Исследование и проектирование организационных структур управления и систем

Исследование и проектирование организационных структур управления и систем принятия решений

Учебные вопросы 1. Исследование и проектирование структур управления 2. Исследование и проектирование управленческих решений 2

1. Исследование и проектирование структур управления • Организационная структура управления представляет собой целостную совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и субъекта управления. • Она отражает строение системы управления, содержанием которой являются: • функции управления, • вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления, • количество и взаимосвязь структурных подразделений в пределах каждого уровня. 3

1. Исследование и проектирование структур управления • Обоснованное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей в организации является одним из главных условий эффективного развития организаций 4

1. Исследование и проектирование структур управления • Каждая система управления имеет ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности в решении задачи построения эффективной организационной структуры. • Эти особенности состоят в следующем: 5

1. Исследование и проектирование структур управления 1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. (Это прежде всего детерминизм, т. е. схема организационного управления с составляющими ее элементами и многочисленными связями) 2. В системе управления можно заметить и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. (Это целенаправленная деятельность руководителей и исполнителей) 6

1. Исследование и проектирование структур управления 3. Любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. А поскольку структура консервативна, поэтому для выживания в изменяющихся условиях она должна обладать гибкостью и адаптивностью 4. Среди множества формальных элементов системы управления, существует и неформальный элемент (человек), в связи с чем возникает проблема психологического климата, от которого зависит гармония в производственных отношениях и эффективность деятельности. 7

1. Исследование и проектирование структур управления • Эти особенности, неразрывно соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопроса связанным с построением организационного обеспечения системы управления, т. е. организационной структуры 8

1. Исследование и проектирование структур управления • При проектировании структуры управления важно учесть следующие теоретические предпосылки: 1. Наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления. 9

1. Исследование и проектирование структур управления • 2. Поскольку любая организация управляется путем принятия решений, то можно выявит полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и определенным образом формализовать процесс их распределения по уровням организационной структуры 10

1. Исследование и проектирование структур управления 3. Поскольку существует технологический характер взаимоотношений руководителей и исполнителей в процесс подготовки и принятия управленческих решений, поэтому можно регламентировать порядок выполнения управленческих функций и их отдельных этапов. 11

1. Исследование и проектирование структур управления • Организационной основой системы управления является ее структура. • Структура определяет: • состав подразделений, входящих в систему управления, • их соподчиненности и взаимосвязи, • форму разделения управленческих решений по уровням, • и само количество уровней управления. 12

1. Исследование и проектирование структур управления • Структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляется процесс управления. • Поэтому проектирование достаточно эффективной структуры управления означает определение такого соотношение ее элементов, при котором наиболее точно и своевременно выполняются требования субъекта управления 13

1. Исследование и проектирование структур управления Последовательность задач организационного проектирования системы управления можно следующим образом 14

1. Исследование и проектирование структур управления • Широкие возможности для исследования и проектирования структуры управления в целом создает организационное моделирование. • Это один из методов исследования, в основе которого лежит кибернетическая модель, позволяющая для каждого уровня управления распределить полномочия и ответственность работников которые, в свою очередь, являются базой для построение и оценки различных вариантов организационной структуры. 15

1. Исследование и проектирование структур управления • Преимущества данного метода состоят в следующем: • 1. Метод организационного моделирования позволяет решать задачи, основными параметрами которых являются непосредственные характеристики организационной структуры 16

1. Исследование и проектирование структур управления 2. Организационное моделирование носит прикладной характер и может охватывать различные аспекты при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социальнопсихологический. • Это позволяет комплексно рассматривать проблемы, начиная с расчета количественных параметров и заканчивая организационным регламентированием подразделений. 17

1. Исследование и проектирование структур управления 3. Этот метод позволяет моделировать различные варианты организационной структуры, не прибегая к натурным экспериментам, проведение которых в реальных условиях связано с различными затратами. • Таким образом, метод организационного моделирования является довольно универсальным и современным для проектирования организационной структуры и процесса принятия решений. 18

1. Исследование и проектирование структур управления Этапы проектирования системы управления методом организационного моделирования можно представить следующим образом: 19

1. Исследование и проектирование структур управления • На первом этапе проектирования происходит выбор некоторой модели (линейной, матричной, линейнофункциональной, матрично-штабной и т. д. ), которая подлежит детальному рассмотрению и является необходимой для выполнения последующих этапов. 20

