Информационные технологии управления проектами Проект это комплекс взаимосвязанных

Информационные технологии управления проектами Проект это комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение некоторой совокупности целей при соблюдении определенных требований. Проект характеризуется: наличием целей, имеющих материальное воплощение; длительностью реализации (интервал времени от даты начала до даты окончания проекта); управлением созданием расписания выполнения работ (календарного плана графика) проекта, определением состава и объемов ресурсов различного типа (трудовые, материальные) необходимых для выполнения работ проекта и др. ; наличием ограничений (заданный срок выполнения проекта, бюджет проекта, ресурсы и др. ); рисками.

Управление проектом это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, обеспечивающий достижение определенной цели, осуществляемый в условиях ограничений по времени, ресурсам или бюджету. Процесс реализации проекта проходит три основные фазы: ü Формирование плана. ü Контроль (отслеживание, трэкинг) за реализацией плана и управление проектом. ü Завершение проекта.

В ходе управления проектом должно быть обеспечено решение следующих задач: соблюдение директивных сроков завершения проекта; рациональное распределение материальных ресурсов и исполнителей между задачами проекта, а также во времени; своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел.

Краткие сведения о сетевом планировании и управлении Основан на методах: CPM (Critical Path Method) - «метод критического пути» ; PERT (Programme Evaluation and Review Technique) метод анализа и оценки программ. Сетевое планирование и управление содержит три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование оперативное управление.

Структурное планирование Цель структурного планирования описание состава и взаимосвязи мероприятий (работ), которые требуется выполнить для реализации проекта.

Основные понятия Работа – это некоторый процесс, приводящий к достижению определенного результата, требующий затрат каких-либо ресурсов и имеющий протяженность во времени. Событие – это момент времени, когда завершаются одни работы и начинаются другие. Сетевой график – графическое отображение взаимосвязи между работами внутри проекта и порядок их выполнения. Начало проекта Конец проекта

Правила построения сетевого графика : длина стрелки не зависит от времени выполнения работы; каждая работа должна быть представлена только одной стрелкой; между одними и теми же событиями не должно быть параллельных работ, т. е. работ связывающих одни и те же события; следует избегать пересечения стрелок; номер начального события должен быть меньше номера конечного события; не должно быть циклов; не должно быть изолированных событий (т. е. не имеющих предшествующих и последующих событий); не должно быть висячих событий (т. е. не имеющих предшествующих событий), кроме исходного; не должно быть тупиковых событий (т. е. не имеющих последующих событий), кроме завершающего.

Путем называется последовательность работ, связывающая исходное и завершающее события сетевого графика. 7 1 2 5 3 3 2 5 3 4 6 2 Критический путь это путь, состоящий только из критических работ. Работа считается критической, если изменение начала или сроков ее выполнения приводит к изменению срока окончания проекта в целом. Каждая работа, находящаяся на критическом пути имеет нулевой полный резерв времени и является критической, выполнение таких работ не должно запаздывать. Свободный резерв времени показывает допустимое запаздывание работы, которое не приводит к задержке другой работы. Полный (общий) резерв времени определяет допустимое запаздывание работы, не вызывающее задержку завершающей работы.

Календарное планирование Календарный график (календарный план) это линейный график, задающий сроки начала и окончания взаимосвязанных работ, часто с указанием ресурсов, используемых для их выполнения. Критический путь это последовательность работ, которые необходимо выполнить по календарному плану вовремя для окончания всего проекта в заданный срок.

Ресурсы в сетевом планировании Возобновляемые: исполнители люди механизмы Невозобновляемые: сырье и материалы, энергоносители, денежные средства.

Средства автоматизации управления проектами Система управления проектами: Open Plan (про изводитель Welcom Corp. ), Primavera Project Planner и Sure. Trak Project Manager (производитель Primavera Systems, Inc), Spider Technologies Group (Россия), Project Expert (производитель Про Инвест Консалтинг), 1 C Papyc: Управление проектами (производитель 1 C Papyc) Microsoft Project (производитель Microsoft Corp. )

Выпуски Ms Project Microsoft Project Standard 2007 – это настольное приложение для пользователей, управляющих проектами независимо друг от друга. Этот продукт можно использовать только в тех случаях, когда менеджер управляет проектом, не координируя свои действия с другими менеджерами. Microsoft Project Professional 2007 – расширенная версия Project Standard 2007 для корпоративного управления проектами в связке с Microsoft Office Project Server 2007 служит платформой для организации совместной работы над проектом в компьютерной сети предприятия. Microsoft Project Portfolio Server 2007 – служит для организации совместной работы над большим портфелем проектов.

