INTRANET Y EXTRANET EN LAS ORGANIZACIONES COLABORACIÓN EMPRESARIAL

INTRANET Y EXTRANET EN LAS ORGANIZACIONES COLABORACIÓN EMPRESARIAL NASNELLY PRECIADO LANDAZURI UNIVERSIDAD DEL VALLE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

INTRANET Es un sistema para la gestión de información, desarrollado principalmente sobre las potencialidades del mundo World Wide Web, y de acceso limitado a la institución o empresa que lo crea o a quien ella autorice. La intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.

Inicios En 1992 ingenieros de Sun Micro. Systems ven en el uso de la Web una alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. Posteriormente, Netscape incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación de la Web, y que es aceptado por los administradores de sistemas de información de organizaciones de EEUU.

Otras definiciones Intranet es un conjunto de sitios web que están instalados en la red interna de una institución/empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella. (Ryan Bernard, 1996). Es decir, un computador con categoría de servidor de sitios web dentro de la empresa, y que alberga información que sólo puede utilizar quien esté definido como usuario válido de la intranet.

VENTAJAS Agrupar información: que generan los distintos departamentos o secciones de la organización. Esto implica la posibilidad de consultar n dato que puede estar localizado en distintas fuentes de información que la empresa posee. Ejemplo, si el vendedor de una multitienda quiere saber si hay en stock un producto, la intranet no sólo puede dar información de stock en bodega. También puede dar: Situación de bodega de otras sucursales. Fecha de próxima entrega de la bodega central. Fecha de arribo de próximo embarque. Producto de similares características al solicitado. Precio oferta asignado al producto Cada dato podría estar en bases de datos distintas, en computadores centrales distintos, e incluso localizados en distintas ciudades o países.

Tipos de Intranet El parámetro utilizado para su clasificación desde una perspectiva tecnológica, es la capacidad que se le atribuye para ingresar, modificar y consultar datos dentro del sistema. Bajo este prisma, podemos distinguir dos tipos de intranets: las pasivas y las activas. Aquellas denominadas pasivas, son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos y sólo permiten desplegar información estática en la pantalla. Por el contrario, las activas son interactivas y son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del usuario o cliente.

Visto desde una perspectiva funcional, el parámetro de clasificación que se considera es, la función a la que sirve la intranet. En este caso, encontramos aquellas que: Apoyan a la toma de decisiones, control y gestión, estas aportan información relevante para el ciclo gerencial de la empresa, y Aquellas que apoyan a la parte operativa y administrativa de la empresa, las cuales sirven con mayor propiedad a las funciones operativas de la empresa.

Dónde y cómo instalar una intranet Tres elementos indispensables: Hardware Software Equipo de personas necesario para la instalación y desarrollo de una intranet.

Existen otras ventajas: aglutinar información por sobre la posibilidad de centralizarla: Crecimiento progresivo del computador central e inversión económica para mantenerlo eficiente. Por lo general, requiere tener el mismo tipo de equipo con el mismo tipo de base de datos para lograr buenos resultados. no obstante se deba invertir en programación para el bloqueo efectivo de los datos en escritura.

Ayuda a economizar recursos: Como en los costos de papelería, ahorro en la configuración de los equipos y en la capacitación de los empleados al existir solo una interfaz estandarizada que incorpora y homologua la mayor parte de las aplicaciones computacionales requeridas para la gestión de la empresa. .

Actualizar información. Mejorar la Gestión de Recursos Humanos. Fortalecer la comunicación. Favorecer y fortalecer los Grupos de Trabajo.

La intranet beneficia a: La empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte o apoyo técnico y adquisición periódica de software y hardware. También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no sólo los propios. A las personas que trabajan en la empresa, porque les permite contar con la información oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza que la información que generan, contribuye con otros dentro de la organización.

Beneficia al cliente con información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes.

En la actualidad, la creación de productos para intranet ocupa un alto porcentaje de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para trabajar o soportar aplicaciones de Internet e intranet. La tendencia actual sobre este tema es el desarrollo de intranets valiéndose de lenguajes de programación que permitan extender el uso de HTML. Nos referimos a los lenguajes Java y Active. X y C++, los cuales están obteniendo un grado de aceptación progresivo en la industria del software y especialmente con bases de datos y compatibilidad de distintos sistemas operativos.

EXTRANET Es una red privada virtual que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. En otras palabras, se puede decir que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando la Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Se puede decir que la extranet puede utilizarse como una Internet de colaboración con otras compañías.

HISTORIA El término de la extranet fue utilizado por primera vez a finales de los años 90, se empezó a utilizar en varias industrias y empresas, con el fin de que a ciertos documentos pudieran acceder vía red ciertos trabajadores autorizados de estas empresas. El término extranet fue definido por el que fuera el primer ejecutivo de Netscape Communications Corporation, Jim Barksdale y el cofundador de dicha empresa Mark Andreesen.

Otras definiciones Una Extranet es una Intranet que se extiende más allá de los límites físicos de una corporación. Las Extranet dan acceso a vendedores, proveedores y distribuidores a la Intranet de una compañía. Las compañías los incluyen para facilitar la transferencia de información.