1. Исследование и проектирование структур управления • На втором этапе осуществляется распределение управленческих решений по уровням в рамках выбранной модели организационной структуры 21

1. Исследование и проектирование структур управления • Третий этап представляет собственно процесс проектирования структуры управления. • Формирование структуры управления зависит от того, насколько целесообразно присутствие в ней функционального, проектного или координирующего уровней. • Под целесообразностью в данном случае понимается степень загрузки руководителя, принимающего решения. 22

1. Исследование и проектирование структур управления Загрузка определяется как общая трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителем на некотором уровне в течение периода времени где трудоемкость принятия решений на j-ом уровне количество принимаемых решений на j-ом уровне количество процедур принятии i-го решения на j-ом уровне трудоемкость процедуры принятия i-го управленческого решения число повторений процедур принятия i -го решения на j-м уровне 23

1. Исследование и проектирование структур управления • Далее определяется число руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости - расчетное число руководителей на j-ом уровне - эффективный фонд рабочего времени одного руководителя j-ого уровня (дневной, месячный, годовой) 24

1. Исследование и проектирование структур управления • Полученное число руководителей сравнивается с допустимым значением. • Если расчетное число руководителей равно либо больше допустимого значения, то загрузка каждого руководителя находится в заданных пределах или завышена. • Если загрузка существенно завышена, то решается вопрос о формировании дополнительного подразделения на данном уровне 25

1. Исследование и проектирование структур управления • Если расчетная величина руководителей меньше допустимого значения, то это означает, что степень загрузки мала и не достигает минимальной границы установленного предела. • В таком случае можно предложить исключить данный уровень, либо передать полномочия руководителю другого уровня, либо эти полномочия объединить. 26

1. Исследование и проектирование структур управления • На четвертом этапе происходит окончательный выбор варианта организационной структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры 27

1. Исследование и проектирование структур управления • На пятом этапе решается вопрос о формировании состава подразделений на различных уровнях в пределах выбранной структуры. • Эта задача предполагает определение состава и численности руководителей и исполнителей, необходимых для принятия и подготовки управленческих решений. • Критерием создания любой организационной единицы — подразделения — является норма управляемости 28

1. Исследование и проектирование структур управления • • Исходными данными для выполнения этого этапа являются: номенклатура руководителей и исполнителей (штатное расписания); трудоемкость принятия и подготовки управленческих решений (экспертный опрос); список решений закрепленных за линейным, функциональным, тематическим, координационным уровнями управления; эффективный фонд времени руководителей и исполнителей. 29

1. Исследование и проектирование структур управления • Количество исполнителей на каждом уровне управления определяется следующим образом: где - трудоемкость подготовки решений исполнителями на j-ом уровне - количество подготавливаемых исполнителями решений на j-ом уровне количество процедур при подготовке i-го решения на j-ом уровне - трудоемкость процедуры подготовки i-го управленческого решения - число повторений процедур подготовки i -го решения на j-ом уровне 30

1. Исследование и проектирование структур управления • Количество исполнителей, необходимых для подготовки управленческих решений на соответствующем уровне определяется: где - расчетное количество исполнителей на j-ом уровне - эффективный фонд рабочего времени одного исполнителя j-ого уровня (дневной, месячный, годовой) 31

1. Исследование и проектирование структур управления • Таким образом с учетом выбранной типовой схемы управления происходит формирование структурных подразделений организации. • Итоговыми документами этого пятого этапа являются скорректированные перечни исполнителей и руководителей по подразделениям, а значит, и состав подразделений на каждом организационном уровне. 32

1. Исследование и проектирование структур управления • На шестом этапе принимается решение о внедрении данной структуры и утверждении схемы управления. 33

1. Исследование и проектирование структур управления • На остальных этапах происходит организационное регламентирование: • На седьмом этапе выполняется разработка документации, регламентирующей деятельность отдельных исполнителей • На восьмом этапе выполняется разработка документации, регламентирующей деятельность подразделений предприятия • На девятом этапе выполняется разработка документации, регламентирующей деятельность системы управления в целом 34

1. Исследование и проектирование структур управления • Завершается весь процесс проектирования структуры управления разработкой положения об организации • Для этого требуется всестороннее изучение и дополнение ряда документов, обусловленных требованиями хозяйственного законодательства: • положение о предприятии, • положения о подразделениях, • должностные инструкции. 35

