Информационный анализ бизнес проектов Количество кредитов 3 Преподаватель

Информационный анализ бизнес проектов Количество кредитов: 3 Преподаватель: Тышканбаева М. Б.

Задачи учебного курса : • Раскрыть понятие проекта и управления • • • проектом внутри бизнес-системы Повышение уровня знаний при разработке и реализации концепции проекта Изучение методов и подходов к планированию всех компонентов проекта Научится методам и инструментам контроля и мониторинга всех компонентов проекта

План подачи материала : • Базовые термины и определения. • Разработка концепции реализации • • проектов. Функция планирования при управлении проектами. Функция контроля и мониторинга проекта.

Базовые термины и определения : • • • Категории проекта в проектном менеджменте. Понятие «Проекта» . Проект и проектный менеджмент в системном контексте. Различие видов и типов проекта. Модель Жизненного цикла проекта. Предметная область, функция, фаза (стадия, этап), модель проекта. Процесс, работа, ресурс, веха, график, процедура управления проектом. Методы УП: • (критический путь, сетевой график, бюджетирование, освоенный объем, выравнивание ресурсов, анализ реализуемости, исходный (целевой, календарный) план, «креативные» технологии, проектноориентированные информационные технологии. . . Инструменты УП: • график Гантта, ПЕРТ-диаграмма, ресурсная гистограмма, WBS, OBS, RBS, CBS, IBS, матрица ответственности, виды работ и типы связей - календарно-сетевое планирование. . . 19

Проект как система :

Организация как система : клиенты ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА труд материалы экология организация ресурсы правительство процесс результат капитал экономика ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ земля конкуренты технологии

Модель Жизненного пути проекта: Уровень затрат Процессы выполнения Процессы планирования Процессы инициализации Начальная фаза ЖЦ проекта Процессы осуществления контроля Время Процессы закрытия Заключительная фаза ЖЦ проекта

Проектный офис на основе концентрического управления проектами: БАЗА ДАННЫХ ПРОЕКТНОГО ОФИСА И ОРГАНИЗАЦИИ Многопользовательская, много-проектная система управления проектами Primavera Project Planner Информационная среда концентрического управления проектами Однопользовательские рабочие места на базе Sure. Trak Project Manager Система управления контрактами в проектах и организации Expedition Система удаленной обработки проектов WEBSTER for Primavera

Планирование проекта : Сущность планирования состоит в : • задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены; • применении методов и средств реализации этих работ; • увязки ресурсов, необходимых для их выполнения; • согласовании действий организаций-участников проекта. Основная цель планирования состоит в : • построении модели реализации проекта. Первым этаном планирования проекта является: • • разработки бюджета проекта; определения потребностей в ресурсах; организации обеспечения проекта; заключения контрактов и прочее. . .

Структура иерархии работ (WBS) :

Схема "Work Breakdown Structure"

Программный вид WBSструктуры :

Схема WBS-структуры с графиком Гантта

Разработка ОBS-структуры :

Использование матрицы ответственности, как плана контроля затрат :

Матрица ответственности :

Схема взаимодействий WBS и OBS структур :

Пример соотнесения стоимости и объема работ проекта с OBS-структурой :

Декомпозиция статей затрат :

Планирование затрат проекта исходя из существующих WBS и OBS структур :

Документирование плана проекта : Разработка, документирование и согласование плана проекта направлены на достижение следующих основных целей: • обеспечить понимание и одобрение целей проекта и средств их достижения; • обеспечить наличие формального описания требуемых ресурсов (времени, денежных средств, списочного состава сотрудников) и вех, которые должны быть достигнуты; • являться основанием для оценки и отображения прогресса; • являться основанием для контроля изменений.

