Изменения в законодательнонормативном регулировании сферы электронного документооборота. Новые требования к работе с документами в архивной сфере Суровцева Наталия Геннадиевна зав. отделом документоведения ВНИИДАД к. и. н. , доцент
Все изменения в Правилах делопроизводства касаются или связаны с практикой работы с электронными документами Уточнен терминологический раздел: Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме; Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним)
в ред. от 07. 09. 2011 в ред. от 26. 04. 2016 Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа; Реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним; Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму; Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения; Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти; Служба делопроизводства – структурное подразделение ФОИВ, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях ФОИВ. Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
Уточнен состав реквизитов документа, в число которых вошла отметка об электронной подписи, гриф ограничения доступа к документу; а) Государственный герб Российской Федерации; б) наименование федерального органа исполнительной власти; в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти; г) наименование должности; д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; е) наименование вида документа; ж) дата документа; з) регистрационный номер документа; и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; к) место составления (издания) документа; л) гриф ограничения доступа к документу; м) адресат; н) гриф утверждения документа; о) указания по исполнению документа (резолюция); п) заголовок к тексту; р) текст документа; с) отметка о контроле; т) отметка о приложении; у) подпись; ф) отметка об электронной подписи; х) гриф согласования документа; ц) виза; ч) печать; ш) отметка о заверении копии; щ) отметка об исполнителе; э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело; ю) отметка о поступлении документа;
Введено требование о необходимости в целях реализации электронного документооборота разрабатывать электронные шаблоны документов, которые должны быть утверждены руководителем организации Пункт 6 «При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов» . Пункт 8 «Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти» .
Требования, касающиеся формирования дел, организации их хранения и передачи в архив организации приведены в соответствие с Правилами работы архивов организаций 2015 г. ; Пункт 34 Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
Полностью изменена редакция раздела VI. «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» в соответствие с действующим законодательством о межведомственном электронном взаимодействии и использовании электронных подписей в работе с электронными документами Пункт 40 Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи". Пункт 41 В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
Расширен состав обязательных сведений, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти 1. Адресант (автор) 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Наименование вида документа 5. Дата документа 6. Регистрационный номер документа 7. Дата поступления документа 8. Регистрационный номер входящего документа 9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи) 10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) 11. Индекс дела по номенклатуре дел 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений) 15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения) 16. Отметка о контроле 17. Гриф ограничения доступа 18. Сведения об электронной подписи 19. Проверка электронной подписи 20. Подразделение - ответственный исполнитель документа 21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)
пересмотр положений ГОСТ Р 6. 30 -2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г. , рег. № 38830) 1) Разработаны в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2) Является нормативным правовым актом РФ, устанавливающим требования к деятельности архивов государственных органов и органов местного самоуправления
Ø Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. от 26. 04. 2016; Ø Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Утв. приказом Минкультуры РФ от 31. 03. 2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07. 09. 2015 № 38830); Ø Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68.
Требования к передаче электронных документов в архив организации 2. 31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A. 4. 34. При передаче электронных документов в архив организации выполняется формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A; формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
Обязательными условиями хранения электронных документов являются: l наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах); l наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния; l обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. 14
В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. 15
В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. 16
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители. 17
При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы. 18
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, неизменность информации, достоверность, содержащейся целостность в и электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2. 31 настоящих Правил. 19
Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах. 20
Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. 21
Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение № 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение № 21). 22
Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица. 23
При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A; 26
27 Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера: а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины; б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций; в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла; г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в
Основные методологические принципы подготовки Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций Историзма: разработка методических рекомендаций осуществляется на основе изучения и использования методических подходов, сформированных в предшествующие периоды исторического развития; Научной обоснованности: в подготовке рекомендаций используются результаты научно-исследовательских работ соответствующие конкретным аспектам деятельности; Системности: Правила архивов организаций «встроены» в систему нормативных правовых актов РФ, регламентирующих организацию работы с документами на всех этапах жизненного цикла; Единства теории и практики: при подготовки методических рекомендаций используется лучший опыт практических решений; Процессный подход: работа архива организации рассматривается как комплекс последовательных и/или взаимосвязанных видов деятельности (процессов)
Реестр процессов архива организации (фрагмент)
Документы, на основе которых ведется учет поступления дел в архив организации (входы процесса «учет поступления дел в архив организации» )
ИЗМЕНЕНИЯ в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68. завершена подготовка свода предложений по всем разделам Правил подготовлена первая редакция проекта изменений к Правилам предстоит Рецензирование в государственных архивах
Благодарю за внимание!
Скачать презентацию Изменения в законодательнонормативном регулировании сферы электронного документооборота Новые
1ba58cea75127eba4efd6e11129df6b1.ppt