Изучение организационной структуры системы управления 1 Методика

Изучение организационной структуры системы управления

1. Методика оценки организационной структуры организации При проведении структурного анализа систем очень часто необходимо располагать методикой, позволяющей определять некоторые структурные характеристики систем и давать им количественную оценку. Целесообразность определения таких характеристик состоит в том, что уже на ранних стадиях проектирования организаций появляется необходимость оценивать качество структуры проектируемой организации и ее элементов с позиций системного анализа, а также сравнивать различные предлагаемые варианты организационных структур между собой. Например: Предприятие является открытым акционерным обществом, относится к электротехнической промышленности и производит светотехническое оборудование для автомобильной промышленности. Численность персонала предприятия на конец 2009 года составляла 3045 человек. Организационная структура предприятия представлена на рис. 2

Директор Главный инженер Главный экономист Планово - экономический отдел Технический отдел Отдел главного механика Бухгалтерия Производственно-диспетчерский отдел Финансовый отдел Отдел технического контроля Экономическая служба Отдел техники безопасности Зам. директора по хозяйственным вопросам Отдел материальнотехнического снабжения Отдел сбыта продукции Зам. директора по кадрам Отдел организации труда и заработной платы Отдел кадров Зам. директора по производству Производственный отдел Производственные подразделения Рис. 2. Организационная структура предприятия

Аппарат управления предприятием построен таким образом, что бы обеспечить в техническом, экономическом и организационном отношениях взаимосвязанное единство всех частей предприятия, наилучшим образом использовать трудовые и материальные ресурсы. Предварительный анализ показывает, что на предприятии применена линейно-функциональная структура управления. При этом, каждый структурный элемент выполняет конкретные задачи и обладает определенными правами и обязанностями. Для проведения структурного анализа организационной структуры предприятия представим ее в виде графа G = {X, U}, где : X - множество вершин (|X | = n), соответствующее множеству структурных элементов; U - множество ребер (|U| = m), соответствующее множеству связей между структурными элементами предприятия.

Граф G, соответствующий данному предприятию, показан на рис. 3, где цифры обозначают: 1 – директор; 2 – главный инженер; 3 – главный экономист; 4 – зам. директора по хозяйственным вопросам; 5 – зам. директора по кадрам; 6 – зам. директора по производству; 7 – технический отдел; 8 – отдел главного механика; 9 – производственнодиспетчерский отдел; 10 – отдел технического контроля; 11 – отдел техники безопасности; 12 – планово - экономический отдел; 13 – бухгалтер; 14 – финансовый отдел; 15 – экономическая служба; 16 – отдел материальнотехнического снабжения; 17 – отдел сбыта; 18 – отдел организации труда и заработной платы; 19 – отдел кадров; 20 – производственный отдел; 21 – производственные подразделения.

Для описания графа G построим матрицу смежности (табл. 1), которая для неориентированного графа имеет вид A = || a ij || , где a ij – элементы матрицы смежности, определяемые следующим образом 1 2 7 8 9 3 10 11 12 13 4 14 15 16 5 17 18 6 19 Рис. 3. Структурный граф предприятия a ij = 1 – при наличии связи между элементами i и j; a ij = 0 (или пустое место) – при отсутствии связи. 20 21

Матрица смежности Табл. 1. 1 2 1 1 1 6 6 1 5 5 1 4 4 1 3 3 1 1 2 1 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 ri 0, 125 1 1 1 0, 15 1 1 0, 125 1 1 0, 075 7 1 0, 025 8 1 0, 025 9 1 0, 025 10 1 0, 025 11 1 0, 025 12 1 0, 025 13 1 0, 025 14 1 0, 025 15 1 0, 025 16 1 0, 025 17 1 0, 025 18 1 0, 025 19 1 0, 025 20 1 0, 025 21 1 0, 025

1. По матрице смежности определим ранг каждого элемента Для нашего случая ∑∑ a ij = 40. Ранги структурных элементов приведены в последнем столбце табл. 1. Чем выше ранг элемента, тем более сильно он связан с другими элементами и тем более тяжелыми будут последствия при качества его функционирования. В нашем случае наиболее высокий ранг (0, 15) имеет второй элемент структуры (главный инженер).

2. Проверим связность структуры. Для связных структур (не имеющих обрывов и висячих элементов) должно выполняться условие Правая часть неравенства определяет необходимое минимальное число связей в структуре графа, содержащего n вершин. Для нашего случая n (количество структурных элементов) равно 21 и условие ½ • 40 ≥ 21 – 1, выполняется , то есть структура является связной.

