Инструменты Управления Деловые коммуникации Определение менеджмента n

Инструменты Управления Деловые коммуникации

Определение менеджмента n n Управление группой людей таким образом, чтобы поставленные цели достигались планомерно, организованно и под контролем за счет использования инструментов принятия решений, коммуникации, мотивации и делегирования

Определение деловых коммуникаций n Деловые коммуникации - процесс передачи информации от одного лица другому, основанный на обратной связи и направленный на достижение поставленных целей

Коммуникационный процесс это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которую можно называть сообщением. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом. -

Элементы процесса коммуникаций Можно выделить 4 базовых элемента: n Отправитель, лицо, собирающее и передающее информацию. n Сообщение, информация, закодированная с помощью символов. n Канал, средство передачи информации. n Получатель, лицо, которому адресована информация и которое ее интерпретирует

Определения n n Кодирование — это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который может быть передан. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Оно включает восприятие (факт получения) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял).

Обратная связь n n При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь — это реакция на услышанное, увиденное или прочитанное.

Обратная связь n n Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Двухсторонний обмен информацией более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Помехи (ШУМ) n n Обратная связь повышает ваши шансы на эффективный обмен информацией. Она позволяет обеим сторонам подавлять шум. Шум — это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Источниками шума, вносящего изменения в передаваемый сигнал, могут быть язык, различия в восприятии, из-за которых изменяется смысл при кодировании и декодировании

Процесс коммуникации Отправитель Кодирование Выбор канала коммуникации Передача информации Декодирование информаций Получатель О б р а т н а я с в я з ь

Принципы коммуникации 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Планирование коммуникации Структурирование коммуникации Постановка проблемы Обобщение и повторение Изложение фактов Учет специфики получателя Контроль коммуникации Выбор правильного канала коммуникации Выбор правильной формы представления (кодирования) информации

Основные ошибки при коммуникации n n n n Неверные, неточные неоднозначно понимаемые формулировки сообщения Плохая обратная связь Отсутствие учета специфики получателя Неупорядоченность изложения информации Изложение многочисленных, не связанных друг с другом идей Неправильно выбранный, неудобный для получателя момент передачи сообщения Использование слишком длинного, включающего много посредников, канала коммуникации

Барьеры при коммуникации Определяются: n n Спецификой восприятия Обменом невербальной информацией Некачественной обратной связью Неумением слушать 13

Правила эффективного слушания n n n n Перестаньте говорить Помогите говорящему раскрепоститься Проявите заинтересованность, сопереживайте говорящему Устраните раздражающие моменты Будьте терпеливы, сдерживайте себя Не допускайте критики и споров Задавайте вопросы

Виды деловых сообщений Вид сообщения Невербальное Вербальное Устное Письменное Символ Жест Мимика Интонация

Основные виды деловых коммуникаций Виды коммуникаций Письменные Устные Совещания Переговоры, Презентации собеседования Приказы Отчеты Инф. письма Инструкции

ПРЕЗЕНТАЦИЯ

Определение презентации n Вид деловой коммуникации, направленный на решение проблем и достижение поставленных целей и основанный на представлении подготовленного информационного сообщения определенному кругу людей - аудитории 18

Основные виды деловых презентаций на предприятии n n n Презентация проекта Презентация предприятия, службы, подразделения Презентация сотрудника Презентация результатов (отчет) Самопрезентация 19

Формы деловых презентаций на предприятии n n Устное сообщение с раздачей материалов Устное сообщение с использованием средств визуализации Аудио – видеосообщение 20

Средства визуализации n Человек способен запомнить n n n 10 % того, что он прочитал 20 % того, что он услышал 30 % того, что он увидел 70 % того, что он сам сказал 80 % того, что он сам сказал и сделал 90 % того, что он объяснил другому 21

Средства визуализации n n Черная или белая доска Плакаты, чертежи Экран телевизора Компьютерная техника (компьютер плюс мультимедийный проектор, Интернет) 22

Выбор формы презентации и средств визуализации n Факторы выбора: n n n цель презентации целевая аудитория технические возможности время на подготовку продолжительность презентации 23

Этапы презентации

1. Подготовка презентации - планирование презентации * постановка целей * структурирование презентации (подготовка плана) * выбор временных рамок презентации * выбор формы обратной связи - подготовка содержания презентации (информационное обеспечение: текст, слайды, таблицы, рисунки, графики и т. п. ) - техническое обеспечение презентации * размножение материалов, печать слайдов, плакатов, подготовка и проверка технических средств 25

