Inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij voor de aanbesteding van de opdracht met zaaknummer 31105567 voor het controleren en onderhouden vaartuigen, (wrakken) pontons en RHIB'S van de Rijksrederij 25 juni 2015
Agenda inlichtingenbijeenkomst onderhoudscontracten vloot Rijksrederij 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Opening en welkom Spelregels inlichtingenbijeenkomst Voorstellen IPM team Rijksrederij Scope van de aanbesteding Contractdocumenten Pauze Tijdpad aanbestedingsprocedure Aanbesteden via Tender. Ned Risico gestuurd onderhoud (RBM) Kwaliteitsmanagement Gelegenheid tot het stellen van vragen Afsluiting Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Spelregels inlichtingenbijeenkomst • • • Presentielijst ingevuld? Telefoons graag op stil of uit Vragen duidelijk stellen Eén vraag tegelijk Bij vragen over documenten graag naam document en artikel/pagina noemen Niet door elkaar praten a. u. b. Mondeling gegeven antwoorden hebben geen bindende status Indien een gegadigde zekerheid wil krijgen, dan s. v. p. de vraag schriftelijk indienen (via Tender. Ned) N. B. U heeft tot 10 juli 2015 de gelegenheid om vragen te stellen over de aanbesteding Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Voorstelrondje vanuit IPM team aanbesteder Integraal Project Management Team vertegenwoordigd door: • Michel Hofsteede (PM) • Marcel Jansen (CM) • Jan Devilee (CM) • Dirk Kuijt (TM) • Albert Kloeze (TM) • Rob van Rossum (TM) • Anton Bruinse (TM) • Steven Rodenhuis (CM) • Judith van Peet (ondersteuning) Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Rijksrederij - Historie • 17 november 2006: de Ministerraad stemt in met de oprichting van een rijksbrederij voor civiele schepen, de Rijksrederij. De daadwerkelijke uitvoering hiervan start half 2009, met terugwerkende kracht naar begin 2009. • 2009: Rijksrederij van start met ongeveer 145 schepen. De Rijksrederij beheert, bemant (deels) en onderhoudt de specialistischepen die beschikbaar worden gesteld aan de Douane, Kustwacht, Ministerie van Economische Zaken en Rijkswaterstaat. • Vanaf 2009: een landelijk onderhoudscontract met 5 werven, 13 percelen en ongeveer 23 Fte bij technisch management. • Heden: De Rijksrederij heeft nog een vloot van ca. 115 schepen en daarnaast pontons, RHIB’s en overig drijvend materieel. Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Voorlopig meerjarige investeringsplanning 2016 -2018 F IE T A IC D IN Met deze planning realiseren we een vervangingsratio van 3: 2 Verjongen van de vloot naar gemiddeld 15 jaar Vervangen we de meest kritieke risicovolle schepen Realiseren we een efficiencywinst voor onze opdrachtgevers Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Aanbesteding • • De aanbesteding bestaat uit 7 percelen o Percelen 1 t/m 6 staan beschreven in bestek 1 o Perceel 7 staat beschreven in bestek 2 Iedere inschrijver kan maximaal 3 percelen winnen o Waarvan maximaal één uit perceel 1 / 2 o Waarvan maximaal één uit perceel 3 / 4 Inschrijven op alle percelen is mogelijk, ook bij capaciteit voor slechts 1 perceel. o Voorwaarden hiervoor indienen bij de inschrijving * o Gunning op volgorde van perceelnummers Percelen 1 en 2 en percelen 3 en 4 worden gegund aan de economisch meest voordelige combinatie van inschrijvingen. o Gunning aan de combinatie met het optimale resultaat voor aanbestedende dienst * Zie I&B document voor nadere informatie Perceel Bestek 1 Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4 Perceel 5 Perceel 6 Bestek 2 Perceel 7 = met kwaliteitsborging = zonder kwaliteitsborging Rijkswaterstaat 18 maart 2018
