Информационные технологии в управлении Системы электронного документооборота
Цель Рассмотреть основные понятия электронного документооборота, изучить классификацию, принципы, свойства СЭД. 2
Содержание Основные понятия и определения Атрибуты документов Основные принципы организации документооборота Классификация систем электронного документооборота (СЭД) Ø Общие требования к СЭД Ø Состав СЭД Ø Основные свойства СЭД Ø Ø 3
Основные понятия и определения Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный информация форме документ, в котором представлена в электронно цифровой 4
Современные информационные системы Системы электронного документооборота Значения термина «документ» в информационных системах Бумажный документ и набор его свойств Записи баз данных, а также отчёты из записей различных баз данных Документ Электронный образ документа Электронный документ 5
Реквизиты документа Ø Регистрационный номер документа однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию Ø Источник документа (контрагент) указывает на источник получения документа Ø Ответственный исполнитель документа указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один Ø Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий могут быть разные 6
Реквизиты электронного документа От: Департамента информатизации mart@dot. ru Кому: НИИ «ИНТЕГРАЛ» apr@integral. ru Дата: 21 января 2010 г. 12: 24 Тема: Отчет по НИР 21. 01. 2010 № 1 3/169 предприятия Руководителю О. М. Лаврову В соответствии …. ……………… Генеральный директор Т. Г. Рогозин 7
Основные принципы организации документооборота Система автоматизации документооборота ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия Только один канал поступления входящих Основные принципы Документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях Ни у кого не должно существовать локальных архивов 8
Определение понятия электронного документооборота Электронный документооборот Создание и модификация электронных документов Автоматизация дело производства Электронная почта и организация коллективной работы Архив, деловые процессы обработки документов на всех этапах их жизненного цикла 9
Основные процессы электронного документооборота 10
Классификация СЭД Системы делопроизводства Системы смешанного типа СЭД Системы маршрутизации и хранения документов Электронные архивы 11
Классификация функций СЭД и смежных систем Ø регистрационные (картотечные) системы Ø средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов Ø системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации Ø системы управления электронными архивами документов Ø системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации Ø системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке Ø системы управления устройствами для хранения информации 12
Вспомогательное программное обеспечение Системы распознавания Средства шифрования Программное обеспечение Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов 13
Общие требования к СЭД Масштабируемость Распределенность Требования к СЭД Модульность Открытость (интегрируемость) Простота ввода в действие 14
Основные свойства СЭД Ø Открытость Ø Интегрируемость с прикладным ПО Ø Маршрутизация документов как "свободная", так и "жесткая" Ø Разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП Ø Наличие возможности просмотра документов разных форматов Ø Аннотирование (функция «красного карандаша» ) Ø Поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web интерфейс) 15
Выводы Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что пред полагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию Выбор системы документооборота стратегией развития организации. связан с общей 16
Список литературы Чернов В. Н. Системы электронного документооборота. –М. : РАГС, 2009. – 84 с. : ил. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч. пособие/Под ред. В. В. Трофимова. – М. : Высшее образование, 2009. – 285 с. : ил. 17
Скачать презентацию Информационные технологии в управлении Системы электронного документооборота
Лекция5.pptx