Основные стадии и технологии работы с проектом Стадия 1. Создание проекта Открытие нового файла проекта и определение опорных дат Определение календаря проекта Ввод общей проектной информации Создание списка работ Назначение ресурсов на работы Определение стоимости проекта (затрат) Просмотр графика проекта и его деталей.

Основные стадии и технологии работы с проектом Стадия 2. Управление выполнением проекта (реализация проекта) Управление графиком проекта Управление финансами Управление производственным ресурсами и персоналом

Структура базы данных проекта БД состоит из двух внутренних таблиц: задачи (работы) проекта, ресурсы проекта. Предопределенные таблицы: Ввод (Entry) - Таблица для ввода информации о работе Исходный план (Baseline)- Таблица данных о базовом плане проекта Затраты (Cost) -Таблица стоимостей работ и проекта Работа (Work)-Таблица данных об объеме работ по проекту Календарь (Schedule)-Расписание начала и окончания выполнения работ, интервал между работами

Основные способы представления информации проекта Фильтрация: 1) структурная фильтрация

Основные способы представления информации проекта Фильтрация: 2) автофильтр

Основные способы представления информации проекта Фильтрация: 3) стандартные фильтры к задачам; к ресурсам

Основные способы представления информации проекта Представление (view) – средство отображения проектных данных для просмотра и редактирования. Основными представлениями являются: Диаграммы и графики Таблицы Формы Отчеты

Диаграммы и графики Линейная диаграмма или диаграмма Ганта

Диаграммы и графики Линейная диаграмма или диаграмма Ганта

Диаграммы и графики Сетевой график с описанием Схема данных

Диаграммы и графики График ресурсов

Таблицы Настройка представления таблиц и диаграмм

Таблицы Пример таблицы

Формы Форма – это средство отображения и редактирования проектных данных. Два типа форм: формы-представления и формынастройки. Пример комбинированного представления, содержащего форму задач

Календарное и ресурсное планирование в Microsoft Project Виды работ : ◦ ◦ ◦ простые работы; работы вехи; составные работы; периодические работы; прерванные работы; работы типа «гамак» .

Планирование работ основные технологические операции: ◦ выбор или создание календаря выполнения работ; ◦ создание перечня работ; ◦ установление иерархии работ; ◦ определение связи между работами; ◦ ввод параметров работ.

Уточнение типа связи между работами Работа, влияющая на другую работу, называется предшествующей. Работа, зависящая от выполнения другой работы, называется последующей. Тип связи: ОН (окончание –начало) – Последующая работа не может быть начата до тех пор, пока не будут завершены все предшествующие ей работы НН (начало-начало) Последующая работа не может быть начата до тех пор, пока не будут начаты все предшествующие ей работы. ОО (окончание-окончание) Последующая работа не может быть завершена до тех пор, пока не будут завершены все предшествующие ей работы НО (начало-окончание) Последующая работа не может быть завершена до тех пор, пока не будут начаты все предшествующие ей работы

Настройка связи работ Пример связи с запаздыванием Пример связи с опережением

Параметры работ – это характеристики работ, которые непосредственно не влияют на структуру проекта, но могут изменить количественные показатели расписания. Параметры работ: длительность работы; даты начала и завершения работы; тип задачи; ограничение; приоритет.

Параметры работ Длительность работы — это общий период рабочего времени, необходимый для ее выполнения. Ед. измерения: ч, день, нед, мес. По умолчанию для каждой добавленной работы устанавливается длительность 1 день. Примеры: 1 день, 5 дней? , 10 адней Правила определения длительности проекта в зависимости от продолжительности всего проекта: « 80 часов» рекомендуемая максимальная продолжитель ность работы равна 80 часов ( т. е. 2 недели при 40 часовой рабочей неделе). « 1, 5 -2%» минимальная длительность работы составляет 1, 5 2% от длительности всего проекта.