EMVI gunning Gunning van een perceel gebeurt op basis van prijs en kwaliteit: a. Prijs wordt bepaald middels VOORBEELD Inschrijver A Inschrijver B inschrijfstaat b. Kwaliteitsscore levert een fictief Prijs vermeld op € 100, € 110, bedrag in euro’s op (bijlage C van inschrijfstaat I&B document). € 20, € 40, c. Dit fictieve bedrag wordt afgetrokken Kwaliteitsscore (Fictief bedrag) van het totaalbedrag dat in de inschrijfstaat is berekend tbv EMVI Fictieve € 80, € 70, score inschrijfprijs d. Het resultaat is de fictieve Rangorde #2 #1 (winnaar) inschrijfprijs. De laagste fictieve inschrijvingsprijs voor een perceel is nvt € 110, de z. g. economisch meest voordelige Contractsom * inschrijving e. De vergoeding voor de * De contractsom wordt in de inschrijfstaat berekend op basis van geschatte werkzaamheden is de inschrijfprijs hoeveelheden. De uiteindelijke kosten kunnen afwijken indien de werkelijke hoeveelheden afwijken van de schatting. zoals vermeld op inschrijfstaat Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Onderhoud in scope Inhoudelijke werk opgedeeld in: • Vast onderhoud -> werfbeurten (vooraf ingepland) en onderhoud motor(en), generatormotor(en) en keerkoppeling(en) • Correctief onderhoud -> herstel van schades / reparaties • Adaptief onderhoud -> aanpassingen aan vaartuigen • 24/7 oproepbare storingsdienst (niet percelen 5 en 6) Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Onderhoud in scope II • Vast onderhoud conform kruisjeslijsten en bijbehorende werkbeschrijvingen, prijzen vooraf op te geven in inschrijfstaat • Motoronderhoud o. b. v. draaiuren tegen vooraf op te geven vast tarief per draaiuur • Correctief en adaptief onderhoud nader overeen te komen in deelopdrachten, o. b. v. in de inschrijfstaat opgenomen tarieven • Storingsdienst met termijnen voor reactie en oplossingen, o. b. v. allin uurtarief opgenomen in de inschrijfstaat Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Verder in scope • Informatievoorziening: – Registraties in MARAD – Analyses (oliemonsters, storingen) – Adviezen – Rapportages – PIN • Opslaan en beheren reserve onderdelen • PIN registratie • Verbeter- en investeringsvoorstellen Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Bestek 2 – alleen RWS 70 serie Verschil tov bestek 1 is toevoeging Risico gestuurd onderhoud (RBM) RBM middels onderhoudsspecificaties afwijkend van fabrikantenspecs Door afwijkingen vervallen garanties -> risico opdrachtgever RBM is reeds uitgevoerd op hoofdmotoren, resulterend in langere termijnen voor olieverversen, top-end overhaul en complete overhaul Taken opdrachtnemer mbt RBM betreffen meten / onderzoek / advies aan opdrachtgever • Focus op problemen die veel geld kosten of het vaartuig langs de kant houden (Pareto) Rijkswaterstaat 18 maart 2018
EMVI beoordeling: kwalitatieve beoordeling • De procesbeschrijving onderhoud zoals benoemd in bijlage C van het I&B is de basis voor de kwalitatieve beoordeling. o De procesbeschrijving moet een voor dit contract zinvolle uitbreiding zijn van het bedrijfskwaliteitssysteem dat is gecertificeerd conform ISO 9001. o Indien er geen gecertificeerd bedrijfskwaliteitssysteem beschikbaar is wordt alleen de procesbeschrijving beoordeeld. • Beoordeling procesbeschrijving als onvoldoende betekent afwijzing van de inschrijving. Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Taken voor de opdrachtnemer • Indien van toepassing: behalen ISO 9001 certificaat. • Opstellen projectkwaliteitsplan (ism ISO 9001 gecertificeerde bedrijfskwaliteitssysteem: definieert projectspecifieke kwaliteitssysteem) • Opstellen procesbeschrijvingen, alle onderscheiden processen, bijvoorbeeld: o Ontwerp/engineering van aanpassingen aan vaartuigen (adaptief onderhoud) o Kwaliteit van conservering (bijv. incl. voorbehandeling ondergrond, verificatie laagdikte verfsysteem) o Motoronderhoudsbeurt (bijv. incl. controle op compleetheid afwerking) • uitvoering van de registratie van werkzaamheden incl. verificaties conform betreffende procesbeschrijvingen Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Kwaliteit & contractbeheersing Voor kwaliteitsborging is een projectspecifiek kwaliteitssysteem vereist • ISO 9001 certificaat is niet vereist bij inschrijving maar moet worden behaald binnen 15 maanden. • Het kwaliteitssysteem obv ISO 9001(indien van toepassing) en het projectkwaliteitsplan (verdere uitwerking tbv dit contract) vormen samen het projectspecifieke kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. • Het projectspecifieke kwaliteitssysteem moet als geheel een verdere uitwerking zijn van de procesbeschrijving onderhoud (onderdeel inschrijving) o Kwaliteitsborging betekent dat opdrachtnemer (aannemer) de kwaliteit zelf borgt en dat aantoonbaar en traceerbaar maakt. o Contractbeheersing door opdrachtgever vindt plaats obv het projectspecifieke kwaliteitssysteem. Rijkswaterstaat 18 maart 2018
Contractdocumenten 1. 2. 3. 4. 5. Bestek Bijlagen bij Bestek (per bestek verschillend) UAV 2012 Inschrijving van de winnaar Overige documenten Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Pauze Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Tijdspad vervolg aanbestedingsprocedure Activiteit Datum Aanwijzing (bezichtiging vaartuigen, zie planning in bijlage L) Za. 20 -06 -2015 t/m Ma. 13 -07 -2015 Uiterste datum aanvragen nadere inlichtingen in geval van gerechtvaardigd commercieel belang Do. 02 -07 -2015 Verstrekken nadere inlichtingen in geval van een rechtmatig commercieel belang Ma. 06 -07 -2015 t/m Do. 09 -07 -2015 Laatste moment voor verstrekken van Inlichtingen (tevens deadline voor stellen vragen) Ma. 10 -07 -2015 Publicatie Nota van Inlichtingen op Tender. Ned Ma. 17 -07 -2015 Uiterste datum inschrijving Ma. 03 -08 -2015, 15: 00 uur Voorgenomen gunningsbeslissing Ma. 09 -09 -2015 Ondertekening overeenkomst Ma. 01 -10 -2015 Aanvang werkzaamheden Za. 01 -01 -2016 Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Digitaal vragen stellen via Tender. Ned • Registratie als gebruiker bij Tender. Ned is verplicht. • Ga naar het dashboard van de deze aanbesteding. Klik vervolgens op ‘Vragen en Antwoorden’. • Klik op ‘Stel uw vraag’ om een nieuwe vraag te maken. Als u zwaarwegende redenen (gerechtvaardigd commercieel belang) heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van een aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan ‘Individueel behandelen’ aan. Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Inschrijven via Tender. Ned In hoofdstuk 2 en 3 van het Inschrijvings- en beoordelingsdocument staat beschreven welke documenten moeten worden ingeleverd bij de inschrijving. Voeg deze documenten op Tender. Ned toe als document onder het tabblad ‘Documenten’. Lever uw documenten compleet en tijdig aan. Te laat is te laat. Rijkswaterstaat 25 juni 2015
