Использование средств текстового процессора для подготовки деловой документации

Использование средств текстового процессора для подготовки деловой документации и печатных форм

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ Назначение и основные возможности текстового процессора MS Word Основные понятия и определения Элементы интерфейса текстового процессора MS Word Типы указателей в рабочем окне MS Word 2

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ Режимы отображения документов MS Word Типы объектов в документах MS Word Основные этапы подготовки документов 3

Назначение редактора MS Word Текстовый процессор - приложение для подготовки, обработки, сохранения и печати документов различной сложности MS Word – мощный многофункциональный редактор с широчайшими возможностями, приближающимися к возможностям издательских систем. 4

Основные возможности MS Word Общая работа с документами: изменение форм текстового курсора и указателя мыши при изменении текущей ситуации в редакторе, облегчающее пользователю ориентацию в производимых редактором и возможных собственных действиях; богатый набор заготовок (шаблонов) документов, наличие мастеров – подсистем, автоматизирующих работу над стандартными документами в стандартных ситуациях. несколько различных режимов просмотра редактируемых документов, обеспечивающих широкий диапазон возможностей по анализу внешнего вида и структуры полученного документа. 5

Основные возможности MS Word Общая работа с документами: широкие возможности управления печатью документов (определение количества копий, выборочная печать страниц, установка качества печати); подготовка конвертов, наклеек, визиток и т. д. ; одновременная работа с несколькими документами; рассылка документов по сети; мощная встроенная справочная система, наличие контекстно-зависимой справки. 6

Основные возможности MS Word Работа с текстом: ввод текста с автоматическим формированием строк, абзацев и страниц; форматирование, оформление, включая начертание, размер, расположение, цвет букв и тонировку, любых видов текста. нумерованные и маркированные списки, колонки, арсенал стилей; средства автоматизации работы – автотекст, автозамена, автоформат, автоперенос, автоматическая проверка орфографии с исправлением ошибок, подбор синонимов и т. д. ; различные средства перехода, поиска, замены фрагментов текста; 7

Основные возможности MS Word Работа с текстом: Доступ к буферу обмена, позволяющему осуществлять перенос фрагментов как внутри документа, так и между различными документами и даже приложениями; Механизмы отмены и восстановления после отмены последних выполненных действий (откат и накат); Возможность создания текстовых эффектов – наклон, поворот, переворот текста. 8

Основные возможности MS Word Работа с графикой и таблицами: вставка, создание и управление рисунками; возможности создания фона, обрамления, подчеркивания; создание и оформление таблиц; вычисления в таблицах; построение графиков и диаграмм на основе табличных данных. 9

Основные возможности MS Word Импорт и экспорт других объектов MS Office: вставка в документ Word различных объектов: таблиц, рабочих листов и диаграмм Excel, элементов баз данных, фрагментов презентации Power. Point; преобразование файлов из формата MS Word в форматы других редакторв. 10

Основные возможности MS Word Работа с большими документами: подготовка макетов больших документов: вставка колонтитулов, полей, сносок и примечаний; работа со структурой документа с автоматической нумерацией глав и разделов, организацией ссылок, генерацией оглавления и указателей 11

Основные возможности MS Word Формирование документов специального назначения. Электронные формы: шаблоны и оперативные формы. Слияние документов Сервис Word. Управление элементами интерфейса и режимами работы. Настройка параметров сохранения, размещения. Работа с исправлениями, макрокоманды. 12

Основные понятия и определения Символ - минимальный элемент текста документа Абзац - фрагмент текста между двумя маркерами конца абзаца Страница – отдельный фрагмент документа, размер которого определяется параметрами страницы: размером бумаги, полями 13

Основные понятия и определения Непечатаемые символы - служебные символы-маркеры, появляющиеся в рабочем окне документа Word при выполнении определенных команд или при нажатии некоторых клавиш клавиатуры, при печати документа не выводятся 14

