КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Управленческая деятельность любой организации базируется на

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных и электронных носителей. 140 терминов и определений даны в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Делопроизводство определяется (по ГОСТ Р 51141 -98) как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда и управления трудовыми отношениями. Эти отношения документируются в соответствии с действующим законодательством и именуются кадровой документацией!!!! Определение: Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое). Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием для начисления заработной платы, для вынесения взыскания или поощрения и т.д.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права и обязанности работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет решить сразу несколько задач: - документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя; - построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя; - регламентировать взаимоотношения работника и работодателя; - создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя; - разрешить трудовые споры

Прежде, чем непосредственно учиться заполнять кадровые документы, поговорим о нормативной базе кадрового делопроизводства. Какие документы, связанные с регулированием трудовых отношений должны быть в любой организации – независимо от формы собственности – государственной или частной. Для этого выполним анализ локальных нормативных актов в соответствии с действующим законодательством.

Анализ внутренних локальных нормативных актов: Правила внутреннего трудового распорядка; Локальный акт по защите персональных данных; Должностные инструкции; Положение по оплате и др.; Типичные ошибки в содержании локальных нормативных актов. Порядок исправления.

Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами организации. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты.

Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты.

На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ). Важно знать, какие документы обязательны для организации, а какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие документы можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами и уметь защищать свои права у работодателя.

Обращаю ваше внимание, что Вам выдан раздаточный материал: Таблица обязательных документов для организации. В зависимости от отрасли деятельности предприятия она может содержать гораздо больше позиций, но мне кажется на практике Вам пригодится!!!

Для удобства информация по кадровым документам сведена в таблицу в Таблицу 1. Таблица 1. Перечень необходимых кадровых документов в организации

Рассмотрим более подробно из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Т и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). 1. Правила внутреннего трудового распорядка

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил: - основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 и ст. 22 ТК РФ); - режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); - перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ); - порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);

Продолжение: - время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ); - предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); - предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ); - порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ); - виды поощрений (ст. 191 ТК РФ);

Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору. Правила обязательно должны содержать раздел «Рабочее время», который может включать: — вид и продолжительность рабочей недели; — продолжительность ежедневного рабочего времени; — график рабочего дня; — работа в ночное время; — работа в выходные и праздничные дни; — работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Наименование организации УТВЕРЖДЕНЫ Общим собранием коллектива 12.12.2007 Протокол № 11 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА (могут быть в виде приложения к коллективному договору) 1. Общие положения В разделе указывается область применения правил, с какой целью они разработаны и что регулируют. 2. Порядок приема и увольнения В разделе фиксируются условия возникновения трудовых отношений, указываются виды трудовых договоров при приеме на работу. Оговаривается, в каких случаях происходит изменение трудовых отношений (правила перевода) – изменения или дополнения трудового договора. Указываются основания для прекращения действия трудового договора и порядок увольнения работников. 3. Основные права и обязанности работников В разделе фиксируются общие для всех работников права и обязанности. 4. Основные права и обязанности работодателя В разделе фиксируются права и обязанности работодателя. Структура Правил внутреннего трудового распорядка и оформление документа (документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению»)

5. Рабочее время и время отдыха В разделе указывается продолжительность ежедневной работы, в том числе начало и окончание рабочего дня, перерыва для отдыха и приема пищи, определяются графики сменности, очередность предоставления отпусков. 6. Оплата труда и поощрения за успехи в работе В разделе разрабатывается система оплаты труда работников, указываются виды поощрений и система мотивации персонала (может быть издан как отдельный локальный акт организации). 7. Дисциплина труда В разделе указывают ответственность за нарушение дисциплины труда, виды дисциплинарных взысканий. 8. Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников Раздел может быть оформлен как дополнение, если об этом не указано в разделе 3 –основные права и обязанности работников или в организации оформляется отдельный нормативный документ по этому вопросу. 9. Рассмотрение трудовых споров В разделе указывается порядок разрешения трудовых споров сторон в случае их возникновения. ___________________________________________________________ (оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем или уполномоченным лицом, может утверждаться распорядительным документом, если одновременно с утверждением необходимо дать поручения, связанные с его применением)

СТРУКТУРА ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА МОЖЕТ БЫТЬ ДРУГОЙ!!!! ЕСЛИ ВАЖНЫЕ ДЛЯ ВАС ОСНОВЫ ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ НЕ ПРОПИСАНЫ В ПВТР, ТО ИЩИТЕ КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР!!! Или ДРУГОЙ ДОКУМЕНТ, например, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА

Положение об оплате труда Положение об оплате труда (далее — Положение) — локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом. Однако, как и в случае и с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к определенным видам деятельности.

