Информационные системы в менеджменте Лекционный курс Главные

Информационные системы в менеджменте Лекционный курс

Главные мысли курса. Что должны понимать? • • Что такое информация? Формы существования, роль в обществе, в экономике Что такое ИС. Ее функции, роль, состав. Нужно четко понимать, что информационная система – инструмент поддержки бизнес-процессов, один из важнейших активов бизнеса. Что оказание ИТ-услуг – один из бизнес-процессов предприятия, поддерживающий остальные. Нужно представлять типы ИС, функции ИС (ее ценность для бизнеса), состав ИС. Процессы преобразования информации, информационная деятельность предприятия; структура, функций и классификация современных ИС; Получить навыки моделирования процессов при создании ИС. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013 2

Основы управления данными. Работа с СУБД Лекция 5 3

Определение • База данных (БД) – это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Табличные (реляционные) БД • Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства – в своем столбце, озаглавленном именем свойства Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Иерархические БД • Иерархические базы данных географически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень (корень дерева) занимает один объект, второй – объекты второго уровня и так далее. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Сетевые БД • Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Этапы проектирования и создания базы данных • Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. • Определение состава и структуры данных, которые должны быть загружены в базу данных, осуществляется на основе анализа предметной области. • Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью (ИЛМ). • Далее определяется проект логической структуры базы данных. • На основе модели можно создать реляционную базу без дублирования данных. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Подходы к проектированию БД • При разработке модели данных предметной области могут использоваться два подхода: – Аналитический (процессный) – сначала формулируются основные задачи, для решения которых строится база, выявляются информационные потребности задач приложения пользователя, и, соответственно, определяются состав и структура информационных объектов модели, а также связи между ними. – Интуитивный – сразу устанавливаются типовые объекты предметной области и их взаимосвязи. • Наиболее рационально сочетание обоих подходов. Это связано с тем, что на начальном этапе, как правило, нет исчерпывающих сведений обо всех задачах. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Элементы табличной (реляционной) модели БД • Поле базы данных – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства • Запись базы данных – это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных • Ключевое поле – это поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Сущность (Entity) • реальный либо воображаемый объект, имеющий существенное значение для предметной области. • Каждая сущность должна обладать уникальным идентификатором. • Каждый экземпляр сущности должен однозначно идентифицироваться и отличаться от всех других экземпляров данного вида сущности. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Каждая сущность должна обладать следующими свойствами • Иметь уникальное имя. К одному и тому же имени должна всегда применяться одна и та же интерпретация; одна и та же интерпретация не может применяться к различным именам, если только они не являются псевдонимами. • Обладать одним или несколькими атрибутами, которые либо принадлежат сущности, либо наследуются ею через связь. • Обладать одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности. • Каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущностями модели. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Атрибут (Attribute) • Любая характеристика сущности, значимая для предметной области и предназначенная для квалификации, идентификации, количественной характеристики или выражения состояния сущности. • представляет собой тип характеристик или свойств, ассоциированных со множеством реальных или абстрактных объектов (людей, мест, событий и т. п. ). • Экземпляр атрибута определяется типом характеристики и ее значением (значением атрибута). • Экземпляр атрибута – определенная характеристика отдельного элемента множества. • В ERD атрибуты ассоциируются с конкретными сущностями. • Каждый экземпляр сущности должен обладать единственным определенным значением для ассоциированного атрибута. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Связь (Relationship) • поименованная ассоциация между двумя сущностями, значимая для предметной области. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Задание таблиц • Для определения поля таблицы задаются: – – Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type), Описание (Description) -— краткий комментарий свойства поля в разделе Свойства поля (Field Properties), представленные на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). • К общим относятся такие свойства поля, как максимальный размер, формат, подпись, которая выводится в заголовке столбца таблицы, значение по умолчанию и др. На вкладке Подстановка (Lookup) выбирается Тип элемента управления (Display Control): поле, список фиксированных значений или поле со списком. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013 15

