Књиговодствена документа Књиговодствени документ је

Књиговодствена документа

• Књиговодствени документ је писана исправа којом се доказује настанак неке економске промене. • Постојање документа је услов за књиговодствено евидентирање економске промене. • Да би документ постао основа за евидентирање неке економске промене неопходно је да над њим буде спроведена формална, рачунска и суштинска контрола.

• Књиговодствени документ мора да садржи следеће битне елементе: - место и датум настанка промене - назив и број документа - имена лица која су учествовала у извршењу - кратак опис промене - јединица мере и количина - износ на који промена гласи (новчана вредност) - потписи овлашћених лица и печат издаваоца

• Према месту настанка књиговодствена документа се поделити на: сва могу - Документа која у предузеће пристижу споља од његових пословних партнера или државних органа. -Сопствена документа која настају у предузећу. Ова документа могу бити интерна и екстерна.

• Документација се може поделити и на: – оригиналну, која настаје на месту извршења промене и има задатак да докаже њен настанак – изведену, која настаје у књиговодству на основу оригиналних докумената и има задатак да олакша и убрза обухватање промена

• Постоји велики број књиговодствених докумената, а ми ћемо их према редоследу јављања у кружном току кретања средстава (пословном процесу) груписати у следећих пет категорија: 1. документа у вези са платним прометом 2. документа у вези са набавком основних средстава 3. документа у вези са набавком материјала и робе 4. документа у вези са праћењем процеса производње 5. документа у вези са продајом производа и робе

1. Документа у вези са платним прометом А. Благајничка документа – користе се за евидентирање свих готовинских плаћања и наплата које се врше преко благајне предузећа Б. Јединствени инструменти платног промета – законски дефинисани, служе за праћење плаћања и наплата које се врше преко рачуна отворених у пословним банкама и то како готовинских тако и безготовинских

А. Благајничка документа • 1. Документа која се јављају при наплати готовине а) Благајнички налог за наплату - Изведени књиговодствени документ који прати оригинални документ са циљем да се убрза рад благајника. - Саставља се тек пошто је оригинални документ исконтролисан од стране ликвидатора.

б) Признаница – књиговодствени документ који се саставља (у два примерка) од стране лица које је примило новац, а на захтев уплатиоца. - Представља потврду о примљеном новцу, па се јавља и при исплати новца из благајне. -Спада у правдајуће књиговодствене документе. в) Налог за исплату – пословној банци да исплати готовину са текућег рачуна за потребе благајне. Јединствени инструмент платног промета.

• 2. Документа која се јављају при исплати готовине а) Благајнички налог за исплату – - Изведени - документ који, аналогно благајничком налогу за наплату, прати оригинални књиговодствени документ на основу којег се врши исплата готовине. Саставља се у два примерка. б) Признаница

в) Путни налог – докумет који се саставља када неко од запослених иде на службени пут. - На основу броја дневница и очекиваних путних трошкова одређује се аконтација и саставља благајнички налог за исплату у висини аконтације. - По повратку са службеног пута запосленог, врши се обрачун путних трошкова који могу бити једнаки, нижи или виши од претходно исплаћене аконтације.

г) Платни списак – документ на основу којег се врши исплата зарада запослених. - Може се састављати месечно или чешће, зависно од праксе предузећа. - У платном списку су исказане обрачунате зараде за сваког запосленог, а основ за обрачун су радне листе или евиденција о присутности запослених на послу. - У платном списку се исказују бруто зараде, порези и доприноси на зараде, нето зараде, умањења зарада и износ за исплату. При исплати се опет саставља налог благајни за исплату.

• 3. Благајнички извештај (дневник благајне) - Представља евиденцију о свим наплатама и исплатама (примањима и издавањима готовине) које су у току дана извршене преко благајне. - У њему су приказани сви налози благајни и износи који су по основу њих исплаћени или наплаћени. - Садржи следеће колоне: редни број, темељница, опис, улаз, излаз и број рачуна.

- На крају сваког дана се сабирају сви наплаћени износи, којима се додаје почетни салдо готовине, након чега се од добијеног износа одузимају све исплате и добија крајњи салдо готовине. - Саставља се у 2 примерка, од чега један остаје благајнику, а други се, заједно са свим налозима благајни шаље књиговодству на књижење.

Б. Јединствени инструменти платног промета • 1. Инструменти готовинског платног промета а) Налог (банци) за уплату – користи се за све уплате готовине у корист рачуна неког правног или физичког лица, као што су уплате дневног пазара, плаћање разних рачуна и обавеза готовински итд.