Onderhoudscontracten Rijksrederij Uitgangspunten
Uitgangspunten nieuwe contracten • Het verder ontzorgen van de Rijksrederij op gebied van onderhoud van de vaartuigen. • Samen werken om te voldoen aan de gevraagde inzet van 46 weken per jaar operationeel. • Classificatie bureaus vallen buiten het contract. • De 2 deling in onderhoud strategie: – Regulier: oude vloot vergelijkbaar met huidig onderhoudscontract. – Risico gestuurd: RWS 70 serie onderhouden op basis van Risk Based Management. Rijkswaterstaat
Doelstellingen nieuwe contracten • Vereenvoudiging en verbetering van het huidige contract. • Efficiënter en tegen zo laag mogelijke kosten het contract uitvoeren. • Zo hoog mogelijk beschikbaarheidspercentage van schepen in onderhoud • Terugdringen van de administratieve lasten. • Informatie voorziening op orde brengen: - onderhoud historie in MARAD - Beschikbaarheid graad ( PIN ) van de vaartuigen. - Storingsanalyse o. m. te komen tot PDCA. Rijkswaterstaat
Regulier contract Kern van regulier contract : Onderhoud voldoet aan dealerspecificatie. Rijkswaterstaat 5 juli 2012
Risicogestuurd Kern van risicogestuurd onderhoud: • Welke eisen zijn gesteld aan de functie en prestatie van een object? • Wat de kans is dat een object faalt of niet bijdraagt aan de eisen? • Welk effect heeft falen op de werking? • Hoe kunnen we de risico’s beheersen? Afwegen van prestaties, risico’s en kosten Rijkswaterstaat 5 juli 2012
Proces risico gestuurd onderhoud. Beheerste uitvoering: PDCA cyclus Stappen: • Plan: opstellen van R-IHP als basis. • Do: uitvoeren van R-IHP • Check: controleren of prestaties worden gehaald qua inzetbaarheid • Act: bij afwijkingen actualiseren van IHP’s en kaders 26 Rijkswaterstaat IHPs 5 juli 2012
Waar willen we naar toe Doelen: • Risico’s in beeld, geen verrassingen. • Kosten en effecten van gebruik bekend, nu en in toekomst. • Sturen op presteren. • Risico’s moeten de basis vormen voor beheersmaatregelen. • Uniformeren van instandhoudingsplannen. • Meer ruimte voor verbetervoorstellen en LCC. Rijkswaterstaat 5 juli 2012
De kracht van Kwaliteitsmanagement
Ontwikkelingen – – – RWS schakelt markt optimaal in Markt vraagt om nieuwe mogelijkheden EMVI moet de inschrijvers prikkelen Markt borgt de kwaliteit, RWS beheerst met SCB RWS leidt op en toetst met kwaliteit Vertrouwen is de basis voor nieuwe samenwerkingsrelatie Rijkswaterstaat 29 25 juni 2015
Rijkswaterstaat meer op afstand: Van sturen door Opdrachtgever …………………naar zelfsturing door Opdrachtnemer Gedachten bij de werkwijze van RWS: • Bij toepassen van SCB vertrouwt de Opdrachtgever op de werking van het ISO certificaat (kwaliteitssysteem) van de Opdrachtnemer • Voorwaarden in het contract leggen de verplichting tot aantonen van kwaliteit (omgekeerde bewijslast) bij de Opdrachtnemer • Van “meekijken” en controleren (reactieve waarneming door OG) naar proactief toetsen (door (lead) auditor) • Van “Do” naar “Plan Do Check Act” • Van “wantrouwen” naar “vertrouwen” Rijkswaterstaat 30 25 juni 2015
De Opdrachtnemer levert kwaliteitsborging (proactief) en kwaliteitsbeheersing (reactief) volgens de veronderstelde werking van het ISO certificaat Demingcirkel PLAN Actie-/Verbeterplan. DO Uitvoeren geplande actie/verbetering. CHECK Meten resultaten en vergelijken met doelen. ACT Bijsturen a. d. h. v. CHECK. Rijkswaterstaat 31 25 juni 2015
