ИНСПЕКТОР ПО КАДРАМ Кадровое делопроизводство Трудовая книжка

ИНСПЕКТОР ПО КАДРАМ Кадровое делопроизводство

Трудовая книжка работника как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

ПРИОБРЕТАЕМ БЛАНКИ • В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 N 225 (далее — Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них • Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил, п. 4 Порядка уполномоченным лицом обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22. 12. 2003 N 117 н). • Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер который определяется суммой расходов на их приобретение.

ХРАНИМ БЛАНКИ • С целью учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организациях ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. • Согласно п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. • Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладыши в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. • Не взимается с работника плата за бланк трудовой книжки в случае массовой утраты трудовых книжек или их неправильного заполнения.

ОФОРМЛЯЕМ ТК • Трудовая книжка работника, принятого на работу впервые, оформляется в его присутствии в течение недели со дня выхода на работу (п. 8 Постановления). недели со дня выхода на работу • На титульном листе трудовой книжки в соответствующие графы необходимо вписать его: ▫ ▫ ▫ фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность. ДАТА ЗАПОЛНЕНИЯ ТК ПОДПИСИ ВЛАДЕЛЬЦА ТК И ВЫДАВШЕГО ТК

ВНОСИМ ЗАПИСЬ В ТК

ДВИЖЕНИЕ ТК • Книга учета движения трудовых Правилами не установлены книжек и вкладышей к ним – это книга, трудовых книжек и вкладышей требования к пломбе, поэтому в которой регистрируются (учитываются) в них должна быть: книгу учета движения трудовых принятые от работников при поступлении на книжек и вкладышей в них можно • пронумерована, работу и выданные сотрудникам трудовые • опломбировать, используя любое прошнурована, книжки и вкладыши из пломбировочных устройств, • заверена подписью руководителя • Вести эту Книгу обязаны и работодателиотвечающих требованиям ГОСТ организации, и работодатели– 31282 -2004 • скреплена сургучной печатью или индивидуальные предприниматели. опломбирована.

Вносим изменения в записи на титульном листе

ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ • Изменения вносятся так: одной чертой зачеркиваются прежние данные и рядом записываются новые. • Ссылки на документы, обосновывающие изменения, с указанием их номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (или печатью кадровой службы)

ОБНАРУЖЕНА ОШИБКА • ЧЕРЕЗ МЕСЯЦ ПОСЛЕ ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ОБНАРУЖЕНА ОШИБКА (НАПРИМЕР, ВМЕСТО ИМЕНИ «НАТАЛИЯ» НАПИСАНО ИМЯ «НАТАЛЬЯ» ). • Исправление производится в том же порядке, как и при изменении данных о работнике, на основании документа, из которого данные были переписаны неправильно.

ОБНАРУЖЕНА ОШИБКА • РАБОТНИК УВОЛИЛСЯ И УЖЕ НА ДРУГОМ МЕСТЕ РАБОТЫ ОБНАРУЖИЛ, ЧТО ЕГО ФАМИЛИЮ НЕПРАВИЛЬНО ВПИСАЛИ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА ПРЕЖНЕМ МЕСТЕ РАБОТЫ. • Исправление может производиться как по прежнему, так и по новому месту работы. Однако для исправления записи по новому месту работы необходимо получить от прежнего работодателя официальный документ, подтверждающий факт ошибки. • Если по какой-либо причине работник не может обратиться к прежнему работодателю (например, организация ликвидирована) и при этом не имеет документов, подтверждающих ошибку, оснований для исправления записи по новому месту работы нет. В таком случае работнику необходимо обратиться в суд в порядке особого производства для установления факта принадлежности ему этой трудовой книжки.

ОБНАРУЖЕНА ОШИБКА

ОБНАРУЖЕНА ОШИБКА

изменением типа организационноправовой формы организации

Изменением ФИО ИП

Запись о работе по совместительству

Аннулирование трудового договора

Руководитель

Оформляем дубликат Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях: • Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов); • Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п. ); • Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными; • Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления; • Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Оформляем дубликат При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы • Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени уточнения, у какого работодателя, и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. • Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами

Оформляем дубликат • После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными Затем в графе 2 указывается дата документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового приема на работу; в графе 3 записывается наименование договора), а в графе 3 – причина организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), (основание) увольнения, если в специальность, профессия с указанием квалификации, на представленном работником которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился документе имеются такие данные. В на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается графе 4 указывается наименование, соответствующая запись. дата и номер документа, на основании • В случае, когда документы, на основании которых которого произведены вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат соответствующие записи в дубликате. трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения

Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе • Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. • Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. -

Ответственность • Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками Назначение ответственного оформите приказом руководителя организации в свободной оформите приказом руководителя форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). • При смене ответственного за работу с трудовыми книжками При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). • Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. • При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.