Integrierte Managementsysteme Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme TMB Nordhausen

Integrierte Managementsysteme Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme TMB Nordhausen Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de © 2004 Jahr S. <Autor> Klingebiel <Firma> TMB

TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Auditieren - Was ist das? Aus dem Lateinischen: audio • Gehör haben, zuhören , Unterricht haben • hören, vernehmen, erfahren • verhören, eine Untersuchung anstellen • gehorchen, sich fügen • sich nennen hören, für etwas gelten, im (guten / schlechten) Rufe stehen Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 2

TMB Nordhausen Zielsetzung des Seminars • Befähigung der Auditoren in Bezug auf die Planung, Vorbereitung und Durchführung interner Audits • Ausblick auf externe Auditierungen (aktiv / passiv) • Konkretisierung der qualitäts-, umwelt- und sicherheitsrelevanten Auditaspekte © 2004 S. Klingebiel TMB • Vermittlung der Grundlagen zu Kommunikation und Gesprächsführung Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 3

TMB Nordhausen Seminarinhalte Sinn und Zweck interner Audits Auditarten - richtige Auswahl und Anwendung Der Auditprozess - formale Anforderungen Voraussetzungen für interne Auditoren Kommunikation und Gesprächsführung © 2004 S. Klingebiel TMB Auditergebnisse als Input für den KVP Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 4

TMB Nordhausen © 2004 S. Klingebiel TMB Sinn und Zweck interner Audits Instrument zur Ermittlung, ob. . . • das Managementsystem sich zielgerichtet an allen wichtigen externen Anforderungen orientiert; • interne Wünsche und Notwendigkeiten innerhalb des Systems angemessen Berücksichtigung finden; • die Festlegungen innerhalb des Managementsystems geeignet sind, die Unternehmensziele zu erreichen; • die Festlegungen innerhalb des Managementsystems konsequent im Tagesgeschäft umgesetzt werden Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 5

TMB Nordhausen Externe Anforderungen • Wie werden externe Anforderungen identifiziert? • Wie werden für die Erfüllung der identifizierten Anforderungen Prioritäten festgelegt? • Dient das Managementsystem der Erfüllung der wichtigen (signifikanten) Anforderungen? © 2004 S. Klingebiel TMB • Ist dies in der Unternehmenspolitik erkennbar? Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 6

TMB Nordhausen Anforderungen an die Unternehmenspolitik Grundsätze der Organisation vereinbar mit Unternehmenspolitik C festlegen ? dokumentieren verstanden verwirklicht © 2004 S. Klingebiel TMB aufrechterhalten und prüfen Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 7

TMB Nordhausen Auditarten Auswahl und Anwendung Wer auditiert? Was wird auditiert? © 2004 S.

TMB Nordhausen Externe und Interne Auditierung © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Das Unternehmen wird auditiert: • Audits im Rahmen von Zertifizierungsverfahren • Kundenbesuche, Kundenaudits (Fokus QM) • Begehungen durch Behörden (Fokus UM / SM) • Tage der offenen Tür (verschiedenste Interessen) <Dateiname> Folie 9

TMB Nordhausen Objekte der internen Auditierung • Das Integrierte Managementsystem Systemaudit • Einzelne Abläufe innerhalb des Systems Verfahrensaudit • Die Resultate von Prozessen © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Produktaudit <Dateiname> Folie 10

TMB Nordhausen ‘Integrierte’ Q-U-S-Auditierung © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe

TMB Nordhausen Das Systemaudit (Beispiel Q) QM-Pläne IMS-Dokumentation SMH Darlegung und Beschreibung des Systems VA´s 4 © 2004 S. Klingebiel TMB AA´s / PA´s / Hilfsmittel Ablaufbeschreibungen Ausführungsbeschreibungen und -hilfen Sicherstellung, daß Qualitätsforderungen an ein Produkt, Projekt oder einen Vertrag erfüllt werden. Q-Aufzeichnungen Nachweise zur Darlegung der Erfüllung der Forderungen und der Effektivität des QM-Systems Die Dokumentation sollte auf das sachdienliche Ausmaß begrenzt werden! Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 12

TMB Nordhausen Das Verfahrensaudit (Beispiel Q) Die Prozeßfähigkeit muß an entscheidenden Punkten regelmäßig verifiziert werden. Hierzu muß eine Überwachung eingeführt werden. Diese sollte einschließen: ÄMaterial ÄEinrichtungen ÄRechnersysteme ÄSoftware ÄVerfahren ÄPersonal 4 Planung, Lenkung und Dokumentation der Prozesse © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 13

