ИТ в офисной деятельности Навыки подготовки документов

ИТ в офисной деятельности Навыки подготовки документов Москва 2013

Бизнес-тренер o Попова Татьяна Владимировна, к. э. н. Исполнительный директор консалтинговой компании «ВИП Анатех» , преподаватель программы Executive MBA ГУУ, преподаватель Академии IBS- МФТИ, сертифицированный тич-тренер Кундалини Йоги школы Йоги Бхаджана, нумеролог o Контактные тел. /факс +7 (499) 722 -6613 o info@anatech. ru, tvp@anatech. ru o Http: //www. anatech. ru © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 2

Курт Левин Нет ничего более практичного, чем хорошая теория © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 3

Зачем? o Умение подготовить документ – необходимое условие в достижении успеха и карьерного роста o Стандарт в сфере консалтинга – Minto Pyramid Principle o Базовый курс МБА, раздел – «Общие навыки» o Консультанты должны обладать навыками передачи информации в устной и письменной форме, чтобы ясно и четко формулировать цели задания, составить план, подготовить материал, выводы, рекомендации © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 4

Основной результат деятельности консультанта o Отчет, аналитическая записка, методика, инструкция, регламент, модельные соглашения, аудиторские заключения, ТКП, ТЗ, ТЭО и т. д. o Презентации o Протоколы, служебные записки, акты, письма, указания, распоряжения, запросы, заявки © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 5

Почему документы плохие? o Проблема подготовки документов – не грамотность, а отсутствие ясного мышления o Мысли излагаются неясно и непонятно o Предложения длинные и тяжеловесные, перегружены техническими терминами и абстракциями o Плохая структура документа © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 6

Надо определить o Цель, главную мысль o Тему o Структуру o Читателя ( «Вы» - подход) © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 7

Качественные отчеты o Целенаправленны и убедительны o Играют важную роль принятии решений o Основаны на фактах o Легки для чтения и понимания o Однозначны и лаконичны o Без фактических и языковых ошибок o Позволяют быстро понять суть дела o Критикуют соответствующий уровень o Отмечают положительные стороны, если они есть o Размещают большой объем числовой информации отдельно от текста – в таблицах и графиках o Устанавливают сроки и называют ответственного за выполнение рекомендаций © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 8

Некачественные отчеты o Не соответствуют поставленной цели o Оставляют у читателя сомнения или вызывают несогласие читателя o Не отвечают на вопросы читателя o Туманны и нелогичны o Не отредактированы o Похожи на детективные романы o Многословны © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 9

Принцип пирамиды позволяет o Довольно существенно сократить время на подготовку документа o Улучшить ясность текста o Сократить его объем © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 10

Почему именно пирамида? o Все без исключения умственные процессы основываются на приемах группировки и обобщения o Идеи, объединенные в группы, легче воспринимаются, если представлены в форме пирамиды с ключевой мыслью на вершине o Систему идей следует организовывать иерархически в виде пирамидальной структуры с главной идеей всего документа на вершине © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 11

Структура документа Главная мысль Ключевая линия Раздел § § И И И И И © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 12

«Золотые правила» пирамиды (объединения идей) o На каждом уровне пирамиды идеи всегда должны резюмировать идеи, объединенные уровнем ниже o Идеи в каждой группе должны быть одного вида o Идеи в каждой группе всегда должны быть логически упорядочены © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 13

Способы упорядочивания идей o Дедуктивный Большая посылка, малая посылка, вывод – в порядке логических аргументов o Хронологический (1, 2, 3…) Причинно-следственные связи, временная последовательность o Структурный (Москва, Питер…) Часть-целое o Сравнительный (по значимости) Ранжирование, классификация © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 14

Архитектура пирамиды o Вертикальная связь между пунктами и подпунктами o Горизонтальная связь внутри группы подпунктов o Вводная часть в повествовательной форме Цель любого документа – рассказать о том, что люди еще не знают © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 15

Вертикальные связи o Пирамида позволяет визуально представить вертикальную связь между излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на который должен следовать уровнем ниже o Пирамидальная техника структуры диалога типа «вопрос-ответ» - причинно- следственные цепочки © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 16

Горизонтальные связи o Два вида: - дедуктивные - индуктивные o Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Первая идея описывает общую ситуацию – вторая уточняет первую, третья делает вывод o Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые не следуют друг из друга, а представляют каждая сама по себе и могут быть объединены одним существительным множественного числа © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 17

Вводная часть o Должна в повествовательной форме представить читателю главный объект (тему) для обсуждения, о которой он уже знает (либо предполагается, что должен знать) o Введение содержит классическую цепочку: Описание ситуации (время, место, границы), а рамках которой происходит определенное Развитие ситуации, поднимающее Вопрос, на который и будет дан Ответ в документе (С-Р-В-О) © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 18