- Штампа се на самокопирајућем папиру беле боје са црним линијама у 2 примерка – банци и уплатиоцу. б) налог за исплату – инструмент којим правно или физичко лице подиже готовину са свог рачуна или налаже исплату готовине са свог рачуна у корист лица које не поседује рачун. - Штампа се на самокопирајућем папиру беле боје са црвеним линијама у 2 примерка – банци и исплатиоцу.

• 2. Инструменти безготовинског платног промета а) Налог за пренос – користи се када предузеће, као дужник, налаже банци да са његовог рачуна пренесе средства у корист рачуна повериоца. Користи се и за пренос новца између два рачуна истог предузећа. - Штампа се на самокопирајућем папиру беле боје са црним линијама у 1 примерку, уз који иде и потврда банке о извршењу налога.

б) Налог за наплату – користи се када поверилац, сходно овлашћењу које има од дужника, иницира наплату средстава са дужниковог на свој рачун. Користи се и за: - наплату доспелих хартија од вредности или инструмената обезбеђења плаћања (меница) - наплату потраживања из отворених акредитива - наплату провизија, извршних судских решења итд.

- Штампа се на самокопирајућем папиру беле боје са црвеним линијама у 2 примерка – банци и повериоцу. • 3. Дневни извод пословне банке - Њиме пословна банка свакодневно обавештава предузеће, које код ње има отворен текући рачун, о свим уплатама и исплатама које су извршене. - Поред тога извод приказује и стање средстава на почетку и на крају радног дана.

2. Документа у вези са набавком и осталим променама на основним средствима • А. Одлука органа управљања о набавци (изградњи) основног средства -Набавка основних средстава је инвестициона активност која изискује ангажовање значајних финансијских средстава. - Из тог разлога одлуку о набавци доноси управа (менаџмент) предузећа, именујући истовремено комисију за спровођење набавке и технички пријем основног средства.

• Б. Записник о пријему основних средстава - Комисија за пријем основног средства има задатак да утврди исправност приспелог основног средства или инвестиционог материјала за изградњу. - Саставља се Записник о пријему у коме Комисија констатује врсту, количину и стање основних средстава, уз навођење евентуалних примедби на квалитет и количину испоручених ставки.

Саставља се у 5 примерака: - финансијском књиговодству - аналитичком књиговодству (основних средстава) - набавном одељењу - руковаоцу (одговорном лицу) - пети примерак остаје у блоку у којем се воде записници, као хронолошка евиденција.

• В. Фактура за основна средства - Након испоруке основног средства, коју је пратила отпремница и састављање Записника о пријему, добављач купцу шаље фактуру (рачун) којом захтева измирење обавезе за испоручено основно средство. - У фактури се наводи износ, рок и начин плаћања.

• Г. Обрачунска ситуација - Када предузеће основна средства прибавља градњом (грађевински објекти), тада се у улози добављача јавља извођач радова, а за обрачун вредности радова (обавезе инвеститора) користи се обрачунска ситуација, као еквивалент фактури. - Доставља се по истеку одређеног времена или по завршетку одређене фазе радова.

- Приказује појединачно и укупно вредност (обрачун) свих извршених радова од почетка градње до момента састављања. - Може бити привремена и дефинитивна (коначна) ситуација. - Увек гласи на бруто износ – у свакој ситуацији се исказује вредност свих извршених радова од почетка градње. - То значи да наручилац посла има обавезу да исплати вредност нових радова у односу на претходну ситуацију (разлику између вредности претходне и нове ситуације).

• Д. Записници о осталим променама на основним средствима 1. Записник о предлогу за расходовање Предлог даје у форми записника посебна комисија, а менаџмент на основу тога доноси коначну одлуку о расходовању. 2. Записник о штети Менаџмент формира посебну комисију за процену карактера и висине настале штете и утврђивање одговорности.

- Записником комисије може да се предложи накнада штете од осигуравајућег друштва (за случај осигураног ризика који се испољио) или од одговорног лица, уколико је до штете дошло несавесним руковањем. - Висина штете се процењује у висини трошкова поправке, а уколико она није могућа у висини неотписане вредности основног средства. 3. Записник о примопредаји основног средства - Користи се приликом преноса основног средства од једног руковаоца другом.