1. Исследование и проектирование структур управления • Разработка положений о подразделениях представляет одну из самостоятельных задач организационного регламентирования системы управления. • Решающее значение этой задачи определяется требованием эффективной работы внутри подразделения, необходимостью четкого разделения прав и обязанностей между отдельными работниками, установлению обоснованных, с точки зрения разработки и принятия решений в рамках всей организации, взаимоотношений с другими подразделениями и внешней средой 36

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Управленческое решение — это концентрированное выражение процесса управления на заключительной стадии — выбора альтернативы руководителем в рамках его должностных полномочий, направленный на достижение целей организации. 37

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Выбор представляет форму управленческого воздействия на управляемый объект и предопределяет действия, необходимые для проведения изменений его состояния. 38

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Решения должны отвечать следующим основным требованиям: • обоснованность, • четкость формулировок, • реальная осуществимость, • своевременность, • экономичность (определяемая по размерам затрат), • эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов) 39

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация • Для этого руководитель соответствующего уровня должен быть наделен полномочиями и ответственностью за состояние объекта управления 40

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Обычно важным условием положительного воздействия решения на работу организации (подразделения) является его согласованность с ранее принятыми решениями как по вертикали, так и по горизонтали управления 41

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Деление решений на высоко- и слабоструктурированные позволяет более эффективно организовать процесс их принятия за счет разных подходов и действий, обеспечивающих движение к поставленным целям организации 42

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Слабоструктурированные решения принимаются в ситуациях, отличающихся новизной, внутренней не структурированностью, неполнотой и недостоверностью информации, многообразием и сложностью влияния различных факторов 43

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Слабоструктурированными являются решения, связанные с определением целей и стратегии развития организации, с изменением ее структуры, с прогнозами работы на новых рынках и т. п. • Количество таких решений увеличивается по мере роста сложности организации • По мере глобализации экономики, увеличению ее открытости, • По мере роста числа связей между организациями, большей динамичности как внешней, так и внутренней среды организации 44

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Программируемость решений повышается по мере продвижения сверху вниз по вертикали управления. • Высшему звену управления приходится иметь дело в основном со слабоструктурированными решениями, • На среднем уровне характер возникающих проблем требует принятия как запрограммированных, так и незапрограммированных решений (при этом автоматизация труда в этом звене сопровождается ростом удельного веса решений с большей структурированностью), • В нижнем звене преобладают решения, принятие которых осуществляется по заранее разработанным правилам и процедурам. 45

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Программируемость решений повышается по мере продвижения Top сверху вниз по вертикали управления. manageme nt Middle management Low management 46

2. Исследование и проектирование управленческих решений • При решении относительно несложных проблем часто используется интуитивный подход, который характеризуется такими чертами: • субъект решения держит всю проблему в голове; • по мере развития проблемы подход к ее решению может радикально меняться; • возможно одновременное рассмотрение нескольких вариантов; • может не соблюдаться последовательность этапов; • качество решения основывается на предыдущем опыте лица, принимающего это решение. 47

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то принятие решения требует структуризации, которая позволит определить этапы и процедуры, направленные на ее решение Появление проблемы Исследование факторов и условий Разработка решений Принятие решений 48

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Можно представить более детальную структуру процесса принятия решения, в которой наряду с выделением четырех этапов показан состав процедур, необходимых для реализации целевых установок каждого этапа 49

2. Исследование и проектирование управленческих решений этапы процедуры 1. Постановка проблемы Появление проблемы Сбор необходимой информации Описание проблемной ситуации 2. Разработка вариантов Формулирование требований ограничений решений Сбор необходимой информации Разработка возможных вариантов решений 3. Выбор решения Определение критериев выбора Выбор решений, отвечающий критериям Оценка возможных последствий Выбор предпочтительного решения 4. Организация выполнения решения и его оценка План реализации выбранного решения Контроль хода реализации решения Оценка решения проблемы и 50 возникновения новой ситуации

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Цель первого этапа - выявление и описание проблемы и проблемной ситуации; • второго этапа - поиск возможных вариантов решений; • на третьем этапе производится оценка альтернатив и выбор окончательного решения; на четвертом этапе целью является организация, контроль и оценка результатов выполнения принятого решения. • Обязательными элементами процесса разработки и принятия решения являются наличие поэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение 51