Вводная часть (прод. ) o Это интригующая хорошая история o Не должна содержать запутанных или спорных деталей o Длина – по требованию (от степени информированности читателя) © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 19

Структура Вводной части Заголовок документа Ситуация (3 -4 высказывания) Проблема (3 -4 высказывания) Р Главная мысль В • Первое ключевое положение • Второе ключевое положение О • Третье ключевое положение © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 20

Типы Вводных частей o Указания и распоряжения o Запросы, согласования, требования ресурсов o Выбор решения из ряда альтернатив o Инструкции o Деловые предложения (ТКП) o Отчеты (отчеты по проектам, аудиторские заключения) © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 21

Типовые вопросы o Что мы должны сделать? o Как мы должны это сделать (сделали, сделаем)? o Стоит ли это делать? o Почему это произошло? © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 22

Указания и директивы o С = Мы хотим сделать А o Р = Нам необходимо сделать Б o В = Как необходимо поступить, чтобы сделать Б? o О = Взять П, убрать Д, сделать Н © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 23

Запросы и требования ресурсов o С = Нам надо А, Б, С, стоимость Х руб. o Р = Без этих затрат мы не сможем работать o В = Разрешить эти расходы? o О = Да/нет © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 24

Выбор альтернатив o С = Мы хотим сделать А o Р =У нас есть альтернативы Х, У, Z o В = Какой вариант больше подходит? o О=Х © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 25

Инструкции o С = Необходимо сделать А o Р = Нет условий, чтобы это сделать o В = Как создать эти условия? o О = Делай 1, делай 2, делай 3 © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 26

Деловое предложение o С = У вас есть проблема o Р = Вы решили пригласить специалистов со стороны o В = Не подойдем ли мы вам? o О = Сотрудничество с нами будет выгодно для вас © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 27

Отчеты o С = Вы столкнулись с проблемой А o Р = Мы сделали Б для решения А o В = Что у вас изменилось? o О = 1, 2, 3 © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 28

«Мостики» o Между структурно важными элементами текста (главами, разделами, подразделами) необходимо устанавливать логические, а не механические переходы o Примеры «мостиков» : - Введение к разделам - Повтор ранее употребленных выражений - Отсылка к сказанному ранее - Обобщающие разделы - Указания дальнейших действий - Промежуточные заключения - Окончательные выводы © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 29

Заключение o Желательно закончить документ вежливой фразой o Заключительные суждения должны не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя, наметить новое направление мысли, либо действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из документа знания и сведения o Заключение не должно вызвать новой порции недоуменных вопросов o «Дальнейшее развитие» - единственное правило, которого надо придерживаться при написании заключения o *** o «В заключение…» © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 30

Отчет o Главное в любой работе – начать o Три функции отчета: - Констатация фактов - Информирование - Рекомендации © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 31

Принципы составления отчета o Объективность отчета основывается на фактах, которые описываются беспристрастно, а выводы и рекомендации формируются без предубеждения. o Понятность отчета подразумевает, что его содержание изложено просто и логично, не изобилует профессиональной терминологией и характеризуется высокой информативностью. o Краткость отчета характеризуется уместностью изложения материала, отсутствием избыточных подробностей, полнотой выражения мысли при минимальном количестве слов. o Конструктивность отчета определяется тем, что он своим содержанием, выводами и рекомендациями оказывает помощь проверенному подразделению. o Своевременность отчета подразумевает, что он формируется без неоправданных задержек, что позволяет принять срочные и эффективные меры. © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 32

Структура отчета o Титульный лист o Содержание o Условные обозначения, сокращения, аббревиатуры o Вступление, введение, общие положения o Основная часть o Заключение, выводы и рекомендации o Ссылки на источники, список литературы o Приложения © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 33

Что входит в написание отчета? o Подготовка o Организация информации o Структурирование отчета o Подготовка чернового варианта o Редактирование, внесение изменений и написание окончательного варианта o Проверка окончательного варианта © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 34

Подготовка o Постановка целей и задач o Планирование времени (до, во время и после написания отчета) o Сбор и генерация идей - Вопросы читателя - Вопросы автора - Заметки и наброски - Карточки - «Мозговой штурм» - Схемы/диаграммы o Сбор информации © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 35

Сбор информации o 2310 Сбор информации. Внутренние аудиторы должны собрать достаточный объем надежной и полезной информации для достижения целей аудиторского задания o Помнить: - о чем отчет - кому предназначен - зачем пишется o Источники информации: - документы - интервью - собственные идеи автора o Собранная информация документируется © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 36

