешанный подход

ИКС Программа Схема организационной структуры ИКС матричного типа

2. Норма управляемости При формировании организационной структуры и структуры управления ИКС важным является вопрос о норме управляемости (сколькими подчиненными может непосредственно управлять один руководитель эффективно). На сегодняшний день нет единого мнения по этому вопросу(от 3 до 30). Наиболее приемлемая норма управляемости и соответствующее ей число уровней управления, для конкретного случая будет зависеть от: - личных факторов руководителя и подчиненных - факторов, связанных с работой - факторов, связанных с «средой» в организации.

3. Функции управления ИКС Для правильного построения системы управления информационноконсультационной службой, определения ее структуры, степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей подразделений и отдельных работников важное значение имеет определение функций управления, их четкая, обоснованная классификация.

Функции управления ИКС вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект. Происходит обособление различных функций, таких, как управление кадрами, финансами, техническим обеспечением и т. д. Специфика управляемого объекта определяет содержание этих функций. Каждая функция объединяет те виды управленческих работ, которые характеризуются общностью объекта, цели и результатов. Функции управления - это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

Существует множество классификаций функций управления, но, по нашему мнению, основополагающее значение имеет классификация функций, отражающая содержание процесса управления, его стадии: - планирование; - организация; - регулирование (координирование, - распорядительство); - контроль; - учет и анализ. Таким образом, общие (основные) функции управления в единстве обеспечивают цельность процесса управления ИКС.

Принятие управленческих решений сотрудниками

4. Принятие управленческих решений Важным элементом управления ИКС является правильное принятие управленческих решений. Каждый руководитель должен принимать управленческие решения: в пределах своей компетенции; в пределах стоящих перед управляемым им объектом задач; в строгом соответствии с действующими юридическими нормами. Управленческое решение это акт деятельности управляющего, направленный на достижение желаемой цели и содержащий методы и средства достижения этой цели в данной конкретной сфере деятельности. Схема принятия управленческих решений представлена на рисунке.

Выявление необходимости принятия решения Подготовительный этап Постановка проблемы. Формулировка цели Сбор, обработка, анализ информации Выбор критерия результативности принимаемого решения Оценка и обоснование путей решения проблемы Основной этап принятия решений Выбор и принятие решения по проблеме Организация выполнения принятого решения Заключительный этап Контроль за ходом выполнения (мониторинг) и оценка результатов Схема процесса принятия управленческого решения.

Древо целей Главная цель Средства по отношению к главной цели Задачи, которые необходимо решить для достижения главной цели Данные, наказания, необходимые для управления. . цели

o. Завершается заключительный этап принятия управленческого решения анализом его выполнения. Здесь необходимо правильно и объективно определить следующие моменты: намеченные и фактически использованные ресурсы для получения результата; степень участия работников в процессе реализации решения; качество и полноценность выполнения решения; своевременность реализации управленческого решения; допущенные ошибки в процессе достижения поставленной цели.

5. Мотивация труда в ИКС Из-за специфики работы службы для достижения ее целей исключительно важна мотивация персонала. Организация ИКС будет работать эффективно только в том случае, если ее сотрудники лично убеждены в значимости своей работы, и в том, что они должны выполнять свою работу на высоком уровне. Более того, если они верят в то, что делают, им легче удастся убедить сельских товаропроизводителей осуществить желательные изменения. Сельские товаропроизводители обычно очень восприимчивы к тому, как сотрудник службы относится к своей работе, и в какой форме дает совет.

o В информационно-консультационной службе используют различные приемы мотивации: - прикрепление к наставнику - ротационные задания - перекрестная подготовка - проекты развития - командный подход - специальные задания - возможность работать творчески - «лакомый кусочек» - возможность изучения/познания обеденная

Ни один из вышеприведенных приемов мотивации не дает стопроцентных результатов, но по всем направлениям обязательно требуется готовность и стремление руководителя находить новые возможности для повышения мотивации сотрудников ИКС.

6. Контроль в деятельности ИКС Для информационно-консультационной службы важным является и правильное осуществление контроля путем сравнительной оценки реально достигнутых результатов с запланированными. Контроль важен для корректировки планов и выполнения соответствующих действий в деятельности ИКС.

Контроль является непрерывным процессом, состоящим из трех взаимосвязанных элементов: установление стандартов (норм, показателей и т. п. ); сопоставление фактически достигнутого с установленными показателями; закрепление успеха/корректировка недостатков. В деятельности информационно-консультационной службы используются различные методы контроля: постоянно используемые методы контроля; периодически используемые методы контроля; нерегулярные методы контроля. Постоянно используемые методы контроля - такие меры контроля, которые должны применяться всегда. Это самоконтроль, групповой контроль, процедуры и правила. Самоконтроль. Групповой контроль. Процедуры и правила

Таким образом, контроль представляет собой процесс обеспечения эффективного выполнения задач ИКС и одной из важнейших функций руководителей. Работники управления службы должны уметь грамотно применять методы контроля и регулярно использовать их в своей повседневной деятельности.

7. Совершенствование управления ИКС Работа по совершенствованию управления службой должна осуществляться в три основные этапа: Подготовительные работы (изучение существующего состояния проблемы). Разработка мероприятий по рационализации управления. Внедрение разработанных мероприятий. Учитывая важность и необходимость работ по совершенствованию управления информационноконсультационной службой, руководители службы должны регулярно заниматься этой деятельностью.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