Зачем нужно планирование? n n n П. позволяет уточнить детали презентации П. упорядочивает подход и мышление автора презентации П. заранее вовлекает автора в процесс подготовки, увлекает за собой, позволяет «въехать в тему» П. позволяет свести к минимуму риск возникновения нежелательных ситуаций П. позволяет эффективно использовать время презентации 26

Подходы к структурированию презентации Хронологический порядок изложения n В соответствии с пространственным расположением объектов: q Тематический подход: 1) От общего к частному 2) От частного к общему q Сравнительный подход n 27

Рекомендуемая последовательность изложения n n n Открывающая часть Введение Основная часть n n n Ключевой пункт 1 Ключевой пункт 2 Ключевой пункт 3 Не более Трёх ключевых пунктов Обзор Заключение 28

Этапы презентации

2. Проведение презентации - выступление - организация обратной связи - контроль времени 30

3. Анализ результатов - анализ результатов обратной связи (анализ сильных и слабых сторон) - выводы по итогам анализа 31

Цели презентации формулируются, исходя из: - характера решаемой проблемы - ожидаемого результата презентации - целевой аудитории 32

Требования к презентациям

Требования к презентациям Ø Ø Ø Ø Расстановка акцентов (что важно, что менее важно) Привлекать внимание к важнейшим положениям Способность вызывать интерес к основным положениям презентации Способность убедительно показать преимущества Способность формировать уважительное отношение к объекту презентации Активное использование обратной связи Наглядность представления информации 34

Задание n n Вы - начальник отдела. Вы уже давно поднимаете вопрос о замене компьютерной техники и установке нового ПО с целью повышения эффективности работы отдела. Неожиданно Вас информируют, что завтра в 14: 00 Вы должны быть на заседании у зам. директора для обсуждения этого вопроса и просят к этому подготовиться. 35

Задание Вы - начальник отдела. q Вы уже давно поднимаете вопрос о продвижении молодого перспективного сотрудника на должность зам. начальника отдела вместо не устраивающего Вас по многим параметрам пенсионера. q Неожиданно Вас информируют, что завтра в 14: 00 Вы должны быть на заседании у главного специалиста для обсуждения этого вопроса и просят к этому 36 подготовиться

Задание n n Вы - начальник отдела. Вы знаете, что «в верхах» давно обсуждается вопрос о слиянии Вашего отдела с другим отделом, близким по своим функциям и задачам. Неожиданно Вас информируют, что завтра в 14: 00 Вы должны быть на заседании у Главного специалиста для обсуждения этого вопроса и просят к этому подготовиться 37

Задание Всем группам cформулировать цели презентации 38

Визуализация материалов в Power. Point

Визуализация материалов в Power. Point n n n На одном листе рекомендуется размещать 9 12 строк презентационного материала, исключая заголовок Рекомендуемые кегли для заголовка – от 32 от 40, для текста презентации – 20 -28 Для идентификации материалов с проектом следует использовать стандартный формат страницы Power. Point со стандартными колонтитулами проекта (программы) 40

Визуализация материалов в Power. Point n n Кегль для надписей внутри рисунков и схем выбирается произвольно, исходя из структуры изображения, но он, как правило, не должен быть меньше чем 12 Выбор формата и разметки слайда – по вкусу автора. Пожелания: n Не перегружать слайд информацией, не пытаться «впихнуть» в один слайд всю важную, по Вашему мнению, информацию n Не перегружать слайд цветами, линиями, рисунками n Разумно и по делу использовать эффекты и анимацию 41

Ответы на вопросы n Будьте готовы, попробуйте предугадать вопросы, продумайте ответы 42

Ответы на вопросы n Прежде чем ответить, выслушайте вопрос, поймите о чем Вас спрашивают n Установите с говорящим зрительный контакт n Использующие одобряющие жесты, подчеркивающие ваше уважение к автору и его вопросу n Использование соответствующей мимики n Если не все понятно, попробуйте перефразировать вопрос или переспросите n Не торопитесь с ответом, перебивая говорящего 43

Ответы на вопросы n Варианты ответов Уточнение фактов, описание деталей n Согласие с пожеланием n Добавление, комментарий, привлечение фактов и мнения «третьей стороны» n Возражение n 44