Типы работ Тип работы определяет поведение MS Project при перераспределении ресурсов. Переменная, объявленная фиксированной, не изменяется. В MS Project предусмотрено три типа работ: фиксированный объем ресурсов (FU – fixed units) - работа, в которой назначенные единицы (или ресурсы) остаются постоянными и любые изменения трудозатрат или длительности работы не влияют на единицы задачи; фиксированная длительность (FD – fixed duration) работа, длительность которой остается постоянной и на длительность не влияют любые изменения трудозатрат или назначенных единиц (т. е. ресурсов). , фиксированные трудозатраты (FW – fixed work) работа в которой объем трудозатрат остается постоянным и любые изменения длительности работы или назначенных единиц (или ресурсов) не влияют на трудозатраты по работе.

Ограничения: жесткие» , которые обязательно должны быть выполнены: ◦ Фиксированное окончание ◦ Фиксированное начало «умеренные» , выполнение которых должно быть согласовано с другими параметрами проекта: ◦ Начало не раньше ◦ Окончание не раньше ◦ Начало не позднее ◦ Окончание не позднее «гибкие» , которые являются не ограничениями, а рекомендациями при расчете расписания: ◦ Как можно раньше ◦ Как можно позже

Ресурсное планирование проекта – это процесс назначения ресурсов работам проекта и связанное с ним редактирование предварительного варианта календарного графика. Ресурсное планирование позволяет: оценить потребность в ресурсах конкретного типа; спланировать рациональное распределение потребности в ресурсах во времени; определить участки проекта, являющиеся критическими с точки зрения потребностей в ресурсах; оценить суммарную стоимость проекта; контролировать расходование ресурсов при реализации проекта.

При ресурсном планировании проектов используются следующие понятия: Объем работ (трудозатраты) - общее количество трудового ресурса, необходимое для выполнения работы. Объем назначений - общее количество единиц ресурса (объем ресурса), назначенных данной работе. Календарь ресурса распределение рабочего и нерабочего времени для конкретного ресурса. Доступность ресурса - это период рабочего времени, в течение которого он может быть запланирован для выполнения работы.

Выравнивание загрузки ресурсов Ресурс, суммарный объем назначения которого на некотором интервале времени превышает располагаемое количество этого ресурса называется перегруженным. Причины появления перегруженного ресурса в проекте: назначение ресурса работе в объеме, превышающим максимальный допустимый объем назначений; одновременное назначение ресурса нескольким работам, в результате чего суммарный объем назначений превышает максимально допустимый; назначение ресурса на работы, выполняемые в период недоступности ресурса (например, в период отпуска или выходной день).

Доступность ресурса определяется тремя составляющими: рабочим временем, устанавливаемым календарем ресурса; начальной и конечной датой использования ресурса; количеством ресурса, имеющимся в данный период времени. MS Project определяет превышение доступности по трудозатратам и длительностям назначенных работ, по максимальному числу единиц для ресурса и по календарю, используемому ресурсом. Алгоритм автоматического выравнивания загрузку ресурсов основан на использовании следующих методах: перенос сроков выполнения работы, до тех пор пока ресурс не освободится; увеличивая длительность работы.

Возможные способы выравнивания загрузки сокращение длительности работы; задержка работы задачи; прерывая работу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а оставшаяся часть позже, когда назначенный ресурс освободится; корректировка ресурсов, назначенных работе; назначение дополнительных ресурсов работы задаче; удаление ресурса, доступность которого превышена или замена его ресурсом с неполной загруженностью; корректировка объема работы, назначенного ресурсу, или составление профиля его загрузки.

Оценка стоимости проекта MS Project позволяет учитывать и отслеживать следующие типы затрат: Нормированные затраты Затраты на использование Фиксированные затраты Затратный ресурс Бюджетный ресурс

Нормированные затраты на ресурс — это затраты на трудовые ресурсы, например люди или арендуемое оборудование, для которых назначаются стандартная ставка и (при необходимости) ставка сверхурочных. Рассчитываются итоговые затраты на ресурс с использованием указанных почасовых ставок затрат на ресурс и времени (или длительности) выполнения задачи. Дополнительные часы автоматически не рассчитываются как сверхурочные, если только они специально не указаны как сверхурочные.