3. Документација у вези са набавком материјала и робе • А. Закључница - Документ - врста уговора којим се између купца и добављача прецизирају сви детаљи у вези купопродаје неког материјала. - Саставља се у 2 примерка. - Њен настанак неће бити књиговодствено евидентиран, јер се закључењем купопродајног уговора нису променила ни средства ни извори. То ће се десити тек када наступи испуњење уговорних обавеза.

• Б. Пријемница материјала - Када на основу закључнице добављач испоручи материјал, формира се комисија за његов пријем у магацин. - Задатак комисије је да утврди да ли материјал квалитативно и квантитативно одговара наводима из закључнице и отпремнице добављача. - Уколико комисија утврди исправност испоруке, саставља се пријемница као документ којим се потврђује пријем материјала у магацин.

Саставља се у 3 примерка: - набавној служби - материјалном књиговодству - магацинском књиговодству • В. Комисијски записник о пријему материјала - Саставља се уместо пријемнице уколико комисија за пријем утврди да испорука по квалитету или количини не одговара наводима из закључнице и отпремнице.

- У комисијском записнику се наводе утврђени недостаци и даје предлог набавној служби како да поступи са испоруком. - Опције су пријем материјала (ако су одступања прихватљива) или враћање испоруке добављачу све док се отклоне недостаци или постигне нови договор. Саставља се у 4 примерка: - добављачу - магацину - набавном одељењу - материјалном књиговодству

• Г. Књижно писмо - У случају квалитативног и квантитативног неслагања испорученог материјала са оним што је уговорено добављачу се шаљу комисијски записник и рекламација. - Добављач може на основу тога да прими назад материјал или да прихвати наводе из рекламације купца и о томе га обавести књижним писмом. - У књижном писму добављач може да умањи фактурну вредност због испоруке мање количине материјала или да одобри снижење цене због испоруке која је слабијег квалитета од уговореног. - Књижним писмом се књижи попуст добављача у односу на ранији износ фактуре.

• Д. Фактура/рачун добављача (улазна фактура) • Ђ. Пријемница робе - Специфичност када је састављају трговинска предузећа која се баве прометом робе на мало, која евидентирају робу по продајној вредности. Има све елементе као и пријемница материјала, осим што садржи и продајну вредност примљене робе. Саставља се у 3 примерка: - набавној служби - робном књиговодству - продавници

4. Документа у вези са праћењем процеса производње • А. Радни налог - Документ којим се налаже производњи да произведе одређену врсту и количину конкретног производа. - Испоставља се конкретном производном погону од стране службе техничке припреме производње.

Ова служба доставља и: врши производња - требовања материјала неопходног за производњу - радне листе, на којима ће се евидентирати време утрошено за израду. Радни налог садржи и калкулацију трошкова материјала и зарада израде. Саставља се у 2 примерка: - производном погону - књиговодству

• Б. Требовање материјала - Документ на основу којег се из магацина издаје материјал неопходан за производњу. - Саставља га служба техничке припреме или руководилац погона у којем се обавља производња. - Мора да садржи ознаку погона којем се материјал испоручује и ознаку радног налога по основу којег се троши. - Разлог је додељивање директних трошкова материјала конкретним производима.

Саставља се у 4 примерка: - издаваоцу налога - магационеру - материјалном књиговодству - књиговодству трошкова • В. Повратница - Документ којим се евидентира повраћај неутрошеног материјала или отпадака са употребном вредношћу у магацин. - Саставља га производни погон и мора да садржи ознаку радног налога за који је материјал требало да буде утрошен, како би се радни налог раздужио за ту вредност.

Саставља се у 4 примерка: - издаваоцу (руководилац произв. погона) - магационеру (магацинском књиговодству) - материјалном књиговодству - књиговодству трошкова • Г. Радна листа - Документ који служи за евидентирање рада утрошеног у процесу производње, и то за свако радно место и за сваку радну операцију. - У њој се наводи нормирано радно време за сваку радну операцију.

- По завршетку радне операције уписује се стварно утрошено време, а зарада радника ће на крају месеца бити изведена на бази података из свих радних листа по основу којих је радник радио. Издаје се у 2 примерка: - служби техничке припреме - руководиоцу погона Радне листе су основ за додељивање директних трошкова рада на радне налоге (конкретне производе).