В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Должностные оклады администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться: - оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ); - оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ); - оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ); - оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ); - оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

МРОТ Минимальный размер оплаты труда (далее — МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ. Как следует из статьи 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен законом от 19.06.2000 г. № 82 «О минимальном размере оплаты труда».

В соответствии со ст. 1 Федерального закона от 02.12.2013-ФЗ с 1 января 2014 г. 5 554руб. На практике Положение об оплате труда стало актуально в связи с Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 № 583, в соответствии с которым с 1 декабря 2008 года бюджетные организации переходят на новую систему оплаты труда. В других организациях часто Положение об оплате труда как отдельный локальный нормативный акт отсутствует, но основы по оплате труда достаточно подробно прописываются в другом локальном акте – Коллективном договоре или ПВТР.

В Мурманской области 23 октября 2013 года подписано приложение N 4 к Соглашению о минимальной заработной плате в Мурманской области на 2011 - 2013 годы между Правительством Мурманской области, Мурманским областным советом профессиональных союзов и Региональным объединением работодателей "Союз промышленников и предпринимателей Мурманской области". Приложением N 4 к Соглашению с с 1 ноября 2013 года в Мурманской области устанавливается минимальная заработная плата в размере 10730 рублей. Действие этого Соглашения о минимальной заработной плате в Мурманской области на 2011 - 2013 гг." продлено на 2014 г.

Штатное расписание еще ВАЖНЫЙ ЛОКАЛЬНЫЙ АКТ ОРГАНИЗАЦИИ!!! Штатная численность персонала представляется в виде штатного расписания – унифицированной формы Т-3 (см. Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004г. « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».) Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Персональные данные Совокупность правовых норм, закрепленных в главе 14 – «Защита персональных данных» ТК РФ, регулирует отношения по сбору, обработке, хранению, использованию и передаче персональных данных работника, но не содержит разъяснения о том, какой должен быть локальный нормативный акт в организации. В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» указывается, что персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. К персональным данным относятся: фамилия, имя, отчество, возраст; образование, место жительства, семейное положение, национальность, религиозные и политические убеждения, сексуальная ориентация и т.п. .

Что касается сферы трудовых отношений, персональными данными работника считаются только те сведения, которые необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями. Это информация об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия определенными видами деятельности), наличии детей. В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ (п. 7 ст. 86 ТК РФ) и иными федеральными законами, за счет своих средств.

Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях. Какие данные в конкретной организации подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа – обо всем этом оговаривается в Положении о персональных данных (далее Положение), которое должно быть разработано в каждой организации.

Из вышеизложенного следует, что Положение об обработке персональных данных является обязательным документом, который должен быть разработан и утвержден работодателем. Именно на основании Положения и с соблюдением его условий работодатель может и должен осуществлять обработку персональных данных, например, оформлять, хранить личные карточки работников, иные документы, содержащие персональные данные работника и использовать в целях, допускаемых законом, содержащуюся в них информацию, составляющую персональные данные. К сведению. Для государственных служащих положения разрабатываются нормативными правовыми актами. Так, Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.

Не принимая такой локальный нормативный акт, работодатель, во-первых, нарушает требования всего трудового законодательства. Во-вторых, он нарушает закрепленные в ст. 21 и ст. 88 ТК РФ права работника, до сведения которого должны быть доведены порядок обработки его персональных данных, его права и обязанности в этой сфере. Очевидно, что работодатель, даже не разработав локальный нормативный акт, регулирующий порядок обработки персональных данных, все равно осуществляет обработку таких данных: собирает, систематизирует, хранит, уточняет, использует персональные данные. Но при этом, осуществляя такую обработку, он действует в порядке, который в нарушении ст. 88 ТК РФ не доведен до сведения работника.