Este tipo de tecnológica, facilita la relación entre diferentes compañías. Es una herramienta que permite la colaboración entre empresas. La información compartida puede ser sólo para aquellos miembros colaboradores de la empresa que poseen Intranet.

La Extranet es un anexo de la Intranet Corporativa, que partiendo de un diseño a medida de las necesidades corporativas, habilita una parte de sus materiales para ser utilizada por personas ajenas a la organización. Puede emplearse para el intercambio de grandes volúmenes de información y datos como: catálogos, noticias, formularios, listados, documentación comercial, listas de precios, argumentación comercial, etc. La Extranet también es de gran utilidad para reunir información procedente del exterior de la organización y que, muchas veces, es fundamental para mejorar la efectividad de la misma.

Su función básica consiste en facilitar el intercambio automático de información estratégica entre la empresa u organización y determinados grupos externos vinculados como proveedores, vendedores, agentes oficiales, y asociados. Este sistema privado actúa como un centro de información y apoyo “virtual” mediante el cual, todos los grupos externos se vinculan con la organización consiguiendo los elementos necesarios para realizar el rol que se espera de ellos o recibiendo el retorno necesario para alcanzar las metas.

La Extranet funciona evitando el acceso a los recursos exclusivos de la Intranet y superando la distancia geográfica y los usos horarios internacionales. Conviene que la Extranet se encuentre “online”, es decir, hospedada en un servidor de Internet, conectada con dirección fija o vinculada a un WEBSERVER.

Principales Objetivos a conseguir con una Extranet Facilitar datos e información precisa, actualizada y oportuna, a los clientes, socios y proveedores. Integrar y controlar datos y contenidos obtenidos de manera dispersa, distribuida y de distintas fuentes. Presentar los contenidos en el formato adecuado para cada cliente, partner o poveedor. (Multiformato) Mayor contacto “directo” con clientes, partners y proveedores. Total disponibilidad de la información hacia el exterior, con seguridad y acceso restringido garantizados Seguridad, solvencia y confidencialidad necesarias. No todos ven lo mismo. No todos acceden a todo. Colaboración y comunicación en tiempo real con clientes, partners y proveedores. Seguimiento on-line de trabajos y proyectos. Control de la información que se publica por parte de los responsables. Integración de todas las herramientas (internas y externas) en una solución.

VENTAJAS La implantación de esta tipo de páginas va directamente ligada con desarrollo de la relación con clientes, partners y proveedores. Y el ahorro de costes producido, tanto en tiempo de trabajo y utilización de recursos, como en la puesta en marcha de planes comerciales o de expansión, hacen que los costes sean amortizables de manera real en muy poco tiempo. .

La información debe estar siempre actualizada. El prestigio de la compañía frente a nuestros clientes, partners y proveedores está en juego. De no ser así, mejor es no disponer de la herramienta, porque el daño puede ser irreparable.

COLABORACIÓN EMPRESARIAL En la actualidad, las empresas, regiones e incluso países se organizan y establecen alianzas para afrontar a sus competidores y sacar provecho de las condiciones de mercado. La cooperación obliga a las empresas a incorporar una arquitectura de cooperación como en la competencia. En esencia se coopera para competir eficazmente, entre los propios participantes y sus competidores.

Ejemplos Cinco grandes cadenas hoteleras se han unido para desarrollar su propio sistema de reservas en línea. Hilton, Marriott, Six Continents y Sarwood Hotels, conjuntamente han desarrollado y conformado el Hotel Distribution System, el cual presenta la disponibilidad de habitaciones a través de enlaces en muchos sitios de viaje.

CONCLUSIONES La intranet es una forma tecnológica de hacer las cosas dentro de la empresa. Esto implica que replantear los objetivos que se persiguen administrando las información que la empresa maneja en su proceso productivo. Contribuye a la distribución efectiva de la información al interior de la organización. La intranet deja ver la gran importancia de la información para la empresa y deja claro que este elemento puede ser la base del fracaso o del éxito de la empresa.

La extranet aporta mucho a las empresas que se preocupan e interesan por estar mas cerca de sus clientes, proveedores y otros grupos de interés. Las colaboraciones empresariales, benefician a las empresas involucradas en el proyecto, sin querer decir que ya no competirán, sino que irán subiendo el nivel de la competencia progresivamente y tal vez, paralelamente.

La meta de los sistemas de colaboración empresarial es permitirnos trabajar juntos en forma más fácil y efectiva, al ayudarnos a: Comunicar: Compartir información entre sí. Coordinar nuestros esfuerzos de trabajo individual y utilizar los recursos entre sí. Colaborar. Trabajar juntos en colaboración en proyectos y misiones conjuntas.

FUENTES http: //www. energy. org. ar/PRESENTA/ext ranet. pdf http: //es. wikipedia. org/wiki/Intranet http: //caribe. udea. edu. co/~hlopera/intran et. html http: //www. planning. com. co/bd/archivos/ Agosto 2004. pdf

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