• Д. Предајница готових производа (доставница) - Документ којим се евидентира предаја готових производа из производног погона у магацин. - Садржи обавезно ознаку погона у коме су производи произведени и број радног налога. Саставља је руководилац производног погона у 3 примерка: - издаваоцу (руководиоцу погона са потписом магационера да је примио производе) - магационеру - књиговодству готових производа

5. Документа у вези са продајом готових производа и робе • А. Закључница - Облик купопродајног уговора, идентичан као код набавке материјала и робе, осим што се предузеће сада налази у улози продавца. • Б. Налог за издавање готових производа - Документ који на основу закључнице издаје продајно одељење, налажући магационеру припрему готових производа за испоруку.

- Садржи све податке неопходне за благовремено извршење испоруке, као што су: назив и адреса купца, број закључнице (уговора), врста и количина производа, начин и рок испоруке итд Саставља се у два примерка: - издаваоцу (продајном одељењу) - магацину готових производа

• В. Отпремница (робе, готових производа) - За разлику од отпремнице која се добија од добављача приликом пријема материјала или робе, ова отпремница се креира у магацину готових производа или робе и доставља купцу као доказ да је испорука извршена. - Сматра се материјалним документом јер садржи само податке о врсти и количини производа. За разлику од ње, фактура садржи и податак о цени и вредности робе или производа. - Разлог: у магацину се евиденција о производима и роби води само по врсти и количини.

Саставља се у 4 примерка: - купцу, заједно са испорученим производима - продајном одељењу, као доказ да је налог за издавање готових производа извршен -аналитичком књиговодству готових производа, које у тај примерак додаје и податак о цени након чега се књижи смањење вредности залиха -издаваоцу (магационеру/магацинском књиговодству), на основу чега се он раздужује у картотеци магацина готових производа

• Г. Фактура купцу (излазна фактура) - Саставља је продајно одељења након пријема отпремнице која доказује да је купац примио готове производе. - Као доказ о извршеној испоруци служе и такозвани транспортно-предајни документи, као што су: товарни лист, спроводни лист, коносман итд. - У фактури се поред обрачунате вредности испоручених производа коју купац треба да плати наводе и услови (рок и начин) плаћања.

Саставља се у 3 примерка: - купцу (добија оригинал) - књиговодству - издаваоцу (продајном одељењу) • Д. Књижно писмо - За разлику од књижног писма које добија од добављача овај документ саставља предузеће и шаље купцу обавештавајући га о прихватању његових примедби (уколико је испорука била квалитативно или квантитативно неадекватна) и попусту који се тим поводом одобрава.

6. Остала значајна документа • А. Меница - Хартија од вредности која служи као инструмент обезбеђења плаћања између привредних субјеката. - Издаје је дужник (купац) уколико није у стању да измири дуг у уговореном року, чиме предузеће продавац конвертује своје комерцијално потраживање у менично. - Издаје се на максимални рок од 90 дана и може да гласи на неограничене износе.

Елементи које меница мора да садржи: - место и датум издавања - износ (исписан цифрама и словима) - назив повериоца (ремитента) и његов број текућег рачуна - основ по којем се издаје - назив дужника (трасанта) и његов број текућег рачуна Саставља се и потврда о пријему менице у 3 примерка (трасанту, ремитенту и банци код које дужник има отворен текући рачун), која мора да буде потписана и од стране издаваоца и од стране корисника менице.

- У моменту доспећа корисник подноси меницу на наплату, а уколико дужник нема средстава да је исплати обавезу на себе прихвата банка која ју је авалирала – авалиста. - Корисник менице може пре рока њеног доспећа платити неку своју обавезу, чиме долази само до преноса меничног потраживања на неког другог повериоца. Предузеће дужник има обавезу да о року доспећа исплати меничну обавезу подносиоцу менице, ко год то био. Овај поступак се назива индосирање.

- Коначно, корисник (ималац) може и пре рока доспећа да прода (уновчи) меницу банци, која преузима менично потраживање. - Наплаћени износ ће бити делимично умањен, за износ неискоришћене камате у периоду између датума продаје и датума доспећа менице.

• Б. Налог за књижење - Документ на којем се врши контирање неке економске промене. - Свака документована економска промена се у систему двојног књиговодства обухвата на различитим странама најмање 2 рачуна. - Контирање је поступак одређивања који рачун-и треба да дугују, а који треба да потражују. - Налог за књижење има задатак да олакша и убрза књижење, јер се оно врши на налогу а не на оригиналној књиговодственој документацији.

- На налогу за књижење се налазе називи рачуна које треба задужити и којима треба одобрити, као и износи које на њима треба прокњижити. -Изведени интерни књиговодствени документ, који мора да буде праћен оригиналним књиговодственим документима, на основу којих је састављен.