Кадровое делопроизводство в свете ТК РФ Анна Шапиро

Кадровое делопроизводство в свете ТК РФ Анна Шапиро Директор по персоналу ООО «Энергодата»

Структура занятия 1. Система кадровой документации 2. Локальные нормативные акты 3. Документирование трудовых отношений 4. Оформление и ведение трудовых книжек. 5. Проверки ГИТ

Кадровая документация Документы, предусмотренные ТК Документы, не предусмотренные ТК

Документы, обязательные для всех организаций • Штатное расписание (Ст. 57 ТК РФ) • Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 -190 ТК РФ) • Положение об оплате труда и премировании работников (Ст. 255 НК РФ, п. 21 ст. 270 НК РФ) • Положение о защите персональных данных работников (Ст. 8590 ТК РФ) • График отпусков (Ст. 123 ТК РФ) • Трудовые договора (Ст. 56 -84 ТК РФ) • Табель учета рабочего времени (Ст. 91 ТК РФ) • Личная карточка работника (Пр. вед. И хран. Труд. кн. ) • • • Договоры о полной материальной ответственности (Ст. 244 ТК РФ) Ученические договоры (Ст. 198 -208 ТК РФ) График сменности (Ст. 103 ТК РФ)

Типичные ошибки в ШР • Совмещение должностей (например, водитель-экспедитор) • Назначение различных окладов работникам на должностях с идентичным названием • Указание «вилки» окладов

Содержание ПВТР • Порядок приема и увольнения работников • Оплата труда • Режим работы • Время отдыха • Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания • Социальная политика компании • Основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора

Положение об оплате труда и премировании работников • Виды премий • Размер премий • Порядок утверждения, начисления и выплаты премий Формулировки в приказе о начислении премии = Формулировки в Положении об оплате труда и премировании работников

Состав персональных данных работника • анкетные и биографические данные; • образование; • сведения о трудовом и общем стаже; • сведения о составе семьи; • паспортные данные; • сведения о воинском учете; • сведения о заработной плате сотрудника; • сведения о социальных льготах; • специальность, • занимаемая должность; • наличие судимостей; • адрес места жительства; • домашний телефон; • место работы или учебы членов семьи и родственников; • характер взаимоотношений в семье; • содержание трудового договора; • состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей; • содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию; • подлинники и копии приказов по личному составу; • личные дела и трудовые книжки сотрудников; • основания к приказам по личному составу; • дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям; • копии отчетов, направляемые в органы статистики.

График отпусков • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (Ст. 115 ТК РФ). • График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (Ст. 123 ТК РФ) • О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (Ст. 123 ТК РФ) • Отпуск может быть разделен на части. Хотя бы одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней. (Ст. 125 ТК РФ).

Содержание трудового договора • Ф. И. О. работника и наименование работодателя • Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица • ИНН • Сведения о представителе работодателя, подписавшего договор и основания для подобных полномочий • Место и дата заключения трудового договора • Место работы • Трудовая функция • Дата начала работы • Условия оплаты труда • Режим рабочего времени и отдыха • Компенсация за тяжелую работу и вредную работу, связанную с вредными и (или) опасными условиями труда • Характер работы (подвижной, разъездной, в пути и пр) • Условие об обязательном медицинском страховании

Заработная плата устанавливается работнику согласно штатного расписания (нарушение ст. 57, ст. 135 ТК РФ)

Ст. 136 ТК РФ В соответствии с ТК РФ выплата заработной платы производится два раза в месяц, в следующем порядке: Аванс в размере 40% от ежемесячного оклада не позднее 20 числа оплачиваемого месяца; Заработная плата в размере 60% от ежемесячного оклада не позднее 10 числа месяца, следующего за расчетным.

Шедевры Работник обязан отработать у Работодателя не менее одного года в целях обоснования затрат, связанных с созданием рабочего места для Работника. В случае досрочного увольнения компенсировать затраты Работодателя по созданию рабочего места в размере не более месячного оклада Работника (нарушение ст. 22, ст. 138 ТК РФ)

Изменение условий ТД Ø Соглашение об изменении заключается в письменной форме Работник должен быть предупрежден не менее чем за 2 месяца

Размер налоговых рисков № Наименование показателя Формула Сумма, руб 1 Расходы на оплату труда, принятые Обществом при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль 19 082 824, 75 2 В том числе, начислено в пользу работников по трудовым договорам 2 046 947, 14 3 Начислено без надлежащего оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений 4 Налоговый риск по налогу на прибыль Стр. 4 = 3 407 175, 522 стр. 3*20% Стр. 3 = 17 035 877, 61 стр. 1 -стр. 2

Срок трудового договора (Ст. 58 -59 ТК РФ) Заключен на неопределенный срок Заключен на определенный срок • До 5 лет • • • На время отсутствия работника Временные работы (до 2 мес) Сезонные работы Работа за границей Работа за рамками обычной деятельности работодателя Временное (до 1 г) расширение производства или объема услуг Определенная работа Стажировка и профобучение работника Выборные должности Альтернативная гражданская служба

По соглашению сторон срочный трудовой договор • Работодатели – субъекты малого предпринимательства (до 35 человек, в сфере розн торговли и быт обслуживания – до 20 чел) • Работники – пенсионеры по возрасту • По состоянию здоровья • Работники творческих профессий • Неотложные работы по предотвращению катастроф и пр. • предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения пос • с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационноправовых форм и форм собственности • Работники на очной форме обучения • Работники по совместительству