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Одной из наиболее важных задач при формировании структуры управления является задача проектирования и оптимального распределения управленческих решений по уровням системы управления. • Важность решения этой задачи объясняется следующими обстоятельствами 52

2. Исследование и проектирование управленческих решений 1. В современных условиях функции руководителя все больше сводятся к организации принятия решений, которые рассматривается не только как акты, завершающие любую стадию управленческого воздействия, но и как процессы, требующие изучения ситуации в управляемой системе и разработку мер для ее целенаправленного изменения. Поэтому принятие решений выступает как процесс труда, который нуждается в организации и четкой систематизации распределения решений в пределах каждого уровня 53

2. Исследование и проектирование управленческих решений 2. Решение — это основная форма управленческой деятельности, в которой выступает содержание труда руководителя. Поэтому, качество принятого решения влияет на эффективность управления и экономию труда в организации в целом 54

2. Исследование и проектирование управленческих решений 3. Каждое подразделение должно выполнять свои определенные функции, а руководители этих подразделений — гибко и быстро решать вопросы, входящие в их компетенцию с тем, чтобы не загружать верхние уровни руководства различного рода несложными текущими делами, отвлекающими их от решения стратегических задач 55

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Эти обстоятельствами обуславливают необходимость постановки задачи оптимального распределения решений по уровням управления. • Сущность такой задачи заключается в том, чтобы выбрать такое разделение управленческих решений, • при котором в наибольшей степени достигается оперативность и гибкость управления, • четкое разграничение функций и ответственности в действиях взаимосвязанных подразделений • при исключении их дублирования 56

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Чтобы руководителю современного предприятия успешно решить задачу комплексного управления необходимо исследовать и выявить: 1. решения, которые имеет право принимать только высший руководитель, начиная от постановки проблемы и заканчивая выработкой управляющего воздействия; 2. решения, для принятия которых руководитель предоставляет часть полномочий своим подчиненным, оставляя за собой право координации и контроля за их действиями; 3. решения, которые уполномочены принимать руководители более низших уровней. 57

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Под оптимальным распределением управленческих решений понимается такое, при котором каждый руководитель принимает решения, соответствующие его компетенции. • Для решения этой задачи используется методика, в основе которой лежит исследование загрузки руководителей, принимающих управленческие решения • В общем виде задача оптимального распределения управленческих решений сводится к следующему 58

2. Исследование и проектирование управленческих решений 59

2. Исследование и проектирование управленческих решений • На первом этапе исследуются решения на тех уровнях управления, которым не подчинены непосредственно производственные подразделения, т. е. на уровне принятия окончательного решения и на координирующих уровнях. • В качестве уровня принятия окончательного решения обычно выбирается уровень директора или его заместителей. • В качестве координирующего уровня, как правило, выбирается уровень заместителя директора 60

2. Исследование и проектирование управленческих решений • На втором этапе производится расчет загрузки руководителя высшего (i-ого) уровня исходя из трудоемкости принятия управленческих решений и необходимого при этом эффективного фонда времени 61

2. Исследование и проектирование управленческих решений • На третьем этапе расчетная величина загрузки сравнивается с допустимым значением. • Если эта величина больше допустимой, выполняется перераспределение решений. • Если - нет, фиксируется список решений компетенции высшего (i-ого) уровня 62

2. Исследование и проектирование управленческих решений • Аналогичные исследования и расчеты проводятся для всех уровней, количество которых регламентировано выбранной структурой • В результате такого распределения за каждым уровнем управления закрепляется определенный набор управленческих решений 63

2. Исследование и проектирование управленческих решений Таким образом, 1. проектирование системы управления - это заключительный этап в системном исследовании, • поскольку весь комплекс работ по исследованию систем управления направлен в конечном итоге на совершенствование уже действующей • либо на создание новой системы управления 64

2. Исследование и проектирование управленческих решений 2. При проектировании организационной структуры определяется состав и взаимосвязь уровней управления, количество структурных подразделений на каждом уровне, численность сотрудников аппарата управления, проектируется управленческая технология 65

2. Исследование и проектирование управленческих решений 3. На завершающем этапе проектирования разрабатывается документация, регламентирующая деятельность конкретной системы управления 66