Схема планирования всех компонентов проекта :

Формат содержания плана проекта: • • Краткий обзор проекта Введение Структура проекта Комплекс работ График работ Ресурсное обеспечение Финансирование Ограничения, риски и неопределенности проекта

Типичные ошибки планирования и их последствия : • Планирование с использованием ошибочных целей • Планирование на основе неполных данных • Планирование осуществляется с привлечением только плановиков • Планирование без учета предыдущего опыта • Планирование ресурсов без учета их доступности • • Планирование без учета координации Планирование без учета мотиваций Планирование с излишней детализацией Планирование без мониторинга

Контроль и мониторинг проекта Основная цель контроля проекта : • сбор и передача информации о состоянии реализации проекта, выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и организации проекта. Содержание контроля проекта состоит в : • определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями. Система контроля проекта : • часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей.

Система управления с обратной связью ВХОД ВЫХОД ИСПОЛНЕНИ Е ПРОЕКТА ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

Эффективная система контроля включает: • Тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта. • Точная оценка времени, ресурсов и затрат. • Учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе. • Периодическая переоценка времени и затрат, необходимых работы. • Многократное, для выполнения оставшейся периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Основные принципы построения эффективной системы контроля : • Наличие конкретных планов • Наличие информационной системы отчетности • Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций • Наличие эффективной системы реагирования

Отношения процессов контроля :

Мониторинг проекта, отличие от контроля : Мониторинг проекта : • контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом Отличие двух категорий : • Если функция контроля обеспечивает проектного менеджера необходимой информацией о фактическом выполнении плана проекта, то мониторинг предоставляет возможность проанализировать все информацию в динамике и не только составить представление о расхождениях с планом, но и разработать тренд (прогноз) дальнейшей реализации проекта

Схема бизнес-процесса контроля и обновления информации проекта:

Программный вид проведения контроля и мониторинга проекта :

Принятие решений при мониторинге проекта : Пять основных возможных вариантов действий используемых в случае отклонения проекта от плана : • 1. Найти альтернативное решение • 2. Пересмотр стоимости • 3. Пересмотр сроков • 4. Пересмотр содержания работ • 5. Прекращение проекта

Пять стадий контроля изменений : • Описание • Оценка • Одобрение • Реализация • Подтверждение исполнения

Цикл контроля изменений Вход Процесс Выход Идентификация проблемы Описание проблемы Проблема Вход Процесс Выход Заявка на изменение Анализ и описание изменения Проблема Вход Процесс Выход Предлагаемое изменение Рассмотрение и утверждение изменения Предложение отвергнуто Необходима доработка Необходимо утверждение финансирования Изменение утверждено Вход Процесс Выход Предлагаемое изменение Доработка (детальный анализ последствий) Детальное описание изменения и его последствий

Цикл контроля изменений (продолжение) Вход Процесс Выход Предлагаемое изменение Переговоры Финансирование утверждено Вход Процесс Выход Изменение утверждено Реализация Изменение реализовано Вход Процесс Выход Реализованное изменение Подтверждение исполнения Реализация принята Вход Процесс Корректность реализации подтверждения Закрытие Выход Снято с контроля

РЕЗЮМЕ : Основные принципы построения эффективной системы контроля включают: • Наличие корректных первичных планов • Наличие юридически легитимных контрактов на выполнение проекта • Наличие стандартизированной системы отчетности • Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций реализации работ проекта; • Наличие эффективной системы реагирования и • противорисковых мероприятий. Наличие “страхового” фонда противорисковых мероприятий. на выполнение

Что мы узнали ? 1. Базовые термины и определения 2. Концепция реализации проекта • 2. 1. Проект с точки зрения системного подхода • 2. 2. Разработка модели Жизненного цикла проекта 3. Функция планирования при управлении проектами • 3. 1. Процессы и уровни планирования • 3. 2. Метод структуризации при планировании проектов (WBS, OBS, RBS) • 3. 3. Типичные ошибки планирования и их последствия 4. Функция контроля и мониторинга проекта • • • 4. 1. Цели и содержание контроля проекта 4. 2. Мониторинг компонентов проекта 4. 3. Анализ результатов мониторинга и построение трендов