Организация информации o Протоколирование информации, удаление второстепенной o Распределение информации по логическим группам o Упорядочивание информации © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 37

Распределение информации по логическим группам o Сгруппируйте идеи o Включайте в одну группу только связанные между собой идеи o Расположите идеи в соответствии с логическим порядком внутри каждой группы o Используйте заголовки, раскрывающие содержание соответствующих частей текста o Делайте выводы на основе приведенных данных o Делайте только такие выводы, которые подтверждены собранным фактическим материалом o Избегайте логических нестыковок © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 38

Структурирование отчета o Определение структуры отчета в соответствии с заказом o Составление плана отчета o Структурирование абзацев, диаграмм, таблиц o Метод дедукции – от общего к частному o Метод индукции – от частного к общему © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 39

Международные стандарты o 2320. Анализ и оценка. Внутренние аудиторы должны формулировать выводы и представлять результаты задания на основе соответствующего анализа и оценки информации o 2330. Документирование информации. Внутренние аудиторы должны документально оформлять информацию, необходимую для обоснования выводов и результатов аудиторского задания © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 40

Основы редактирования (1) o Пишите по существу, ясно и целесообразно o Приводите факты o Делать ссылки на Рис. , Табл. , источники o Добивайтесь воздействия отчета на читателя o Употребляйте короткие слова, предложения и сжатые абзацы o Опускайте ненужную лексику и все второстепенное o Правильно используйте знаки препинания, допускающие однозначную трактовку © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 41

Основы редактирования (2) o Избегать «нанизывания падежей» - употребление цепочки существительных o Избегать частого использования однокоренных слов o Избегать оппозиции «Мы» - «Вы» . Употреблять - рекомендуем, ожидаем o Следить за временным согласованием глаголов o Употреблять вводные слова и обороты o Убрать слова паразиты, тавтологию (надежная гарантия) © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 42

Титульный лист o Вверху – название компании и логотип o Внизу – город, год o Шрифт – Arial, жир. o Название документа – по центру o Без колонтитулов и № стр. © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 43

Содержание o Верхний колонтитул: слева – название документа, справа № стр. , Ariel, 10, жир. o Нижний колонтитул: слева - © ООО Фирма «ВИП Анатех» , 2013 o Текст – по центру, иерархия © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 44

Основной текст o Шрифт - Times Roman Cir, 12, 1, 5 инт. , выравнивание – по ширине o Ширина текста 0…. . 16, абзацный отступ на 1 o Заголовки – Ariel, жир. Уровни -18, 16, 14, 12, 1 инт. o Списки – 1 уровень на 1, далее иерархия, каждый уровень своим значком o Пустая строка между абзацами, 8 o Выделять ключевые слова и фразы – жир, курсив o Расшифровка сокращений, англ. o Не начинать и не заканчивать разделы Рис. и Табл. © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 45

Таблицы o Таблица № - справа, жир. , 12 o Заголовок – по центру, жир. , 12 o Таблицу располагать по центру страницы o Шапка – жир. , выравнивание по центру, ед. измерения на отдельной строке в скобках (%) o Текст таблицы – выравнивание влево, цифры – по центру, инт. 1 o Поставить галочку - Заголовки © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 46

Рисунки o Рис. №. <название> - по центру , жир, 12 o Сам рисунок по центру без абзацного отступа o До и после рисунка - пустая строка, 8 © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 47

Организационные документы o На фирменном бланке o Исх. № от __. 200_ o [предмет] Кому_____ o Название по центру, жир. o Основной текст o Подписи, дата, печать © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 48

Презентации o Фирменный стиль, цвета o Название, мероприятие, город, год, автор (компания, ФИО) o Колонтитулы, № слайдов o Заголовки – Verdana, жир. , 32, 1 инт. o Текст – лаконичный, ясный не перегруженный o Рисунки «не тяжелые» , цветовая гамма o Благодарность © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 49

Список литературы o Методические указания по составлению аудиторского отчета o Б. Минто «Золотые правила Гарварда и Мс. Кinsey» o Д. Желязны «Говори на языке диаграмм» , «Бизнес-презентация» o И. Расиел «Метод Mc. Kinsey» , «Инструменты Mc. Kinsey» o Д. и М. Ротондо «Презентация бизнес-проектов» o Р. Гандапас «К выступлению готов!» , «Камасутра для оратора» , « 101 совет оратору» © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 50

Практика o Разработать структуру документов: - Распоряжение - Приказ - Объяснительная записка - Служебная записка (запрос на ресурсы) - Инструкция - ТКП - Отчет © ООО Фирма "ВИП Анатех", 2013 51