TMB Nordhausen Das Produktaudit (Beispiel Q) SPEZIFIKATION © 2004 S. Klingebiel TMB Qualitätsforderungen: • Leistungsmerkmale • sensorische Merkmale • Einbau, Gestaltung der Einrichtung oder Einpassung • anzuwendende Normen und Gesetzte • Verpackung • Q-Prüfungen und QS Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Einzelteile Endprodukte <Dateiname> Folie 14

TMB Nordhausen Auditschwerpunkte - Qualität • • SOLL IST Kundenwünsche / -forderungen Produktspezifikationen Service, Dienstleistungspalette Preis-Leistungs-Verhältnis Prozessbedingungen Prüfungen und Prüfbedingungen Verbesserung der Qualitätsfähigkeit • . . . bezogen auf das Gesamtsystem: Konformität mit der ISO 9000 ff. © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 15

TMB Nordhausen Auditschwerpunkte - Umwelt SOLL IST • Signifikante Umweltaspekte • Lagerung und Umgang mit gefährlichen Stoffen • Umweltbewußtsein und Kompetenz • Notfallplanung • zutreffende Umweltgesetzgebung • Verbesserung der Umweltleistung • . . . bezogen auf das Gesamtsystem: © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Konformität mit ISO 14001 / EMAS <Dateiname> Folie 16

TMB Nordhausen Auditschwerpunkte - Sicherheit SOLL IST • Arbeitssicherheitsvorschriften • Umgang mit gefährlichen Stoffen • Persönliche Schutzausrüstung • Erste Hilfe- und Rettungsmaßnahmen • arbeitmedizinischer Dienst • Gefährdungsanalysen • . . . bezogen auf das Gesamtsystem: © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Erfüllung gesetzlicher und behördlicher Forderungen <Dateiname> Folie 17

TMB Nordhausen Der Auditprozess formale Anforderungen Planung und Vorbereitung Festlegung und Überwachung der Maßnahmen Durchführung und Dokumentation © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 18

TMB Nordhausen Auditplanung und Vorbereitung Umfang der Auditierung Ø System-, Verfahrens-, Produktaudit Ø durch unabhängiges Personal Ø Auditplan erstellen Auditprogramm · Tätigkeiten und Bereiche planen · Personal beauftragen · Grundlagen für das Audit bereitstellen IMS-Dokumente © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 19

TMB Nordhausen Auditierung und Dokumentation • Auditvorgespräch • Befragung vor Ort • Nachbesprechung zum Audit • Dokumentation der Ergebnisse • Überwachung beschlossener Maßnahmen © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 20

TMB Nordhausen Das Auditvorgespräch dient. . . der Vorstellung der Auditoren. . der Präzisierung der Auditschwerpunkte und zielsetzungen. . der Erläuterung der Vorgehensweise bei der Befragung vor Ort. . der Beseitigung von Unklarheiten und dem Abbau von Ängsten. © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Also: . . . der Schaffung einer guten Auditatmosphäre. <Dateiname> Folie 21

TMB Nordhausen Die Befragung vor Ort. . . und keine Prüfung oder gar eine ‘Polizeiaktion’ zur Bestrafung von Fehlern Die Befragung vor Ort ist eine sachliche Feststellung der zum Zeitpunkt des Audits angetroffenen Sachverhalte. . . © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 22

TMB Nordhausen Die Nachbesprechung zum Audit dient. . . der Wertschätzung für die gute Zusammenarbeit. . der Zusammenfassung der Auditfeststellungen. . der Erörterung festgestellter Abweichungen. . der gemeinsamen Festlegung geeigneter Korrekturmaßnahmen. © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de Also: . . . der Sicherstellung des Einvernehmens <Dateiname> Folie 23

TMB Nordhausen Voraussetzungen für Auditoren Personenbezogene Anforderungen: • Die persönlichen Eigenschaften • Die fachliche Qualifikation • Das Systemverständnis © 2004 S. Klingebiel TMB Organisatorische Anforderungen: • Die Ausstattung mit Kompetenzen • Die Gewährung ausreichender Zeit • Die volle Managementunterstützung Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 24

TMB Nordhausen Die Persönlichkeit des Auditors Erforderliche Persönlichkeitsmerkmale: • Verantwortungsbewußtsein • Kooperationsbereitschaft • Anpassungsfähigkeit • gesunder Menschenverstand • Integrität • Konstruktivität • Neugier © 2004 S. Klingebiel TMB • Beharrlichkeit Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 25

TMB Nordhausen Die Fachkenntnis des Auditors Erforderliche Fachkenntnisse: • grundlegendes technisches und administratives Verständnis • schnelle Auffassungsgabe auch bei komplexen Sachverhalten • analytische Fähigkeiten • unvoreingenommene Beobachtungsgabe • Abstraktionsvermögen © 2004 S. Klingebiel TMB • fachlich/sachliche Kommunikationsfähigkeit Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 26