Условия заключения договора о полной материальной ответственности Условия • Достижение возраста 18 лет • Непосредственное обслуживание или использование денежных, товарных ценностей при выполнении трудовой функции Должность (работа), замещаемая (выполняемая) работником, включена в Перечень, утв. Постановлением Минтруда России от 31. 12. 2002 № 85 • Основания • Ч. 1 ст. 244 ТК РФ • Ч. 2 ст. 244 ТК РФ

Документирование трудовых отношений Прием на работу Перевод на другую работу Предоставление отпуска Направление работников в командировку Поощрение и награждение работников Вынесение взысканий Увольнение работников Личные карточки (Т-2) Личные дела

Прием на работу • Ознакомление под роспись с ПВТР, иными локальными нормативными актами. • Трудовой договор • Приказ о приеме на работу • Запись в трудовой книжке

Документы приеме на работу • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; • Трудовая книжка; • Страховое свидетельство государственного пенсионного свидетельства; • Документы воинского учета; • Документ об образовании. (ст. 65 ТК РФ)

Основания прекращения трудового договора (ст. 77 ТК ) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ); Истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК); Расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80 ТК); Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 71 и ст. 81 ТК РФ); Перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность); Отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности организации либо ее реорганизацией (ст. 75 ТК РФ); Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ); Отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, …, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (ст. 73 ТК РФ); Отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72 ТК РФ); Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83 ТК РФ); Нарушения правил заключения трудового договора (ст 84 ТК РФ).

Последствия незаконного увольнения • Восстановление работника на работе; • Взыскание работником с работодателя среднего заработка за вынужденный прогул, расходов на адвоката; • Взыскание работником с работодателя компенсации за моральный ущерб; • Штраф и иные расходы в случае выявления нарушений трудового законодательства при проверке Гострудинспекцией; • Потерянное время сотрудников на инициированные работником судебные разбирательства и проверки Гострудинспекцией, прокуратурой; • Снижение репутации директора, службы персонала, юридической службы компании; • Снижение трудовой дисциплины в компании.

Процедура при увольнении за прогул 1. 2. 3. 4. 5. Зафиксировать в табеле учета рабочего времени отсутствие работника; Составить докладную записку о факте прогула от непосредственного руководителя прогульщика или иного работника, обнаружившего прогул; Желательно взять у других работников докладные о том, что в такой-то день они не видели данного работника на рабочем месте; Составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, заверить его подписями не менее двух свидетелей. Сделать в акте отметку о том, что не поступали сведения об уважительности причин отсутствия работника; Принять меры по установлению причин отсутствия работника – уважительные они или нет. ДАЛЕЕ

Если работник вскоре выходит на работу 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Получить от работника письменную объяснительную по поводу отсутствия его на работе; Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено (ст. 193 ТК РФ), нужно составить акт об отказе работника дать объяснения по поводу прогула, заверить его подписями не менее двух работников-свидетелей) Проверить, не истекли ли сроки для привлечения к ответственности за совершение дисциплинарного проступка, установленные ст. 193 ТК РФ (1 месяц со дня обнаружения и 6 месяцев со дня совершения) При неустановлении уважительных причин прогула, в случае, если сроки применения дисциплинарных взысканий не истекли – издать приказ о расторжении трудового договора. Зарегистрировать приказ в Журнале регистрации приказов об увольнении Рассчитать денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска и прочими полагающимися работниками выплатами; Ознакомить с приказом об увольнении под роспись В случае отказа подписать приказ сделать соответствующую запись в приказе – составить акт об отказе, заверенный 2 подписями свидетелей; Оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке. Изготовление копии трудовой книжки увольняемого работника для архива организации. Выдача работнику трудовой книжки и всех причитающихся ему выплат в день увольнения.

Если работник не выходит на работу 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Направить работнику телеграмму или письмо (с уведомлением и описью вложения) с предложением явиться для дачи объяснений и сообщить причины прогула. Копию телеграммы сохранить; Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено (ст. 193 ТК РФ), нужно составить акт об отказе работника дать объяснения по поводу прогула, заверить его подписями не менее двух работников-свидетелей) Проверить, не истекли ли сроки для привлечения к ответственности за совершение дисциплинарного проступка, установленные ст. 193 ТК РФ (1 месяц со дня обнаружения и 6 месяцев со дня совершения) При неустановлении уважительных причин прогула, в случае, если сроки применения дисциплинарных взысканий не истекли – издать приказ о расторжении трудового договора. Зарегистрировать приказ в Журнале регистрации приказов об увольнении Рассчитать денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска и прочими полагающимися работниками выплатами; Направить работнику письмо (с уведомлением и описью вложения) с копией приказа и предложением явиться для ознакомления с приказом под роспись. Копию письма сохранить. Факт отправки зарегистрировать в журнале исходящей документации. При неявке работника после получения им письма можно составить акт о неявке работника для ознакомления с приказом (это необязательно); Оформление записи о прекращении трудового договора в трудовой книжке и личной карточке. Изготовление копии трудовой книжки увольняемого работника для архива организации. В случае, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.

Журналы кадрового учета Обязательные: • Журнал регистрации приема на работу • Журнал регистрации переводов • Журнал регистрации увольнений • Журнал регистрации отпусков • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним • Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним • Журналы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки • Журнал учета проверок • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Желательные: • Журнал регистрации личных дел служащих • Журнал регистрации трудовых договоров • Журнал учета совместителей

Трудовая книжка Запрещено брать бланки у устраивающихся на работу работников Бланки выдаем по письменному заявлению работника Трудовая книжка должна быть заведена в течение 5 дней

Проверки ГИТ • Плановая (раз в 3 г. , до 20 дней. ) • Контрольная проверка по следам плановой • Целевая (по жалобам) • Тематическая ФЗ от 8 августа 2001 г № 134 -ФЗ П. 5 – Журнал проверок

СПАСИБО за внимание! aschapiro@mail. ru