Managementsaandacht noodzakelijk! Uit de norm 5. 1 Betrokkenheid van de directie • De directie moet bewijs leveren van de betrokkenheid bij het ontwikkelen en invoeren van het systeem en bij de continue verbetering ervan. – Belang van voldoen aan eisen van de klant kenbaar maken – Beleid vaststellen – Kwaliteitsdoelstellingen vaststellen – Directiebeoordeling uitvoeren – Middelen beschikbaar stellen • 5. 2 Klantgerichtheid • De directie moet bewerkstelligen dat aan de eisen van de klant is voldaan met het doel klanttevredenheid te verhogen Rijkswaterstaat 32
De Opdrachtgever past Systeemgerichte contractbeheersing toe Opdrachtgever Rijkswaterstaat 33
Een kwaliteitssyteem door de ogen van de Opdrachtgever Plan Contract …. . . Act Product Proces Do …… …… …… Aantonen Toetsen op: Systeem …. . . Check Proces Product (blz. 12 SCB anno 2011) Rijkswaterstaat 34 25 juni 2015
Aantoonbaar voldoen aan eisen ISO certificaat Vraagspecificatie Ontwerp Verificatieplan Ontwerpfase Uitvoering Onderhoud Keuringsplan uitvoeringsfase Keuringsplan onderhoudsfase Sloop Keuringsplan sloopfase Verificatienota De Opdrachtnemer moet gedurende de uitvoering van het werk aantoonbaar voldoen aan de eisen uit het contract en aan de eisen die hij zichzelf heeft opgelegd in zijn Project Managementsplan. De Opdrachtnemer is dus ook verantwoordelijk voor de prestatie van eventuele onderaannemers! Rijkswaterstaat 35 25 juni 2015
SCB: op basis van risico’s ! Risicomanagement Opdrachtgever • De Opdrachtgever inventariseert contract- en project risco’s • De contractrisico’s vormen de basis voor het toetsplan • De Opdrachtgever kwantificeert deze risico’s en maakt daarna het toetsplan op Aanwijzing in het contract voor de veronderstelde werking van risicomanagement bij de opdrachtnemer Belangrijk: Opdrachtgever en Opdrachtnemer stemmen de contractrisico’s af! Rijkswaterstaat 36 25 juni 2015
Soorten toetsen: • Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de Opdrachtnemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) • Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) • Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings/verificatieresultaten van de Opdrachtnemer Let op: De producttoets heeft een reactief karakter! Niet: doet de Opdrachtnemer het goed maar: werkt het systeem van de Opdrachtnemer (daar zoeken we naar!) Rijkswaterstaat 37 25 juni 2015
Resultaat van een toets (bevindingen) Bevinding: Een feit tijdens toets door de toetser vastgesteld + Positieve Opdrachtnemer kan aantonen dat aan eisen is voldaan – Negatieve Opdrachtnemer kan niet aantonen: Mogelijk tekortkoming? Tekortkoming: Een negatieve bevinding die naar het oordeel van Opdrachtgever zwaarwegend is, zonder aantoonbare beheersing door Opdrachtnemer. Sanctie ⇨ Opschorten betaling tot dat de tekortkoming aantoonbaar door de Opdrachtnemer is opgeheven. Rijkswaterstaat 38 25 juni 2015
Afwijking (term voor Opdrachtnemer) Wat is een afwijking? 1. Het niet voldoen aan een eis (uit het contract, volgens een norm of volgens het kwaliteitsplan van de Opdrachtnemer inclusief de producten die daaruit voortkomen) 2. Dit feit moet door de Opdrachtnemer zelf zijn geconstateerd en opgenomen in zijn afwijkingenregistratie (dit is de feitelijke werking van het kwaliteitssysteem volgens ISO!) Rijkswaterstaat 39 25 juni 2015
Tot slot De nieuwe samenwerkingsvorm vraagt van de partijen ………. Uitgangspunt: De Opdrachtnemer is aan zet en moet de vrijheid krijgen om volgens zijn eigen kwaliteitssysteem te werken: Werkend kwaliteitsmanagement garandeert een tevreden opdrachtgever! Rijkswaterstaat 40
Rijkswaterstaat
