Информационные технологии в управлении Функциональные возможности систем электронного

Информационные технологии в управлении Функциональные возможности систем электронного документооборота

Цель Рассмотреть состав, структуру функциональные возможности СЭД, основные 2

Содержание Ø Ø Ø Ø Состав СЭД Структура СЭД Зарубежные производители СЭД Производители отечественных СЭД Основные тенденции развития СЭД: Ефрат-Документооборот « 1 С: Документооборот8» 3

Состав СЭД При автоматизации документооборота надо изначально разделить: A. внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов B. внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач 4

Примеры автоматизации документооборота регистрация корреспонденции согласование и утверждение контроль исполнения документов и поручений Автоматизации документооборота автоматизация договорного процесса оформление командировок внутренний информационный портал контроль знаний работников 5

Структура СЭД 6

Зарубежные производители СЭД Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft Outlook IBM/Lotus Documentum Humminbird Staff. Ware Платформа Lotus Notes, архив - Domino. doc Documentum - мощный архив документов, с возможностью автоматизации бизнеспроцессов обработки документов Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и мощная поисковая система Функции управления бизнеспроцессами 7

Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства. Отечественная традиция - регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа 8

Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами В традиционных российских технологиях предполагается три уровня иерархии: Ø руководители Ø служба делопроизводства Ø исполнители 9

Производители отечественных СЭД 1 С: Архив - 1 С: Документооборот «Дело» - "Электронные офисные системы" Ефрат-Документооборот Nau. Doc Золушка Saperion Lan. Docs Effect Office - "Гарант Интернешнл" «БОСС-Референт» - Ай. Ти OPTi. MA-Work. Flow - "Оптима" 10

Основные тенденции развития систем электронного документооборота Переход от работы с атрибутами документа на работу с содержанием документа Повышение спроса на электронные архивы Тенденции развития СЭД Активное применение средств ЭЦП Переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами 11

Ефрат –Документооборот Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства: Ø автоматизировать регистрацию документов и заданий; Ø обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам; Ø осуществлять мгновенный поиск информации; Ø контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; Ø проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов; Ø организовать долговременное хранение документов организации; Ø обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к 12 информации.

Ефрат –Документооборот. Потоки документов 13

Ефрат –Документооборот. Построение маршрута документа 14

1 С: Документооборот 8 « 1 С: Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота: Ø учет входящих, исходящих и внутренних документов; Ø хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Ø автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Ø автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Ø поддержка бумажного делопроизводства и документооборота; Ø учет и анализ рабочего времени сотрудников; Ø полнотекстовый поиск любых данных 15

1 С: Документооборот 8 Ø Полное соответствие действующим стандартам и нормам, например: Ø ГОСТ Р 6. 30 -2003, Ø ГОСТ Р 51141 -98, Ø Федеральный закон Российской Федерации от 27. 07. 2006 г. № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Ø Требования ГСДОУ, Ø Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти, Ø Федеральный закон от 27. 07. 2006 № 152 -ФЗ «О персональных данных» 16

Решаемые задачи Делопроизводство Бизнес-процессы Интернет и электронная почта Хранение файлов Учет рабочего времени Индивидуальные настройки Коллективная работа Бумажный документооборот Новейшая версия платформы 17

Архитектура Веб-клиент Тонкий клиент Веб-сервер (Linux, Windows) Резервный кластер серверов « 1 С: Предприятия 8» Активный кластер серверов « 1 С: Предприятия 8» СУБД Postgre. SQL, DB 2, Oracle, MS SQL 18

Выводы Выбор системы документооборота связан с общей стратегией развития организации. Внедрение СЭД определяется во многом целями организации, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, и той структурой, к которой компания придет в будущем, а также, экономическим эффектом внедрения. 19

Список литературы Чернов В. Н. Системы электронного документооборота. –М. : РАГС, 2009. – 84 с. : ил. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: уч. пособие/Под ред. В. В. Трофимова. – М. : Высшее образование, 2009. – 285 с. : ил. 20