Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности

Использование электронных документов и электронной подписи в деятельности органов власти и организаций Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации Компания «Интер. Траст» +7 (495) 956 -79 -28 sales@inttrust. ru http: //www. intertrust. ru

Участники информационного взаимодействия Государственные органы Органы местного самоуправления Документооборот Обмен документами Граждане Документ создан, получен Документ исполнен, отправлен Организации Федеральный закон от 06. 04. 2011 № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 2

Организация внутренней деятельности ГУ ЕП ДО МЭ В СМЭ Подготовка проекта другие Согласование Док уме внут нти ренн ров ани ие е Подписание Регистрация Рассмотрение Исполнение МЭДО участники информационного взаимодействия ЭВ СМ ГУ ЕП гие дру участники информационного взаимодействия Работа с документ ами Документ ооборот © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 3

Вопросы для обсуждения 1. Документ: условия существования, представление … 2. Подпись: реквизит, собственноручная и электронная. 3. Перечень документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. 4. Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и ПРОСТОЙ электронной подписи в органах власти или организации. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 4

Участники Ведущий: Горностаев Владимир Павлович, Директор Центра компетенции по защите информации «Компания «Интер. Траст» Эксперты: Янковая Валентина Федоровна, Заместитель директора ВНИИДАД, к. и. н. ; Соловяненко Нина Ивановна, старший научный сотрудник Института государства и права РАН, к. ю. н. ; Платонов Вячеслав Владимирович, Руководитель направления продвижения СЭД Центра компьютерных разработок (Консорциум КОДЕКС); Дмитрий Юрьевич, Консультант «Компания «Интер. Траст» Долматов Алексей Вячеславович, Консультант ЦКЗИ «Компания «Интер. Траст» . © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 5

Документ: условия существования, представление … © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 6

Понятие «электронного документа» в законодательных и нормативных актах Федеральный закон от 27. 07. 2006 г. № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Постановление Правительства РФ от 25. 12. 2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» Федеральный закон От 06. 04. 2011 г. № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» Распоряжение Правительства РФ от 2 апреля 2015 г. № 583 -р Утвержден перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии ФОИВ, ОИВ субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов в электронном виде. ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 7

Признание электронного документа При обмене документами между участниками ИВ КЭП НЭП ПЭП Устанавливаются Информация в электронной форме Электронный документ = НПА ФЗ Соглаш ение сторон НЭП порядок проверки ПЭП Ст. 9 63 -ФЗ При организации внутренней деятельности? ? ? © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 8

Бумажный и электронный документ Информация в электронной форме Электронный документ Документ Резолюция на документ Электронный документ Отчет об исполнении Резолюция Электронный документ Отчет об исполнении © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 9

РУФ и электронный документ Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 10

Электронный документ Представление, визуализация Хранение © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 11

Документ: условия существования, представление … Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Резолюция и отчет об исполнении – реквизиты документа или электронные документы? б). «Регистрационно-учетная форма» – электронный документ или ЭД с метаданными для управления? в). Информация в электронной форме хранится и обрабатывается в ИС. Файл – электронный документ. Данные, отображаемые на экране «монитора» – электронный документ. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 12

Регулирование отношений в области использования ЭП Федеральный закон от 06. 04. 2011 № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» ● Совершение гражданско-правовых сделок; ● Оказание государственных и муниципальных услуг; ● Исполнение государственных и муниципальных функций; ● Совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 13

Подпись и электронная подпись [ст. 2 63 -ФЗ] «Электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. [п. 58 ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013] «Подпись» – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. [п. 3. 22 ГОСТ Р 6. 30 -2003] Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия). © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 14

Показатели и критерии выбора вида ЭП ● Требования законодательных и нормативно-правовых актов ● Документальный фонд организации ● Затраты на реализацию © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 15

Использование ЭП на этапах жизненного цикла ЭД Документирование Работа с документами Согласование Подписание Состав реквизита «Виза» : Состав реквизита «Виза» - подпись визирующего; - должность визирующего; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия); - дата подписания. Состав реквизита «Подпись» : - наименование должности лица, подписавшего документ; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Рассмотрение Состав реквизита «Резолюция» : - фамилии, инициалы исполнителей; - содержание поручения; - срок исполнения; - подпись; - дата. ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Исполнение Состав реквизита «Отметка об Состав реквизита « исполнении документа и направлении его в дело» : - ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; - слова "В дело"; - номер дела, в котором будет храниться документ; - подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; - дата. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 16

Подпись: реквизит, собственноручная и электронная Терминология и понятия. Законодательные, нормативно правовые акты и национальные стандарты. а). Какую функцию выполняет подпись? Определение лица, подписавшего документ (создавшего подпись), полномочия лица. Придание юридической силы документа. . . б). Какие показатели и критерии необходимо использовать при выборе вида подписи? Требования законодательных и нормативно-правовых актов, документальный фонд организации и затраты на реализацию и внедрение…. в). В случае использования электронной подписи при согласовании, подписании, вынесении резолюции и создании отметки об исполнении есть необходимость различать эти случаи в документах, регламентирующих использование электронных документов и электронной подписи в организации? © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 17

Документы, регламентирующие использование ЭД и ПЭП в организации 1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде. 2. Правила создания и работы с электронными документами. 3. Распорядительный документ, определяющий: - условия признания электронных документов с простой электронной подписью; - правила определения лица по его простой электронной подписи; - правила создания, выдачи и применения ключей простой электронной подписи. 4. Порядок проведения экспертизы ценности и уничтожения электронных документов. 5. Порядок разбора конфликтных ситуаций, связанных с созданием и использованием электронных документов и простой электронной подписи. © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 18

Практика разработки и внедрения документов, регламентирующих использование электронных документов и простой электронной подписи в органе власти и организации © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 19

Владелец бизнес(делового) процесса Специалист по информационному праву Специалист по ИБ Специалист по документоведению и архивному делу Специалист по ИТ © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 20

Спасибо за внимание! : ckzi@inttrust. ru © В. П. Горностаев, ЗАО "Компания "Интер. Траст", 2009 -2015 21