TMB Nordhausen Das Systemverständnis des Auditors Erforderliches Systemverständnis: • Kenntnis und Verständnis der zugrundeliegenden Regelwerke • Konkretisierung der firmenspezifisch sinnvollen Anwendbarkeit der Normen • Fähigkeit zur verständlichen Erläuterung der Normenforderungen © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 27

TMB Nordhausen Das Systemverständnis des IMS-Auditors • Kenntnisse und Verständnis in Bezug auf die dem Managementsystem zugrunde liegenden Regelwerke # DIN EN ISO 9001 und 9004 # DIN EN ISO 14001 und 14004 # EG-Öko-Audit-Verordnung incl. Anhänge # Arbeitssicherheits’standards’ (z. B. SCC) • Überblick über Gemeinsamkeiten und Unterschiede der parallel zu auditierenden Systemanforderungen © 2004 S. Klingebiel TMB • Grundlegende Kenntnisse zu aktuellen Tendenzen in der Entwicklung von Systemanforderungen Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 28

TMB Nordhausen Die Kompetenzen des Auditors Erforderliche Befugnisse: • Zeitplanung für das Audit • Auswahl von geeigneten Ansprechpartnern • Befragung der Mitarbeiter • Analyse und Dokumentation der Auditergebnisse • Formulierung von Empfehlungen • Bestehen auf Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 29

TMB Nordhausen Der Zeitbedarf des Auditors Notwendige Vor- und Nachbereitungsarbeiten: • Definition des Auditziels • Sichtung der zutreffenden Systemdokumente • Informationsbeschaffung zu aktuellen Sachverhalten • Vorbereitung einer Checkliste • Dokumentation der Auditergebnisse • Berichterstattung zum Audit © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 30

TMB Nordhausen Die ‘Rückendeckung’ des Auditors Kommitment ist gekennzeichnet durch: • Unterschrift der Firmenleitung auf dem Auditplan • offizielle Berufung der internen Auditoren • Bekanntmachung der Rolle von Audits für das IMS • Kenntnisnahme und Auswertung der Auditergebnisse durch die Firmenleitung © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 31

TMB Nordhausen Kommunikation und Gesprächsführung Die ‘Kunst’ der Kommunikation: • • • © 2004 S. Klingebiel TMB • • Die richtigen Fragen richtig formulieren Antworten nicht nur hören sonder verstehen Beherrschen und verstehen der Körpersprache Sensibilität in Bezug auf die Signale der Gesprächspartner Einschätzung der eigenen Wirkung auf andere Objektivität und Wahrheitsliebe, keine Mutmaßungen Fähigkeit zum Abbau von Blockaden Souveränität in der Bewältigung von Kommunikationsstörungen Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 32

TMB Auditergebnisse und KVP Nordhausen Das Audit im Effizienztest PRO • • Ermittlung von Schwachstellen Auslöser für Korrekturen Nachverfolgung und Kontrolle kontinuierliche Verbesserung Nutzenseite CONTRA • • Zeitaufwand des Auditors Zeitaufwand für Auditierte Dokumentations-Formalismus Qualifikationsanforderungen Kostenseite © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 33

TMB Nordhausen Auditbezogener Aufwand Ermittlung der Personal- und Sachkosten für: • die Planung und Vorbereitung interner Audits, • alle in die Auditierung eingebundenen Mitarbeiter, • die Dokumentation, Auswertung und Weiterverfolgung, • die Umsetzung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen. © 2004 S. Klingebiel TMB Ermittlung der Ausfallkosten für: • Prozessunterbrechungen, Abschaltungen und Störungen, • Materialverluste durch zusätzliche Probenahmen, • Folgeschäden aufgrund von Arbeitsausfallzeiten Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 34

TMB Nordhausen Auditbezogener Nutzen Quantifizierte Nutzensermittlung für: • aus Audits resultierende Korrekturmaßnahmen, • Synergieeffekte, die sich aus Audits ergeben, • direkte Fehlervermeidung durch Auditfeststellungen. © 2004 S. Klingebiel TMB Schaffung eines Messinstrumentariums für: • die qualitative Einschätzung der Leistungsfähigkeit des IMS, • die Mitarbeiterentwicklung (Qualifikation und Leistung), • die Prozeßsicherheit (Ausfallzeiten, Nutzeffekte, . . . ) • die Produktverfügbarkeit (Fehlerraten, Zuverlässigkeit, . . . ) Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 35

TMB kontinuierliche Verbesserung Nordhausen Leistungskennziffern ienz z Effi it e chk tli f a tsch ir W n e ung st i mle ste Sy © 2004 S. Klingebiel TMB Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe www. vibinet-textil. de <Dateiname> Folie 36