Нормированные затраты на материалы — это затраты на расходные материальные ресурсы. Им назначаются стандартные нормы. Нормы материальных ресурсов назначаются единице материала (например, норма на метр или норма на тонну). Общие затраты на материалы используемые для выполнения задачи: затраты = норма (на 1 ед. ) * количество (ед. )

Затраты на использование — это разовая плата за пользование ресурсом. Затраты на использование никогда не зависят от объема выполняемых работ. Для трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса и зависят от числа назначений. Для материальных ресурсов затраты на использование начисляются только один раз.

Фиксированные затраты — это затраты для задачи, которые остаются неизменными независимо от длительности задачи, объема работ, выполненного ресурсом, и количества единиц назначения. Фиксированные затраты задаются в представлении задачи

Затратный ресурс — ресурс, с помощью которого можно накапливать разовые или регулярные затраты, относящиеся к задаче. Затратные ресурсы (например, проживание или авиаперелет) создаются на листе ресурсов и а затем назначаются задачам. Для затратных ресурсов не применяются нормы затрат. К затратным ресурсам, в отличие от трудовых ресурсов, нельзя применить календарный план (поэтому они не влияют на планирование задачи). Величина затратных ресурсов не зависит от объема работ по задаче.

Бюджетный ресурс — ресурс, который применяется к проекту в целом. Бюджетные ресурсы отражают максимальный объем используемых проектом денежных средств, работ или материалов в заданных единицах. Бюджетный ресурс дает возможность сравнить плановые показатели с текущими тратами, что помогает отслеживать финансовую надежность проекта.

Создание бюджета с использованием способа «снизу» . Вводятся ставки заработной платы, затраты на использование, фиксированные затраты и затратные ресурсы. Указывается оценка трудозатрат или продолжительности для каждой задачи. Задачам назначаются ресурсы. Затем в Microsoft Office Project рассчитываются итоговые оценки затрат на выполнение всех задач проекта. Если эти итоги не соответствуют бюджету, необходимо скорректировать ставки оплаты, назначения ресурсов и так далее. После уточнения оценки затрат сохраняется базовый план (бюджет для данного проекта). Сравниваются фактические расходы с суммами, которые планировалось израсходовать, а затем вносятся необходимые изменения, чтобы остаться в рамках бюджета.

Управление выполнением проекта Контролируемые показатели: соблюдение календарных сроков выполнения работ; произведенный объем работ; соответствие фактических затрат бюджету. При анализе перечисленных показателей MS Project использует три типа данных: плановые параметры проекта; фактические параметры; параметры текущего расписания.

Технология управления проектом в MS Project заключается в следующем: Менеджеры проекта (или исполнители) вводят в текущее расписание проекта с установленной периодичностью фактические данные о состоянии работ; Фактические данные сравниваются с плановыми (базовыми) значениями; По результатам сравнения менеджер может принять решение о внесении изменений в текущее расписание и затем (при необходимости) сохранить новый вариант расписания в качестве нового базового плана.

В базовом плане сохраняются: Сведения о задачах Начальная и конечная даты , Длительности , Трудозатраты , Затраты , Прерванные задачи , Повременные данные о трудозатратах , Повременные данные о затратах Сведения о ресурсах Трудозатраты , Затраты , Повременные данные о трудозатратах, Повременные данные о затратах Сведения о назначениях Начальная и конечная даты , Трудозатраты , Затраты , Повременные данные о трудозатратах , Повременные данные о затратах

Промежуточный план это набор начальных и конечных дат работ, которые можно сохранить в памяти на некоторой стадии проекта. Можно сохранять до 10 промежуточных планов. Базовый план и промежуточные планы сохраняются в едином файле проекта.

Контроль за сроками выполнения работ Контролируемые параметры: Базовое начало - запланированная дата начала работы, хранящаяся в базовом плане проекта; Базовое окончание - запланированная дата завершения работы, хранящаяся в базовом плане проекта; Базовая длительность - запланированная длительность работы, хранящаяся в базовом плане проекта; Фактическое начало - фактическая дата начала работы; Фактическое окончание - фактическая дата (и время) завершения работы; Фактическая длительность - промежуток времени, в течение которого выполняется данная работа от момента ее начала; % Завершения - эта величина отражает текущее состояние работы и применяется только для начатых и завершенных работ; Оставшаяся длительность - промежуток времени, необходимый для завершения начатой работы.