Основные понятия и определения Колонтитул - область в верхнем и/или нижнем поле страницы, в которых размещается вспомогательный текст (название документа, номер страницы, фамилия автора, наименование файла с документом ) Колонка - фрагмент разбиения текста по горизонтали 15

Основные понятия и определения Объект - внедренный элемент документа, для создания и редактирования которого привлекаются другие приложения или вспомогательные средства MS Word , MS Office 16

Основные понятия и определения Поле - процедура обращения к определенной функции Word, вызывающей выполнение некоторой инструкции Раздел - часть документа, форматирование которой существенно отличается от других разделов 17

Основные понятия и определения Сноска - пояснение к фрагменту документа, вынесенное за пределы основного текста. Обычные сноски размещаются внизу страницы, концевые - в конце документа Примечание - пояснение к фрагменту документа. Тексты примечаний размещены в отдельной общей области - области примечаний 18

Основные понятия и определения Таблица – элемент документа прямоугольной формы, состоящий из ячеек, образованных пересечением строк и столбцов Диаграмма – внедренный объект, представляющий собой график на основе табличных данных Формулы –поля, содержащие инструкции для расчетов 19

Основные понятия и определения Правка (редактирование) документа - изменение его содержания при помощи перемещения, копирования или удаления фрагментов текста Форматирование – изменение внешнего вида документа путем использования различных шрифтов, эффектов отображения символов и псевдографики 20

Основные понятия и определения Шрифт - набор символов с характерным рисунком и настраиваемыми параметрами (такими, как размер, начертание, эффекты, анимация и т. д. ) 21

Основные понятия и определения Гарнитура шрифта - рисунок символов, специфический для данного шрифта. Каждая гарнитура имеет название Размер (кегль) шрифта - высота символа в пунктах, равных 1/72 доле дюйма (около 0, 35 мм) 22

Основные понятия и определения Начертание шрифта - прямое, курсив, полужирное, полужирный курсив Эффекты шрифта - подчеркивание, верхний и нижний индексы, все прописные, контур, скрытый, утопленный, приподнятый, с тенью 23

Основные понятия и определения Выравнивание - тип расположения выровненных в линию вертикальных краев области текста относительно границ полей листа Псевдографика - оформление фрагментов текста при помощи рамок (границы, обрамление) и узорного цветового фона (заливка) 24

Основные понятия и определения Список - последовательность абзацев , в начале каждого из которых размещены номера (нумерованный список) или маркеры (маркированный список) Маркер - специальный символ для пометки элементов или событий в документе 25

Основные понятия и определения Стиль - набор параметров оформления документа, обладающий уникальным именем Шаблон - специальный вспомогательный документ для создания нового документа. Шаблон Normal. dot - основа для создания документа произвольного типа 26

Элементы интерфейса Word 27

Элементы интерфейса Word диалоговые окна с элементами диалога ◦ поле ввода ◦ поле со списком ◦ флажок ◦ переключатель 28

Типы указателей в рабочем окне Word 29

Режимы отображения документов: разметка страницы 30

Режимы отображения документов: Черновик 31

Режимы отображения документов : Режим чтения 32

Режимы отображения документов : Структура 33

Режимы отображения документов : WEB-документ 34

Типы объектов в документах Word Графические объекты и рисунки (средствами встроенного и внешних графического редакторов, графических библиотек) Объекты текстовых эффектов (средствами надстройки MS Word. Art) Объекты графической поддержки Рисунки Smart. Art (служат для наглядного представления данных) Объекты из других приложений MS Office 35

Основные этапы подготовки документов создание нового или загрузка уже существующего файла документа; ввод текста; правка или редактирование текста; оформление документа; подготовка документа к печати; сохранение и распечатка документа 36

Шаблоны Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2003 шаблон может иметь расширение dot для 2007 и 2010 - dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле). 37

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или можно применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений. 38

Создание и использование макросов Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос – это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. 39

Создание и использование макросов Макросы часто используются для следующих целей. Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования. Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов. Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах. 40

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! 41