Основные типы данных • Счетчик – целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем • Текстовый – тексты, содержащие до 255 символов • Числовой – числа • Дата/время – дата или время • Денежный – числа в денежном формате • Логический – значения Истина (Да) или Ложь (Нет) • Гиперссылка – ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт) Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Свойства поля • • • Размер поля – определяет максимальную длину текстового или числового поля Формат поля – устанавливает формат данных Обязательное поле – указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Системы управления БД • • Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД) СУБД – программы, управляющие хранением и обработкой данных Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Таблица • В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Запросы • В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов – отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определенным условиям Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Формы • Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Отчеты • Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Макросы • Макросы служат для автоматизации повторяющихся операций. Запись макроса производится так же, как в других приложениях, например, как в приложении MS Word Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Модули • Модули также служат для автоматизации работы с БД. Модули еще называют процедурами обработки событий и пишутся на языке VBA. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Проектирование БД в MS Access • СУБД Access оперирует реляционными базами данных. • На этапе проектирования базы данных должна быть определена логическая структура базы данных. • Проект логической структуры БД устанавливает состав реляционных таблиц, их структуру и логические связи между таблицами. • При формировании структуры каждой таблицы определяется совокупность атрибутов (полей, столбцов), для каждого из которых даются описание типа, размера данных и других свойств, , должен быть указан уникальный ключ таблицы из одного или нескольких полей. • При проектировании базы данных между таблицами определяются логические связи. Такие связи позволят осуществлять в Access автоматическое поддержание связной целостности и непротиворечивости данных в базе. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Схема данных • • • Реляционная база данных, созданная в соответствии с проектом модели данных предметной области, состоит из таблиц, связанных отношениями 1 -М. В такой базе данных обеспечивается отсутствие дублирования описательных данных, их однократный ввод, поддержание целостности данных средствами системы. Связи между таблицами позволяют выполнить объединение данных различных таблиц, необходимое для решения большинства задач ввода, просмотра и корректировки данных, получения информации по запросам и вывода отчетов. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Связи между таблицами устанавливаются в соответствии с проектом логической структуры базы данных и запоминаются в схеме данных Access. Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Система при необходимости обработки данных взаимосвязанных таблиц автоматически использует связи, определенные в схеме данных. Таким образом, разработчику нет необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при вводе и корректировке данных в таблицах. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Схема данных в Access Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Создание связей между таблицами схемы данных • При создании связей в схеме данных используется проект логической структуры реляционной базы данных, в котором показаны все связи таблиц. • Реализуются связи с помощью добавления в связанные таблицы общих полей, называемых ключом связи. • При 1 -М отношениях между таблицами ключом связи является ключ главной таблицы (простой или составной). В подчиненной таблице он может быть частью уникального ключа или вовсе не входить в состав ключа таблицы. • 1 -М связи являются основными в реляционных базах данных. 1 М связи используются, как правило, при необходимости распределять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам, имеющим разный регламент обслуживания. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Обеспечение целостности данных • Если связываемые в схеме данных таблицы находятся в отношении 1 : 1 и 1 : М, для связи можно задать параметр обеспечения связной Целостности данных. • Обеспечение связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных реализует для связанных таблиц контроль соблюдения следующих условий: • - в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в записях главной таблицы значением ключа связи; • - в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице; • - изменение значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если подчиненная таблица имеет связанные с ней записи, в которых соответственно не меняется ключ связи. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013

Контроль целостности данных • При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях добавления и удаления записей или обновления ключевых данных в связанных таблицах Access не допускает выполнения операции и выводит соответствующее сообщение. Access не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности. • Установление между двумя таблицами связи и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях: – связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными; – обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access; – главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу или уникальному индексу главной таблицы. Информационные системы в менеджменте ИУБПи. Э СФУ, кафедра Бизнес-информатики (с) Доррер М. Г. , 2013