3. Проведем оценку структурной избыточности R, отражающей превышение общего числа связей над минимально необходимым. где m – множество ребер графа (1/2 количества связей в матрице смежности; n – количество вершин (элементов) структуры. где a ij – элементы матрицы смежности.

Данная характеристика является косвенной оценкой экономичности и надежности исследуемой структуры и определяет принципиальную возможность функционирования и сохранения связей системы при отказе некоторых ее элементов. Система с большей избыточностью R потенциально более надежна. Если R< 0, то система несвязная; R = 0, система обладает минимальной избыточностью; R > 0, система имеет избыточность; чем выше R, тем выше избыточность. Для нашего случая R = ½ • 40 • 1/(21 -1) – 1 = 0, то есть структура имеет минимальную избыточность.

4. Определим структурную компактность структуры Q, которая отражает общую структурную близость элементов между собой. Для этого используем формулу где d ij – расстояние от элемента i до элемента j, то есть минимальное число связей, соединяющих элементы i и j. Для определения величины общей структурной компактности построим матрицу расстояний D = || d ij || - (табл. 2).

Матрица расстояний Табл. 2 1 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 ∑ 1 1 2 2 2 2 2 35 2 2 1 1 1 3 3 3 3 3 44 2 2 2 3 3 3 1 1 3 3 3 46 2 2 3 3 3 3 3 1 1 3 3 50 2 3 3 3 1 1 3 3 50 3 3 3 3 1 1 50 2 2 4 4 4 4 4 63 2 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 63 2 2 2 4 4 4 4 4 4 65 2 4 4 4 4 69 2 69 2 1 3 1 2 4 1 2 2 5 1 2 2 2 6 1 2 2 7 2 1 3 3 8 2 1 3 3 2 9 2 1 3 3 2 2 10 2 1 3 3 2 2 2 11 2 1 3 3 2 2 12 2 3 1 3 3 3 4 4 4 13 2 3 1 3 3 3 4 4 4 2 14 2 3 1 3 3 3 4 4 4 2 2 15 2 3 1 3 3 3 4 4 4 2 2 2 16 2 3 3 1 3 3 4 4 4 4 4 17 2 3 3 1 3 3 4 4 4 4 4 2 18 2 3 3 3 1 3 4 4 4 19 2 3 3 3 1 3 4 4 4 2 20 2 3 3 1 4 4 4 4 21 2 3 3 1 4 4 4 4 2 69

По таблице определяем – Q = 1264. Однако для количественной оценки структурной компактности и возможности объективного сравнения различных организационных структур, чаще используют относительный показатель – Qотн , определяемый по формуле: где Q min = n (n-1) – минимальное значение компактности для структуры типа “полный граф” (каждый элемент соединен с каждым). Для нашей структуры Q min =21· (21 – 1) = 420. Тогда Qотн = 1264/420 – 1 = 2, 01.

Структурную компактность можно характеризовать и другой характеристикой – диаметром структуры: d = max d ij , равным максимальному значению расстояния d ij в матрице расстояний. Для нашей структуры d = 4. С увеличением Qотн и d увеличиваются средние временные задержки при обмене информацией между подразделениями, что вызывает снижение общей надежности. С этой точки зрения структура исследуемого предприятия имеет надежность среднего уровня (максимальную надежность имеет с полный граф, для которой Qотн =0, а d =1).

5. Для характеристики степени централизации системы используется показатель центральности структурного элемента, который характеризует степень удаленности i-го элемента от других элементов структуры Чем меньше удален i- й элемент от других, тем больше его центральность и тем большее количество связей осуществляется через него. В нашем случае наиболее центральным является первый элемент (директор), для которого ∑ d ij = 35 = min, то есть он обладает максимальным коэффициентом центральности Z max = 1264 / (2 · 35) = 18, 06 Степень центральности в структуре в целом может быть охарактеризована индексом центральности: Значение степени центральности находится в диапазоне 1 ≥ δ ≥ 0, при этом для структур с равномерным распределением связей δ = 0, для структур, имеющих максимальную степень централизации δ = 1.

Для нашего случая, высокое значение степени центральности структуры (δ = 0, 88) предъявляет высокие требования к пропускной способности центра (элемент 1), через который устанавливается большое число связей, по приему и переработке информации и надежность его функционирования, так как отказ центрального элемента ведет к полному разрушению структуры. Если в структуре есть центральный элемент, т. е. δ близко к 1, то целесообразно продумать меры по дублированию данного центрального элемента для повышения надежности структуры организации.